Korzyści z umiejętności facylitacji

Często zadają mi pytanie: „Co robisz?" Żeby odpowiedzieć w sposób, który będzie dla nich zrozumiały, zwykle pytam: „A ty co robisz?", żebym mogła powiązać „Facylitację" z ich światem. Następnie biorę coś z ich życia organizacyjnego, gdzie grupa ludzi boryka się z jakimś problemem, i opisuję swoją rolę w tym kontekście. Teraz nie mogę cię zapytać, więc zamiast tego opiszę serię scenariuszy i wykorzystam je do wyjaśnienia, co robię!

Zespół zarządczy władz lokalnych i preferowany wykonawca dążą do ożywienia umowy (nie chcą mieć jedynie podpisanego dokumentu jako punktu odniesienia). Facylitator współpracuje z obydwoma liderami zespołów i pomaga im wydobyć to, co chcą osiągnąć tego dnia. Często aspiracje są niejasne, a Facylitator ciągle pyta: „Co zobaczę, kiedy mówicie, że «chcecie działać w sposób współpracujący»? Co macie na myśli, kiedy mówicie: «Nie będzie żadnych niespodzianek»?"

Stopniowo ich odpowiedzi stają się bardziej szczegółowe i znaczące. To właśnie stają się „Zadaniami". Na tym etapie nie próbujemy uzyskać szczegółowych odpowiedzi, zamiast tego chcemy „program", który będzie miał sens.

W rzeczywisty dzień warsztatów liderzy nadają ton i wyrażają swoje nadzieje, a Facylitator zaprojektuje konkretny „Proces" służący osiągnięciu każdego Zadania. Z pomocą liderów Facylitator decyduje o składzie grup, które podejmą się każdego Zadania, i określi, jakie narzędzia i techniki pomogą osiągnąć Zadanie.

Przez cały czas trwania „warsztatów" – zauważcie, że to nie „spotkanie" – Facylitator dostosowuje proces (oferując różne narzędzia/techniki) w zależności od potrzeb, jeśli grupa utyka w osiąganiu wyniku. Facylitator nigdy nie angażuje się W Zadanie, zamiast tego skupia się na projektowaniu i stosowaniu najwłaściwszego Procesu.

Relacja między Liderami Zadań a Facylitatorem jest kluczowa, podobnie jak styl Lidera Zadania. Zbyt interwencyjny i grupa może czuć, że nie ma sensu oferować swojego wkładu, zbyt delegujący i grupa może czuć się zagubiona i niezdolna do nawigowania w Zadaniu.

W fabryce panuje dysharmonia, inżynierowie uważają, że problemem jest 'X', Kierownik jest przekonany, że to 'Y', Kontrola Jakości obwinia materiały, Konserwacja myśli, że to kwestie konserwacyjne, kilku Operatorów uważa, że wie, co jest nie tak – ale nikt ich nie zapytał! Tymczasem produkcja jest wstrzymana, wydajność spadła, a klienci są sfrustrowani. Facylitator nic nie wie! Nie jest ekspertem w metodach produkcyjnych ani maszynach. Tym, w czym Facylitator jest ekspertem, to: rozpoznawanie 'Niepewności' – czyli sytuacji, gdy problem nie może być nawet wyraźnie zdefiniowany i nie boi się tego oraz nie szuka szybkich rozwiązań.

Facylitator ma do dyspozycji szereg 'narzędzi i technik', które może również zastosować. 'Modele' pomagające grupie ludzi zmierzyć się z sytuacją. Modele są często złożone i wymagają, aby Facylitator przeprowadził grupę przez skrupulatny proces stosowania Modelu do problemu.

Jednym z takich Modeli jest dobrze znany Six Sigma, istnieje wiele innych, a Facylitator staje się ekspertem w wiedzy, jak ich używać i co ważniejsze, kiedy ich używać. Często wystarczy użycie elementów Modeli – na przykład w sytuacji, w jakiej znalazł się Facylitator, zastosowanie matrycy Jest-Nie Jest (właściwa nazwa Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) było odpowiednie, aby wszyscy wyszli ze swoich 'pudełek' i myśleli szerzej.

Problem (i rozwiązanie) okazał się być kombinacją kilku czynników, w tym: nowych materiałów (które były wprowadzane), serwisowania (które zmieniło charakter maszyn), warunków pogodowych, które wpłynęły na specyfikację produktu.

Facylitator zdobywa szacunek przez gotowość zaufania Procesowi, który zaprojektował na daną okazję i gotowość dostosowania się do okoliczności dnia.

Dwa Działy w organizacji (może to być sektor publiczny, biznes – gdziekolwiek) nie działają skutecznie. Menedżerowie wiedzą, że coś jest nie tak, a jednak żaden z Działów nie uważa, że to ich wina. Facylitator nie chce wiedzieć, kto jest winny – wolałby skupić się na problemach i zidentyfikować, co można zrobić inaczej, aby zbliżyć Działy do siebie.

Często tego typu sytuacja wymaga zastosowania Process Iceberg®, ponieważ problem prawdopodobnie ma związek z niewłaściwym dostosowaniem Celów Strategicznych (i Wartości) oraz Struktury i procesów wysokiego szczebla, które nie wspierają tych celów. Prawdopodobnie istnieją „Systemy", które stały się zbędne lub nieodpowiednie. Jest znacznie mniej prawdopodobne, aby to była bezpośrednia wina poszczególnych osób, a nawet jeśli jest to kwestia ludzka, prawdopodobnie chodzi o niewłaściwe dostosowanie Umiejętności i Wiedzy.

Pomagając zarówno Menedżerowi, jak i Personelowi zrozumieć rozbieżności, Facylitator może pomóc Działom osiągnąć wspólny cel. Może to wymagać serii warsztatów z udziałem różnych osób w różnym czasie, a Facylitator będzie przeszkolony i wykwalifikowany do projektowania takiego programu.

Myślę, że moja definicja brzmi: ktoś, kto pomaga grupie ludzi (o dowolnej wielkości od dwóch do setek) radzić sobie z „niepewnością" poprzez tworzenie i projektowanie (dostosowanego) procesu, który umożliwi grupie osiągnięcie rezultatu dającego nadzieję i kierunek na przyszłość.

• Facylitacja może być zastosowana w kontekście jednorazowym (rozwiązywanie konkretnego problemu)
• W strategicznych programach zmian, gdzie organizacja zarządza zmianą kierunku
• Zmiana kultury organizacyjnej, gdzie organizacja musi działać inaczej niż obecnie
• W projektach, gdzie często pojawiają się problemy mające potencjał do zahamowania postępu.

Nasz szczegółowy przewodnik po facylitacji zagłębia się w Górę Lodową Procesów, bada rolę facylitatora bardziej szczegółowo i wyjaśnia, jak przeprowadzić warsztat.

Ważne jest, aby postrzegać Facylitację jako środek do osiągania celów korporacyjnych. Jeden z dyrektorów, zapytany o to, dlaczego wprowadził Facylitację do swojej organizacji, odpowiedział, że było to kluczowe dla osiągnięcia celów biznesowych, a w tym celu grupa menedżerów, kierowników i pracowników została przeszkolona w zakresie Facylitacji. Pełnili oni kluczową rolę w planie korporacyjnym organizacji. To nie była niczja "główna praca", ale mogli być wzywani przez dowolny Departament lub zespół, aby pomóc im rozwiązać problemy w neutralny sposób. Częścią etosu i praktyki organizacji było to, że Facylitatorzy musieli być zwalniani do tej roli, jeśli było to wymagane. Miało to tę dodatkową zaletę, że menedżerowie mogli korzystać z kogoś z innego departamentu do facylitowania sprawy, w której mogliby mieć żywotny interes, a przez to nie być bezstronni.

W jednej organizacji, bardzo dojrzałej w swoim myśleniu, zatrudniono pracowników na podstawie tymczasowych umów, aby zwolnić ludzi do facylitowania ogromnego programu zmian, który - jak wiedzieli - był potrzebny. Stosowanie facylitatywnego podejścia do zmian może wykazać włączający udział i wykorzystać różnorodne opinie w celu wspierania innowacyjnych rozwiązań - jest to bardzo dobry antidotum na "myślenie grupowe".

Stosowanie umiejętności facylitacyjnych może również poprawić efektywność spotkań. Kierownik projektu, który używa narzędzi i technik podczas spotkań przeglądowych projektu i 'scrumów', może uzyskać jasność, kierunek i akceptację. Wiadomo, że Facylitacja wspomaga kreatywne rozwiązywanie problemów. Już znamy Six Sigma, a ostatnio Warsztaty Projektowe są znane z tego, że rewolucjonizują strategiczne ukierunkowanie biznesu lub organizacji.

Oprócz korzyści „twardych" istnieją również korzyści „miękkie":

Podejście facylitacyjne wzmocni współpracę między działami, projektami, departamentami oraz zespołami. Zastosowanie umiejętności facylitacji poprawi interakcję grupową. Jedna technika (Feedback) może zrewolucjonizować poziom zrozumienia między ludźmi i dosłownie zaoszczędzić setki zmarnowanych godzin spędzonych na próbach uzyskania jasności celów.

Tradycyjna rola „przewodniczącego" nie jest odpowiednia dla nowoczesnej dynamiki biznesu, gdzie ludzie reprezentują wiele różnych specjalizacji. Zastosowanie Narzędzi i Technik pomaga zarządzać czasem oraz wprowadzać jasność i cel.

Świat staje się mniej współpracujący we wszystkich dziedzinach: polityka i tworzenie strategii stają się bardziej dydaktyczne, podejmowanie decyzji w biznesie często skupia się na jednej lub dwóch osobach, zmiany są narzucane zamiast być rozwijane współpracująco. Facylitacja może mieć swoje miejsce w umacnianiu potrzeby angażowania i włączania ludzi. Zastosowanie U – I – A = O + E pomaga zapewnić poziom zaangażowania, który przynosi wysokie zwroty w realizacji zmian. Dostarcza również mechanizm przekazywania wdrażania strategii, aby zapewnić, że wszystkie głosy są słyszane, a pomysły wprowadzane w życie, szczególnie w większych lub bardziej zróżnicowanych grupach.

Wykorzystanie Facylitacji może budować konsensus i umożliwić grupie radzenie sobie z konfliktami w sposób, który jest mniej personalny i konfrontacyjny lub – w drugą stronę – protekcjonalny. Facylitatorzy nie muszą używać swojej osobowości do nawigowania w nieporozumieniach; zamiast tego szereg Narzędzi i Technik (takich jak SPO i SCA) może sprzyjać atmosferze, w której można osiągnąć konsensus.

Facylitatorzy nie opowiadają się po żadnej ze stron, zamiast tego pomagają poszczególnym osobom rozpoznać problemy i radzić sobie z nimi, zamiast pozwalać ludziom ugrzęznąć w walkach osobistych.

Prawdą jest również, że Facylitacja może wzbogacić szkolenia. Moje własne wprowadzenie w umiejętności i techniki rozpoczęło się, gdy byłem trenerem i mogłem dostrzec lepszy sposób przekazywania wiedzy i zrozumienia. Kiedy widzimy wpływ umiejętności facylitacyjnych w środowisku edukacyjnym i szkoleniach korporacyjnych, wtedy zaczynamy dostrzegać ich ogromną moc.

Na poziomie indywidualnym umiejętności Facylitacji sprawiają, że ludzie stają się znacznie bardziej skuteczni w swoich rolach czy funkcjach. Straciłem rachubę ludzi, którzy wrócili do mnie i powiedzieli mi, jak właśnie umiejętności Facylitacji przyspieszyły ich własne kariery.

W tym blogu skupiliśmy się na wewnętrznym wykorzystaniu Facylitatorów i jak zostało wskazane, używanie Facylitatorów w różnych działach może przynosić wielkie korzyści. Niemniej jednak mogą być sytuacje, gdy sprowadzenie zewnętrznego facylitatora może być naprawdę korzystne. Ich bezstronność jest czasami kluczowa dla uzyskania akceptacji procesu i nie wnoszą ze sobą żadnego korporacyjnego bagażu. Jednak muszą być postrzegani jako neutralni – żadnych wcześniejszych instrukcji typu „trudne osoby, z którymi się spotkasz" czy „uważaj na x"! Bądź gotowy na to, że zakwestionują oni Stopień Niepewności Celu – przychodzą z dystansem, który pozwala im kwestionować postrzegane przyjęte normy. Będą opierać się szybkim rozwiązaniom i będą szczerzy i realistyczni co do harmonogramów. Dla nich zajęcie się Celem, który jest Niepewny, zajmie trzy i pół raza więcej czasu, niż myślisz!

Z wszystkiego, co zostało powiedziane powyżej, powinno być oczywiste, że Facylitator i Lider Zadania to dwie różne osoby. Zwykle dyrektor/menedżer/kierownik projektu/lider zespołu może kompetentnie zarządzać codziennymi sprawami, które się pojawiają. Jednak w warunkach Złożoności i Niepewności właściciel problemu powinien skupić się na tym, co należy dostarczyć, pozostawiając projektowanie i zarządzanie Procesem Facylitatorowi.

Wreszcie musimy uznać, że wiele osób pracuje zdalnie i spotyka się online. Jeśli spotkania były notorycznie znane z tego, że były nieskuteczne w przeszłości, o ile trudniej jest osiągnąć pomyślne rezultaty ze spotkań online? Jednak wraz z pojawieniem się platform internetowych, które zawierają te same typy Narzędzi i Technik, które są używane podczas wydarzeń twarzą w twarz, możemy osiągnąć znacznie większy sukces niż można by było przypuszczać.

Umiejętności facylitacji i wykorzystanie Facylitatorów mogą znacząco przynieść korzyści zarówno osobom indywidualnym, jak i organizacjom poprzez poprawę funkcjonowania grup i osiągania ich celów. Osiągnięcie sukcesu jest dziś o wiele trudniejsze, gdy mierzymy się ze złożonymi kwestiami, które wpływają na to, co staramy się zrealizować. Specjalizacje ludzi, które są niezbędne do osiągania właściwych rezultatów, oznaczają, że konflikty, nieporozumienia i sprzeczne cele mogą negatywnie wpływać na to, co staramy się osiągnąć. Facylitacja zapewnia pozytywne podejście zarządcze, z którego skorzystałyby wszystkie organizacje.

APMG zapewnia za pośrednictwem Akredytowanych Organizacji Szkoleniowych możliwość uzyskania szkolenia i kwalifikacji w zakresie Facilitation, co wzmocni zdolności korporacyjne organizacji i pomoże jednostkom stać się bardziej skutecznymi w swoich rolach.