¿Qué es la Gestión de Earned Value y Por Qué es Importante?

La gestión del valor ganado (EVM) es una técnica de gestión de proyectos que integra el alcance, el cronograma y el costo para evaluar el rendimiento y progreso del proyecto. ¿Con qué frecuencia encuentras que el costo estimado para completar un proyecto es demasiado bajo y, de hecho, se excede del presupuesto? ¿O alguna vez has necesitado cambiar la trayectoria de un proyecto?

Al proporcionar datos cuantitativos, EVM ayuda a los gerentes a medir objetivamente cuánto trabajo se ha completado, cuánto está planificado y, por lo tanto, cómo optimizar mejor los riesgos y cambios de los resultados.

La fortaleza de EVM radica en su capacidad de conectar tres elementos fundamentales del proyecto—costo, cronograma y alcance en un solo sistema integrado de medición de desempeño. Este nivel de visibilidad lleva la gestión de proyectos a un nuevo nivel al mantener las iniciativas en el buen camino, identificar riesgos temprano y priorizar decisiones basadas en datos.

EVM proporciona un enfoque estructurado para el seguimiento y pronóstico de proyectos, así como los siguientes beneficios:

EVM te ayuda a hacer seguimiento del rendimiento de un proyecto en tiempo real. Al proporcionar una imagen clara del estado actual del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo, esto permite a los socios y partes interesadas tomar decisiones oportunas e informadas.

EVM se basa en métricas cuantitativas en lugar de evaluaciones subjetivas, así que dile adiós a las estimaciones de proyectos basadas en corazonadas. Esta objetividad garantiza que todas las partes interesadas estén alineadas en su comprensión del estado del proyecto.

Las métricas EVM se pueden visualizar y comunicar fácilmente a través de gráficos e informes, razón por la cual se han vuelto populares en los paneles de liderazgo. Al mostrar las métricas EVM de una manera que sea fácil de obtener e interpretar, esta claridad ayuda a fomentar la confianza y mejora la toma de decisiones colaborativa.

Al examinar las tendencias de rendimiento actuales, EVM permite realizar pronósticos más precisos de los resultados del proyecto, como los costos finales y las fechas de finalización. Este pronóstico respalda una mejor planificación estratégica y asignación de recursos.

Una de las principales ventajas de EVM es su capacidad para detectar problemas de rendimiento de manera temprana. Al analizar las variaciones e índices de rendimiento, los gerentes pueden identificar posibles retrasos o sobrecostos antes de que se vuelvan críticos.

Yendo un paso más allá, EVM también admite estrategias proactivas de mitigación de riesgos. Los riesgos potenciales pueden identificarse a través del análisis de tendencias y métricas de rendimiento, lo que nos lleva a nuestro beneficio final de EVM…

Las organizaciones pueden usar datos de EVM para comparar el rendimiento entre proyectos. Con el tiempo, esto ayuda a perfeccionar los procesos de gestión de proyectos y mejorar la eficiencia general.

Para entender EVM, es esencial estar familiarizado con algunos conceptos fundamentales: valor planificado, Earned Value, y costo real. Si estás íntimamente familiarizado con la terminología de gestión de proyectos, entonces estas palabras te resultarán familiares. A continuación se presentan definiciones que nos ayudarán a navegar por los cálculos adicionales de EVM.

Valor Planificado (PV): El costo estimado aprobado del trabajo programado para completarse en una fecha determinada.

Esta medición también puede conocerse como costo presupuestado del trabajo programado (BCWS), sin embargo, cada vez más profesionales están adoptando el término más corto y el acrónimo PV. Como regla general, el PV debe calcularse por tareas individuales y luego sumarse para encontrar el PV total del proyecto. Usemos el siguiente escenario para calcular el PV:

La Tarea A necesita crear 100 aparatos en 4 semanas. Para la segunda semana, se han hecho 50 aparatos. Si el costo de crear un aparato es $200, entonces ¿cuál es el valor planificado?

Para encontrar el valor planificado, toma el porcentaje de trabajo completado (50% en este caso) multiplicado por el costo presupuestado ($20,000).

• 50% x $20000 = $10,000.
• PV= $10,000

A partir de este escenario simplificado, puedes asumir que $10,000 se asignará para hacer los 50 aparatos restantes.

Como tal, el valor planificado ayuda a responder la pregunta: "¿Cuánto debería costar el trabajo?"

Earned Value (EV): También conocido como costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP), este es el costo estimado del trabajo realmente completado.

Este valor ayuda a responder, "¿cuánto del trabajo se ha hecho?" Basado en el presupuesto del proyecto, el EV se puede encontrar con la siguiente fórmula:

• EV = % Completado (Real) x Presupuesto de la Tarea
• EV= 75% x $10,000
• EV= $7,500

Dicho de otra manera, EV es el 'valor del trabajo realizado hasta la fecha' y puede ayudar a los gerentes de proyecto al reportar el progreso y los logros asociados con un proyecto.

Costo Real (AC): El costo real incurrido por el trabajo completado. También puedes haber escuchado este valor llamado gastos reales (AE), o costo real del trabajo realizado (ACWP). Esto ayuda a responder la pregunta, "¿cuánto costó realmente este trabajo?"

Como fórmula, AC es simplemente la suma de gastos:

• AC= suma de gastos asociados a la tarea*

*Esta cantidad debe incluir elementos como materiales, equipo, mano de obra y otros gastos fijos.

Combinados, estos tres elementos forman la base de todos los cálculos y análisis de EVM. El valor planificado (PV) está determinado por la línea base de costo y cronograma; el Earned Value (EV) te dice, en términos físicos, lo que el proyecto logró; y el costo real (AC) está determinado por el costo real incurrido en el proyecto.

Al compararlos, los gerentes de proyecto pueden evaluar si un proyecto está adelantado o retrasado en el cronograma y por encima o por debajo del presupuesto.

Comprender cómo calcular las métricas clave de EVM es fundamental para aplicar el método de manera efectiva. Utilizando el mismo escenario anterior que involucra 100 dispositivos, estos son los cálculos esenciales utilizados en la gestión del valor ganado:

La varianza del cronograma muestra si un proyecto está adelantado o atrasado. Es el ritmo del proyecto y muestra si estás trabajando más rápido o más lento de lo planificado, acelerando o desacelerando.  Una SV positiva significa que el proyecto está adelantado, mientras que una SV negativa indica que está atrasado.

Fórmula:

SV = EV - PV

Ejemplo: Si EV = $7,500 y PV = $10,000:

SV = $7,500 - $10,000 =- $2,500*

SV= - $2,500

*El proyecto está ATRASADO por $2,500 en valor de trabajo.

La varianza del cronograma puede ayudarte a detectar la aceleración o el retraso de un proyecto, ya sea en términos de dinero o tiempo.

El Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI) mide la eficiencia del cronograma. Un valor superior a 1 indica un rendimiento mejor al planificado, y por debajo de 1 indica un retraso.

Fórmula:

SPI = EV / PV

Ejemplo: Si EV = $7,500 y PV = $10,000:

SPI = $7,500 / $10,000 = .75*

*El proyecto está operando al 75% de eficiencia de cronograma. Más lento de lo planificado.

Esto puede ser útil para entender qué tan rápido estás completando el trabajo según el plan. Como medida relativa, el SPI también es útil para tableros ejecutivos y para comparar proyectos a lo largo del tiempo.

La Variación del Costo indica si un proyecto está por debajo o por encima del presupuesto. Un CV positivo significa que el proyecto está por debajo del presupuesto, y un CV negativo significa que está por encima del presupuesto.

Fórmula:

CV = EV - AC

Ejemplo: Si EV = $7,500 y AC = $20,000:

CV = $7,500 - $20,000 = -$12,500*

*El proyecto de dispositivos está por encima del presupuesto en $12,500.

En cualquier momento dado durante el proyecto, puedes evaluar si estás por debajo o por encima del presupuesto. Muchos encuentran este valor útil para compilar revisiones presupuestarias o al determinar si es necesaria una corrección de curso para un proyecto.

Similar al SPI, el índice de rendimiento de costos (CPI) evalúa la eficiencia de costos. Un CPI superior a 1 significa que el proyecto está funcionando de manera más eficiente que el presupuesto; por debajo de 1 significa que es menos eficiente que el presupuesto.

Fórmula:

CPI = EV / AC

Ejemplo: Si EV = $7,500 y AC = $20,000:

CPI = $7,500 / $20,000 = .375*

*El proyecto está operando con una eficiencia de costos del 37.5%, lo cual es una eficiencia deficiente.

Esto te ayuda a entender mejor cuánto valor estás adquiriendo en comparación con el esfuerzo que requiere. Esta medida también es útil para decisiones a nivel de portafolio cuando se aprovecha en informes de salud del proyecto.

La varianza al completar (VAC) pronostica la varianza de costo al final del proyecto. Representa la cantidad que se espera que un proyecto exceda el presupuesto (VAC negativo) o quede por debajo del presupuesto (VAC positivo). Para encontrar este valor, necesitarás el presupuesto al completar (BAC) y la estimación al completar (EAC), como se muestra a continuación:

• BAC: El presupuesto total para el proyecto; en nuestro escenario: $20,000
• EAC:
  • Fórmula para EAC = AC + (BAC – EV)*
    • EAC = $20,000 + ($20,000 - $7,500)
    • EAC = $32,500

*Nota: el EAC proporcionado no se ajusta a las tendencias de desempeño en curso. Si necesitas revisar el presupuesto, tendrás que tomar en cuenta el cronograma del proyecto y el desempeño de costos. Para un pronóstico más completo, usa la siguiente fórmula:

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SP)

EAC= $20000 + [($20000 - $7500) / (.375 x .75)]

$20000 + $12500 /,28

$20000 + $44444

$64444

Reuniendo los dos valores, compararemos el BAC con el EAC usando la siguiente

Fórmula de Variación al Completar (VAC):

VAC = BAC - EAC

Ejemplo: Si BAC = $20,000 y EAC = $6 $64444:

VAC = $20,000 - $64444 = -$44444*

*Se espera que el proyecto termine $44444 por encima del presupuesto.

Las métricas EVM son más poderosas cuando se usan en conjunto. Por ejemplo, un SPI alto y un CPI bajo indican que el proyecto va adelantado en el cronograma pero gastando más de lo planificado. Los gerentes pueden usar esta información para reequilibrar recursos o revisar el alcance del proyecto.

La visualización de datos es clave. Ya sea al presentar un informe o mantener un tablero de control, tener la tendencia o trayectoria general de un proyecto convertida en una tabla puede comunicar información compleja de un vistazo.

Al revisar sus datos y cómo aparecen en el eje Y (costo) y el eje X (tiempo), hay algunos consejos para entender rápidamente lo que comunican las líneas del gráfico.

Por ejemplo, mientras más pronunciada sea la línea EV, más rápido se está completando el trabajo. Si la línea se estabiliza, significa que la producción se detuvo.

Además, si su línea AC parece estar subiendo más rápido que su línea EV, entonces está gastando más de lo planeado para hacer el trabajo. Esto puede indicar ineficiencias en el alcance o la asignación de recursos, pero es un indicador claro de que el rendimiento financiero de un proyecto está deteriorándose.

EVM se trata del equilibrio. Idealmente, esto significaría que su línea de valor ganado se mantenga cerca de su línea de valor planeado (PV) y de manera similar para su línea de costo real (AC).

La gestión del valor ganado es más que un conjunto de fórmulas: es un enfoque integral para entender la salud del proyecto en tiempo real. Combina datos de costo, alcance y cronograma en un sistema integrado unificado que permite tomar decisiones informadas y una gestión proactiva.

Al aprovechar EVM:

• Los gerentes de proyecto tienen más probabilidades de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
• Las organizaciones pueden mejorar la previsión y la planificación estratégica.
• Los equipos pueden colaborar de manera más efectiva con métricas de rendimiento claras y objetivas.

En los entornos de proyecto complejos y acelerados de hoy, adoptar EVM no es solo beneficioso, es esencial. Ya sea que estés gestionando infraestructura a gran escala o desarrollo ágil de software, EVM proporciona la perspectiva necesaria para tener éxito.

Para los profesionales que buscan avanzar en sus carreras, dominar EVM es un cambio radical. Obtener una certificación en gestión de Earned Value no solo profundiza tu comprensión del análisis de rendimiento de proyectos, sino que también demuestra un alto nivel de competencia a los empleadores.

Además, los profesionales certificados suelen estar mejor posicionados para liderar proyectos complejos, comunicarse de manera más efectiva con las partes interesadas y entregar resultados alineados con los objetivos empresariales.

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• Los conceptos de Earned Value.
• Selección e implementación de fórmulas de Earned Value.
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• Cómo establecer una Línea Base de Medición del Rendimiento para un proyecto.
• Cómo diseñar y evaluar procesos de recopilación de datos de Earned Value para un proyecto específico.
• Interpretar datos de Earned Value para un escenario dado y hacer recomendaciones sobre las acciones apropiadas.
• Gestionar cambios a una Línea Base de Medición del Rendimiento de manera apropiada.
• Permitir el riesgo en la planificación, ejecución y evaluación de un proyecto de Earned Value.
• Cómo aplicar métodos para revisar la integridad, validez y rendimiento de un Sistema de Gestión de Earned Value.