Agenti del Cambiamento Agile al salvataggio!

Una gestione efficace del cambiamento e un approccio Agile richiedono la costruzione di un'ampia rete di persone capaci di avviare e sostenere i processi di cambiamento. Queste persone comprendono la necessità del cambiamento e possiedono le competenze necessarie per supportare efficacemente gli altri nell'implementazione di nuove soluzioni.

Questi individui provengono da diversi livelli dell'organizzazione e svolgono compiti differenti nella loro quotidianità. Tra loro figurano leader, responsabili di unità organizzative, esperti di dominio, specialisti, membri di team di progetto, consulenti... Nel loro insieme, possono essere definiti Agile Change Agent.

Come sa bene qualsiasi project manager o responsabile del cambiamento esperto, implementare un cambiamento è raramente (se non mai!) semplice. Il percorso è spesso costellato di ostacoli: sfide che è fondamentale affrontare in modo efficace affinché un progetto o un'iniziativa di cambiamento possa alla fine rivelarsi un successo.

In questo articolo, esaminiamo come il corso Agile Change Agent affronti alcune delle sfide più comuni nella gestione di progetti e del cambiamento.

Oggi, pianificare il cambiamento è diventato sempre più complesso. Da un lato, ogni azienda ha bisogno di una pianificazione strategica del cambiamento organizzativo per gestire il caos e favorire la preparazione dei progetti, un coinvolgimento fluido degli stakeholder e un'adeguata strategia di comunicazione. Dall'altro, le organizzazioni cambiano così rapidamente che spesso non c'è tempo sufficiente per costruire visioni a lungo termine e le coalizioni necessarie a sostenerle.

I cambiamenti devono essere implementati rapidamente. La creatività è indispensabile, poiché i metodi tradizionali spesso non sono più applicabili. In questo contesto, i leader devono comprendere appieno il concetto di pianificazione agile del cambiamento a tutti i livelli: programmi, progetti e iniziative più semplici.

Il workshop Agile Change Agent introduce il concetto di Roadmap in alternativa ai piani dettagliati. La Roadmap garantisce che un'iniziativa di cambiamento sia organizzata a un alto livello di generalità, con piena consapevolezza del suo scopo complessivo. Al tempo stesso, lascia ampia libertà nello sviluppo della soluzione e consente correzioni di rotta. Le fasi dell'iniziativa sono quindi iterazioni successive, che si concludono con l'implementazione della parte funzionante della soluzione in grado di apportare i benefici previsti.

La Roadmap può essere applicata a un singolo compito, a un progetto o a un insieme di progetti. Consente inoltre l'integrazione di diversi metodi e best practice gestionali, come PRINCE2, AgilePM, AgilePgM e MSP. In questo senso, la Roadmap offre un approccio estremamente versatile, aperto a diverse metodologie di gestione, favorendo al contempo una pianificazione agile e incrementale.

Strumenti chiave di Agile Change Agent in quest'area: Roadmap.

Esistono alcune condizioni fondamentali affinché la pianificazione della Roadmap avvenga con successo. Consegne più rapide ed efficienti non sono tanto il risultato di un lavoro più intenso e della grande dedizione di interi team, quanto piuttosto il frutto di una comunicazione efficace. Affinché la comunicazione sia efficace, è necessario un coinvolgimento adeguato di tutti i partecipanti all'iniziativa di cambiamento. Senza coinvolgimento non ci sarà successo, ma è altrettanto difficile (se non impossibile) ottenerlo cercando di imporlo dall'alto; impartire istruzioni anziché confrontarsi in modo costruttivo con i membri del team e gli altri stakeholder.

Il coinvolgimento di tutti i partecipanti è un principio fondamentale degli approcci e delle iniziative agili. Pertanto, una comunicazione efficace va ben oltre la semplice condivisione di informazioni complete. È un intero sistema di gestione, che rafforza la motivazione interna del team a partecipare ai cambiamenti, in contrapposizione all'imposizione dei cambiamenti dall'esterno.

Il ruolo di un Agile Change Agent è lavorare con le persone - a tutti i livelli dell'iniziativa di cambiamento - ascoltando attivamente e promuovendo una cultura del feedback. Una manifestazione concreta della costruzione di una comunicazione efficace è l'integrazione delle iniziative di cambiamento con obiettivi aziendali chiari e condivisi.

Strumenti chiave dell'Agile Change Agent in quest'area: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communication Plan; Active Listening, Feedback.

Se le iniziative di cambiamento sono ben fondate e i progetti hanno senso dal punto di vista dei loro partecipanti, la probabilità di gestire con successo la resistenza al cambiamento aumenta. È importante ricordare, tuttavia, che questa resistenza fa parte, in una certa misura, della natura umana. Un Agile Change Agent comprende la resistenza che si manifesta naturalmente ed è in grado di offrire supporto a coloro che stanno vivendo un cambiamento.

Gli agenti del cambiamento di successo devono avere familiarità con i concetti fondamentali dell'apprendimento, poiché il cambiamento organizzativo può continuamente spingere i partecipanti (clienti o colleghi) ad adattarsi a nuove situazioni e ad apprendere continuamente nuovi modi di fare le cose. Questo implica uscire dalla propria zona di comfort, generando periodicamente una sensazione di calo di efficacia e di fiducia in se stessi.

Il ruolo dell'Agile Change Agent nel preparare le persone ad affrontare questi stati periodici è preziosissimo. In un ambiente che consente di assumersi rischi, di accettare la possibilità di commettere errori e la volontà di mettere a frutto la propria creatività e innovazione, le performance sono spesso molto più elevate. È proprio questo atteggiamento e questa atmosfera lavorativa che permette ad alcune organizzazioni di adattarsi in modo più efficace di fronte alla pressione dei frequenti cambiamenti dell'ambiente.

Strumenti chiave dell'Agile Change Agent in quest'area: Active Listening; Feedback.

Se vogliamo che un'iniziativa di cambiamento modifichi la propria rotta in modo da mantenere continuamente l'allineamento con gli obiettivi aziendali, dobbiamo invitare gli stakeholder a collaborare nella revisione continua delle ipotesi originali e nel confrontarle con le esigenze in evoluzione dell'organizzazione.

Questi stakeholder spaziano da coloro che beneficiano del cambiamento a coloro che lavorano attivamente alla soluzione, o che semplicemente devono cambiare il proprio modo di operare.  È opportuno adottare un approccio ampio nel collaborare con tutte le aree che saranno interessate dai risultati del cambiamento. L'invito alla collaborazione può essere realizzato facendo ampio uso del feedback e garantendo opportunità di dialogo regolare e continuo.

Anche il ruolo dei leader sta cambiando: si passa da un approccio top-down alla creazione di condizioni favorevoli per team e individui responsabilizzati, garantendo al contempo la disponibilità di un supporto pertinente e necessario. Per molte organizzazioni, ciò richiede una rivalutazione completa dell'approccio gestionale, passando da uno stile prescrittivo a uno basato sull'empowerment, che favorisca creatività e innovazione. L'Agile Change Agent è un ruolo che comprende perfettamente queste condizioni e possiede le competenze di un facilitatore e coach.

Strumenti chiave dell'Agile Change Agent in quest'area: Prioritizzazione dei Requisiti - MoSCoW; Questionario per l'Identificazione dei Benefici; Mappa della Community; Questionario sulla Motivazione.

Il ruolo fondamentale di un Agile Change Agent è coinvolgere efficacemente gli stakeholder nelle iniziative di cambiamento. La qualità di questo coinvolgimento determina spesso l'efficacia della soluzione e/o del cambiamento che si sta implementando.  È necessaria una grande sensibilità, poiché un gruppo di stakeholder può avere esigenze e prospettive diverse. Da un lato, non bisogna allargare eccessivamente questo gruppo, ma dall'altro occorre assicurarsi che tutti gli stakeholder rilevanti siano adeguatamente coinvolti e che vengano adottate le strategie più appropriate.

La scelta di una strategia di coinvolgimento adeguata parte dall'analisi degli stakeholder, dalla loro classificazione e, infine, dalla definizione dell'approccio più appropriato (e necessario) alla comunicazione e al coinvolgimento.

Gli strumenti dell'Agile Change Agent in quest'area: Personal Assessment; Emotional Response Questionnaire; Personal Leadership; Self-Control; Empathetic Communication; Sustaining Environment.

Corso e certificazione Agile Change Agent.

Asseco Data Systems.