Groepsdenken in het Bedrijfsleven: Symptomen en Oplossingen

Groepen die getroffen worden door Groupthink negeren alternatieven. Een groep is vooral kwetsbaar voor Groupthink wanneer de leden een vergelijkbare achtergrond hebben, wanneer de groep geïsoleerd is van externe meningen, en wanneer er geen duidelijke managementprocessen zijn voor besluitvorming.

De symptomen van Groupthink zijn:

1. Illusie van superioriteit – excessief optimisme dat het nemen van extreme risico's aanmoedigt.
   Het uitschrijven van de Algemene Verkiezingen in het VK, het Referendum in 2016 zijn voorbeelden van een vals geloof.
2. Collectieve rationalisatie – groepsleden negeren waarschuwingen en stellen hun eigen aannames niet ter discussie.
   Het is gemakkelijk om vast te zitten in een overtuiging over iets omdat de groep geslotenheid vertoont.
3. Geloof in inherente moraliteit – de groepsleden geloven in de juistheid van hun zaak en negeren daarom de ethische of morele gevolgen van hun beslissingen.
   Moraliteit kan een intern gecreëerde norm worden zonder externe invloed om het op de juiste manier te wijzigen en te codificeren.
4. Stereotiepe opvattingen over externe belanghebbenden en concurrentie – negatieve opvattingen over mensen buiten de organisatie/groep maken effectieve reacties op conflicten overbodig lijken.
   Mensen kunnen andere afdelingen en andere organisaties vaak als de vijand zien. Ze kunnen zelfs de klant beginnen te identificeren als iemand die veracht moet worden als ze niet bereid zijn zichzelf en wat de organisatie doet ter discussie te stellen.
5. Directe druk op andersdenkenden – individuele leden staan onder druk om geen van de opvattingen van de groep ter discussie te stellen.
   Klokkenluiders worden gewoonlijk gezien als een bedreiging voor organisaties zoals deze. Naast het ontmoedigen van klokkenluiders eist de groep loyaliteit en naleving van het 'plan'.
6. Conformiteit – twijfels en afwijkingen van de waargenomen groepsconsensus worden niet geuit.
   Mensen krijgen promotie, worden opgenomen in groepen/organisaties omdat ze 'passen'.
7. Illusie van unanimiteit – er wordt aangenomen dat de meerderheidsopvatting en -oordelen unaniem zijn.
8. Zelfbenoemde 'gedachtebewakers' – groepsleden beschermen de groep en de leider tegen informatie die problematisch is of tegenstrijdig met de cohesie, opvatting en/of beslissingen van de groep.
   Dit en de andere symptomen worden vaak aangetroffen in politieke partijen, organisaties die zich bedreigd voelen (d.w.z. door concurrentie of veranderingen in de bedrijfsomgeving) en nieuwe start-ups waar de opvattingen van de oprichter heilig zijn. Wanneer de bovenstaande symptomen bestaan in een groep die een beslissing probeert te nemen, is er een reëel gevaar dat Groupthink zal plaatsvinden. Groupthink treedt op wanneer groepen zeer samenhangend zijn en wanneer ze onder aanzienlijke druk staan om een urgente of belangrijke beslissing te nemen. Wanneer de druk voor unanimiteit overweldigend lijkt, zijn leden minder gemotiveerd om de alternatieve handelingswijzen die voor hen beschikbaar zijn realistisch te beoordelen. Deze groepsdruk leidt tot zorgeloosheid en irrationeel denken omdat groepen die Groupthink ervaren er niet in slagen alle alternatieven te overwegen en streven naar het behouden van unanimiteit. Beslissingen die gevormd worden door Groupthink hebben een lage kans op het bereiken van succesvolle uitkomsten.

Groupthink kan worden voorkomen door enkele van de volgende maatregelen te nemen:

Een kritische evaluator (bijv. de rol van 'Monitor Evaluator' in het Belbin Team Role Profile™) kan helpen, hoewel het moeilijk is voor groepen/organisaties om dergelijke individuen te accepteren. Nog moeilijker is het voor iemand om die ondankbare rol op zich te nemen. Dit is wanneer een Facilitator de groep kan helpen. Ze zullen niet de rol van een ME spelen, maar ze zullen wel hulpmiddelen en technieken gebruiken om de manier waarop de ME de groep uitdaagt na te bootsen. Hoewel het ongemakkelijk kan zijn omdat de groep ertoe wordt gebracht om te pauzeren en te evalueren wat ze aan het doen zijn. Dit zal van onschatbare waarde zijn. Het kan slechte analyse voorkomen, onrealistische oplossingen tegengaan en helpen bij het creëren van betere besluitvorming.

Zie 'Vormgever' in het Belbin Team Role Profile™. De leider moet zoveel mogelijk vermijden om voorkeuren en verwachtingen aan het begin te uiten. Er zijn natuurlijk uitzonderingen – bijvoorbeeld wanneer de groep de beperkingen of grenzen moet kennen van eventuele oplossingen die zij zouden kunnen bedenken, dan moet de leider zich uitspreken.

De Facilitator moet een Contract opstellen met de Taakleider over de stijl die de leider zal hanteren, die kan variëren van Vertellen tot het Delegeren van autoriteit aan de groep. De Facilitator zal de Taakleider uitnodigen om aan de groep uit te leggen welke rol zij met de groep zullen innemen, en net zo belangrijk – zij moeten zich daaraan houden tenzij er iets drastisch gebeurt. Ik was ooit een team aan het faciliteren toen de Leider een e-mail ontving die de relatie tussen het bedrijf en hun klant veranderde. Dit vereiste dat de Taakleider naar voren stapte en hun standpunten uitte en de context waarin het bedrijf zou reageren. Bij een andere gelegenheid had de Taakleider besloten een prominente rol te nemen, en realiseerde zich toen dat de leden van de groep veel meer op de hoogte waren van de situatie (ter plaatse) en stapte terug en nam een meer afwachtende houding aan.

Waar van toepassing zal de Facilitator leden van de groep aanmoedigen om in subgroepen en in paren/trio's te werken om hun beraadslagingen te voeren en vervolgens terug te rapporteren aan de groep over hun ideeën of conclusies. Dit is vooral geschikt wanneer er verschillende taken zijn die de groep moet aanpakken, of wanneer verschillende opties overwogen moeten worden. Daarnaast kan de Facilitator verschillende Formats gebruiken om mensen's bijdrage aan te moedigen. Wanneer een expert/specialist gehoord moet worden, kan de Facilitator 'Een naar Allen' gebruiken, wat betekent dat die persoon mag spreken tot de hele groep. In een bepaalde workshop wist ik van de Taakleider dat een Economist in het team de groep bewust moest maken van een specifiek scenario. Hij werd uitgenodigd om een presentatie voor te bereiden en gaf deze aan de groep.  Een tip voor aankomende Facilitators: bied ondersteuning bij de voorbereiding van de presentatie – soms kunnen 'experts' zich laten meeslepen en een presentatie geven die te 'zwaar' en te lang is! Als alternatief, wanneer er een risico is dat individuen het gesprek gaan domineren, zal de Facilitator het 'Allen' Format toepassen, waarbij iedereen hun gedachten apart opschrijft en deze vervolgens samen worden overwogen.

De Facilitator moet de teamleider/Directeur/Manager aanmoedigen om mensen van buitenaf binnen te halen om het standpunt van het team/de organisatie nieuw leven in te blazen/uit te dagen. Dit kan verstorend zijn voor de groep; de Facilitator kan echter het proces begeleiden en het team helpen om dingen vanuit een ander perspectief te bekijken. De Facilitator moet er echter voor waken misleid te worden door een leider die zijn visie wil opleggen aan de groep door deze extern te laten valideren. Het moet een oprechte wens zijn om te informeren – zie e) hieronder.

De leider moet ervoor zorgen dat eventuele waarschuwingssignalen van concurrenten of belanghebbenden worden onderzocht en dat de groep scenario's identificeert om de uitdagingen die zij presenteren aan te gaan. De Facilitator zal in dit geval het Model toepassen: U – I – A = O + E . Waarbij 'U' staat voor Understanding (het externe context en omgeving).

U I A = O+E betekent: Understanding, Impact, Action = Ownership and Empowerment.

De Facilitator moet een Proces ontwerpen dat de groep aanmoedigt om hun aannames, conclusies, potentiële oplossingen en plannen in vraag te stellen. Het 'Solve' Model kan de groep helpen om systematisch problemen aan te pakken en ideeën uit te dagen voordat ze 'vastgeroest' raken in het denken van mensen.

Solve™ - Probleemoplossing en Oplossing Vinden Model:

•   Fase Een - Situationele Analyse 
•  Fase Twee - Oplossing Vinden

Het gebruik van effectieve Modellen, Tools en Technieken kan Groepsdenken tegengaan en helpen de integriteit van de interacties en beraadslagingen van de groep te behouden. Het Proces zorgt ervoor dat de groep deze rigoureuze analyse onderneemt en voorkomt het syndroom waarbij één persoon wordt gevraagd om de kritische of controlerende evaluator rol op zich te nemen.

Het verzamelen van informatie en het daaropvolgende oordeel over de gegevens door de hele groep moet worden geformaliseerd door een effectief Proces dat de groep als geheel in staat stelt om kritieke kwesties te selecteren, waarschijnlijke oorzaken te identificeren, potentiële oplossingen te evalueren en een werkbaar actieplan te definiëren, vrij van nadelige gevolgen. De Facilitator moet de meest geschikte Tools en Technieken gebruiken die ze in hun 'arsenaal' hebben.

Ze moeten deze afstemmen op de details van de gepresenteerde gegevens, de complexiteit van de informatie en de urgentie van het probleem en de ernst van de situatie. Verschillende Technieken doen, net als verschillende ambachtelijke Tools, verschillende dingen en passen bij verschillende situaties – goede Facilitators zetten de juiste Tool/Techniek in op het juiste moment en doen dit moeiteloos en zonder ophef of voorkeursbehandeling van de methode of de individuen.

Samenwerking vs Groepsdenken zou het onderliggende streven moeten zijn van elk team / afdeling / organisatie. Het gebruik van iemand die een behaalde kwalificatie heeft door de Facilitatie trainingen zal de organisatie helpen om het volgende te bereiken:

• Verbeterde productiviteit en projectmanagement levering
• Effectievere probleemoplossing en stakeholder betrokkenheid
• Effectievere bedrijfsprocessen.

Deze voordelen worden geleverd door het samenbrengen van een groep individuen, fysiek of online, met behulp van samenwerkingssoftware die nu gemakkelijk beschikbaar is, en om te werken door middel van een gestructureerde aanpak waarvan de voordelen als volgt kunnen worden samengevat:

• Hoe hoger de kwaliteit van individuele input betreffende vakkennis aan het begin van de groepsinteractie, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe meer individuele inputs onafhankelijk zijn van elkaar aan het begin van de groepsinteractie, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe meer de groepsprestatie individuele input bevat, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe begrijpelijker de individuele input is voor elk groepslid, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe meer hoogwaardige individuele input de uiteindelijke groepsbeslissing beïnvloedt, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.

Slotopmerking: Elke bedrijfsactiviteit behelst vergaderingen.  Helaas roept het woord 'vergadering' vaak zeer negatieve gedachten op (gebaseerd op werkelijke ervaring van slechte vergaderingen). Het hernoemen van deze gebeurtenissen als 'workshops' zal niet automatisch de aard ervan veranderen. Het begrijpen van de zwakke punten van 'vergaderingen' op zich en in plaats daarvan het gebruiken van Processen, gecreëerd, ontworpen en beheerd door een Facilitator kan echter de team- en bedrijfsprestaties revolutioneren en het moraal opdrijven.