Strategia zatrzymania pracowników

Strategia zatrzymywania pracowników nie istnieje w oderwaniu od rzeczywistości. Choć jej celem jest przyciągnięcie pracowników najwyższej klasy, musi ona iść w parze z odpowiednią kulturą organizacyjną, która między innymi docenia wartość poszczególnych osób.

Strategia zatrzymywania pracowników ma na celu zapobieganie jak największej liczbie nieplanowanych odejść. Pewna rotacja pracowników jest nieunikniona, ponieważ ludzie odchodzą z organizacji z różnych powodów, takich jak przeprowadzka wynikająca ze zmian w życiu osobistym.

Dobra strategia zatrzymywania pracowników pozytywnie wpłynie na wyniki finansowe, ponieważ organizacja zaoszczędzi czas i pieniądze na rozwój kadry. Na ogół taniej jest szkolić i rozwijać obecnych pracowników, niż poszukiwać, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne, rekrutować i wdrażać nowych pracowników, którzy również potrzebują czasu, aby osiągnąć odpowiedni poziom wydajności.

Skuteczna strategia zatrzymywania pracowników to znacznie więcej niż nakłanianie ludzi do pozostania w organizacji – odgrywa ona fundamentalną rolę w rozwijaniu i doskonaleniu kadry, umożliwiając organizacji osiąganie jej celów.

Koszt utraty pracowników szacuje się na od 6 do 9 miesięcznych wynagrodzeń. Jeśli pracownik jest kluczowy dla organizacji, jego odejście może negatywnie wpłynąć na produktywność zespołu i morale pracowników. Skutki są jeszcze poważniejsze, gdy w znaczący sposób zaburza to dynamikę i wydajność zespołu do tego stopnia, że konieczne są szersze zmiany organizacyjne.

Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie w zakresie strategii zatrzymywania pracowników, choć wszystkie mają ten sam cel, jakim jest minimalizacja rotacji pracowników.  Elementy strategii muszą być opracowane specjalnie dla danej organizacji, ponieważ każda organizacja dysponuje unikalnym zasobem ludzkim.

Według badania LinkedIn przeprowadzonego w 2023 roku przez Resume.AO, ConocoPhillips ma najwyższy wskaźnik retencji pracowników spośród wszystkich przeanalizowanych organizacji, ze średnim stażem pracy wynoszącym 10,6 roku. Oprócz atrakcyjnych świadczeń pracowniczych, firma oferuje również stypendia na uczelniach wyższych, aby przyciągać młode talenty, a także angażujące i satysfakcjonujące projekty realizowane na całym świecie – co czyni ją atrakcyjnym pracodawcą dla weteranów wojskowych szukających stabilnej i interesującej pracy. 

Nie każda organizacja może zaoferować świadczenia porównywalne z tymi, które oferuje Conoco Phillips. Jednak na bardzo konkurencyjnych rynkach, gdzie poszukiwanie talentów i potrzeba zatrzymania wartościowych pracowników mają kluczowe znaczenie, organizacje muszą bardziej niż kiedykolwiek wcześniej zadbać o swoją strategię retencji pracowników.

Przywództwo w organizacji odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu talentów, szczególnie w obliczu zmieniających się rynków i ewoluujących struktur organizacyjnych. Do kluczowych czynników na poziomie przywództwa, sprzyjających zarówno przyciąganiu nowych talentów, jak i zatrzymaniu obecnych pracowników, należą:-

Będąc transparentnym w kwestii wyzwań i zmian, przed którymi stoi organizacja, oraz ich wpływu na nią i jej pracowników, Zespół Kierowniczy może budować zaufanie i ograniczać niepewność.

Obecnie wielu pracowników chce rozumieć sens swojej pracy. Posiadanie jasno określonego celu, wyraźnej wizji oraz dobrze sformułowanej strategii radzenia sobie ze zmianami rynkowymi buduje poczucie pewności i indywidualnego sensu wśród pracowników.

Wykazywanie zrozumienia dla obaw i wyzwań pracowników poprzez aktywne słuchanie i odpowiednie działania w znacznym stopniu przyczynia się do tworzenia pozytywnego środowiska pracy oraz wzmacniania pozycji pracowników.

We wszystkich organizacjach, a szczególnie tych o płaskiej strukturze, upodmiotowienie pracowników – zachęcanie ich do podejmowania inicjatyw i angażowania się w działania organizacji – znacząco podnosi morale i zaangażowanie. Kluczowym elementem jest umożliwienie poszczególnym osobom przejęcia odpowiedzialności za własną karierę poprzez zapewnienie możliwości rozwoju zawodowego i wzrostu kompetencji.

Szczególnie w trudnych czasach okazywanie uznania i wdzięczności wzmacnia lojalność i zaangażowanie wobec organizacji.

Liderzy, którzy wykazują się zdolnością adaptacji, odpornością i pozytywnym nastawieniem, mogą inspirować swój zespół do podobnych postaw – a takie zachowanie nadaje ton całej organizacji. Dla wszystkich liderów kluczowe jest, aby ich słowa były spójne z działaniami. Skuteczne przywództwo w trudnych warunkach rynkowych, gdy pracownicy mogą rozważać odejście, wzmacnia organizację i buduje jej odporność, dzięki czemu może ona prosperować w dynamicznym środowisku, co przekłada się na większą retencję pracowników.

Oferujemy program zaprojektowany z myślą o transformacji menedżerów i rozwijaniu ich kompetencji przywódczych – dowiedz się więcej o Star Manager.

Dwa podstawowe powody, dla których pracownicy odchodzą z organizacji, to chęć znalezienia lepszych możliwości lub poprawy warunków pracy. Istnieje kilka dobrze znanych przyczyn prowadzących do rezygnacji pracowników, a do najważniejszych należą:- 

Ogromna część zarządzania retencją pracowników polega na zapewnieniu, że organizacja jest w stanie utrzymać odpowiednią liczbę pracowników o właściwych kompetencjach. Należy wziąć pod uwagę, że niekiedy organizacje mogą chcieć, aby pewne osoby odeszły z różnych powodów — zmieniających się warunków rynkowych, restrukturyzacji lub utraty kluczowego klienta. Niezależnie od przyczyny, decyzja o tym, kogo zatrzymać, a kogo zwolnić, powinna być zgodna z celami organizacji, oparta na wynikach pracy i zgodna z przepisami prawa pracy.

Dobrze zaprojektowana strategia retencji pracowników pozwala również organizacji przeprowadzać przez proces odejścia pracowników osiągających słabe wyniki. W tym celu należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: -

Niezwykle ważne jest ustalenie jasnych i mierzalnych wskaźników efektywności, które pomogą pracownikom zrozumieć, czego się od nich oczekuje, oraz umożliwią menedżerowi przeprowadzenie obiektywnych ocen wyników pracy.

Oferując możliwości szkoleń i rozwoju zawodowego, pracownicy chętniej zostają niż odchodzą, jednak ci, którzy nie są w stanie osiągnąć uznanego standardu zawodowego lub szukają „spokojnego życia" i zamierzają dryfować w swojej karierze, mogą lepiej odnaleźć się gdzie indziej.

System częstych i regularnych (częściej niż raz w roku) informacji zwrotnych i przeglądów wyników, w ramach którego menedżer może przekazywać konstruktywne uwagi, zachęci pracowników do rozwoju i utrzymania koncentracji, a jednocześnie dostarczy podstaw do zarządzania pracownikami osiągającymi słabe wyniki i ewentualnego rozstania się z nimi.  Wiąże się to bezpośrednio z potrzebą posiadania jasnych wskaźników efektywności, tak aby informacja zwrotna mogła być oparta na dowodach i przejrzysta.

Nie zawsze są to nagrody finansowe – choć mogą obejmować premie – jednak publiczne uznanie, pochwały oraz awanse również odgrywają tu istotną rolę. Zwykłe podziękowanie lub osobista notatka mogą być warte znacznie więcej niż premia finansowa w wielu sytuacjach.

Pracownicy muszą czuć się docenieni i wspierani oraz pracować w kulturze, w której czują się swobodnie, wyrażając swoje opinie, kwestionując poglądy innych i mając pewność, że ich zdanie jest szanowane.

Można wdrożyć przejrzyste procesy i procedury służące ocenie wyników, a przypadki niewystarczających wyników można identyfikować i rozwiązywać poprzez dodatkowe szkolenia z planami naprawczymi, a ostatecznie — jeśli zajdzie taka potrzeba — poprzez ustrukturyzowaną strategię wyjścia. Ponadto pomiar wyników pozwala identyfikować osoby osiągające ponadprzeciętne rezultaty, aby móc docenić ich wkład.

Zrozumienie, dlaczego pracownicy odchodzą, ma kluczowe znaczenie dla ciągłego doskonalenia.  Przeprowadzanie rozmów końcowych i wykorzystywanie zebranych opinii do usprawniania strategii zatrzymywania pracowników przynosi organizacji realną wartość.

Biorąc pod uwagę, jak te elementy mogą tworzyć silną i dopasowaną strategię utrzymania pracowników, która w każdym momencie zatrzymuje najlepsze talenty, rozwija wschodzące talenty, jednocześnie reagując na niewystarczające wyniki w sprawiedliwy i uporządkowany sposób – sprawi to, że Twoja organizacja stanie się bardzo atrakcyjnym miejscem pracy.

W dzisiejszym środowisku biznesowym organizacje muszą dostosowywać strukturę swoich zasobów ludzkich w odpowiedzi na siły rynkowe. Podejścia przyjmowane przez wiele organizacji prowadzą do skutecznych strategii zatrzymywania pracowników.

Aby pozostać konkurencyjnymi, firmy inwestują w programy szkoleniowe, które podnoszą kwalifikacje ich obecnych pracowników. SFIA to framework , który można wykorzystać do zidentyfikowania aktualnych kompetencji pracownika, a następnie pomóc w eliminowaniu luk kompetencyjnych, aby przygotować kadrę na nowe technologie i procesy, umożliwiając skuteczniejsze konkurowanie w przyszłości.  Profesjonalne certyfikaty odgrywają również kluczową rolę w zapewnianiu pracownikom potwierdzenia ich umiejętności oraz motywacji do dalszego rozwoju.

Elastyczne formy pracy stają się coraz ważniejsze. Modele takie jak praca zdalna i hybrydowa przyciągają i zatrzymują talenty. Ta elastyczność zwiększa satysfakcję pracowników i ich produktywność i prawdopodobnie będzie zyskiwać na znaczeniu w nadchodzących latach. Choć organizacje będą musiały znaleźć rozwiązania dla wyzwania, jakim jest pobudzanie kreatywności i innowacyjności.

Aby zachować konkurencyjność, wiele organizacji redukuje szczeble zarządzania i tworzy zespoły projektowe, by zwiększyć elastyczność i przyspieszyć podejmowanie decyzji. Taka struktura zarządzania sprzyja bardziej opartemu na współpracy środowisku pracy i daje pracownikom możliwość wzięcia na siebie większej odpowiedzialności – jeśli tylko chcą się wykazać.

Organizacje zlecają na zewnątrz działania niezwiązane z ich podstawową działalnością i wdrażają automatyzację powtarzalnych zadań. Pozwala to obniżyć koszty i zwiększyć efektywność, a jednocześnie umożliwia stałym pracownikom skupienie się na bardziej strategicznych działaniach tworzących wartość dodaną – choć należy uważać, aby nie dopuścić do osłabienia współpracy między zespołami.

Inicjatywy mogą przyczynić się do powstania bardziej innowacyjnej i elastycznej siły roboczej. Aktywnie dążąc do stworzenia zróżnicowanej puli talentów, organizacja skorzysta na różnorodności perspektyw, bardziej kreatywnych pomysłach i większej konkurencyjności rynkowej.

Oferowanie wsparcia w obszarach takich jak zdrowie psychiczne, zarządzanie stresem i opieka zdrowotna świadczy o zaangażowaniu w dobrostan pracowników i jest nagradzane wzrostem ich satysfakcji oraz zaangażowania.

Zespoły wielofunkcyjne, które potrafią szybko dostosować się do zmian i pracować nad konkretnymi projektami, mogą pomóc organizacjom zachować elastyczność wobec wymagań rynku oraz stwarzać możliwości rozwoju zawodowego – szczególnie w organizacjach o płaskiej strukturze.

Wiele wiodących organizacji wdrożyło kompleksowe inicjatywy mające na celu zatrzymanie pracowników i rozwijanie ich kompetencji z myślą o przyszłości. Jeśli chcesz zatrzymać kluczowych pracowników i przyciągać osoby z umiejętnościami niezbędnymi do konkurowania na swoim rynku, powinieneś rozważyć część lub wszystkie z powyższych strategii.

Projektowanie strategii utrzymania pracowników nie różni się od żadnego innego programu zmian w firmie. Obejmuje następujące 7 kroków: -

1. Zdefiniuj cele – jasno określ, co chcesz osiągnąć dzięki swojemu programowi; może to obejmować nie tylko zmniejszenie rotacji, ale także podniesienie morale i poprawę produktywności.
2. Opracuj kryteria – dzięki temu wszyscy pracownicy będą świadomi celów programu; kryteria mogą skupiać się na pracy zespołowej, innowacyjności, doskonałości obsługi klienta, a także na wybitnych wynikach.
3. Określ metody uznania – mogą one obejmować nagrody pieniężne i niepieniężne, dlatego warto przemyśleć odpowiednie połączenie formalnych nagród, publicznego uznania oraz nieformalnego docenienia w ramach organizacji.
4. Angażuj pracowników – włącz pracowników w projektowanie programu, tworząc w firmie grupy doradcze, które mogą przekazywać informacje zwrotne na temat form uznania, które cenią najbardziej, oraz sposobów, w jakie pracownicy mogą nominować swoich współpracowników.
5. Komunikuj program – jasno przekazuj wszystkim pracownikom szczegóły programu, korzystając z tradycyjnych kanałów, takich jak e-maile, spotkania i wewnętrzne biuletyny, a także wszelkich ciekawych metod bardziej odpowiednich dla Twojej organizacji.
6. Wdrażaj i monitoruj – uruchom program i monitoruj jego skuteczność, zbierając informacje zwrotne i wprowadzając niezbędne korekty, aby program pozostał efektywny i aktualny.
7. Świętuj sukcesy – poprzez wyróżnianie historii lub docenianie pracowników i wpływu ich wkładu. Powinno to pomóc w utrzymaniu entuzjazmu i zaangażowania w program.

Czynniki zewnętrzne mogą mieć znaczący wpływ na zatrzymanie pracowników. Choć pozostają poza kontrolą organizacji, warto zastanowić się, w jaki sposób organizacja mogłaby się do nich odnieść. Oto kilka kluczowych czynników zewnętrznych, które mogą wpływać na zatrzymanie pracowników:-

W czasie spowolnienia gospodarczego lub recesji może być konieczne ograniczenie rekrutacji, wprowadzenie programu zwolnień lub innych cięć, które wpłyną na poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia i morale pracowników. Z kolei w okresie prosperity może wzrosnąć liczba ofert pracy w Twojej organizacji i poza nią, co może prowadzić do większej rotacji pracowników, gdy ci poszukują lepszych możliwości.

Dostępność wykwalifikowanej siły roboczej i zapotrzebowanie na konkretne stanowiska mogą wpływać na poziom retencji pracowników. Jeśli na konkurencyjnym rynku pracy jest ograniczona liczba ofert, wykwalifikowani pracownicy mogą odejść do firm oferujących lepsze warunki, jeśli uznają Twoje strategie zatrzymywania pracowników za niewystarczające.

Zmiany technologiczne wymagają od pracowników ciągłego doskonalenia swoich umiejętności, a jeśli nie zapewnisz odpowiednich możliwości szkoleń i rozwoju, pracownicy prawdopodobnie będą szukać ich gdzie indziej. Jeśli natomiast oferujesz dobrze uznane możliwości szkoleń i rozwoju – zwłaszcza wsparcie w zdobywaniu kwalifikacji zawodowych i akademickich – mogą one przyciągać osoby pragnące dołączyć do Twojej organizacji i w niej pozostać.

Wraz z rosnącym naciskiem na równowagę między pracą a życiem prywatnym oraz pracę zdalną, oczekiwania pracowników uległy zmianie. Firmy, które dostosują się do tych zmian i zaoferują ciekawe warunki pracy, mają większe szanse na zatrzymanie pracowników i powiększenie swojego zespołu.

Wszelkie zmiany w przepisach prawa, polityce podatkowej i stosunkach pracy mogą wpływać na retencję pracowników. Surowsze przepisy prawa pracy mogą poprawić bezpieczeństwo zatrudnienia, podczas gdy niekorzystne warunki podatkowe lub przepisy prawa pracy mogą skłaniać pracowników do odejścia z Twojej organizacji.

Zrozumienie wpływu czynników zewnętrznych może pomóc organizacji w opracowaniu bardziej odpornych strategii zatrzymywania pracowników, dzięki czemu będzie ona mogła łatwiej dostosowywać się do zmieniających się warunków.

Chociaż strategie zatrzymywania pracowników mogą znacząco poprawić satysfakcję z pracy i zmniejszyć rotację kadry, ich skuteczność ma swoje ograniczenia.

Mierzenie wpływu programu retencji pracowników jest niezbędne. Jeśli organizacja nie ma jasności co do korzyści, jakie przynosi program, oraz tego, jak dobrze jest on odbierany przez większość pracowników, nie będzie w stanie go dostosować i udoskonalić.  Należy wziąć pod uwagę następujące kluczowe wskaźniki efektywności:

Uczestnictwo

Jeśli posiadasz program uznania pracowników, śledź liczbę pracowników zaangażowanych w jego realizację i oceniaj, jak często pracownicy są doceniani.

Opinie pracowników

Za pomocą regularnych ankiet lub grup fokusowych mierz poziom zadowolenia pracowników z programu retencji.

Wskaźniki retencji

Monitoruj rotację pracowników przed wdrożeniem programu i po nim, aby ocenić jego skuteczność.

Wskaźniki wydajności

Programy retencji mogą prowadzić do poprawy wyników i większego zaangażowania, dlatego ważne są zmiany w produktywności, jakości pracy oraz innych wskaźnikach efektywności.

Miliony pracowników z różnych sektorów na całym świecie odeszły z pracy od czasu pandemii. Według badania przeprowadzonego przez Boston Consulting Group wśród ponad 11 000 pracowników w ośmiu krajach (Wielka Brytania, USA, Kanada, Francja, Niemcy, Australia, Japonia i Indie), ponad jedna czwarta (28%) planowała odejście z pracy w 2024 roku.

Liczne raporty dotyczące tak zwanej „Wielkiej Rezygnacji" wskazują na niewystarczające wynagrodzenia, ograniczone możliwości rozwoju zawodowego, słabą równowagę między pracą a życiem prywatnym, problemy zdrowotne oraz niezadowolenie z kadry zarządzającej jako główne przyczyny odchodzenia pracowników.

Wdrożenie dobrze zaplanowanej strategii zatrzymywania pracowników może ograniczyć odpływ talentów z Twojej organizacji, przynosząc wymierne korzyści finansowe poprzez zmniejszenie następujących skutków utraty wartościowych pracowników:

1. Redukcja kosztów:  Zastąpienie pracownika jest kosztowne – badania sugerują, że wiąże się to z wydatkiem wynoszącym od 15% do ponad 200% jego rocznego wynagrodzenia, nie licząc nakładu pracy związanego z poszukiwaniem, przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych, wdrażaniem i szkoleniem nowego pracownika.
2. Utrata wiedzy:  Gdy doświadczeni pracownicy odchodzą, zabierają ze sobą swoją wiedzę. Niewiele organizacji systematycznie gromadzi wiedzę instytucjonalną, tak aby była dostępna dla współpracowników lub nowych pracowników. Ta nieformalna wiedza przepada bezpowrotnie i może prowadzić do obniżenia produktywności oraz dezorientacji wśród pozostałych osób.
3. Obniżona produktywność: Szczególnie gdy stanowisko pozostaje nieobsadzone przez dłuższy czas. Inni pracownicy mogą przejąć dodatkowe obowiązki, jednak odbije się to negatywnie na nich samych, a ogólna wydajność spadnie. Osiągnięcie przez nowego pracownika pełnej produktywności również wymaga czasu – niektóre badania sugerują, że może to zająć od 1 do 2 lat.

Jeśli chcesz pozostać konkurencyjnym w coraz bardziej złożonym środowisku biznesowym, z pewnością będziesz potrzebować dobrze przemyślanej i elastycznej strategii angażowania pracowników.