I vantaggi delle competenze di facilitazione

Mi viene spesso chiesto 'Cosa fai?' Per rispondere in modo che abbia senso per loro tendo a chiedere: 'Tu cosa fai?', così posso collegare la 'Facilitazione' al loro mondo. Poi prendo qualcosa dalla loro vita organizzativa dove un gruppo di persone sta lottando per affrontare una questione, e descrivo il mio ruolo in quel contesto. Ora, non posso chiederlo a te, quindi invece descriverò una serie di scenari e li userò per spiegare cosa faccio!

Un team di gestione dell'autorità locale e un appaltatore preferenziale stanno cercando di dare vita al contratto (non solo avere un documento firmato come punto di riferimento). Il Facilitatore lavora con entrambi i team leader e li aiuta a chiarire cosa vogliono ottenere durante la giornata. Spesso le aspirazioni sono vaghe, e il Facilitatore continua a chiedere: 'Cosa vedrò quando dite che "volete operare in modo collaborativo"? Cosa intendete quando dite: "Non ci saranno sorprese?"

Gradualmente, le loro risposte diventano più specifiche e significative. Queste diventano le 'Attività'. In questa fase non stiamo cercando di ottenere risposte dettagliate, invece vogliamo un 'programma' che abbia significato.

Nel giorno effettivo del workshop i leader definiscono il tono ed esprimono le loro aspettative, e il Facilitatore avrà progettato un 'Processo' specifico per raggiungere ogni Attività. Con l'aiuto dei leader il Facilitatore decide la composizione dei gruppi per affrontare ogni Attività e avrà determinato quali strumenti e tecniche aiuteranno a raggiungere l'Attività.

Durante tutto il 'workshop' – notate che non è una 'riunione' – il Facilitatore adatta il processo (offrendo diversi strumenti/tecniche) a seconda del caso, se il gruppo ha difficoltà a raggiungere un risultato. Il Facilitatore non si coinvolge mai NELL'Attività, invece si concentra sulla progettazione e applicazione del Processo più appropriato.

Il rapporto tra i Leader delle Attività e il Facilitatore è cruciale e anche lo stile del Leader delle Attività è cruciale. Troppo interventista e il gruppo potrebbe sentire che non ha senso offrire il proprio contributo, troppo delegante e il gruppo potrebbe sentirsi perso e incapace di orientarsi nell'Attività.

In fabbrica c'è disarmonia, gli ingegneri pensano che il problema sia 'X', il Supervisore è convinto che sia 'Y', il Controllo Qualità incolpa i materiali, la Manutenzione pensa che ci siano problemi di manutenzione, diversi Operatori pensano di sapere cosa non va – ma nessuno ha chiesto loro! Nel frattempo la produzione è ferma, la produttività è in calo e i clienti sono frustrati. Il Facilitatore non sa nulla! Non è un esperto nei metodi di produzione o nei macchinari. Ciò in cui il Facilitatore è esperto è: riconoscere l'«Incertezza» – ovvero quando il problema non può nemmeno essere definito chiaramente e non ne ha paura e non cerca soluzioni rapide.

Il Facilitatore ha a disposizione una gamma di «strumenti e tecniche» che può utilizzare. «Modelli» per aiutare un gruppo di persone ad affrontare una situazione. I Modelli sono spesso complessi e richiedono al Facilitatore di guidare il gruppo attraverso un processo meticoloso applicando il Modello al problema.

Uno di questi Modelli è il ben noto Six Sigma, ce ne sono molti altri, e un Facilitatore diventa esperto nel sapere come usarli e, cosa più importante, quando usarli. Spesso usare elementi dei Modelli può essere sufficiente – ad esempio nella situazione in cui si è trovato il Facilitatore, l'uso della matrice È-Non È (nome proprio Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) è stato adatto per far sì che tutti uscissero dal loro «schema mentale» e pensassero in modo più ampio.

Il problema (e la soluzione) si è rivelato essere una combinazione di diversi fattori tra cui: nuovi materiali (che venivano introdotti), manutenzione (che ha alterato la natura delle macchine), condizioni atmosferiche che hanno influenzato le specifiche del prodotto.

Il Facilitatore si guadagna rispetto essendo disposto a fidarsi del Processo che ha progettato per l'occasione ed essendo disposto ad adattarsi alle circostanze del momento.

Due Dipartimenti di un'organizzazione (potrebbe essere nel settore pubblico, in azienda – ovunque) non riescono a lavorare efficacemente. I Manager sanno che qualcosa non va, eppure entrambi i Dipartimenti non sentono che sia colpa loro. Il Facilitatore non vuole sapere chi è da biasimare, preferisce concentrarsi sui problemi e identificare cosa si potrebbe fare diversamente per avvicinare i Dipartimenti.

Spesso questo tipo di situazione richiede l'uso del Process Iceberg® perché il problema è probabilmente legato a un disallineamento degli Obiettivi Strategici (e dei Valori) e della Struttura e dei Processi di alto livello che non supportano gli obiettivi. Ci saranno probabilmente dei 'Sistemi' che sono diventati ridondanti o inappropriati. È molto meno probabile che sia la colpa diretta delle singole persone e anche se è legato alle persone, è probabilmente un disallineamento di Competenze e Conoscenze.

Aiutando sia il Manager che poi il Personale a comprendere le discrepanze, il Facilitatore può aiutare i Dipartimenti a raggiungere un focus comune. Potrebbe richiedere una serie di workshop che coinvolgono persone diverse in momenti diversi e il Facilitatore sarà formato e qualificato nel progettare un tale programma.

Penso che la mia definizione sia: qualcuno che aiuta un gruppo di persone (di qualsiasi dimensione, da due a centinaia) a gestire l'«Incertezza» creando e progettando un Processo (su misura) che permetterà al gruppo di raggiungere un risultato che dia speranza e direzione per il futuro.

• La facilitazione può essere applicata in un contesto specifico (affrontando un problema particolare)
• Nei programmi di cambiamento strategico dove l'organizzazione sta gestendo un cambiamento di direzione
• Nel cambiamento culturale dove l'organizzazione deve agire diversamente rispetto a come vengono attualmente svolte le cose
• Nei progetti dove spesso emergono problemi che hanno il potenziale di far deragliare i progressi.

La nostra guida approfondita sulla facilitazione esplora l'Iceberg dei Processi, esamina il ruolo di un facilitatore in maggiore dettaglio e spiega come facilitare un workshop.

È importante vedere la Facilitazione come un mezzo per raggiungere gli obiettivi aziendali. Un Direttore, quando gli è stato chiesto perché avesse introdotto la Facilitazione nella sua organizzazione, ha detto che era perché era fondamentale per raggiungere gli obiettivi di business e per farlo una selezione di manager, supervisori e personale è stata formata nella Facilitazione. Hanno svolto un ruolo vitale nel piano aziendale dell'organizzazione. Non era il "lavoro quotidiano" di nessuno, piuttosto potevano essere chiamati da qualsiasi Dipartimento o team per aiutarli ad affrontare le questioni in modo neutrale. Faceva parte dell'ethos e della pratica dell'organizzazione che i Facilitatori dovessero essere liberati per svolgere il ruolo se richiesto. Aveva il vantaggio aggiuntivo che i manager potevano utilizzare qualcuno di un altro dipartimento per facilitare una questione in cui potrebbero avere un interesse personale e quindi non essere imparziali.

In un'organizzazione, molto matura nel loro modo di pensare, hanno assunto personale su base contrattuale temporanea per liberare persone a facilitare l'enorme programma di cambiamento che sapevano fosse necessario. Utilizzare un approccio facilitativo al cambiamento può dimostrare una partecipazione inclusiva e sfruttare opinioni diverse per promuovere soluzioni innovative – è un vero antidoto al 'pensiero di gruppo'.

L'applicazione delle competenze di facilitazione può anche migliorare l'efficienza delle riunioni. Un project manager che utilizza gli strumenti e le tecniche nelle riunioni di revisione del progetto e negli 'scrum' può ottenere chiarezza, direzione e consenso. È noto che la Facilitazione migliora la risoluzione creativa dei problemi. Conosciamo già Six Sigma e più recentemente i Design Workshop sono stati noti per rivoluzionare il focus strategico di un'azienda o organizzazione.

Oltre ai vantaggi "tangibili" ci sono anche vantaggi "intangibili":

Un approccio facilitativo migliorerà la collaborazione tra divisioni, progetti, dipartimenti e team. L'applicazione di competenze di facilitazione migliorerà l'interazione di gruppo. Una sola tecnica (Feedback) può rivoluzionare il livello di comprensione tra le persone e far risparmiare letteralmente centinaia di ore sprecate nel tentativo di ottenere chiarezza negli obiettivi.

Il ruolo tradizionale di 'presidente' non è adatto alle dinamiche moderne del business, dove le persone rappresentano molte diverse specializzazioni. L'applicazione degli Strumenti e delle Tecniche aiuta a gestire il tempo e a portare chiarezza e scopo.

Il mondo sta diventando meno collaborativo in tutti gli ambiti: la politica e la definizione delle politiche stanno diventando più didattiche, il processo decisionale nel business è spesso concentrato in una o due persone, il cambiamento viene imposto piuttosto che sviluppato in modo collaborativo. La facilitazione può avere un ruolo nel sancire la necessità di coinvolgere e impegnare le persone. L'uso di U – I – A = O + E aiuta a garantire un livello di coinvolgimento che produce alti rendimenti nell'attuare il cambiamento. Fornisce anche un meccanismo per devolvere l'implementazione della strategia per assicurarsi che tutte le voci siano ascoltate e le idee vengano messe in pratica, specialmente in gruppi più grandi o più diversificati.

L'uso della Facilitazione può costruire consenso e consentire al gruppo di gestire i conflitti in modo meno personale e conflittuale o, all'estremo opposto, paternalistico. I facilitatori non hanno bisogno di usare la loro personalità per gestire i disaccordi; invece, una serie di Strumenti e Tecniche (come SPO e SCA) può favorire un'atmosfera in cui si può raggiungere il consenso.

I facilitatori non prendono posizione, ma aiutano le persone a riconoscere le questioni e ad affrontarle piuttosto che lasciare che si impantanino in scontri di personalità.

È anche vero che la Facilitazione può migliorare la formazione. La mia introduzione alle competenze e tecniche è iniziata quando ero un formatore, e riuscivo a vedere un modo migliore di trasmettere conoscenze e comprensione. Quando vediamo l'impatto delle competenze di facilitazione negli ambienti educativi e nella formazione aziendale, iniziamo a vederne l'immenso potere.

A livello individuale, le competenze di Facilitazione rendono le persone molto più efficaci nei loro ruoli o funzioni. Ho perso il conto delle persone che sono tornate da me per dirmi come proprio le competenze di Facilitazione abbiano accelerato le loro carriere.

In questo blog ci siamo concentrati sull'uso interno dei Facilitatori e, come è stato evidenziato, l'utilizzo di Facilitatori tra diversi reparti può portare grandi benefici. Tuttavia, ci possono essere occasioni in cui coinvolgere un facilitatore esterno rappresenta un vero vantaggio. La loro imparzialità è a volte fondamentale per ottenere l'adesione a un processo e arrivano senza bagaglio aziendale. Però devono essere percepiti come neutrali – nessun briefing preventivo su 'le persone difficili che incontrerai' e 'fai attenzione a x'! Preparatevi al fatto che metteranno in discussione il Grado di Incertezza dell'Obiettivo – arrivano con un distacco che permette loro di sfidare le norme percepite come accettate. Resisteranno alle soluzioni rapide e saranno onesti e realistici sui tempi. Per loro affrontare un Obiettivo che è Incerto richiederà tre volte e mezzo più tempo di quanto pensereste!

Dovrebbe essere ovvio da tutto quanto sopra che il Facilitatore e il Responsabile del Compito sono due persone diverse. Normalmente un direttore/manager/project manager/team leader può gestire competentemente le questioni quotidiane che si presentano. Tuttavia, in situazioni di Complessità e Incertezza il proprietario della questione dovrebbe concentrarsi su ciò che deve essere consegnato, lasciando la progettazione e la gestione del Processo al Facilitatore.

Infine, dobbiamo riconoscere che molte persone lavorano da remoto e si incontrano online. Se le riunioni erano notoriamente conosciute per essere inefficaci in passato, quanto più difficile è ottenere risultati positivi dalle riunioni online? Tuttavia, con l'avvento di piattaforme online che integrano lo stesso tipo di Strumenti e Tecniche utilizzati negli eventi faccia a faccia, possiamo ottenere un successo molto maggiore di quanto si possa pensare.

Le competenze di facilitazione e l'uso di Facilitatori possono apportare benefici significativi sia agli individui che alle organizzazioni, migliorando il modo in cui i gruppi funzionano e raggiungono i loro obiettivi. Ottenere il successo è molto più difficile oggi mentre affrontiamo questioni complesse che influiscono su ciò che stiamo cercando di realizzare. Le specializzazioni delle persone, che sono vitali per raggiungere risultati validi, significano che conflitti, incomprensioni e agende contrastanti possono influire negativamente su ciò che stiamo cercando di realizzare. La facilitazione fornisce un approccio gestionale positivo che tutte le organizzazioni trarrebbero beneficio dall'adottare.

APMG fornisce attraverso le Organizzazioni di Formazione Accreditate un mezzo per essere formati e ricevere una qualifica in Facilitation che migliorerà le capacità aziendali dell'organizzazione e aiuterà gli individui a diventare più efficaci nei loro ruoli.