Facylitacja w tradycyjnych spotkaniach zakłada udział uczestników w jednym fizycznym miejscu.
W proces facylitacji zaangażowani są dwaj kluczowi interesariusze wymienieni w podręczniku facylitacji („ Facylitacja. Wiedza, umiejętności, sztuka czy magia” Tony'ego Manna):
1. Lider zadania – osoba odpowiedzialna za zdefiniowanie celu spotkania np. Kierownik Projektu, Lider Zespołu, Dyrektor, CEO ,
2. Facylitator - odpowiedzialny za przebieg warsztatu.
Rolą facylitatora jest stworzenie agendy wspólnie z Lider zadania (osobą angażującą facylitatora) i wprowadzenie określonych punktów agendy na spotkaniu. Facylitator jest również odpowiedzialny za wprowadzanie interwencji, gdy uczestnicy spotkania wydają się nie być zaangażowani w pracę. Jest to możliwe dzięki obserwowaniu zachowania, mowy ciała i mimiki uczestników.
Spotkania tradycyjne a spotkania on-line
Spotkania on-line mają zupełnie inną dynamikę. Spotkania tradycyjne są zazwyczaj ograniczone do jednego miejsca, dlatego zazwyczaj są ograniczone geograficznie, podczas gdy spotkania online mogą obejmować uczestników z różnych krajów, kontynentów i stref czasowych. Zniesienie ograniczeń geograficznych zwiększa różnorodność, reprezentowaną przez różne kultury. Powoduje to również, że rola facylitatora jest bardziej wymagająca, ponieważ musi on rozumieć różnice kulturowe, aby właściwie interpretować zachowania uczestników.
Uczestnicy mogą korzystać z różnych kanałów komunikacji:
- Wideokonferencje pozwalają uczestnikom zobaczyć się nawzajem,
- Telekonferencje pozwalają im tylko słyszeć i mówić.
Liczba uczestników wpływa również na to, jak takie kanały komunikacji mogą być używane:
- W przypadku spotkań do 10 uczestników istnieje możliwość wykorzystania kamer,
- Spotkania z więcej niż 10 uczestnikami ograniczają interakcje.
Trudniej jest utrzymać nieprzerwaną uwagę uczestników spotkań online. Siedzenie przed ekranem komputera zwiększa prawdopodobieństwo angażowania się uczestników w równoległe czynności, np. sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile, tworzenie dokumentów czy czatowanie z innymi osobami. Nawet jeśli uczestnicy patrzą w kamery, nadal bardzo trudno jest potwierdzić, że są zaangażowani, ponieważ mogą robić inne rzeczy w tym samym czasie.
Jak facylitować spotkania online
Wielozadaniowość jest kluczowym czynnikiem, który facylitatorzy on-line muszą brać pod uwagę podczas zarządzania spotkaniami. Z tego powodu facylitator może używać różnych formatów, aby zwiększyć koncentrację uczestników. Sposób wykorzystania zasobów podczas spotkania nazywamy „Formatem”:
- Jeden do wszystkich – jedna osoba komunikuje się z resztą, np. gdy ma doświadczenie, wiedzę do przekazania,
- Grupa – oznacza, że zaangażowani interesariusze będą współpracować w grupach,
- Każdy - oznacza, że każdy będzie pracował sam,
- Wszyscy do jednego - spowoduje to, że wszyscy ludzie będą pracować razem z jednym medium np. jednym flipchartem.
Podczas gdy format „jeden do wszystkich” jest dość popularny na spotkaniach, nie jest zbyt angażujący przez dłuższy czas. Kiedy jedna osoba mówi, a inne słuchają, facylitator nie może upewnić się, że wiadomość dociera do uczestników. Nawet jeśli komunikat dociera to nie ma pewności, że przekaz został właściwie zrozumiany. W tym miejscu facylitatorzy mogą polecić prezenterowi zadawanie pytań i korzystanie z czatu w celu uzyskania odpowiedzi, aby potwierdzić, że uczestnicy rozumieją przedstawione pojęcia.
Format „Grupa” może być dość interaktywny, ale moderator powinien ograniczyć liczbę członków grupy. Zwykle od 3 do 4 członków pozwala na dobrą komunikację i uczestnictwo, chociaż grupy 2-osobowe również mogą być całkiem skuteczne. Więcej niż 5 członków grupy utrudnia komunikację spotkania online, a także może działać onieśmielająco na introwertyków.
Gdy większość uczestników spotkania to introwertycy wtedy można z powodzeniem zastosować format „Każdy”. Pomaga on zebrać myśli i pozwala pracować indywidualnie. Przenosi również odpowiedzialność za stworzone rozwiązanie z grupy na jednostkę, dlatego uwaga osoby skupia się na zadaniu, które ona ma rozwiązać. Uczestnicy mogą zapisywać własne rozwiązania w edytorze tekstu.
W spotkaniach on-line format „Wszyscy do jednego” pomaga współpracować przy użyciu jednego medium. Podczas gdy w tradycyjnych spotkaniach zwykle używa się flipchartów, tablic, kartek do wspólnego tworzenia rozwiązań. Spotkania on-line ograniczają liczbę wykorzystywanych mediów, ale prosta opcja udostępniania ekranu w oprogramowaniu do wideokonferencji wystarcza do współpracy, dzielenia się pomysłami lub identyfikowania rozwiązań.
Niektóre modele/techniki/narzędzia wykorzystywane podczas tradycyjnych spotkań:
- Parafraza w Modelu Feedback,
- Czteropolówka,
- Sytuacja, Propozycja, Oczekiwane rezultaty (SPO)
- Model Process Iceberg®,
- Symptom, Przyczyna, Działanie (SCA),
- Alegorie,
- Opowiadanie historii (Storytelling).
równie dobrze mogą być używane do spotkań on-line. Tutaj jednak można zastosować aplikacje wspomagające te techniki np. głosowanie kropkami.
Doświadczony facylitator może również zastosować różne kanały komunikacji wykorzystywane podczas spotkań online, aby wykorzystać z różne typy osobowości Myers-Briggs Type Indicator (MBTI):
- Ekstrawertycy będą usatysfakcjonowani omawianiem różnych opcji na głos,
- Introwertycy będą równie szczęśliwi korzystając z okna czatu, aby przesyłać odpowiedzi bez interakcji z innymi osobami.
Zapewnienie stylu pracy dopasowanego do preferencji uczestników zwiększa ich zaangażowanie i jakość wypracowanego rozwiązania.
Streszczenie
Jedna z największych korzyści stosowania facylitacji w tradycyjnych spotkaniach, a mianowicie możliwość poświęcenia przez uczestników niepodzielnej uwagi zadaniu podczas pracy z innymi, jest w rzeczywistości zagrożona w przypadku spotkań on-line. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy pracujący w domu przed komputerem rzadko mogą skupić się na jednej czynności na raz, co wprowadza wielozadaniowość.
Badania psychologiczne potwierdziły, że każde zakłócenie w miejscu pracy powoduje utratę 15 minut koniecznych do odzyskania koncentracji. Praca w takim środowisku obniża wydajność pracownika i zwiększa poziom stresu. Ułatwione spotkania prowadzone przez wykwalifikowanego praktyka mogą zmniejszyć wielozadaniowość pracowników i zwiększyć produktywność spotkań. Tu właśnie facylitacja w spotkaniach on-line może przynieść korzyści w postaci: oszczędności czasu spędzonego na spotkaniach i szybszej realizacji celów dzięki zwiększeniu zaangażowania pracowników.
