Menedżer Zmian

Projekt i działania związane ze zmianami są często realizowane przez dwie różne strony i przy użyciu różnych metod.

Namacalne zmiany są tworzone przez ekspertów, często organizowanych w zespoły projektowe, które obejmują programistów IT, inżynierów oprogramowania, ekspertów HR w zakresie reorganizacji organizacji, analityków biznesowych, którzy oceniają skuteczność procesów oraz innych specjalistów, w zależności od rodzaju zmiany, którą staramy się osiągnąć. Niezależnie od ich roli, ich celem jest tworzenie rezultatów zgodnie z technicznymi standardami jakości. Często są motywowani i/lub oceniani na podstawie swojej zdolności do dostarczania na czas i w ramach budżetu z minimalną liczbą błędów.

Zmiana behawioralna może zostać osiągnięta jedynie przez jednostki podejmujące decyzję, że zaczną robić rzeczy inaczej. Oznacza to, że osoby odpowiedzialne za zmianę behawioralną to te, które muszą pracować w nowy sposób i włączyć namacalne zmiany do swoich sposobów pracy. Jest to świadoma decyzja o „zapomnieniu" starych nawyków i rozpoczęciu praktykowania nowych sposobów pracy.

Zmianę behawioralną jest znacznie trudniej przewidzieć niż tworzenie namacalnych zmian, ponieważ jest to proces psychologiczny i emocjonalny, który nie podąża linearną ścieżką. Każdy postrzega zmianę inaczej, niektórzy witają ją z entuzjazmem, pełni możliwości i korzyści, a niektórzy widzą ją jako zagrożenie dla swoich obecnych umiejętności i statusu.

Oznacza to, że osiągnięcie zmiany wymaga szerokiego zakresu ról, więc praca w obszarze zmian sprawia, że znajdziesz się w centrum swojej organizacji, co jest jednym z powodów, dla których ta praca jest tak fascynująca. Każdego dnia możesz pracować z kimś innym.

Istnieją dwie podstawowe cechy, które pozwolą Ci osiągnąć sukces jako Menedżer ds. Zmian:

• Jest osobiście zaangażowany w zapewnienie sukcesu zmiany.
• Ma silne relacje i wysoki poziom wiarygodności wśród wszystkich osób dotkniętych zmianą.

Niedawne badanie przeprowadzone przez Change Capability Community wykazało, że 37% respondentów uważało, iż ich największym wyzwaniem jest przytłaczająca ilość zmian zachodzących w ich organizacji. Globalne badanie Change Capability Survey z 2024 roku wykazało, że tylko 20% specjalistów ds. zmian uważało, iż ich organizacja posiada wystarczające zasoby do zarządzania ilością zachodzących zmian.

Przykład pierwszy

8.00: Odpowiadanie na e-maile
9.00: Uczestnictwo w spotkaniu zespołu projektowego w celu wysłuchania postępów i problemów związanych z rozwojem systemu, dowiedzenie się, że zespół potrzebuje walidacji niektórych danych wprowadzanych do systemu
9.30: Spędzenie godziny przy biurku na tworzeniu agendy i działań dla warsztatów projektowania procesów oraz wysłanie agendy do wszystkich uczestników
10.30: Spotkanie z liderami zespołów, których zespoły są dotknięte przez nowy system - przekazanie im aktualizacji dotyczącej problemów z systemem, podzielenie się prośbą o walidację danych, poproszenie o ochotników do pomocy zespołowi projektowemu
11.00: Spotkanie ze Sponsorem, uzgodnienie, że Sponsor weźmie udział w pierwszych 10 minutach warsztatów, aby promować znaczenie tworzenia nowych usprawnionych przepływów pracy i maksymalnego wykorzystania systemu
11.30: Przepisanie wyników z flipchartów z poprzednich warsztatów, utworzenie wizualizacji oddających ich pomysły i dodanie notatek w celu zapewnienia jasności wszystkich kroków procesu
13.30: Lunch i nieformalne spotkanie z kolegami
14.30: E-maile
15.30: Spędzenie godziny przy biurku na wysyłaniu e-maili z podziękowaniami za udział w poprzednich warsztatach i udostępnieniu linku do materiałów do przejrzenia i walidacji
16.30: Więcej e-maili i planowanie na następny dzień.

Przykład drugi

8.30: Ogólne zadania administracyjne, odpowiadanie na e-maile i wiadomości w Teams
9.30: Nieformalne spotkanie z zespołem
10.00: Praca nad komunikacją z interesariuszami
10.30: Udział w spotkaniu Project Managera dotyczącym projektów IT
11.00: Skoncentrowana praca nad strategią
12.30: Spacer i lunch
1.00: Wewnętrzny post w mediach społecznościowych na temat szkolenia Change
1.30: Przygotowanie i sprawdzenie techniczne do spotkania sieci Change and Engagement
2.00: Prowadzenie godzinnego spotkania sieci
3.00: Podsumowanie i kontynuacja kwestii i pytań z spotkania
3.30: Przegląd planu pracy na koniec kwartału w celu upewnienia się, że wszystkie obiecane rzeczy zostały dostarczone lub zostały sporządzone notatki wyjaśniające.

Menedżerowie zmian są niezbędni do zapewnienia, że oczekiwane korzyści z każdej zmiany zostaną zrealizowane. To dobry punkt wyjścia, ale nasz wkład jest znacznie większy.

Korzyści z uzyskania akredytacji

1. Zwiększona atrakcyjność na rynku pracy: Uzyskanie kwalifikacji pokazuje kompetencje i zwiększa pewność siebie w trudnych czasach.
2. Pewność w pełnionej roli: Lepiej rozumiesz kontekst swojej pracy, co oznacza, że jesteś pewny tego, co masz osiągnąć i jaką wartość tworzysz.
3. Lepsza wydajność w pracy: Lepsza komunikacja, większy wpływ i wiarygodność prowadzą do bardziej udanych zmian, co oznacza, że realizujesz swój opis stanowiska i zyskujesz szacunek kolegów.
4. Znaczący wkład w pracę: Uczestnictwo w znaczących zmianach i pozostawienie dziedzictwa udanych projektów wzmacnia Twój profil zawodowy.
5. Wzmocnione przywództwo: Lepsza wiedza i doświadczenie czynią Cię bardziej przekonującym i wiarygodnym, umożliwiając lepsze kierowanie innymi.
6. Osiągnięcie celów osobistych: Uczestnictwo w szkoleniach i uzyskiwanie międzynarodowo uznawanych akredytacji pomaga w osiągnięciu osobistych celów kariery, podnosząc Twoje kwalifikacje na przyszłe możliwości.
7. Rozwój osobisty: Jako akredytowany profesjonalista ds. zmian zwiększasz swoją wiarygodność wśród osób dotkniętych zmianami i czerpiesz przyjemność z rozwijania się, aby uczyć się więcej i robić więcej, zdobywając cenne doświadczenie, które zwiększa Twoją atrakcyjność na rynku pracy.

8. Empatia i zrozumienie: Większa empatia wobec perspektyw innych zwiększa twoją zdolność budowania relacji opartych na zaufaniu i zmniejsza opór wobec zmian. To redukuje stres i tarcia związane z przyjmowaniem nowych sposobów pracy.
9. Gotowość na przyszłość: Rozwijanie odpowiednich umiejętności i wiedzy przygotowuje cię na przyszłe wyzwania i możliwości. Jest to szczególnie ważne, ponieważ praca wciąż się zmienia, a także ze względu na nowe role, które powstają w wyniku adopcji sztucznej inteligencji i zwiększonej digitalizacji.
10. Zdolność adaptacji: Twoja umiejętność rozumienia zmian i sposobów ich osiągania oznacza, że jesteś najlepiej przygotowany do szybkiego i skutecznego reagowania na transformację zachodzącą w twojej organizacji.

Menedżerowie ds. Zmian muszą dawać przykład. Zmiana oznacza uczenie się nowych sposobów pracy, więc istnieje ścisłe powiązanie między naszą pracą a uczeniem się i rozwojem. Musimy budować programy szkoleniowe, które pomogą osobom dotkniętym zmianą nauczyć się nowych procedur, systemów i technik. Aby być autentycznym liderem, musimy pokazać, że również jesteśmy gotowi uczyć się nowych rzeczy, więc najnowsze badanie Change Capability Community pokazujące, jak niedawno Menedżerowie ds. Zmian w tej społeczności aktualizowali swoje kwalifikacje, nie jest zaskoczeniem:

• 59% w ciągu ostatniego roku
• 12% w ciągu ostatnich 2 lat
• 10% w ciągu ostatnich 3 lat
• 19% więcej niż 3 lata temu.