Die Vorteile von Moderationsfähigkeiten

Ich werde oft gefragt: „Was machst du beruflich?" Um so zu antworten, dass es für sie Sinn ergibt, frage ich meist zurück: „Was machst du denn?", damit ich „Facilitation" mit ihrer Welt verknüpfen kann. Dann nehme ich etwas aus ihrem Arbeitsumfeld, wo eine Gruppe von Menschen Schwierigkeiten hat, mit einem Problem umzugehen, und beschreibe meine Rolle in diesem Kontext. Nun kann ich Sie nicht fragen, deshalb werde ich stattdessen eine Reihe von Szenarien beschreiben und anhand dieser erklären, was ich tue!

Ein Verwaltungsteam vor Ort und ein bevorzugter Auftragnehmer möchten den Vertrag zum Leben erwecken (nicht nur ein unterschriebenes Dokument als Referenzpunkt haben). Der Moderator arbeitet mit beiden Teamleitern zusammen und hilft ihnen dabei, herauszuarbeiten, was sie an diesem Tag erreichen möchten. Oft sind die Bestrebungen vage, und der Moderator fragt immer wieder: „Was werde ich sehen, wenn Sie sagen, Sie 'wollen kooperativ arbeiten'? Was meinen Sie, wenn Sie sagen: 'Es wird keine Überraschungen geben?'"

Nach und nach werden ihre Antworten konkreter und sinnvoller. Diese werden zu den 'Aufgaben'. In dieser Phase versuchen wir nicht, detaillierte Antworten zu bekommen, stattdessen wollen wir eine 'Tagesordnung', die Bedeutung haben wird.

Am eigentlichen Tag des Workshops geben die Leiter den Ton vor und drücken aus, was sie sich erhoffen, und der Moderator wird einen spezifischen 'Prozess' entwickelt haben, um jede Aufgabe zu erreichen. Mit Hilfe der Leiter entscheidet der Moderator über die Zusammensetzung der Gruppen für jede Aufgabe und wird bestimmt haben, welche Werkzeuge und Techniken dabei helfen werden, die Aufgabe zu erreichen.

Während des gesamten 'Workshops' – beachten Sie, es ist kein 'Meeting' – passt der Moderator den Prozess an (bietet verschiedene Werkzeuge/Techniken an), je nach Bedarf, falls die Gruppe beim Erreichen eines Ergebnisses feststeckt. Der Moderator beteiligt sich nie AN der Aufgabe, stattdessen konzentriert er sich darauf, den passendsten Prozess zu entwickeln und anzuwenden.

Die Beziehung zwischen den Aufgabenleitern und dem Moderator ist entscheidend und der Stil des Aufgabenleiters ist ebenfalls entscheidend. Zu interventionistisch und die Gruppe könnte das Gefühl haben, dass es keinen Sinn hat, ihre Beiträge anzubieten, zu delegativ und die Gruppe könnte sich verloren fühlen und unfähig, die Aufgabe zu bewältigen.

In der Fabrik herrscht Uneinigkeit, die Ingenieure denken, das Problem ist 'X', der Vorgesetzte ist überzeugt, es ist 'Y', die Qualitätskontrolle gibt den Materialien die Schuld, die Instandhaltung vermutet Wartungsprobleme, mehrere Arbeiter denken, sie wissen, was falsch läuft – aber niemand hat sie gefragt! Währenddessen steht die Produktion still, der Ausstoß ist gesunken und die Kunden sind frustriert. Der Moderator weiß nichts! Er ist kein Experte für die Produktionsmethoden oder Maschinen. Worin der Moderator ein Experte ist, ist: 'Ungewissheit' zu erkennen – das heißt, wenn das Problem nicht einmal klar definiert werden kann und er hat keine Angst davor und sucht nicht nach schnellen Lösungen.

Der Moderator verfügt über eine Reihe von 'Werkzeugen und Techniken', die er einsetzen kann. 'Modelle', um einer Gruppe von Menschen zu helfen, eine Situation anzugehen. Modelle sind oft komplex und erfordern, dass der Moderator die Gruppe durch einen sorgfältigen Prozess führt, bei dem das Modell auf das Problem angewendet wird.

Ein solches Modell ist das bekannte Six Sigma, es gibt viele andere, und ein Moderator wird zu einem Experten darin, zu wissen, wie man sie anwendet und noch wichtiger, wann man sie anwendet. Oft kann die Verwendung von Elementen von Modellen ausreichen – zum Beispiel in der Situation, in der sich der Moderator befand, war die Verwendung der Ist-Ist Nicht Matrix (eigentlicher Name Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) geeignet, um alle dazu zu bringen, aus ihrer 'Schublade' herauszukommen und breiter zu denken.

Das Problem (und die Lösung) stellte sich als eine Kombination mehrerer Faktoren heraus, darunter: neue Materialien (die eingeführt wurden), Wartung (die die Beschaffenheit der Maschinen veränderte), Wetterbedingungen, die die Produktspezifikation beeinflussten.

Der Moderator verdient sich Respekt, indem er bereit ist, dem Prozess zu vertrauen, den er für die Gelegenheit entwickelt hat, und bereit ist, sich an die Umstände des Tages anzupassen.

Zwei Abteilungen in einer Organisation (es könnte im öffentlichen Sektor, in einem Unternehmen – überall sein) schaffen es nicht, effektiv zusammenzuarbeiten. Die Manager wissen, dass etwas nicht stimmt, und dennoch haben beide Abteilungen nicht das Gefühl, dass es ihr Fehler ist. Der Moderator möchte nicht wissen, wer schuld ist – er konzentriert sich lieber auf die Probleme und identifiziert, was anders gemacht werden könnte, um die Abteilungen zusammenzubringen.

Oft erfordert diese Art von Situation den Einsatz des Process Iceberg®, weil das Problem wahrscheinlich mit einer mangelnden Abstimmung der strategischen Ziele (und Werte) und der Struktur und übergeordneten Prozesse zu tun hat, die die Ziele nicht unterstützen. Es wird wahrscheinlich „Systeme" geben, die überflüssig oder ungeeignet geworden sind. Es ist viel unwahrscheinlicher, dass es die direkte Schuld einzelner Personen ist, und selbst wenn es personenbedingt ist, handelt es sich wahrscheinlich um eine mangelnde Abstimmung von Fähigkeiten und Wissen.

Indem er sowohl dem Manager als auch den Mitarbeitern hilft, die Unstimmigkeiten zu verstehen, kann der Moderator den Abteilungen dabei helfen, einen gemeinsamen Fokus zu erreichen. Es kann eine Reihe von Workshops erfordern, an denen verschiedene Personen zu verschiedenen Zeiten beteiligt sind, und der Moderator wird ausgebildet und geschult sein, ein solches Programm zu konzipieren.

Ich denke, meine Definition lautet: jemand, der einer Gruppe von Menschen (jeder Größe von zwei bis zu Hunderten) dabei hilft, mit „Ungewissheit" umzugehen, indem er einen (maßgeschneiderten) Prozess erstellt und gestaltet, der es der Gruppe ermöglicht, ein Ergebnis zu erreichen, das Hoffnung und Richtung für die Zukunft gibt.

• Facilitation kann in einem einmaligen Kontext angewendet werden (zur Bewältigung eines spezifischen Problems)
• In strategischen Veränderungsprogrammen, bei denen die Organisation einen Richtungswechsel verwaltet
• Bei kulturellen Veränderungen, bei denen die Organisation anders handeln muss, als es derzeit getan wird
• In Projekten, bei denen oft Probleme auftreten, die den Fortschritt gefährden können.

Unser ausführlicher Leitfaden zur Facilitation behandelt den Process Iceberg, erkundet die Rolle eines Facilitators detaillierter und erklärt, wie man einen Workshop facilitiert.

Es ist wichtig, Facilitation als Mittel zur Erreichung von Unternehmenszielen zu betrachten. Ein Direktor sagte auf die Frage, warum er Facilitation in seiner Organisation eingeführt hatte, dass es entscheidend für die Erreichung der Geschäftsziele sei und dass dafür eine Auswahl von Managern, Vorgesetzten und Mitarbeitern in Facilitation ausgebildet wurde. Sie erfüllten eine wichtige Rolle im Unternehmensplan der Organisation. Es war nicht jedermanns „Hauptaufgabe", vielmehr konnten sie von jeder Abteilung oder jedem Team angefordert werden, um ihnen dabei zu helfen, Probleme neutral anzugehen. Es war Teil des Organisationsethos und der Praxis, dass Facilitatoren bei Bedarf für diese Rolle freigestellt werden mussten. Dies hatte den zusätzlichen Vorteil, dass Manager jemanden aus einer anderen Abteilung nutzen konnten, um ein Problem zu moderieren, bei dem sie möglicherweise ein persönliches Interesse hatten und daher nicht unparteiisch sein konnten.

Eine Organisation mit sehr ausgereiftem Denken stellte Mitarbeiter auf befristeter Vertragsbasis ein, um Personen freizustellen, die das umfangreiche Veränderungsprogramm moderieren sollten, von dem sie wussten, dass es notwendig war. Die Anwendung eines moderierenden Ansatzes für Veränderungen kann inklusive Teilhabe demonstrieren und verschiedene Meinungen nutzen, um innovative Lösungen zu fördern – es ist ein sehr wirksames Gegenmittel zum „Gruppendenken".

Die Anwendung von Facilitationsfähigkeiten kann auch die Besprechungseffizienz verbessern. Ein Projektmanager, der die Werkzeuge und Techniken in Projektbesprechungen und „Scrums" einsetzt, kann Klarheit, Richtung und Zustimmung erreichen. Facilitation ist dafür bekannt, kreative Problemlösung zu fördern. Wir kennen bereits Six Sigma und neuerdings sind Design Workshops dafür bekannt, den strategischen Fokus eines Unternehmens oder einer Organisation zu revolutionieren.

Zusätzlich zu den „harten" Vorteilen gibt es auch „weiche" Vorteile:

Ein unterstützender Ansatz wird die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Projekten, Bereichen und Teams fördern. Die Anwendung von Moderationsfähigkeiten wird die Gruppeninteraktion verbessern. Allein eine Technik (Feedback) kann das Verständnisniveau zwischen Menschen revolutionieren und Menschen buchstäblich hunderte von verschwendeten Stunden ersparen, die sie aufwenden, um Klarheit über den Zweck zu erlangen.

Die traditionelle Rolle des "Vorsitzenden" ist nicht für die moderne Dynamik der Geschäftswelt geeignet, in der Menschen viele verschiedene Fachbereiche vertreten. Die Anwendung der Werkzeuge und Techniken hilft dabei, Zeit zu verwalten und Klarheit sowie Zweck zu schaffen.

Die Welt wird in allen Bereichen weniger kooperativ: Politik und Politikgestaltung werden didaktischer, Entscheidungsfindung in Unternehmen konzentriert sich oft auf ein oder zwei Personen, Veränderungen werden auferlegt, anstatt kollaborativ entwickelt zu werden. Moderation kann einen Platz dabei haben, die Notwendigkeit zu verankern, Menschen einzubeziehen und zu engagieren. Die Verwendung von U – I – A = O + E hilft dabei, ein Maß an Beteiligung sicherzustellen, das hohe Erträge bei der Umsetzung von Veränderungen erbringt. Sie bietet auch einen Mechanismus zur Übertragung der Strategieumsetzung, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört und Ideen umgesetzt werden, insbesondere in größeren oder vielfältigeren Gruppen.

Der Einsatz von Facilitation kann Konsens schaffen und der Gruppe dabei helfen, Konflikte auf eine Weise zu bewältigen, die weniger persönlich und konfrontativ ist oder am anderen Extrem – herablassend. Moderatoren müssen nicht ihre Persönlichkeit einsetzen, um Meinungsverschiedenheiten zu bewältigen; stattdessen kann eine Reihe von Tools und Techniken (wie SPO und SCA) eine Atmosphäre fördern, in der Konsens erreicht werden kann.

Moderatoren ergreifen keine Partei, sondern helfen Einzelpersonen dabei, die Probleme zu erkennen und mit ihnen umzugehen, anstatt zuzulassen, dass sich Menschen in Persönlichkeitskämpfen festfahren.

Es ist auch so, dass Facilitation das Training verbessern kann. Meine eigene Einführung in die Fähigkeiten und Techniken begann, als ich Trainer war und eine bessere Art der Wissensvermittlung und des Verstehens erkannte. Wenn wir die Auswirkungen von Facilitation-Fähigkeiten in Bildungseinrichtungen und Unternehmensschulungen sehen, dann beginnen wir, ihre immense Kraft zu erkennen.

Auf individueller Ebene machen Facilitation-Fähigkeiten Menschen viel effektiver in ihren eigenen Rollen oder Funktionen. Ich habe aufgehört zu zählen, wie viele Menschen zu mir zurückgekommen sind und mir erzählt haben, wie gerade die Fähigkeiten der Facilitation ihre eigenen Karrieren beschleunigt haben.

Wir haben uns in diesem Blog auf die interne Nutzung von Moderatoren konzentriert und wie aufgezeigt wurde, kann der Einsatz von Moderatoren abteilungsübergreifend große Vorteile haben. Dennoch kann es Gelegenheiten geben, bei denen das Hinzuziehen eines externen Moderators von echtem Vorteil ist. Ihre Unparteilichkeit ist manchmal entscheidend, um Zustimmung zu einem Prozess zu erhalten, und sie kommen ohne unternehmerischen Ballast. Sie müssen jedoch als neutral wahrgenommen werden – keine vorherige Einweisung über „die schwierigen Leute, denen Sie begegnen werden" und „achten Sie auf x"! Seien Sie bereit, dass sie den Grad der Unsicherheit des Ziels hinterfragen – sie kommen mit einer Distanziertheit, die es ihnen ermöglicht, als akzeptiert wahrgenommene Normen zu hinterfragen. Sie werden sich Schnelllösungen widersetzen und sie werden ehrlich und realistisch bezüglich der Zeitpläne sein. Für sie wird die Bearbeitung eines unsicheren Ziels dreieinhalb Mal länger dauern, als Sie denken würden!

Aus allem oben Gesagten sollte offensichtlich sein, dass die Moderation und die Aufgabenleitung zwei verschiedene Personen sind. Normalerweise kann ein Direktor/Manager/Projektmanager/Teamleiter die alltäglichen Dinge, die aufkommen, kompetent verwalten. In Komplexität und Ungewissheit sollte sich jedoch der Verantwortliche des Problems darauf konzentrieren, was geliefert werden muss, und die Gestaltung und Verwaltung des Prozesses dem Moderator überlassen.

Schließlich müssen wir anerkennen, dass viele Menschen remote arbeiten und online zusammenkommen. Wenn Meetings in der Vergangenheit berüchtigt dafür waren, ineffektiv zu sein, wie viel schwieriger ist es dann, erfolgreiche Ergebnisse bei Online-Meetings zu erzielen? Mit dem Aufkommen von Online-Plattformen, die dieselben Tools und Techniken einbetten, die bei persönlichen Veranstaltungen verwendet werden, können wir jedoch weitaus größere Erfolge erzielen, als man für möglich gehalten hätte.

Moderationsfähigkeiten und der Einsatz von Moderatoren können sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen erheblich zugutekommen, indem sie verbessern, wie Gruppen funktionieren und ihre Ziele erreichen. Erfolg zu erzielen ist heute so viel schwieriger, da wir uns mit komplexen Themen auseinandersetzen, die sich auf das auswirken, was wir zu liefern versuchen. Die Spezialisierungen der Menschen, die für fundierte Ergebnisse von entscheidender Bedeutung sind, bedeuten, dass Konflikte, Missverständnisse und widersprüchliche Agenda negativ beeinflussen können, was wir zu liefern versuchen. Moderation bietet einen positiven Managementansatz, von dessen Anwendung alle Organisationen profitieren würden.

APMG bietet über akkreditierte Schulungsorganisationen eine Möglichkeit, sich schulen zu lassen und eine Qualifikation in Facilitation zu erhalten, die die Unternehmensfähigkeit der Organisation verbessert und Einzelpersonen dabei hilft, in ihren Rollen effektiver zu werden.