Myślenie grupowe w biznesie: objawy i rozwiązania

Grupy dotknięte Groupthink ignorują alternatywy. Grupa jest szczególnie podatna na Groupthink, gdy jej członkowie mają podobne pochodzenie, gdy grupa jest odizolowana od opinii z zewnątrz i gdy nie ma jasnych procesów zarządzania podejmowaniem decyzji.

Objawami myślenia grupowego są:

1. Iluzja wyższości – nadmierny optymizm, który zachęca do podejmowania ekstremalnego ryzyka.
   Ogłoszenie wyborów powszechnych w Wielkiej Brytanii czy referendum w 2016 roku to przykłady fałszywego przekonania.
2. Kolektywna racjonalizacja – członkowie grupy ignorują ostrzeżenia i nie kwestionują własnych założeń.
   Łatwo jest zamknąć się w przekonaniu o czymś, ponieważ grupa jest odizolowana.
3. Wiara we własną moralność – członkowie grupy wierzą w słuszność swojej sprawy i dlatego ignorują etyczne lub moralne konsekwencje swoich decyzji.
   Moralność może stać się wewnętrznie utworzoną normą bez wpływu z zewnątrz, który by ją odpowiednio zmodyfikował i skodyfikował.
4. Stereotypowe postrzeganie zewnętrznych interesariuszy i konkurencji – negatywne poglądy na osoby spoza organizacji/grupy sprawiają, że skuteczne reagowanie na konflikty wydaje się niepotrzebne.
   Ludzie często mogą postrzegać inne działy i inne organizacje jako wroga. Mogą nawet zacząć identyfikować klienta jako kogoś, kogo należy pogardzać, jeśli nie są gotowi kwestionować siebie i tego, co robi organizacja.
5. Bezpośrednia presja na dysydentów – poszczególni członkowie są pod presją, aby nie kwestionować żadnych poglądów grupy.
   Sygnaliści są zwykle postrzegani jako zagrożenie dla takich organizacji. Oprócz zniechęcania sygnalistów, grupa wymaga lojalności i przestrzegania „planu".
6. Konformizm – wątpliwości i odstępstwa od postrzeganego konsensusu grupowego nie są wyrażane.
   Ludzie awansują, zostają wchłonięci przez grupy/organizacje, ponieważ „pasują".
7. Iluzja jednomyślności – zakłada się, że pogląd większości i osądy są jednomyślne.
8. Samozwańczy „strażnicy umysłów" – członkowie grupy chronią grupę i przywódcę przed informacjami, które są problematyczne lub sprzeczne ze spójnością grupy, jej poglądami i/lub decyzjami.
   Ten i inne objawy często występują w partiach politycznych, organizacjach, które znajdują się pod zagrożeniem (tj. ze strony konkurencji lub zmian w otoczeniu biznesowym) oraz w nowych start-upach, gdzie poglądy założyciela są święte. Gdy powyższe objawy istnieją w grupie, która próbuje podjąć decyzję, istnieje realne niebezpieczeństwo wystąpienia myślenia grupowego. Myślenie grupowe występuje, gdy grupy są bardzo spójne i gdy znajdują się pod znaczną presją podjęcia pilnej lub ważnej decyzji. Gdy presja na jednomyślność wydaje się przytłaczająca, członkowie są mniej zmotywowani do realistycznej oceny alternatywnych kierunków działania dostępnych dla nich. Te presje grupowe prowadzą do nieostrożności i irracjonalnego myślenia, ponieważ grupy doświadczające myślenia grupowego nie biorą pod uwagę wszystkich alternatyw i dążą do utrzymania jednomyślności. Decyzje kształtowane przez myślenie grupowe mają niskie prawdopodobieństwo osiągnięcia pomyślnych rezultatów.

Myśleniu grupowemu można zapobiec poprzez przyjęcie niektórych z poniższych rozwiązań:

Krytyczny ewaluator (np. rola „Monitor Evaluator" w Belbin Team Role Profile™) może pomóc, chociaż trudno jest grupom/organizacjom zaakceptować takie osoby. Jeszcze trudniej jest komuś przyjąć tę niezawideną rolę. Wtedy Facylitator może pomóc grupie. Nie będzie odgrywał roli ME, jednak użyje narzędzi i technik, aby zasymulować sposób, w jaki ME kwestionuje grupę. Chociaż może to być nieprzyjemne, ponieważ grupa będzie zmuszona zatrzymać się i ocenić to, co robi. To będzie nieocenione. Może zapobiec słabej analizie, nierealistycznym rozwiązaniom i pomóc w tworzeniu lepszego podejmowania decyzji.

Zobacz „Kształtujący" w Profilu Ról Zespołowych Belbin™. Lider powinien unikać, w miarę możliwości, wyrażania preferencji i oczekiwań na początku. Oczywiście są wyjątki – na przykład gdy grupa musi znać ograniczenia lub ramy jakichkolwiek rozwiązań, które mogłaby wypracować, wtedy lider musi się odezwać.

Facylitator powinien stworzyć Umowę z Liderem Zadania co do stylu, który lider przyjmie, który może obejmować zakres od Nakazywania po Delegowanie uprawnień na grupę. Facylitator zaprosi Lidera Zadania do wyjaśnienia grupie, jaką rolę będzie pełnił w grupie, i równie ważne – musi się tego trzymać, chyba że stanie się coś drastycznego. Kiedyś prowadziłem zespół, gdy Lider otrzymał e-mail zmieniający relację między firmą a ich klientem. Wymagało to od Lidera Zadania wystąpienia i wyrażenia swoich poglądów oraz kontekstu, w jakim firma zareaguje. Przy innej okazji Lider Zadania zdecydował się przyjąć prominentną rolę, a następnie zdał sobie sprawę, że członkowie grupy są znacznie lepiej zorientowani w sytuacji (w terenie) i wycofał się, przyjmując bardziej nie-ingerujący styl.

Gdy jest to odpowiednie, Moderator będzie zachęcać członków grupy do pracy w podgrupach oraz w parach/trójkach, aby prowadzili swoje rozważania, a następnie przedstawiali grupie swoje pomysły lub wnioski. Jest to szczególnie odpowiednie, gdy grupa musi uporać się z kilkoma zadaniami lub gdy należy rozważyć różne opcje. Ponadto Moderator może używać różnych Formatów, aby zachęcić ludzi do udziału. Gdy trzeba wysłuchać eksperta/specjalistę, Moderator może zastosować format "Jeden do Wszystkich", co oznacza, że ta osoba może przemówić do całej grupy. W jednym konkretnym warsztacie wiedziałem od Kierownika Zadania, że Ekonomista w zespole musiał uświadomić grupie określony scenariusz. Został zaproszony do przygotowania prezentacji i przedstawił ją grupie.  Uwaga dla wszystkich początkujących Moderatorów: oferujcie wsparcie w przygotowaniu prezentacji – czasami "eksperci" mogą się zapędzić i wygłosić prezentację, która jest zbyt "ciężka" i zbyt długa! Alternatywnie, gdy istnieje ryzyko, że niektóre osoby zdominują rozmowę, Moderator zastosuje format "Wszyscy", gdzie każda osoba zapisuje swoje myśli osobno, a następnie są one rozważane wspólnie.

Facylitator powinien zachęcać lidera zespołu/Dyrektora/Menedżera do zapraszania osób z zewnątrz w celu ożywienia/zakwestionowania punktu widzenia zespołu/organizacji. Może to być niepokojące dla grupy; jednak Facylitator może zarządzać tym procesem i pomóc zespołowi zobaczyć rzeczy z innej perspektywy. Jednakże Facylitator powinien unikać wprowadzenia w błąd przez lidera, który chce narzucić grupie swój pogląd poprzez zewnętrzne jego zatwierdzenie. Musi to być szczere pragnienie poinformowania – patrz e) poniżej.

Lider powinien zadbać o to, aby wszelkie sygnały ostrzegawcze ze strony konkurentów lub interesariuszy zostały zbadane i aby grupa zidentyfikowała scenariusze pozwalające sprostać wyzwaniom, które one przedstawiają. Facylitator w tym przypadku będzie stosował Model: U – I – A = O + E . Gdzie 'U' oznacza Understanding (zrozumienie zewnętrznego kontekstu i środowiska).

U I A = O+E oznacza: Understanding, Impact, Action = Ownership and Empowerment.

Facylitator powinien zaprojektować Proces, który zachęca grupę do kwestionowania swoich założeń, wniosków, potencjalnych rozwiązań i planów. Model 'Solve' może pomóc grupie w systematycznym podejściu do problemów i zapewnić wyzwania dla pomysłów, zanim zostaną one „na stałe wpisane" w myślenie ludzi.

Solve™ - Model Rozwiązywania Problemów i Znajdowania Rozwiązań:

•   Etap Pierwszy - Analiza Sytuacyjna 
•  Etap Drugi - Znajdowanie Rozwiązań

Stosowanie skutecznych Modeli, Narzędzi i Technik może przeciwdziałać Myśleniu Grupowemu i pomóc zachować integralność interakcji i obrad grupy. Proces zapewnia, że grupa podejmuje tę rygorystyczną analizę i unika syndromu polegającego na poproszeniu jednej osoby o przejęcie roli krytycznej lub ewaluatora monitorującego.

Zestawianie informacji i późniejsza ocena danych przez całą grupę powinna być sformalizowana przez skuteczny Proces, który umożliwia grupie jako całości wybór kluczowych zagadnień, identyfikację prawdopodobnych przyczyn, ocenę potencjalnych rozwiązań i określenie wykonalnego planu działania, wolnego od negatywnych konsekwencji. Facylitator musi wykorzystać najwłaściwsze Narzędzia i Techniki, które ma w swoim „arsenale".

Musi je dopasować do szczegółowości prezentowanych danych, złożoności informacji oraz pilności problemu i powagi sytuacji. Różne Techniki, podobnie jak różne narzędzia rzemieślnicze, służą różnym celom i pasują do różnych sytuacji – dobrzy Facylitatorzy wdrażają właściwe Narzędzie/Technikę we właściwym czasie i robią to bez wysiłku, bez rozgłosu czy faworyzowania metody lub poszczególnych osób.

Współpraca vs Myślenie grupowe powinno być podstawowym pragnieniem każdego zespołu / działu / organizacji. Skorzystanie z kogoś, kto uzyskał kwalifikacje poprzez kursy szkoleniowe z facylitacji pomoże organizacji osiągnąć:

• Zwiększoną produktywność i realizację zarządzania projektami
• Bardziej efektywne rozwiązywanie problemów i zaangażowanie interesariuszy
• Bardziej efektywne procesy biznesowe.

Te korzyści są osiągane poprzez zebranie grupy osób, fizycznie lub online, przy użyciu dostępnego obecnie oprogramowania do współpracy, i przeprowadzenie ich przez ustrukturyzowane podejście, którego korzyści można podsumować następująco:

• Im wyższa jakość indywidualnego wkładu dotyczącego przedmiotu na początku interakcji grupowej, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Im bardziej indywidualne wkłady są niezależne od siebie na początku interakcji grupowej, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Im bardziej wydajność grupy obejmuje indywidualny wkład, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Im bardziej zrozumiały jest indywidualny wkład dla każdego członka grupy, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Wysokiej jakości indywidualny wkład wpływa na ostateczną decyzję grupy, im wyższa jakość wydajności grupy.

Końcowa uwaga: Każda działalność biznesowa obejmuje spotkania.  Niestety, słowo 'spotkanie' często przywołuje bardzo negatywne myśli (oparte na rzeczywistym doświadczeniu złych spotkań). Przemianowanie tych wydarzeń na 'warsztaty' nie zmieni automatycznie ich charakteru. Jednak zrozumienie słabości 'spotkań' jako takich i zamiast tego użycie Procesu, utworzonego, zaprojektowanego i zarządzanego przez Facylitatora może zrewolucjonizować wydajność zespołu i korporacji oraz podnieść morale.