Strategie voor personeelsbehoud

Een strategie voor het behoud van medewerkers bestaat niet op zichzelf. Hoewel die gericht is op het aantrekken van een eersteklas personeelsbestand, moet ze gepaard gaan met een passende bedrijfscultuur die, onder andere, de waarde van individuen erkent.

Een strategie voor het behoud van medewerkers is ontworpen om zoveel mogelijk ongepland personeelsverloop te voorkomen. Enig personeelsverloop is onvermijdelijk, omdat mensen organisaties om uiteenlopende redenen verlaten, zoals verhuizen als gevolg van veranderingen in persoonlijke omstandigheden.

Een goede strategie voor het behoud van medewerkers zal een positief effect hebben op het bedrijfsresultaat, omdat de organisatie tijd en geld bespaart op personeelsontwikkeling. Het is over het algemeen minder kostbaar om huidige medewerkers op te leiden en te ontwikkelen dan om nieuwe medewerkers te werven, te interviewen, aan te nemen en in te werken, die ook tijd nodig hebben om een goed prestatieniveau te bereiken.

Een effectieve strategie voor het behoud van medewerkers is veel meer dan mensen in de organisatie houden; ze speelt een fundamentele rol in het laten groeien en ontwikkelen van medewerkers, waardoor de organisatie haar doelstellingen kan bereiken.

De kosten van het verlies van medewerkers worden geschat op tussen de 6 en 9 maanden salaris. Als de medewerker van cruciaal belang is, kan hun vertrek gevolgen hebben voor de teamproductiviteit en het moreel van de medewerkers. De impact is nog groter als het de teamdynamiek en productiviteit zodanig beïnvloedt dat bredere aanpassingen noodzakelijk zijn.

Er is geen universele oplossing voor een strategie voor het behoud van medewerkers, hoewel ze allemaal hetzelfde doel hebben: het personeelsverloop minimaliseren.  De onderdelen van de strategie moeten specifiek voor de organisatie worden ontworpen, omdat elke organisatie een uniek personeelsbestand heeft.

Volgens een LinkedIn-onderzoek uit 2023 door Resume.AO heeft ConocoPhillips het hoogste personeelsbehoudpercentage van alle onderzochte organisaties, met een gemiddelde diensttijd van 10,6 jaar. Naast goede arbeidsvoorwaarden bieden zij ook universiteitsbeurzen aan om jong talent aan te trekken, evenals uitdagende en waardevolle projecten wereldwijd. Dit maakt hen een aantrekkelijke werkgever voor militaire veteranen die de overstap willen maken naar stabiel en interessant werk. 

Niet elke organisatie kan arbeidsvoorwaarden bieden zoals een organisatie als Conoco Phillips dat kan. Toch moeten organisaties in zeer competitieve markten, waar de zoektocht naar talent en de noodzaak om goede mensen te behouden cruciaal zijn, hun strategie voor personeelsbehoud meer dan ooit aanscherpen.

Het leiderschap van een organisatie speelt een cruciale rol bij het behouden van talent, zeker naarmate markten veranderen en organisaties zich ontwikkelen. Belangrijke factoren op leiderschapsniveau, zowel voor het aantrekken van nieuw talent als voor het behouden van het huidige personeelsbestand, zijn onder meer:-

Door transparant te zijn over de uitdagingen en veranderingen waarmee ze te maken hebben en hoe deze van invloed zullen zijn op de organisatie en haar medewerkers, kan het Leadership Team het vertrouwen vergroten en de onzekerheid verminderen.

Tegenwoordig willen veel medewerkers begrijpen wat het doel van hun werk is. Een duidelijk omschreven missie, een heldere visie en een goed uitgewerkte strategie voor het navigeren door marktveranderingen wekt vertrouwen en een gevoel van persoonlijke zingeving bij medewerkers.

Het tonen van begrip voor de zorgen en uitdagingen van medewerkers, door actief te luisteren en passende maatregelen te nemen, draagt in grote mate bij aan een positieve werkomgeving en aan de empowerment van medewerkers.

In alle organisaties, maar vooral in organisaties met een platte structuur, verhoogt het stimuleren van medewerkers om initiatieven te nemen en bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie het moreel en de betrokkenheid. Een belangrijk element hierbij is het in staat stellen van individuen om persoonlijke verantwoordelijkheid te nemen voor hun loopbaan, door kansen te bieden voor professionele ontwikkeling en groei.

Vooral in uitdagende tijden versterkt erkenning en waardering de loyaliteit en betrokkenheid bij de organisatie.

Leiders die aanpassingsvermogen, veerkracht en een positieve instelling tonen, kunnen hun team inspireren hetzelfde te doen, en dit gedrag bepaalt de toon voor de hele organisatie. Voor alle leiders is het van cruciaal belang dat hun woorden overeenkomen met hun gedrag. Effectief leiderschap tijdens moeilijke marktomstandigheden, wanneer mensen erover nadenken te vertrekken, versterkt de organisatie en bouwt veerkracht op, zodat de organisatie kan gedijen in een dynamische omgeving – wat leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid en een betere retentie.

Wij bieden een programma dat is ontworpen om uw people managers te transformeren en hun leiderschapskwaliteiten te versterken. Ontdek meer over Star Manager.

De twee fundamentele redenen waarom medewerkers een organisatie verlaten, zijn het zoeken naar betere kansen of betere werkomstandigheden.  Er zijn verschillende bekende redenen die ertoe leiden dat medewerkers vertrekken, waarvan de voornaamste zijn:- 

Een groot deel van het behoud van medewerkers bestaat uit het waarborgen dat de organisatie het juiste aantal medewerkers met de benodigde vaardigheden kan behouden. Het moet worden erkend dat organisaties soms bepaalde mensen om uiteenlopende redenen willen laten vertrekken, zoals veranderende marktomstandigheden, herstructurering of het verlies van een belangrijke klant. Wat de reden ook is, de beslissing over wie behouden wordt en wie de organisatie verlaat, moet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie, gebaseerd zijn op prestaties en voldoen aan de arbeidswetgeving.

Een goed doordachte strategie voor het behoud van medewerkers stelt de organisatie ook in staat om slecht presterende medewerkers op een gecontroleerde manier te laten uitstromen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het volgende: -

Het is essentieel om duidelijke en meetbare prestatie-indicatoren vast te stellen, zodat medewerkers begrijpen wat er van hen verwacht wordt en een manager objectieve beoordelingen over prestaties kan uitvoeren.

Door het aanbieden van trainings- en professionele ontwikkelingsmogelijkheden zijn medewerkers eerder geneigd te blijven dan te vertrekken, maar voor degenen die geen erkend professioneel niveau kunnen bereiken of een 'makkelijk leven' willen en van plan zijn zich op hun werk in te laten wiegen door routine, zijn ze wellicht beter af elders.

Een systeem van frequente en regelmatige (meer dan eens per jaar) feedback en evaluatie, waarbij de manager constructieve feedback kan geven, zal medewerkers stimuleren om zich te verbeteren en gefocust te blijven. Tegelijkertijd biedt het een basis voor het aanpakken van ondermaats presterende medewerkers.  Dit is rechtstreeks gekoppeld aan de behoefte aan duidelijke prestatie-indicatoren, zodat feedback op bewijzen gebaseerd en transparant kan zijn.

Deze zijn niet altijd financieel van aard, hoewel ze bonussen kunnen omvatten, maar ook publieke erkenning of publieke waardering en promoties spelen een rol. Een eenvoudig bedankje of een persoonlijke noot kan in veel gevallen veel meer waard zijn dan een financiële bonus.

Medewerkers moeten zich gewaardeerd en ondersteund voelen en werken in een cultuur waarin ze zich op hun gemak voelen om hun mening te uiten, anderen uit te dagen en waarbij hun standpunten worden gerespecteerd.

Duidelijke processen en procedures kunnen worden ingevoerd om prestaties te meten, ondermaatse prestaties kunnen worden gesignaleerd en aangepakt via aanvullende training met verbeterplannen, en uiteindelijk, indien nodig, een gestructureerde exitstrategie. Bovendien kan het meten van prestaties helpen om degenen te identificeren die uitblinken, zodat hun verdiensten erkend kunnen worden.

Begrijpen waarom medewerkers vertrekken is essentieel voor voortdurende verbetering.  Door exitgesprekken te voeren en die feedback te gebruiken om strategieën voor medewerkersbehoud te verbeteren, levert dit echte waarde op voor de organisatie.

Door na te denken over hoe deze elementen een krachtige en op maat gemaakte strategie voor medewerkersbehoud kunnen vormen — een strategie die voortdurend toptalent behoudt, opkomend talent ontwikkelt en ondermaatse prestaties op een eerlijke en gestructureerde manier aanpakt — wordt uw organisatie een zeer aantrekkelijke werkplek.

In de huidige zakelijke omgeving moeten organisaties hun personeelsstructuur aanpassen als reactie op marktkrachten. De aanpakken die veel organisaties hanteren, leiden tot effectieve strategieën voor het behoud van medewerkers.

Om concurrerend te blijven, investeren bedrijven in opleidingsprogramma's die de vaardigheden van hun bestaande medewerkers versterken. SFIA is een raamwerk dat gebruikt kan worden om de huidige vaardigheden van een medewerker in kaart te brengen en vervolgens te helpen bij het aanpakken van vaardigheidstekorten, zodat het personeel klaar is voor nieuwe technologieën en processen om in de toekomst effectiever te kunnen concurreren.  Professionele certificeringen spelen ook een sleutelrol bij het bieden van validatie en motivatie aan medewerkers.

Flexibele werkregelingen worden steeds belangrijker. Modellen zoals thuiswerken en hybride werken trekken talent aan en helpen het te behouden.  Deze flexibiliteit verhoogt de medewerkerstevredenheid en productiviteit en zal de komende jaren waarschijnlijk aan belang winnen. Hoewel organisaties oplossingen zullen moeten vinden voor de uitdaging om creativiteit en innovatie te stimuleren.

Om concurrerend te blijven, verminderen veel organisaties managementlagen en bouwen ze projectteams op om de wendbaarheid en snelheid van besluitvorming te vergroten. Deze managementstructuur creëert een meer collaboratieve omgeving en stelt medewerkers in staat om, als ze dat willen, meer verantwoordelijkheid op zich te nemen.

Organisaties besteden niet-kernactiviteiten uit en implementeren automatisering voor repetitieve taken. Dit verlaagt de kosten en verhoogt de efficiëntie, terwijl het vaste personeel zich kan richten op meer strategische, waardevolle activiteiten. Wel moeten we waken voor een mogelijke afname van de betrokkenheid tussen teams.

Initiatieven kunnen leiden tot een innovatievere en aanpasbaardere werkkracht. Door actief te streven naar een divers talentenbestand zal de organisatie profiteren van uiteenlopende perspectieven, creatievere ideeën en een sterkere concurrentiepositie op de markt.

Door ondersteuning te bieden op gebieden zoals geestelijke gezondheid, stressmanagement en gezondheidszorg toont een organisatie haar betrokkenheid bij het welzijn van medewerkers, wat wordt beloond met een hogere medewerkerstevredenheid en meer medewerkersbetrokkenheid.

Crossfunctionele teams die zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen en aan specifieke projecten kunnen werken, kunnen organisaties helpen om snel in te spelen op marktvragen en bieden mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, met name binnen een organisatie met een platte structuur.

Veel toonaangevende organisaties hebben uitgebreide initiatieven geïntroduceerd om medewerkers te behouden en te ontwikkelen voor de toekomst. Als u uw sleutelpersoneel wilt behouden en mensen met de vaardigheden die nodig zijn om te concurreren in uw markt wilt aantrekken, zou u een aantal of al de bovenstaande strategieën moeten overwegen.

Het ontwerpen van een strategie voor het behoud van medewerkers verschilt niet van elk ander bedrijfsveranderprogramma. Het omvat de volgende 7 stappen: -

1. Doelstellingen bepalen – definieer duidelijk wat u met uw programma wilt bereiken. Dit kan niet alleen het verminderen van personeelsverloop omvatten, maar ook het verhogen van het moreel en het verbeteren van de productiviteit.
2. Criteria ontwikkelen – dit zorgt ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de doelstellingen van het programma en kan een focus omvatten op teamwork, innovatie, uitstekende klantenservice en uitstekende prestaties.
3. Erkenningsvormen vastleggen – deze kunnen monetaire en niet-monetaire beloningen omvatten, dus het is nuttig om na te denken over een mix van formele beloningen, publieke erkenning en ook informele waardering binnen de organisatie.
4. Medewerkers betrekken – betrek medewerkers bij het ontwerp van het programma door binnen het bedrijf enkele adviesgroepen op te zetten die feedback kunnen geven over de soorten erkenning die zij het meest waarderen, evenals manieren waarop medewerkers hun collega's kunnen nomineren.
5. Het programma communiceren – communiceer de details van het programma duidelijk aan alle medewerkers via traditionele kanalen zoals e-mails, vergaderingen en interne nieuwsbrieven, maar ook via interessante benaderingen die beter aansluiten bij uw organisatie.
6. Implementeren en monitoren – lanceer het programma en monitor de effectiviteit ervan door feedback te verzamelen en waar nodig aanpassingen te doen om het programma effectief en relevant te houden.
7. Successen vieren – door verhalen te delen of medewerkers te erkennen voor de impact van hun bijdrage.  Dit moet helpen om het enthousiasme en de betrokkenheid bij het programma te behouden.

Externe factoren kunnen een aanzienlijke invloed hebben op het behoud van medewerkers. Hoewel deze buiten de controle van de organisatie vallen, moet worden nagedacht over hoe de organisatie hierop kan inspelen. Enkele belangrijke externe factoren die het behoud van medewerkers kunnen beïnvloeden zijn:-

In economische neergang of recessies kan het noodzakelijk zijn om de werving te beperken, een ontslagprogramma in te voeren of andere bezuinigingen door te voeren die van invloed zijn op de baanzekerheid en het moreel van medewerkers. Omgekeerd kan een bloeiende economie de werkgelegenheid binnen uw organisatie en daarbuiten vergroten, wat kan leiden tot een hoger personeelsverloop doordat medewerkers op zoek gaan naar betere kansen.

De beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel en de vraag naar specifieke functies kunnen de retentie beïnvloeden. Als er in een competitieve arbeidsmarkt slechts een beperkt aantal mogelijkheden beschikbaar is, kunnen gekwalificeerde medewerkers vertrekken voor betere arbeidsvoorwaarden als uw retentiestrategieën als ontoereikend worden beschouwd.

Technologische veranderingen vereisen dat werknemers voortdurend hun vaardigheden bijscholen, en als u niet zorgt voor voldoende opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, zullen werknemers deze waarschijnlijk elders zoeken. Als u wel beschikt over goed erkende opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden — met name ondersteuning voor professionele en academische kwalificaties — kunnen deze een grote aantrekkingskracht uitoefenen op mensen die uw organisatie willen komen versterken én er willen blijven werken.

Met de toenemende nadruk op werk-privébalans en thuiswerken zijn de verwachtingen van medewerkers veranderd. Bedrijven die zich aanpassen aan deze veranderingen en interessant werk bieden, zullen waarschijnlijk medewerkers behouden en hun personeelsbestand uitbreiden.

Wijzigingen in wetgeving, belastingbeleid en arbeidsverhoudingen kunnen van invloed zijn op het behoud van medewerkers. Strengere arbeidswetgeving kan de baanzekerheid verbeteren, terwijl ongunstige belastingcondities of arbeidswetten ertoe kunnen leiden dat medewerkers uw organisatie willen verlaten.

Inzicht in de impact van externe factoren kan de organisatie helpen bij het ontwikkelen van veerkrachtigere strategieën voor het behoud van medewerkers, zodat zij zich gemakkelijker kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Hoewel strategieën voor personeelsbehoud de werktevredenheid aanzienlijk kunnen verbeteren en het personeelsverloop kunnen verminderen, zijn er grenzen aan de effectiviteit ervan.

Het meten van de impact van een medewerkersbehoudprogramma is essentieel. Tenzij de organisatie duidelijk zicht heeft op de voordelen die het oplevert en hoe goed het ontvangen wordt door de meerderheid van de medewerkers, zal zij het programma niet kunnen aanpassen en verfijnen.  De volgende key performance indicators dienen te worden overwogen:-

Participatie

Als u een medewerkerserkenningsprogramma heeft, houd dan bij hoeveel medewerkers eraan deelnemen en beoordeel hoe vaak mensen erkend worden.

Feedback van medewerkers

Peil via regelmatige enquêtes of focusgroepen de tevredenheid van medewerkers over het behoudprogramma.

Retentiepercentages

Monitor het personeelsverloop voor en na de implementatie van het programma om de effectiviteit ervan te bepalen.

Prestatie-indicatoren

Behoudprogramma's kunnen leiden tot verbeterde prestaties en meer betrokkenheid, waardoor veranderingen in productiviteit, werkkwaliteit en andere prestatie-indicatoren belangrijk zijn.

Miljoenen werknemers uit verschillende sectoren wereldwijd hebben hun baan opgezegd sinds de pandemie. Volgens een onderzoek van de Boston Consulting Group onder meer dan 11.000 werknemers in acht landen (het VK, de VS, Canada, Frankrijk, Duitsland, Australië, Japan en India) was meer dan een kwart (28%) van plan om in 2024 van baan te veranderen.

Talloze rapporten over dit zogenaamde 'Groot Ontslag' wijzen op ontoereikende salarissen, beperkte loopbaanontwikkeling, een slechte werk-privébalans, gezondheidsproblemen en ontevredenheid over het management als enkele van de redenen waarom medewerkers vertrekken.

Het invoeren van een goed doordachte strategie voor personeelsbehoud kan de uitstroom van talent uit uw organisatie afremmen en direct bijdragen aan uw bedrijfsresultaat door de volgende gevolgen van het verlies van getalenteerde medewerkers te beperken:-

1. Vermindering van kosten:  Het vervangen van medewerkers is kostbaar; onderzoeken suggereren dat dit ergens tussen de 15% en meer dan 200% van het salaris van een medewerker kost, plus de inspanning die gepaard gaat met het zoeken, interviewen, inwerken en opleiden van een nieuwe medewerker.
2. Verlies van kennis:  Wanneer ervaren medewerkers vertrekken, nemen zij hun kennis mee. Weinig organisaties leggen institutionele kennis vast zodat deze beschikbaar is voor collega's of nieuwe medewerkers. Deze impliciete kennis gaat voor altijd verloren en kan leiden tot lage productiviteit en verwarring bij de achterblijvers.
3. Verminderde productiviteit: Vooral wanneer een functie langere tijd onvervuld blijft.  Andere medewerkers kunnen het werk overnemen, maar dit heeft een negatieve impact op hen en de algehele productiviteit zal dalen. Het duurt bovendien enige tijd voordat een nieuwe medewerker op maximaal productiviteitsniveau functioneert; sommige onderzoeken suggereren dat dit 1 tot 2 jaar kan duren.

Als u wilt blijven concurreren in de steeds complexer wordende zakelijke omgeving, heeft u onmiskenbaar een goed doordachte en aanpasbare strategie voor medewerkersbetrokkenheid nodig.