Agents du changement agiles à la rescousse !

Une gestion efficace du changement et un mode de travail Agile nécessitent la constitution d'un réseau étendu de personnes capables d'initier et de soutenir les processus de changement. Ces personnes comprennent la nécessité du changement et disposent des compétences requises pour accompagner efficacement les équipes dans la mise en œuvre de nouvelles solutions.

Ces individus proviennent de différents niveaux de l'organisation et exercent des tâches variées au quotidien. Parmi eux, on trouve des leaders, des responsables d'unités organisationnelles, des experts métier, des spécialistes, des membres d'équipes projet, des consultants… Ensemble, ils peuvent être désignés sous le terme d'Agents du Changement Agile.

Comme tout bon chef de projet ou responsable du changement le sait, mettre en œuvre un changement est rarement (pour ne pas dire jamais !) une chose aisée. Le chemin est généralement semé d'embûches ; des défis qu'il est essentiel de relever efficacement si l'on souhaite qu'un projet ou une initiative de changement aboutisse à un succès durable.

Dans cet article, nous examinons comment la formation Agile Change Agent permet de faire face à certains défis courants en matière de gestion de projet et de conduite du changement.

Aujourd'hui, planifier le changement devient un défi de plus en plus complexe. D'un côté, toute entreprise a besoin d'une planification stratégique du changement organisationnel pour maîtriser le chaos et faciliter la préparation des projets, l'implication harmonieuse des parties prenantes et l'élaboration d'une stratégie de communication adaptée. De l'autre, les organisations évoluent si rapidement qu'il manque souvent le temps nécessaire pour construire des visions à long terme et les coalitions capables de les soutenir.

Les changements doivent être mis en œuvre rapidement. La créativité est indispensable, car les façons de faire habituelles ne sont plus souvent adaptées. Dans ce contexte, les dirigeants doivent pleinement maîtriser le concept de planification agile du changement à tous les niveaux : programmes, projets et initiatives plus simples.

L'atelier Agile Change Agent introduit le concept de Feuille de route (Roadmap) en lieu et place de plans détaillés. La Feuille de route permet d'organiser une initiative de changement à un niveau de généralité élevé, en gardant à l'esprit sa finalité globale. Elle laisse en même temps une grande liberté dans le développement de la solution et autorise les ajustements de cap. Les étapes de l'initiative constituent ainsi des itérations successives, aboutissant à la mise en œuvre de la partie opérationnelle de la solution qui génère les bénéfices escomptés.

La Feuille de route peut s'appliquer à une tâche unique, à un projet ou à un ensemble de projets. Elle permet également d'intégrer différentes méthodes et bonnes pratiques de gestion telles que PRINCE2, AgilePM, AgilePgM et MSP. En ce sens, la Feuille de route offre une approche extrêmement polyvalente, ouverte à différentes méthodologies de gestion, tout en permettant une planification agile et incrémentale.

Principaux outils Agile Change Agent dans ce domaine : Roadmap.

Plusieurs conditions clés sont nécessaires pour qu'une planification de Feuille de route se déroule avec succès. Des livraisons plus rapides et plus efficaces ne sont pas tant le fruit d'un travail plus intense et d'un grand dévouement de la part d'équipes entières, que le résultat d'une communication efficace. Pour que la communication soit efficace, une implication appropriée de tous les participants à l'initiative de changement est indispensable. Sans implication, il n'y aura pas de succès — mais celle-ci est également difficile à obtenir (voire impossible) si l'on cherche à l'imposer uniquement par l'autorité, en donnant des instructions plutôt qu'en s'engageant de manière constructive avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes.

L'implication de tous les participants est un principe fondamental des approches et initiatives agiles. Ainsi, une communication efficace va bien au-delà d'une simple information exhaustive. C'est tout un système de management visant à renforcer la motivation intrinsèque de l'équipe à participer aux changements, plutôt que de se voir imposer ces changements.

Le rôle d'un Agent de Changement Agile est de travailler avec les personnes — à tous les niveaux de l'initiative de changement — en pratiquant l'écoute active et en favorisant une culture du feedback. L'intégration des initiatives de changement aux objectifs métier clairement définis est une manifestation concrète de la construction d'une communication efficace.

Les principaux outils de l'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Business Case ; Stratégie de gestion du changement ; Plan de gestion du changement ; Plan de communication ; Écoute active, Feedback.

Si les initiatives de changement sont bien fondées et que les projets ont du sens du point de vue de leurs participants, la probabilité de gérer avec succès la résistance au changement augmente. Il est cependant important de rappeler que cette résistance est, dans une certaine mesure, inhérente à la nature humaine. Un Agile Change Agent comprend la résistance naturelle et est en mesure d'apporter son soutien à ceux qui vivent le changement.

Les agents du changement qui réussissent doivent maîtriser les concepts fondamentaux de l'apprentissage, car le changement organisationnel peut continuellement contraindre les participants (clients ou collègues) à s'adapter à de nouvelles situations et à apprendre sans cesse de nouvelles façons de faire les choses. Cela implique de sortir de sa zone de confort, ce qui engendre périodiquement un sentiment de baisse d'efficacité et de confiance en soi.

Le rôle de l'Agile Change Agent dans la préparation des personnes à faire face à ces états périodiques est inestimable. Dans un environnement qui encourage la prise de risques, accepte la possibilité de commettre des erreurs et favorise la volonté de faire appel à sa propre créativité et à son sens de l'innovation, les performances sont souvent bien supérieures. C'est précisément cette attitude et cette atmosphère de travail qui permettent à certaines organisations de s'adapter plus efficacement face à la pression des changements fréquents dans leur environnement.

Principaux outils de l'Agile Change Agent dans ce domaine : Écoute active ; Feedback.

Si nous voulons qu'une initiative de changement puisse évoluer de manière à rester continuellement alignée avec les objectifs de l'entreprise, nous devons inviter les parties prenantes à collaborer à l'examen continu des hypothèses initiales et à les confronter aux besoins changeants de l'organisation.

Ces parties prenantes vont de celles qui bénéficient du changement à celles qui travaillent activement sur la solution, ou qui doivent simplement faire évoluer leurs propres pratiques.  Il est judicieux d'adopter une approche globale en travaillant avec tous les domaines qui seront affectés par les résultats du changement. L'invitation à collaborer peut se concrétiser par un recours intensif aux retours d'information et en garantissant des possibilités de dialogue régulier et continu.

Le rôle des leaders évolue également, passant d'une approche descendante à la création de conditions favorables à des équipes et des individus autonomes, tout en veillant à ce que le soutien pertinent et nécessaire soit disponible. Pour de nombreuses organisations, cela nécessite une réévaluation complète de l'approche managériale, passant d'une approche prescriptive à une approche d'autonomisation qui favorise la créativité et l'innovation. L'Agile Change Agent est un rôle qui comprend parfaitement ces conditions et possède les compétences d'un facilitateur et d'un coach.

Outils clés de l'Agile Change Agent dans ce domaine : Prioritization of Requirements - MoSCoW ; Benefits Identifying Questionnaire ; Community Map ; Motivation Questionnaire.

Le rôle fondamental d'un Agent de Changement Agile est d'impliquer efficacement les parties prenantes dans les initiatives de changement. La qualité de cet engagement détermine souvent l'efficacité de la solution et/ou du changement mis en œuvre.  Un niveau élevé de sensibilité est nécessaire, car un groupe de parties prenantes peut avoir des exigences et des perspectives différentes. D'un côté, il ne faut pas élargir ce groupe de manière excessive, mais de l'autre, il faut s'assurer que toutes les parties prenantes concernées sont efficacement impliquées et que les stratégies les plus appropriées sont adoptées.

Le choix d'une stratégie d'engagement appropriée commence par la réalisation d'une analyse des parties prenantes, leur classification, et enfin la proposition de l'approche la plus adaptée (et nécessaire) en matière de communication et d'engagement.

Outils de l'Agent de Changement Agile dans ce domaine : Personal Assessment ; Emotional Response Questionnaire ; Personal Leadership ; Self-Control ; Empathetic Communication ; Sustaining Environment.

Formation et certification Agile Change Agent.

Asseco Data Systems.