Co to jest cykl życia projektu?

Projekty różnią się od rutynowych, codziennych zadań – z natury wiążą się z większym ryzykiem niż stabilna, standardowa działalność operacyjna i często wymagają dostosowanego podejścia do zarządzania związanymi z nimi pracami.

Projekt ma zazwyczaj określony cykl życia, który rozpoczyna się wraz z jego początkiem i trwa aż do zakończenia. W miarę jak projekt przechodzi przez kolejne etapy swojego cyklu, zmienia się obszar wykonywanych prac: od początkowego kroku polegającego na zbadaniu czynników inicjujących i potrzeby inwestycji, przez szczegółowe definiowanie i planowanie wymaganych działań, aż po dostarczanie rezultatów i ostateczne zamknięcie projektu.

Cykl życia projektu to sposób postrzegania projektu przez pryzmat jego przebiegu – od rozpoczęcia do zakończenia. Podział projektu na różne etapy pomaga kierownikom projektów i innym osobom skupić się na kwestiach istotnych w danym momencie. Na przykład na początku cyklu życia projektu uwaga koncentruje się na upewnieniu się, że pomysł inwestycyjny jest zasadny, wpisuje się w ogólną strategię i wart jest szczegółowego zbadania. W miarę przechodzenia do bardziej szczegółowego definiowania i planowania, fokus przesuwa się na zapewnienie, że projekt opiera się na solidnych podstawach oraz że ustanowiono jasne i skuteczne zasady zarządzania i kontroli. Gdy produkty projektu są dostarczane, ważne jest zapewnienie, że tworzone są właściwe rezultaty o odpowiedniej jakości, że postęp prac przebiega zgodnie z planem, a ryzyka i problemy są na bieżąco rozwiązywane. Na zakończenie projektu uwaga skupia się na domknięciu wszelkich otwartych kwestii, upewnieniu się, że wytworzone produkty zostały przekazane obszarom operacyjnym, oraz na refleksji nad wnioskami dotyczącymi usprawnień, które można przekazać z korzyścią dla przyszłych projektów.

Liniowy cykl życia projektu

Liniowy cykl życia projektu (znany również jako podejście „kaskadowe") zakłada wczesne zdefiniowanie i ustalenie zakresu oraz wymagań, a produkty są dostarczane w ramach kolejno następujących po sobie faz. Ponieważ zakres i jakość są określane na wczesnym etapie projektu, czas i koszty są zazwyczaj elastycznie dostosowywane, aby spełnić wymagania w tych ramach.

Iteracyjny cykl życia projektu

Iteracyjny cykl życia projektu (znany również jako podejście „zwinne") zakłada wczesne ustalenie dostępnego czasu i budżetu. Produkty są dostarczane iteracyjnie, a zakres i jakość są elastycznie dostosowywane, aby zmieścić się w określonych ramach czasowych i finansowych.

Podejście hybrydowe

Hybrydowy cykl życia projektu łączy elementy podejścia liniowego i iteracyjnego. Niektóre fazy projektu (np. projektowanie produktu) mogą lepiej sprawdzać się w modelu przyrostowym, zwłaszcza na wczesnych etapach projektu, podczas gdy inne (np. dostarczanie produktu) mogą zyskać na zastosowaniu sekwencyjnego podejścia liniowego.

Praxis to bezpłatna, tworzona przez społeczność platforma do zarządzania projektami, programami i portfelami. Sercem Praxis jest cykl życia projektu, który można dostosować do różnych typów projektów – zarówno prostych, jak i złożonych, realizowanych samodzielnie lub w ramach szerszego programu. Aby przybliżyć cykl życia projektu w Praxis, przyjmiemy, że przystępujemy do prostego projektu, w którym każdy krok wynika bezpośrednio z poprzedniego.

Faza identyfikacji

Celem tej fazy jest zbadanie wstępnego pomysłu, rozwinięcie go do postaci ogólnego zarysu projektu oraz ocena, czy wczesna koncepcja ma szansę być wykonalna i tym samym warta dalszego zgłębiania. Każdy projekt uruchamiany jest przez mandat – czyli wstępny pomysł – a faza identyfikacji przekształca go w ogólne uzasadnienie projektu, zwane briefem. W tej fazie określa się również zakres prac niezbędnych do przeprowadzenia bardziej szczegółowych działań planistycznych i analitycznych w kolejnej fazie, co zostaje udokumentowane w planie definicji.

Brief oraz plan definicji stanowią łącznie podstawę do podjęcia decyzji, czy przejść do kolejnej fazy cyklu życia, w której szczegółowo zostanie określony zakres prac potrzebnych do realizacji projektu. Na końcu tej fazy znajduje się brama decyzyjna, w której rozstrzyga się, czy projekt powinien przejść do następnego etapu.

Faza definicji

Faza ta skupia się na stworzeniu solidnych fundamentów projektu. Jej celem jest wypracowanie bardziej szczegółowego obrazu tego, co projekt powinien wytworzyć, jakie prace są związane z jego realizacją oraz jak należy nim zarządzać – po to, aby móc zdecydować, czy przystąpić do wdrożenia.

To właśnie tutaj definiuje się zakres projektu, planuje, harmonogramuje i wycenia prace, a uzasadnienie projektu (obejmujące porównanie kosztów, korzyści i ryzyk) dokumentuje się w studium wykonalności (business case). Na końcu tej fazy znajduje się kolejny punkt decyzyjny, w którym odpowiednia dokumentacja stanowi podstawę do zatwierdzenia realizacji projektu.

Faza realizacji

W tej fazie plany są wdrażane, a produkty dostarczane. Obejmuje to zlecanie prac do wykonania i odbiór produktów po ich ukończeniu, monitorowanie postępów w stosunku do planów i podejmowanie działań korygujących w razie potrzeby, aby utrzymać właściwy kurs, raportowanie i komunikację z interesariuszami oraz rozwiązywanie pojawiających się problemów lub eskalowanie ich do odpowiednich osób.

Zamknięcie

Po zakończeniu projektu istotne jest kontrolowane zamknięcie wszystkich spraw i dopilnowanie, aby nie pozostały żadne nierozwiązane kwestie. Faza ta obejmuje upewnienie się, że wszystkie produkty zostały przekazane i odebrane przez właściwe obszary operacyjne, że wszelkie niezakończone sprawy mają wyznaczone miejsce do późniejszego rozstrzygnięcia, że projekt zostaje poddany przeglądowi pod kątem wniosków i usprawnień, które można przekazać innym projektom w przyszłości, oraz że zasoby – takie jak ludzie czy sprzęt – zostają zwolnione.

Cykl życia projektu pomaga kierownikom projektów skupić się na sprawach istotnych na różnych etapach realizacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę Praxis Framework, gdzie dostępnych jest wiele bezpłatnych zasobów.