Was ist ein Projektlebenszyklus?

Projekte unterscheiden sich von routinemäßigen Alltagsaufgaben – Projekte sind von Natur aus mit mehr Risiken verbunden als stabile, gewöhnliche Geschäftsaktivitäten und profitieren häufig von einem maßgeschneiderten Ansatz zur Steuerung der damit verbundenen Arbeit.

Ein Projekt hat in der Regel einen Lebenszyklus, der mit dem Projektbeginn startet und bis zu seinem Abschluss andauert. Im Verlauf des Projekts verändert sich der Arbeitsschwerpunkt: angefangen mit dem ersten Schritt der Untersuchung der Treiber und des Bedarfs für die Investition, über die detailliertere Definition und Planung der erforderlichen Arbeiten bis hin zur Lieferung der Ergebnisse und schließlich dem Projektabschluss.

Der Projektlebenszyklus ist eine Betrachtungsweise, die ein Projekt von Beginn bis zur Fertigstellung in seiner gesamten Laufzeit erfasst. Die Aufteilung eines Projekts in verschiedene Phasen hilft Projektleitern und anderen Beteiligten, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt wichtig sind. Zu Beginn seines Lebenszyklus beispielsweise liegt der Fokus des Projekts darauf, sicherzustellen, dass die Investitionsidee tragfähig ist, zur Gesamtstrategie passt und eine detailliertere Untersuchung rechtfertigt. Mit dem Übergang zur detaillierteren Definition und Planung verlagert sich der Schwerpunkt darauf, sicherzustellen, dass das Projekt auf einem soliden Fundament aufbaut und über eine klare und wirksame Governance sowie entsprechende Kontrollmechanismen verfügt. Während die Projektergebnisse geliefert werden, ist es wichtig sicherzustellen, dass die richtigen Ergebnisse in der erforderlichen Qualität erstellt werden, der Fortschritt im Plan bleibt und Risiken sowie Probleme gelöst werden. Am Ende des Projekts liegt der Fokus schließlich darauf, offene Punkte abzuschließen, sicherzustellen, dass die erstellten Produkte an die operativen Bereiche übergeben wurden, und Lehren für Verbesserungen zu ziehen, die künftigen Projekten zugutekommen können.

Linearer Lebenszyklus

Ein linearer Projektlebenszyklus (auch als „Wasserfall"-Ansatz bekannt) legt Umfang und Anforderungen früh im Projekt fest und liefert seine Ergebnisse in einer Reihe aufeinanderfolgender Phasen. Da Umfang und Qualität früh im Projekt festgelegt werden, werden Zeit und Kosten in der Regel angepasst, um die Anforderungen innerhalb dieser Rahmenbedingungen zu erfüllen.

Iterativer Lebenszyklus

Ein iterativer Lebenszyklus (auch als „agiler" Ansatz bekannt) legt die für das Projekt verfügbare Zeit und die Kosten fest. Ergebnisse werden iterativ geliefert, wobei Umfang und Qualität angepasst werden, um innerhalb der Zeit- und Kostenvorgaben zu bleiben.

Hybridansatz

Ein hybrider Lebenszyklus umfasst Elemente sowohl linearer als auch iterativer Ansätze. Einige Projektphasen (z. B. Produktdesign) können sich besser für einen inkrementellen Ansatz eignen, insbesondere in den frühen Projektphasen, während andere (z. B. Produktlieferung) von einem sequenziellen linearen Ansatz profitieren können.

Praxis ist ein kostenloses, gemeinschaftlich getragenes Framework für das Projektmanagement, die Programmsteuerung und das Portfoliomanagement. Im Mittelpunkt von Praxis steht ein Projektlebenszyklus, der an verschiedene Projekttypen angepasst werden kann – ob einfach oder komplex, als eigenständige Initiative oder als Teil eines übergeordneten Programms. Um den Praxis-Lebenszyklus vorzustellen, gehen wir davon aus, dass wir ein einfaches Projekt beginnen, bei dem jeder Schritt aufeinander aufbaut.

Identifizierungsphase

Ziel dieser Phase ist es, eine erste Idee zu erkunden, sie zu einem übergeordneten Projektentwurf weiterzuentwickeln und zu beurteilen, ob das frühe Konzept voraussichtlich umsetzbar und damit einer eingehenderen Untersuchung wert ist. Jedes Projekt wird durch ein Mandat – die ursprüngliche Idee – ausgelöst. Die Identifizierungsphase greift dieses Mandat auf und formalisiert es in einer übergeordneten Projektbegründung, dem sogenannten Projektauftrag (Brief). In dieser Phase wird außerdem der Arbeitsaufwand für die detaillierteren Planungs- und Untersuchungsaktivitäten der nächsten Phase ermittelt, der im Definitionsplan dokumentiert wird.

Projektauftrag und Definitionsplan bilden gemeinsam die Grundlage für die Entscheidung, ob zur nächsten Phase des Lebenszyklus übergegangen werden soll, in der die für die Projektdurchführung erforderlichen Arbeiten detaillierter festgelegt werden. Am Ende dieser Phase steht ein Gate, an dem entschieden wird, ob das Projekt in die nächste Phase übergeht.

Definitionsphase

Diese Phase konzentriert sich auf die Schaffung einer soliden Grundlage für das Projekt. Sie zielt darauf ab, ein detaillierteres Bild davon zu entwickeln, was das Projekt liefern muss, welche Arbeiten für die Umsetzung erforderlich sind und wie das Projekt gesteuert werden soll – um zu bestimmen, ob es in die Umsetzungsphase übergehen sollte.

Hier werden der Projektumfang definiert, die Arbeit geplant, terminiert und kalkuliert sowie die Projektbegründung (einschließlich eines Vergleichs von Kosten, Nutzen und Risiken) in einem Business Case dokumentiert. Am Ende dieser Phase folgt ein weiterer Entscheidungspunkt, an dem die relevante Dokumentation als Grundlage für die Freigabe der Projektdurchführung dient.

Umsetzungsphase

In dieser Phase werden Pläne ausgeführt und Ergebnisse geliefert. Dazu gehören die Freigabe von Arbeitsaufträgen und die Abnahme fertiggestellter Ergebnisse, die Fortschrittskontrolle anhand der Pläne sowie gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen zur Kurskorrektur, die Berichterstattung und Kommunikation mit Stakeholdern sowie die Lösung oder Eskalation von Problemen, sobald diese auftreten.

Abschluss

Am Ende des Projekts ist es wichtig, die Dinge geordnet abzuschließen und sicherzustellen, dass alle offenen Punkte bereinigt werden. In dieser Phase wird sichergestellt, dass alle Ergebnisse an die zuständigen Betriebsbereiche übergeben und von diesen abgenommen wurden, offene Punkte einer zuständigen Stelle zur späteren Klärung zugewiesen wurden, das Projekt im Hinblick auf Lessons Learned und Verbesserungen ausgewertet wurde, die anderen Projekten zugutekommen können, und Ressourcen wie Personal oder Ausrüstung demobilisiert wurden.

Der Projektlebenszyklus hilft Projektmanagern, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die in den verschiedenen Phasen der Umsetzung wichtig sind. Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie die Website des Praxis Framework, wo eine Vielzahl kostenloser Ressourcen zur Verfügung steht.