Pensiero di gruppo negli affari: sintomi e soluzioni

I gruppi colpiti dal Groupthink ignorano le alternative. Un gruppo è particolarmente vulnerabile al Groupthink quando i suoi membri hanno background simili, quando il gruppo è isolato dalle opinioni esterne e quando non ci sono processi di gestione chiari per il processo decisionale.

I sintomi del Pensiero di Gruppo sono:

1. Illusione di superiorità – eccessivo ottimismo che incoraggia ad assumere rischi estremi.
   La convocazione delle Elezioni Generali nel Regno Unito, il Referendum del 2016 sono esempi di una falsa convinzione.
2. Razionalizzazione collettiva – i membri del gruppo ignorano gli avvertimenti e non mettono in discussione le proprie supposizioni.
   È facile rimanere bloccati in una convinzione su qualcosa perché il gruppo è insulare.
3. Credenza nella moralità intrinseca – i membri del gruppo credono nella giustezza della loro causa e quindi ignorano le conseguenze etiche o morali delle loro decisioni.
   La moralità può diventare una norma creata internamente senza influenze esterne che la modifichino e la codifichino appropriatamente.
4. Visioni stereotipate delle parti interessate esterne e della concorrenza – visioni negative di coloro che sono al di fuori dell'organizzazione/gruppo rendono le risposte efficaci ai conflitti apparentemente non necessarie.
   Le persone possono spesso vedere altri dipartimenti e altre organizzazioni come il nemico. Possono anche iniziare a identificare il cliente come qualcuno da disprezzare se non sono disposti a sfidare se stessi e quello che l'organizzazione sta facendo.
5. Pressione diretta sui dissidenti – i singoli membri sono sotto pressione per non sfidare nessuna delle opinioni del gruppo.
   I whistleblower sono solitamente visti come una minaccia per organizzazioni del genere. Oltre a scoraggiare i whistleblower, il gruppo richiede lealtà e aderenza al 'piano'.
6. Conformità – dubbi e deviazioni dal consenso percepito del gruppo non vengono espressi.
   Le persone vengono promosse, assorbite nei gruppi/organizzazioni perché si 'adattano'.
7. Illusione di unanimità – la visione e i giudizi della maggioranza si presume siano unanimi.
8. 'Guardiani della mente' autoproclamatisi – i membri del gruppo proteggono il gruppo e il leader da informazioni problematiche o contraddittorie rispetto alla coesione, visione e/o decisioni del gruppo.
   Questo e gli altri sintomi si trovano spesso nei partiti politici, nelle organizzazioni che si trovano sotto minaccia (cioè, dalla concorrenza o dai cambiamenti nell'ambiente aziendale) e nelle nuove start-up dove le opinioni del fondatore sono sacre. Quando i sintomi sopra citati esistono in un gruppo che sta cercando di prendere una decisione, c'è un vero pericolo che accada il Pensiero di Gruppo. Il Pensiero di Gruppo si verifica quando i gruppi sono altamente coesi e quando sono sotto considerevole pressione per prendere una decisione urgente o importante. Quando le pressioni per l'unanimità sembrano travolgenti, i membri sono meno motivati a valutare realisticamente le alternative d'azione disponibili. Queste pressioni di gruppo portano a negligenza e pensiero irrazionale poiché i gruppi che sperimentano il Pensiero di Gruppo non riescono a considerare tutte le alternative e cercano di mantenere l'unanimità. Le decisioni plasmate dal Pensiero di Gruppo hanno una bassa probabilità di raggiungere risultati di successo.

Il pensiero di gruppo può essere prevenuto adottando alcune delle seguenti misure:

Un valutatore critico (ad esempio il ruolo di 'Monitor Evaluator' nel Belbin Team Role Profile™) può essere d'aiuto, anche se è difficile per i gruppi/organizzazioni accettare tali individui. Ancora più difficile per qualcuno assumere quel ruolo poco invidiabile. È in questo momento che un Facilitatore può aiutare il gruppo. Non interpreterà il ruolo di un ME, tuttavia, utilizzerà strumenti e tecniche per simulare il modo in cui il ME sfida il gruppo. Anche se può essere scomodo perché il gruppo sarà costretto a fermarsi e valutare quello che sta facendo. Questo sarà prezioso. Può prevenire analisi scadenti, soluzioni irrealistiche e aiutare a creare un processo decisionale migliore.

Vedere 'Shaper' nel Belbin Team Role Profile™. Il leader dovrebbe evitare, per quanto possibile, di esprimere preferenze e aspettative fin dall'inizio. Ci sono ovviamente delle eccezioni – per esempio quando il gruppo ha bisogno di conoscere i limiti o i confini di qualsiasi soluzione possa elaborare, allora il leader deve farsi sentire.

Il Facilitatore dovrebbe creare un Contratto con il Task Leader riguardo allo stile che il leader adotterà, che può variare dal Dire fino al Delegare autorità al gruppo. Il Facilitatore inviterà il Task Leader a spiegare al gruppo il ruolo che assumerà con il gruppo, e altrettanto importante – deve attenersi a quello a meno che non accada qualcosa di drastico. Una volta stavo facilitando un team quando il Leader ricevette un'email che cambiava il rapporto tra l'azienda e il loro cliente. Questo richiese al Task Leader di farsi avanti ed esprimere le proprie opinioni e il contesto in cui l'azienda avrebbe reagito. In un'altra occasione il Task Leader aveva deciso di assumere un ruolo prominente, e poi si rese conto che i membri del gruppo erano molto più al corrente della situazione (sul campo) e fece un passo indietro adottando uno stile più distaccato.

Ogni qualvolta appropriato, il Facilitatore incoraggerà i membri del gruppo a lavorare in sottogruppi e in coppie/terzetti per le loro deliberazioni e poi riferire al gruppo le loro idee o conclusioni. Questo è particolarmente appropriato quando ci sono diversi compiti che il gruppo deve affrontare, o quando è necessario considerare opzioni differenti. Inoltre, il Facilitatore può utilizzare diversi Formati per incoraggiare il contributo delle persone. Quando un esperto/specialista ha bisogno di essere ascoltato, allora il Facilitatore potrebbe usare il formato 'Uno a Tutti', il che significa che quella persona ha la possibilità di parlare a tutto il gruppo. In un particolare workshop, sapevo dal Responsabile del Compito che un Economista del team doveva rendere il gruppo consapevole di uno scenario specifico. Gli fu chiesto di preparare una presentazione e la tenne al gruppo.  Una nota per qualsiasi aspirante Facilitatore: offrite supporto nella preparazione della presentazione – a volte gli 'esperti' possono lasciarsi prendere la mano e tenere una presentazione troppo 'pesante' e troppo lunga! In alternativa, quando c'è il rischio che alcuni individui dominino la conversazione, allora il Facilitatore applicherà il formato 'Tutti', dove ogni persona scrive i propri pensieri separatamente e poi vengono considerati insieme.

Il Facilitatore dovrebbe incoraggiare il team leader/Direttore/Manager a coinvolgere persone esterne per rivitalizzare/sfidare il punto di vista del team/organizzazione. Questo può essere destabilizzante per il gruppo; tuttavia, il Facilitatore può gestire il processo e aiutare il team a vedere le cose da una prospettiva diversa. Tuttavia, il Facilitatore dovrebbe evitare di essere fuorviato da un leader che vuole imporre la propria visione al gruppo facendola convalidare esternamente. Deve essere un desiderio genuino di informare – vedere e) sotto.

Il leader dovrebbe assicurarsi che tutti i segnali di avvertimento provenienti da concorrenti o parti interessate vengano esaminati e che il gruppo identifichi scenari per affrontare le sfide che presentano. Il Facilitatore in questo caso applicherà il Modello: U – I – A = O + E . Dove 'U' significa Understanding (comprensione del contesto e dell'ambiente esterni).

U I A = O+E significa: Understanding, Impact, Action = Ownership and Empowerment.

Il Facilitatore dovrebbe progettare un Processo che incoraggi il gruppo a mettere in discussione le proprie ipotesi, conclusioni, potenziali soluzioni e piani. Il Modello 'Solve' può aiutare il gruppo ad essere sistematico nel suo approccio ai problemi e fornire sfide alle idee prima che diventino 'radicate' nel pensiero delle persone.

Solve™ - Modello di Risoluzione dei Problemi e Ricerca di Soluzioni:

•   Fase Uno - Analisi Situazionale 
•  Fase Due - Ricerca di Soluzioni

Utilizzare Modelli, Strumenti e Tecniche efficaci può contrastare il Pensiero di Gruppo e aiutare a mantenere l'integrità delle interazioni e delle deliberazioni del gruppo. Il Processo assicura che il gruppo intraprenda questa analisi rigorosa ed evita la sindrome di una persona incaricata di assumere il ruolo critico o di valutatore monitor.

La raccolta delle informazioni e il successivo giudizio dei dati da parte dell'intero gruppo dovrebbe essere formalizzata attraverso un Processo efficace che permetta al gruppo nel suo insieme di selezionare questioni critiche, identificare cause probabili, valutare potenziali soluzioni e definire un piano d'azione praticabile, privo di conseguenze negative. Il Facilitatore deve utilizzare gli Strumenti e le Tecniche più appropriati che ha nel suo 'arsenale'.

Deve adattarli al dettaglio dei dati presentati, alla complessità delle informazioni, all'urgenza del problema e alla gravità della situazione. Diverse Tecniche, come diversi Strumenti artigianali, servono a scopi diversi e si adattano a situazioni diverse – i buoni Facilitatori impiegano lo Strumento/Tecnica giusto al momento giusto e lo fanno con naturalezza e senza clamore o favoritismi verso il metodo o gli individui.

Collaborazione vs Pensiero di Gruppo dovrebbe essere il desiderio fondamentale di qualsiasi team / dipartimento / organizzazione. Utilizzare qualcuno che abbia ottenuto una qualifica attraverso i corsi di formazione per la Facilitazione aiuterà l'organizzazione a raggiungere:

• Maggiore produttività e consegna della gestione progetti
• Risoluzione dei problemi più efficace e coinvolgimento delle parti interessate
• Processi aziendali più efficaci.

Questi benefici vengono forniti riunendo un gruppo di individui, sia fisicamente che online, utilizzando alcuni dei software di collaborazione che sono ora facilmente disponibili, e lavorando attraverso un approccio strutturato i cui benefici possono essere riassunti come segue:

• Più alta è la qualità dell'input individuale riguardo alla materia all'inizio dell'interazione di gruppo, più alta è la qualità della performance del gruppo.
• Più gli input individuali sono indipendenti l'uno dall'altro all'inizio dell'interazione di gruppo, più alta è la qualità della performance del gruppo.
• Più la performance del gruppo include l'input individuale, più alta è la qualità della performance del gruppo.
• Più comprensibile è l'input individuale per ogni membro del gruppo, più alta è la qualità della performance del gruppo.
• L'input individuale di alta qualità influenza la decisione finale del gruppo, più alta è la qualità della performance del gruppo.

Nota finale: Ogni attività aziendale comporta riunioni.  Purtroppo, la parola 'riunione' spesso evoca pensieri molto negativi (basati sull'esperienza reale di cattive riunioni). Rinominare questi eventi come 'workshop' non cambierà automaticamente la loro natura. Tuttavia, comprendere le debolezze delle 'riunioni' di per sé e invece utilizzare un Processo, creato, progettato e gestito da un Facilitatore può rivoluzionare le performance del team e aziendali e aumentare il morale.