Cos'è il ciclo di vita di un progetto?

I progetti si differenziano dalle attività quotidiane di routine: per natura sono più rischiosi rispetto alle attività ordinarie e consolidate, e spesso traggono vantaggio da un approccio su misura nella gestione del lavoro che comportano.

Un progetto ha generalmente un ciclo di vita che inizia dall'avvio e prosegue fino alla sua conclusione. Man mano che il progetto avanza nel suo ciclo di vita, il focus del lavoro cambia: dalla fase iniziale di analisi delle motivazioni e della necessità dell'investimento, alla definizione e pianificazione dettagliata delle attività richieste, fino alla realizzazione degli output e alla chiusura finale del progetto.

Il ciclo di vita del progetto è un modo per osservare un progetto dall'inizio alla conclusione. Suddividere un progetto in fasi distinte aiuta i project manager e gli altri soggetti coinvolti a concentrarsi su ciò che è più importante in un determinato momento. Ad esempio, nella fase iniziale il progetto si focalizza sul verificare che l'idea di investimento sia solida, coerente con la strategia complessiva e degna di un'analisi più approfondita. Passando a una definizione e pianificazione più dettagliata, l'attenzione si sposta sull'assicurarsi che il progetto poggi su basi solide e abbia stabilito una governance e dei controlli chiari ed efficaci. Nella fase di consegna dei prodotti del progetto, è fondamentale garantire che gli output giusti vengano realizzati con la qualità richiesta, che i progressi rimangano in linea con il piano e che rischi e problemi vengano risolti. Nella fase conclusiva, invece, il focus è sul chiudere i dettagli in sospeso, assicurarsi che i prodotti realizzati siano stati consegnati alle aree operative e riflettere sulle lezioni apprese per miglioramenti che possano essere trasmessi a vantaggio dei progetti futuri.

Ciclo di vita lineare

Un ciclo di vita di progetto lineare (noto anche come approccio "waterfall") definisce e stabilisce l'ambito e i requisiti nelle fasi iniziali del progetto, consegnando i prodotti attraverso una serie di fasi sequenziali. Poiché l'ambito e la qualità vengono fissati nella fase iniziale del progetto, i tempi e i costi vengono solitamente modulati in modo da rispettare i requisiti entro tali vincoli.

Ciclo di vita iterativo

Un ciclo di vita iterativo (noto anche come approccio "agile") definisce e stabilisce i tempi e i costi disponibili per il progetto. I prodotti vengono consegnati in modo iterativo, con ambito e qualità adattati per rientrare nei vincoli di tempo e costo.

Approccio ibrido

Un ciclo di vita ibrido include elementi sia degli approcci lineari che di quelli iterativi. Alcune fasi del progetto (ad es. la progettazione del prodotto) possono essere più adatte a un approccio incrementale, in particolare nelle fasi iniziali del progetto, mentre altre (ad es. la consegna del prodotto) possono beneficiare di un approccio lineare sequenziale.

Praxis è un framework gratuito e partecipativo per la gestione dei progetti, dei programmi e dei portfolio. Al centro di Praxis si trova un ciclo di vita del progetto che può essere adattato a diversi tipi di progetti, siano essi semplici o complessi, gestiti come iniziative autonome o come parte di un programma più ampio. Per introdurre il ciclo di vita di Praxis, ipotizzeremo di avviare un progetto semplice in cui ogni fase si sussegue consecutivamente alla precedente.

Fase di identificazione

L'obiettivo di questa fase è esplorare un'idea iniziale, svilupparla in una bozza di alto livello del progetto e valutare se il concept iniziale sia concretamente fattibile e quindi valga la pena approfondirlo. Ogni progetto prende avvio da un mandato – l'idea iniziale – e la fase di identificazione lo recepisce e lo formalizza in una giustificazione di alto livello del progetto, denominata brief. Questa fase identifica anche le attività necessarie per svolgere le analisi e le pianificazioni più dettagliate richieste nella fase successiva, documentate nel piano di definizione.

Il brief e il piano di definizione costituiscono insieme la base su cui decidere se procedere o meno alla fase successiva del ciclo di vita, in cui il lavoro necessario per realizzare il progetto verrà definito in maggiore dettaglio. Al termine di questa fase è previsto un gate, ovvero un punto decisionale in cui si stabilisce se il progetto debba proseguire verso la fase successiva.

Fase di definizione

Questa fase è incentrata sulla costruzione di solide fondamenta per il progetto. Il suo scopo è sviluppare un quadro più dettagliato di ciò che il progetto deve produrre, del lavoro richiesto per la realizzazione e delle modalità di gestione del progetto, al fine di determinare se procedere con la consegna.

È in questa fase che viene definito il perimetro del progetto e che il lavoro viene pianificato, schedulato e preventivato; la giustificazione del progetto (con il confronto tra costi, benefici e rischi) viene documentata nel business case. Al termine di questa fase si trova un ulteriore punto decisionale, in cui la documentazione pertinente costituisce la base per autorizzare la consegna del progetto.

Fase di realizzazione

In questa fase i piani vengono eseguiti e i prodotti consegnati. Ciò comporta l'autorizzazione delle attività da svolgere e l'accettazione dei prodotti man mano che vengono completati, il monitoraggio dell'avanzamento rispetto ai piani e l'adozione di azioni correttive quando necessario per mantenere il progetto in linea, la reportistica e la comunicazione con gli stakeholder, nonché la gestione o l'escalation delle problematiche che si presentano.

Chiusura

Al termine del progetto è fondamentale chiudere le attività in modo controllato e assicurarsi che tutti i dettagli in sospeso vengano risolti. Questa fase prevede di verificare che tutti i prodotti siano stati consegnati e accettati dalle aree operative competenti, che le eventuali questioni aperte siano state assegnate per una risoluzione futura, che il progetto venga analizzato per trarne insegnamenti e miglioramenti da trasferire ad altri progetti futuri, e che le risorse – come personale o attrezzature – vengano smobilitate.

Il ciclo di vita del progetto aiuta i project manager a concentrarsi sugli aspetti più importanti nelle diverse fasi di realizzazione. Se vuoi saperne di più, visita il sito web del Praxis Framework dove troverai una vasta gamma di risorse gratuite disponibili.