Wat is een projectlevenscyclus?

Projecten verschillen van dagelijkse routinetaken – projecten zijn van nature risicovoller dan stabiele, reguliere bedrijfsactiviteiten en profiteren vaak van een op maat gemaakte aanpak voor het beheren van het betrokken werk.

Een project heeft doorgaans een levenscyclus die begint bij de start van het project en doorloopt tot aan het einde. Naarmate het project zich door zijn levenscyclus beweegt, verschuift de focus van het werk: van de eerste stap waarbij de drijfveren en de noodzaak van de investering worden onderzocht, vervolgens het gedetailleerder definiëren en plannen van het vereiste werk, tot het opleveren van de resultaten en ten slotte het afsluiten van het project.

De projectlevenscyclus is een manier om een project van begin tot einde te bekijken. Door een project op te splitsen in verschillende stappen kunnen projectmanagers en anderen zich richten op de zaken die op een bepaald moment van belang zijn. Aan het begin van de levenscyclus richt het project zich er bijvoorbeeld op om te controleren of het investeringsidee solide is, aansluit bij de algehele strategie en de moeite waard is om nader te onderzoeken. Naarmate het project overgaat naar een meer gedetailleerde definitie en planning, verschuift de focus naar het waarborgen dat het project op stevige fundamenten is gebouwd en dat er een duidelijk en effectief bestuur en adequate beheersmaatregelen zijn vastgesteld. Wanneer de projectproducten worden opgeleverd, is het belangrijk om te zorgen dat de juiste resultaten met de juiste kwaliteit worden gecreëerd, dat de voortgang op schema blijft en dat risico's en problemen worden opgelost. En aan het einde van het project ligt de focus op het afronden van openstaande punten, het zorgen dat de opgeleverde producten zijn overgedragen aan de operationele afdelingen, en het reflecteren op leerpunten voor verbeteringen die kunnen worden doorgegeven om toekomstige projecten te ondersteunen.

Lineaire levenscyclus

Een lineaire projectlevenscyclus (ook wel bekend als een 'waterval'-aanpak) definieert en fixeert de scope en vereisten vroeg in het project en levert producten op via een reeks opeenvolgende fasen. Omdat de scope en kwaliteit vroeg in het project worden vastgelegd, worden tijd en kosten doorgaans flexibel gehouden om de vereisten binnen deze beperkingen te kunnen realiseren.

Iteratieve levenscyclus

Een iteratieve levenscyclus (ook wel bekend als een 'agile'-aanpak) definieert en fixeert de beschikbare tijd en kosten voor het project. Producten worden iteratief opgeleverd en de scope en kwaliteit worden flexibel gehouden om binnen de tijd- en kostenbeperkingen te kunnen leveren.

Hybride aanpak

Een hybride levenscyclus omvat elementen van zowel lineaire als iteratieve benaderingen. Sommige fasen van het project (bijv. productontwerp) lenen zich mogelijk beter voor een incrementele aanpak, met name in de vroege stadia van het project, terwijl andere fasen (bijv. productoplevering) kunnen profiteren van een sequentiële lineaire aanpak.

Praxis is een gratis, community-gedreven raamwerk voor het beheren van projecten, programma's en portfolio's. De kern van Praxis wordt gevormd door een projectlevenscyclus die kan worden aangepast voor gebruik bij verschillende soorten projecten, of ze nu eenvoudig of complex zijn, als zelfstandige initiatieven worden uitgevoerd of als onderdeel van een breder programma. Om de Praxis-levenscyclus te introduceren, gaan we ervan uit dat we beginnen aan een eenvoudig project waarbij elke stap opeenvolgend voortbouwt op de vorige.

Identificatiefase

Het doel van deze fase is om een eerste idee te verkennen, dit uit te werken tot een globaal overzicht van een project en te beoordelen of het vroege concept haalbaar lijkt en daardoor de moeite waard is om nader te onderzoeken. Elk project wordt aangestuurd door een opdracht – het initiële idee – en de identificatiefase neemt dit als uitgangspunt en formaliseert het in een onderbouwing op hoofdlijnen voor het project, de zogenaamde projectbrief. In deze fase wordt ook het werk geïdentificeerd dat nodig is voor de meer gedetailleerde plannings- en onderzoeksactiviteiten in de volgende fase, en dit wordt vastgelegd in het definitieplan.

Samen vormen de projectbrief en het definitieplan de basis voor de beslissing of al dan niet wordt overgegaan naar de volgende fase van de levenscyclus, waarin het werk dat nodig is om het project te realiseren nader wordt uitgewerkt. Aan het einde van deze fase is er een beslismoment, waarbij wordt bepaald of het project al dan niet doorgaat naar de volgende fase.

Definitiefase

Deze fase richt zich op het leggen van een stevige basis voor het project. Het doel is om een gedetailleerder beeld te ontwikkelen van wat het project moet opleveren, welk werk er bij de uitvoering komt kijken en hoe het project beheerd moet worden, om te bepalen of het project naar de uitvoeringsfase kan gaan.

Hier wordt de scope van het project bepaald en het werk gepland, ingepland en begroot, en de onderbouwing voor het project (waarbij kosten, baten en risico's worden afgewogen) vastgelegd in een businesscase. Aan het einde van deze fase is er opnieuw een beslismoment waarbij de relevante documentatie dient als basis om de uitvoering van het project te autoriseren.

Uitvoeringsfase

In deze fase worden plannen uitgevoerd en producten opgeleverd. Dit omvat het autoriseren van uit te voeren werkzaamheden en het accepteren van producten zodra deze gereed zijn, het bewaken van de voortgang ten opzichte van de plannen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig om op koers te blijven, het rapporteren en communiceren met stakeholders, en het oplossen of escaleren van problemen zodra deze zich voordoen.

Afsluiting

Aan het einde van het project is het belangrijk om alles op een gecontroleerde manier af te ronden en ervoor te zorgen dat alle losse eindjes worden weggewerkt. In deze fase wordt gecontroleerd of alle producten zijn overgedragen aan en geaccepteerd door de relevante operationele afdelingen, worden eventuele openstaande punten toegewezen voor latere afhandeling, wordt het project geëvalueerd op leerpunten en verbeteringen die kunnen worden doorgegeven om toekomstige projecten te ondersteunen, en worden middelen zoals mensen of materieel afgebouwd.

De projectlevenscyclus helpt projectmanagers om zich te concentreren op de dingen die belangrijk zijn in de verschillende fasen van de uitvoering. Als u meer wilt weten, ga dan naar de website van het Praxis Framework waar een schat aan gratis bronnen beschikbaar is.