Agile Change Agents na ratunek!

Zarządzanie zmianą wymaga zbudowania szerokiej sieci osób, które potrafią inicjować i wspierać procesy zmian. Rozumieją one potrzebę zmiany oraz mają kompetencje niezbędne do tego, żeby efektywnie towarzyszyć ludziom we wdrażaniu nowych rozwiązań. 

Osoby takie pochodzą z różnych poziomów organizacji, na co dzień wykonując różne zadania. Są wśród nich liderzy, szefowie komórek organizacyjnych, eksperci dziedzinowi, specjaliści, członkowie zespołów projektowych, konsultanci… Można ich określić wspólną nazwą - Agile Change Agents. 

Jak wie każdy dobry kierownik projektu lub zmiany, wdrażanie zmian rzadko (jeśli w ogóle!) jest łatwe. Zwykle na drodze do jej wprowadzenia pojawia się wiele przeszkód; wyzwań, z którymi trzeba się skutecznie zmierzyć, aby projekt lub inicjatywa zmiany okazały się sukcesem.

W tym artykule przyjrzymy się temu, jak kurs Agile Change Agent radzi sobie z niektórymi typowymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami i zmianami.

Współcześnie planowanie zmian staje się coraz większym wyzwaniem. Z jednej strony, tradycyjnie, w każdej firmie istniej potrzeba strategicznego planowania zmian organizacyjnych, które ma pomóc w zapanowaniu nad chaosem i umożliwić przygotowanie projektów, sprawne zaangażowanie interesariuszy, a także całą kampanię komunikacyjną.

Z drugiej strony jednak, organizacja zmienia się na tyle szybko, że najczęściej na budowanie długofalowych wizji oraz tworzenie popierających je koalicji zwyczajnie nie ma czasu. Zmiany muszą wchodzić w życie szybko. Konieczna jest kreatywność, ponieważ standardowe sposoby działania niejednokrotnie nie mają już zastosowania. W takiej sytuacji liderzy powinni w pełni zrozumieć koncepcję zwinnego planowania zmian organizacyjnych na wszystkich poziomach: programów, projektów oraz prostszych inicjatyw. 

Warsztaty Agile Change Agent wprowadzają koncepcję tzw. Road Map, czyli mapy drogowej w miejsce szczegółowych planów. Road Map zapewnia organizację inicjatywy zmiany na wysokim poziomie ogólności, przy świadomości jej ogólnego celu. Jednocześnie pozostawia wiele swobody w rozwoju inicjatywy i dopuszcza korekty jej kursu. Kolejne etapy inicjatywy to zatem kolejne iteracje, kończące się one wdrożeniem w organizacji działającej części rozwiązania, które przynosi zaplanowane korzyści.  Road Map może odnosić się zarówno do pojedynczych zadań, projektów lub też całych grup projektów. Umożliwia też zintegrowanie różnych metod, będących zbiorami najlepszych praktyk zarządczych, takich jak na przykład PRINCE2, AgilePM, AgilePgM, czy też MSP. W tym sensie Road Map jest bardzo uniwersalnym podejściem, otwartym na różne metodyki zarządzania, umożliwiającym zwinne, inkrementalne planowanie.  

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Road Map.

Istnieje kilka kluczowych warunków dla zaistnienia planowania zgodnie z Road Map. Szybsze, sprawniejsze dostawy są nie tyle efektem intensywniejszej pracy i wielkiego poświęcenia całych zespołów, co wynikają z bardzo sprawnej komunikacji. Bez wątpienia jest to komunikacja oparta na właściwym zaangażowaniu wszystkich uczestników inicjatywy zmiany. Bez zaangażowania nie będzie sukcesu, ale też jest ono niemożliwe, jeśli próbuje się je osiągnąć wyłączenie z pozycji autorytetu przywódcy, którego postanowienia są bezdyskusyjnie wprowadzane w życie. Podstawą w tak realizowanych, zwinnych inicjatywach jest zasada zaangażowania WSZYSTKICH ich uczestników.

Dlatego też w efektywna komunikacja to więcej niż wyczerpująca informacja. To cały system zarządzania, wzmacniającego w zespole wewnętrzną motywację do uczestnictwa w zmianach, co stoi w opozycji do narzucania zmian.

Rolą Agile Change Agent jest praca z ludźmi, zaangażowanymi na wszystkich poziomach inicjatywy zmiany, polegająca na aktywnym słuchaniu i promowaniu kultury feedbacku w zespołach. Przejawem budowania efektywnej komunikacji jest integrowanie inicjatyw zmian z dobrze pojętymi celami biznesowymi. Z jednej strony rodzi to potrzebę wspierania inicjatyw zmian w przygotowywaniu dla nich rzetelnych uzasadnień biznesowych, z drugiej jednak oznacza poszukiwanie znaczenia wdrażanych przedsięwzięć dla wszystkich jej uczestników. Podczas gdy pierwsze z wymienionych najczęściej mierzone jest korzyściami dla organizacji, rzadko bezpośrednio przekładającymi się na osobistą sytuację poszczególnych osób, znaczenie inicjatyw zmian jest możliwe do zinternalizowania przez każdego świadomego uczestnika zmian. Osoby biorące udział w inicjatywach zmian po prostu osiągają indywidualne korzyści (najczęściej rozwojowe) w wyniku udziału w projektach.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communication Plan; Active Listening, feedback.

Jeśli inicjatywy zmian są dobrze uzasadnione, a projekty mają sens z punktu widzenia ich uczestników, wzrasta prawdopodobieństwo skutecznego zarządzenia oporem wobec zmian. Jednak trzeba pamiętać, że opór ten jest do pewnego stopnia naturalny, wynikający z ludzkiej natury. Agile Change Agent rozumie naturalnie zachodzące procesy, ale także jest  w stanie zaproponować wsparcie osobom doświadczającym zmian. 

Od tej roli należy wymagać znajomości podstawowych koncepcji uczenia się, ponieważ procesy zmian organizacyjnych nieustannie zmuszają ich uczestników do adaptowania się do nowych sytuacji, a więc do ciągłego uczenia się nowych sposobów działania. Wiąże się to z wychodzeniem poza własna strefę komfortu, dając okresowe poczucie spadku efektywności i poziomu kompetencji.

Rola Agile Change Agent w przygotowaniu ludzi do traktowania tych okresowych stanów utraty pewności działania jest nie do przecenienia. W środowisku, które dopuszcza podejmowanie ryzyka, akceptując do pewnego stopnia możliwość popełniania błędów, gotowość do wykorzystywania własnej kreatywności, a nawet innowacyjności jest znacznie większa. Właśnie takie podejście i taka atmosfera pracy powoduje, że niektóre organizacje nie tylko nie upadają pod wpływem natłoku zmian w otoczeniu, ale nawet rozwijają się intensywniej, niż w bardziej spokojnych warunkach.  

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Active Listening; feedback.

Jeśli chcemy korygować kurs inicjatyw zmian w sposób, który umożliwia ciągłe utrzymanie ich zgodności z celami biznesowymi, musimy zaprosić interesariuszy do współpracy na rzecz ciągłego przeglądania pierwotnych założeń i konfrontowania ich ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.

Ci interesariusze znajdują się zarówno wśród tych, którzy odnoszą korzyści ze zmiany, jak też tych którzy aktywnie pracują nad powstawaniem rozwiązania lub po prostu sami muszą się zmienić swoje sposoby działania.  Mądre jest szerokie podejście do współpracy ze wszystkimi obszarami, które w różnym stopniu będą dotknięte rezultatami zmiany organizacyjnej. Zaproszenie do współpracy można zrealizować szeroko wykorzystując feedback oraz uruchamiając platformy dialogu.

Zmienia się też rola liderów, którzy z zarządzania za pomocą silnej grupy posiadającej władzę przechodzą na tworzenie warunków dla wejścia w życie nowych rozwiązań oraz wspieranie zespołów w skutecznym ich wdrażaniu. To także całkowite przewartościowanie sposobu zarządzania z nakazowego na taki, który wspomaga kreatywność zespołów. Agile Change Agent jest rolą, która doskonale rozumie te uwarunkowania i posiada kompetencje facylitatora, a nawet coacha. 

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: priorytetyzacja wymagań – MoSCoW; Benefits Identifying Questionnaire; Community Map; Motivation Questionnaire.

Kwintesencją roli Agile Change Agent jest skuteczne angażowanie interesariuszy inicjatyw zmian. Od jakości tego zaangażowania zależy skuteczność wprowadzanych zmian.  W tym przypadku potrzebne jest duże wyczucie, bo pojęcie interesariusza jest bardzo szerokie. Z jednej strony nie należy więc rozszerzać tej grupy ponad miarę, z drugiej jednak trzeba dobrze wiedzieć kim są ci najważniejsi interesariusze i jakie strategie postępowania wobec nich sprawdzą się najlepiej.

Dobór odpowiedniej strategii angażowania jest kwestią przeprowadzenia analizy interesariuszy, dokonania ich klasyfikacji, a wreszcie zaproponowania właściwych działań komunikacyjnych i organizacyjnych.   

Narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Personal Assessment; Emotional Response Questionnaire; Personal Leadership ; Self-control; empathetic communication ; sustaining environment.