Coordinatore del Progetto

Il meccanismo di un orologio richiede molti componenti in movimento, ingranaggi e ruote affinché l'orologio funzioni correttamente; ogni parte dipende dallo slancio delle altre. Il ruolo del Coordinatore di Progetto per un'azienda è come quello degli ingranaggi e delle ruote per un orologio: una risorsa preziosa per la pianificazione dei progetti e per l'azienda stessa, che ne garantisce il funzionamento fluido ed efficiente.

Spesso i Coordinatori di Progetto svolgono un ruolo variegato, lavorando nel rispetto di scadenze diverse. Questo comprende il supporto agli altri membri del team di progetto in attività amministrative, pianificazione delle risorse, programmazione, analisi e reportistica. Ricoprire un ruolo di supporto significa che il Coordinatore di Progetto è spesso il punto di collegamento tra altri team, come Finanza, Sviluppo, Produzione, Management e Operazioni.

Le responsabilità aggiuntive includono l'identificazione delle attività che potrebbero avere un impatto su un progetto e, allo stesso tempo, di come il progetto potrebbe influenzare l'azienda.

Saper stabilire connessioni, comunicare efficacemente e avere buone capacità di analisi sono elementi preziosi sia per il successo del progetto che per i soggetti coinvolti. Questi ultimi possono sentirsi rassicurati dal fatto che il Coordinatore di Progetto terrà d'occhio ogni dettaglio e ogni aspetto in evoluzione del progetto. Questo supporto è insostituibile: essere il collegamento tra gli altri ingranaggi e le ruote, tutti dipendenti l'uno dall'altro per andare avanti, è una funzione fondamentale.

• Attività amministrative: queste possono includere l'approvazione di fatture relative al lavoro di progetto o la compilazione di moduli, calendari di progetto e documentazione relativa al progetto.
• Pianificazione delle attività: nella pianificazione delle risorse del team, il Coordinatore di progetto sarà responsabile dell'identificazione della disponibilità del team per il completamento delle attività critiche per il successo del progetto. Questo dovrebbe essere fatto in modo efficiente per bilanciare gli altri impegni e i calendari che il team potrebbe avere.
• Pianificazione delle risorse: le risorse devono essere pianificate per garantire la loro disponibilità per il progetto. Qualora il Coordinatore di progetto identifichi delle criticità in questa pianificazione, potrà anche segnalare tali rischi al Project Manager. Le risorse varieranno a seconda del progetto; queste possono essere persone, materiali, attrezzature, software ecc.

• Reportistica: Il Coordinatore di Progetto lavorerà spesso con sistemi e dati per registrare e monitorare i progressi e le attività del progetto. È necessario presentare report regolari su questi elementi per garantire che gli stakeholder e il management di alto livello abbiano visibilità sull'avanzamento del progetto.
• Analisi: Oltre alla reportistica, i Coordinatori di Progetto potrebbero dover analizzare i dati, identificare tendenze o anomalie che potrebbero indicare un rischio. Successivamente, dovranno fare un'escalation appropriata e fornire supporto per prevenire il verificarsi di problemi nel progetto. D'altra parte, l'analisi potrebbe anche mettere in evidenza i successi del progetto, che possono essere condivisi con gli stakeholder.
• Gestione degli Stakeholder: La gestione degli stakeholder richiede una comunicazione chiara e regolare, fin dalla nascita del progetto e oltre, garantendo che gli stakeholder comprendano le attività e lo stato di avanzamento del progetto.

Quando si considerano istruzione e formazione, siamo consapevoli che è necessario tenere conto anche dei costi e dell'impegno di tempo richiesti. L'apprendimento può avvenire in molte forme: se sei in grado di pianificare il tuo percorso professionale in anticipo, i tirocini, i corsi universitari e quelli dei College potrebbero essere la scelta migliore per te.

In alternativa, esistono numerose opzioni di certificazione disponibili. Spesso queste prevedono alcuni giorni di formazione e un esame che certifica competenze specifiche, applicabili poi nella vita professionale e riconosciute dai datori di lavoro come validazione delle proprie conoscenze. Alcune certificazioni utili per un Project Coordinator in erba o già in attività sono Agile Project Management (AgilePM®), Essentials for PMO Analysts, Praxis Framework™ - Certificazione in Project and Programme Management.

Il classico dilemma di chi cerca lavoro: bisogna avere esperienza in un ruolo per poterlo ottenere! Esistono diversi modi per acquisire esperienza; uno di questi è pianificare il proprio percorso professionale puntando al ruolo di Project Coordinator. 

Questo potrebbe avvenire tramite ruoli amministrativi, posizioni come PMO o Project Administrator. Un'altra possibilità è lavorare in ruoli con competenze trasferibili, come altri ruoli di analista o coordinatore. Tale esperienza può poi essere applicata alle responsabilità richieste al Project Coordinator.