Prawdziwa wartość płynąca z regularnej oceny i kontroli
Czerpanie wiedzy z doświadczenia podstawą sukcesu?
Uczestnik szkolenia z zakresu zarządzania projektami zapytał mnie kiedyś: Które z pryncypiów metodyki jest najważniejsze?
Oczywiście pierwszą odpowiedzią, jaka przyszła mi do głowy, było "skupienie się na potrzebie biznesowej" czyli na dostarczeniu wartości dla klienta lub inwestora - na ciągłej zasadności biznesowej projektu - co jest pierwszą zasadą AgilePM i PRINCE2 i jest podkreślane we wszystkich metodach zarządzania, o których słyszałem.
Ale wybrałem co innego. Kiedy mam wybrać tylko jedną radę, szukam czegoś bardziej ogólnego. Chcę zasady lub praktyki, która, jeśli będzie prawidłowo stosowana, pozwoli sformułować wszystkie inne, które są istotne dla nas teraz, w naszej obecnej sytuacji.
Jedna, by wszystkie odnaleźć.
Moim zdaniem, najważniejszą zasadą jest korzystanie z doświadczeń czyli przeprowadzanie regularnych sesji retrospektyw.
Zatrzymać się, rozejrzeć, zastanowić się jak nam idzie i dokąd zmierzamy.
Jak jest tu i teraz? Wyciągnąć wnioski, podjąć decyzje i zadziałać.
I za jakiś czas znowu zatrzymać się, rozejrzeć i...
Regularne retrospektywy i demonstrowanie postępów osiągniętych dzięki działaniom uzgodnionym poprzednio sprawia, że jesteśmy silniejsi i bardziej skoncentrowani na tym, co naprawdę ma dla nas znaczenie teraz.
Na przykład, jeśli koszty przewyższają korzyści płynące z danego projektu, ale robimy uczciwe podsumowanie w czasie jego zamykania to powinniśmy zauważyć ten fakt - i poprawić naszą analizę i proces podejmowania decyzji w przyszłości. Jeśli zmagamy się z szacowaniem zakresu, czasu, kosztów, jeśli cierpimy z powodu mikro-zarządzania lub zarządzania przez plotkę i pomówienia, jeśli gramy w głuchy telefon..., ale regularnie zatrzymujemy się i zastanawiamy co warto zmienić, to z czasem wypracujemy wszystkie istotne zasady.
Musimy tylko mieć odwagę, by zatrzymać się i zadać trzy złote pytania retrospektywy:
- Co działało dobrze?
- Co było trudne?
- Co chcemy zrobić inaczej następnym razem?
Jeśli zadamy te pytania z prawdziwą ciekawością, współpracownicy odwzajemnią szczere zainteresowanie prawdziwymi odpowiedziami.
To empiryczne podejście oparte na uczciwym i pokornym przyznaniu, że nie wiemy wszystkiego, co potrzebne, jest również podstawą Scrum, AgilePM i innych zwinnych metod zarządzania.
Czy odnosi się ono tylko do zespołów?
Co z kierownikami?
Jak mogłoby ono pomóc liderom zespołów, dyrektorom, kierownikom projektów, programów, dyrektorom fabryk, prezesom spółek?
Osoby w tych rolach mogą być bardzo samotne. Choć otoczeni przez ludzi, w pewnym sensie pracują sami, bardzo podobnie do trenerów i nauczycieli.
Niedawno przechodziłem okresowy assessment APMG - okresową ocenę trenerską, przeprowadzaną przez zawodowego asesora APMG o ogromnym doświadczeniu. Jako akredytowany trener 4 metodyk zarządzania w ciągu ostatnich kilkunastu lat przechodziłem takich egzaminów kilka. Wiedziałem więc czego się mogę spodziewać a i trema była mniejsza niż na początku mojej trenerskiej drogi. Postanowiłem tym razem podejść do tego obowiązku inaczej: wykorzystać to spotkanie jako okazję do wypróbowania nowych metod uczenia, do przetestowania idei i przemyśleń, potwierdzenia obserwacji i do wypróbowania nowych narzędzi IT do pracy zdalnej. Wszystko co prawda w lekkim stresie egzaminu, ale bez ryzyka marnowania czasu klientów podczas moich szkoleń.
Efekt absolutnie przerósł moje oczekiwania. Był to jeden z trzech najprzyjemniejszych egzaminów ustnych jakie zdawałem w życiu. Przypomniały mi się czasy studiów i ta, niezwykle później rzadka, możliwość spotkania z naprawdę wspaniałymi profesorami, którym nie tylko zależy na przekazaniu wiedzy i zarażeniu pasją do odkrywania tematu, ale którzy również potrafią stworzyć niesamowitą atmosferę bezpiecznego partnerstwa.
Wymieniliśmy się ulubionymi metodami, narzędziami, metaforami. Podzieliliśmy się spostrzeżeniami, obserwacjami i historiami. Asesor utwierdził mnie w niektórych przypuszczeniach, potwierdził niektóre z moich wątpliwości. Czasem pomógł spojrzeć na mój pomysł w innym świetle.
Po dwóch i pół godzinach rozmowy byłem tak naładowany energią i chęcią rozwoju w dziedzinie, że czuję to nadal, po miesiącu, gdy piszę ten tekst. Naprawdę cenne jest uzyskanie potwierdzenia co się robi dobrze i posiadanie jasnych pomysłów na dalszy rozwój.
Zastanawiam się: jak można wykorzystać ten rodzaj interakcji, aby ułatwić życie menadżerom?
Psychologowie i nauczyciele mają okresowe superwizje, które im pomagają w pracy z innymi ludźmi. Czy menadżerowie, którzy też pracują z ludźmi, nie skorzystaliby z wprowadzenia jakiejś formy profesjonalnego wsparcia przez osobę niezależną o ultra wysokich umiejętnościach miękkich?
Menadżerowie mogą mieć wpływ na tysiące ludzi. Jednak często trudno im znaleźć kogoś kompetentnego i obiektywnego, prawdziwego consigliere, który mógłby się z nimi spierać, doradzać czy kwestionować ich pomysły. Ich rodziny mogą być zmęczone tematem, a w pracy może być niezręcznie niepokoić przełożonego lub podwładnych swoimi wątpliwościami. Od czasu do czasu potrzebna jest rozmowa z osobą całkowicie niezależną, acz z autorytetem i doświadczeniem.
Moim zdaniem, najskuteczniejszy coaching może być prowadzony tylko przez osobę z zewnątrz organizacji. Tylko wtedy coach może z prawdziwą ciekawością i neutralnością zadać trzy złote pytania retrospektywy, na które menadżer może odpowiedzieć uczciwie, bez polityki i obawy o utratę twarzy.
Uważam, że istnieje obecnie nisza na rynku dla profesjonalnych, akredytowanych usług coachingu / superwizji / wsparcia dla menedżerów świadczonych przez zewnętrzną instytucję, która gwarantuje bardzo wysoki poziom umiejętności miękkich i głębokie zrozumienie różnych metod zarządzania. Myślę, że wszyscy menedżerowie mogliby skorzystać z usługi podobnej do superwizji dla psychologów czy nauczycieli lub assessmentu dla trenerów.
Osobiście chciałbym pracować dla szefa, który jest regularnie oświecany.
AUTHOR: Mikołaj Mędrzycki
Mikołaj pracuje jako trener i deweloper. Ma akredytacje jako trener AgilePM, AgilePgM, PRINCE2 and MSP oraz wieloletnie doświadczenie jako kierownik projektów i analityk biznesowy. Jest też certyfikowanym coachem ICC, pasjonatem uczenia i AI oraz współautorem pomysłu trifle - portalu edukacyjnego, który automatycznie przystosowuje się do każdego ucznia i jego postępów.
