Agentów Zmiany Agile na ratunek!

Skuteczne zarządzanie zmianą i praca w metodyce Agile wymagają zbudowania szerokiej sieci osób, które potrafią inicjować i wspierać procesy zmian. Rozumieją one potrzebę zmiany i posiadają kompetencje niezbędne do skutecznego wspierania ludzi we wdrażaniu nowych rozwiązań.

Osoby te wywodzą się z różnych szczebli organizacji i na co dzień wykonują różnorodne zadania. Wśród nich znajdują się liderzy, kierownicy jednostek organizacyjnych, eksperci dziedzinowi, specjaliści, członkowie zespołów projektowych, konsultanci... Łącznie można ich nazwać Agile Change Agents.

Jak doskonale wiedzą doświadczeni kierownicy projektów i menedżerowie zmian, wdrażanie zmian rzadko kiedy (o ile w ogóle!) przebiega łatwo. Na tej drodze pojawia się zazwyczaj wiele przeszkód — wyzwań, z którymi trzeba skutecznie się zmierzyć, aby projekt lub inicjatywa zmianowa mogły ostatecznie zakończyć się sukcesem.

W tym artykule przyglądamy się temu, jak kurs Agile Change Agent pomaga radzić sobie z typowymi wyzwaniami w zarządzaniu projektami i zmianą.

Dziś planowanie zmian staje się coraz większym wyzwaniem. Z jednej strony każda firma potrzebuje strategicznego planowania zmian organizacyjnych, które pozwala okiełznać chaos i umożliwia przygotowanie projektu, sprawne zaangażowanie interesariuszy oraz opracowanie odpowiedniej strategii komunikacji. Z drugiej strony organizacje zmieniają się tak szybko, że często brakuje czasu na budowanie długoterminowych wizji i koalicji, które mogłyby je wspierać.

Zmiany muszą być wdrażane szybko. Kreatywność stała się standardowym wymogiem, ponieważ tradycyjne sposoby działania często przestają się sprawdzać. W tej sytuacji liderzy muszą w pełni rozumieć koncepcję zwinnego planowania zmian na wszystkich poziomach: programów, projektów i prostszych inicjatyw.

Warsztat Agile Change Agent wprowadza koncepcję Roadmapy w miejsce szczegółowych planów. Roadmapa zapewnia, że inicjatywa zmiany jest zorganizowana na wysokim poziomie ogólności, z pełną świadomością jej nadrzędnego celu. Jednocześnie pozostawia dużą swobodę w rozwijaniu rozwiązania i pozwala na wprowadzanie korekt w trakcie realizacji. Etapy inicjatywy są zatem kolejnymi iteracjami, zakończonymi wdrożeniem działającej części rozwiązania, która dostarcza zaplanowane korzyści.

Roadmapa może odnosić się do pojedynczego zadania, projektu lub zestawu projektów. Umożliwia również integrację różnych metod i najlepszych praktyk zarządzania, takich jak PRINCE2, AgilePM, AgilePgM i MSP. W tym sensie Roadmapa oferuje niezwykle wszechstronne podejście, otwarte na różne metodyki zarządzania, przy jednoczesnym umożliwieniu zwinnego, przyrostowego planowania.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Roadmapa.

Istnieje kilka kluczowych warunków, które muszą zostać spełnione, aby planowanie Mapy Drogowej przebiegło pomyślnie. Szybsze i bardziej efektywne dostarczanie wyników nie jest tyle efektem intensywniejszej pracy i ogromnego zaangażowania całych zespołów, ile rezultatem sprawnej komunikacji. Aby komunikacja była efektywna, niezbędne jest odpowiednie zaangażowanie wszystkich uczestników inicjatywy zmiany. Bez zaangażowania nie ma sukcesu, jednak trudno je osiągnąć (jeśli nie jest to wręcz niemożliwe), opierając się wyłącznie na autorytecie formalnym – wydając polecenia zamiast konstruktywnie współpracować z członkami zespołu i innymi interesariuszami.

Zaangażowanie wszystkich uczestników to fundamentalna zasada podejść i inicjatyw zwinnych. Dlatego też skuteczna komunikacja to coś więcej niż tylko wyczerpujące przekazywanie informacji. To cały system zarządzania, który wzmacnia wewnętrzną motywację członków zespołu do uczestnictwa w zmianach – w przeciwieństwie do narzucania zmian z góry.

Rolą Agile Change Agenta jest praca z ludźmi – na wszystkich poziomach inicjatywy zmiany – poprzez aktywne słuchanie i promowanie kultury informacji zwrotnej. Przejawem budowania efektywnej komunikacji jest integrowanie inicjatyw zmiany z dobrze rozumianymi celami biznesowymi.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agenta w tym obszarze: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communication Plan; Active Listening, Feedback.

Jeśli inicjatywy zmian są dobrze uzasadnione, a projekty mają sens z perspektywy ich uczestników, prawdopodobieństwo skutecznego zarządzania oporem wobec zmian wzrasta. Należy jednak pamiętać, że opór ten jest w pewnym stopniu wpisany w ludzką naturę. Agile Change Agent rozumie naturalnie występujący opór i potrafi wspierać osoby przechodzące przez zmiany.

Skuteczni agenci zmian muszą znać podstawowe koncepcje uczenia się, ponieważ zmiany organizacyjne mogą nieustannie zmuszać uczestników (klientów lub współpracowników) do adaptacji w nowych sytuacjach i ciągłego przyswajania nowych sposobów działania. Wiąże się to z wychodzeniem poza strefę komfortu, co okresowo wywołuje poczucie spadku efektywności i poziomu pewności siebie.

Rola Agile Change Agenta w przygotowaniu ludzi do radzenia sobie z tymi okresowymi stanami jest nieoceniona. W środowisku, które pozwala na podejmowanie ryzyka, akceptuje możliwość popełniania błędów i zachęca do wykorzystywania własnej kreatywności i innowacyjności, wyniki są często znacznie lepsze. To właśnie takie nastawienie i atmosfera pracy umożliwiają niektórym organizacjom skuteczniejsze dostosowywanie się do presji częstych zmian w otoczeniu.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agenta w tym obszarze: Aktywne Słuchanie; Informacja Zwrotna.

Jeśli chcemy, aby inicjatywa zmiany podążała w kierunku, który pozwala jej na ciągłe utrzymywanie zgodności z celami biznesowymi, musimy zaprosić interesariuszy do współpracy przy stałym przeglądaniu pierwotnych założeń i konfrontowaniu ich ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.

Interesariusze ci obejmują zarówno osoby, które odniosą korzyści ze zmiany, jak i tych, którzy aktywnie pracują nad rozwiązaniem lub po prostu muszą zmienić własne sposoby działania.  Wskazane jest szerokie podejście do współpracy ze wszystkimi obszarami, na które wpłyną wyniki zmiany. Zaproszenie do współpracy można realizować poprzez szerokie wykorzystanie informacji zwrotnych oraz zapewnienie możliwości regularnego i ciągłego dialogu.

Rola liderów również ulega zmianie – od podejścia odgórnego do tworzenia warunków dla empowermentu zespołów i jednostek, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności odpowiedniego i niezbędnego wsparcia. Dla wielu organizacji wymaga to całkowitego przewartościowania podejścia do zarządzania – przejścia od modelu dyrektywnego do modelu opartego na empowermencie, który wspiera kreatywność i innowacyjność. Agile Change Agent to rola, która doskonale rozumie te uwarunkowania i posiada kompetencje facylitatora oraz coacha.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agenta w tym obszarze: Priorytetyzacja wymagań – MoSCoW; Kwestionariusz identyfikacji korzyści; Mapa społeczności; Kwestionariusz motywacji.

Kluczową rolą Agile Change Agenta jest skuteczne angażowanie interesariuszy w inicjatywy zmian. Jakość tego zaangażowania często decyduje o skuteczności wdrażanego rozwiązania i/lub zmiany.  Niezbędna jest wysoka wrażliwość, ponieważ grupa interesariuszy może mieć różne wymagania i perspektywy. Z jednej strony nie należy nadmiernie rozszerzać tej grupy, z drugiej jednak trzeba zadbać o to, by wszyscy kluczowi interesariusze byli skutecznie zaangażowani, a także dobrać najbardziej odpowiednie strategie.

Wybór właściwej strategii angażowania rozpoczyna się od przeprowadzenia analizy interesariuszy, ich klasyfikacji, a następnie zaproponowania odpowiedniego (i niezbędnego) podejścia do komunikacji i zaangażowania.

Narzędzia Agile Change Agenta w tym obszarze: Personal Assessment; Emotional Response Questionnaire; Personal Leadership; Self-Control; Empathetic Communication; Sustaining Environment.

Kurs i certyfikacja Agile Change Agent.

Asseco Data Systems.