Agentes de Mudança Ágeis ao resgate!

A gestão eficaz de mudanças e o trabalho ágil exigem a construção de uma ampla rede de pessoas capazes de iniciar e apoiar processos de mudança. Essas pessoas compreendem a necessidade de mudança e possuem as competências necessárias para apoiar efetivamente outras pessoas na implementação de novas soluções.

Esses indivíduos vêm de diferentes níveis da organização, realizando diferentes tarefas no dia a dia. Entre eles estão líderes, chefes de unidades organizacionais, especialistas de domínio, especialistas técnicos, membros de equipes de projetos, consultores... Coletivamente, podem ser chamados de Agentes de Mudança Ágeis.

Como qualquer bom gerente de projetos ou de mudanças sabe, implementar mudanças raramente é fácil (se é que alguma vez é!). Geralmente há uma série de obstáculos ao longo do caminho — desafios que precisam ser enfrentados de forma eficaz para que um projeto ou iniciativa de mudança seja, em última análise, bem-sucedido.

Neste artigo, analisamos como o curso Agile Change Agent aborda alguns desafios comuns de gerenciamento de projetos e mudanças.

Hoje, planejar mudanças está se tornando cada vez mais desafiador. Por um lado, toda empresa precisa de um planejamento estratégico de mudanças organizacionais para ajudar a controlar o caos e viabilizar a preparação de projetos, o engajamento tranquilo das partes interessadas e uma estratégia de comunicação adequada. Por outro lado, as organizações mudam tão rapidamente que muitas vezes não há tempo suficiente para construir visões de longo prazo e as coalizões necessárias para sustentá-las.

As mudanças precisam ser implementadas rapidamente. A criatividade é indispensável, pois as formas tradicionais de fazer as coisas frequentemente deixam de se aplicar. Nesse contexto, os líderes precisam compreender plenamente o conceito de planejamento ágil de mudanças em todos os níveis: programas, projetos e iniciativas mais simples.

O workshop Agile Change Agent apresenta o conceito de Roadmap em substituição a planos detalhados. O Roadmap garante que uma iniciativa de mudança seja organizada em um alto nível de generalidade, com consciência do seu propósito geral. Ao mesmo tempo, oferece ampla liberdade no desenvolvimento da solução e permite ajustes de curso ao longo do caminho. As etapas da iniciativa são, portanto, iterações sucessivas, que culminam na implementação da parte funcional da solução e na entrega dos benefícios planejados.

O Roadmap pode ser aplicado a uma única tarefa, a um projeto ou a um conjunto de projetos. Ele também viabiliza a integração de diferentes métodos e boas práticas de gestão, como PRINCE2, AgilePM, AgilePgM e MSP. Nesse sentido, o Roadmap oferece uma abordagem extremamente versátil, aberta a diferentes metodologias de gestão, ao mesmo tempo em que permite um planejamento ágil e incremental.

Principais ferramentas do Agile Change Agent nessa área: Roadmap.

Existem várias condições fundamentais para que o planejamento do Roadmap ocorra com sucesso. Entregas mais rápidas e eficientes não são tanto o resultado de um trabalho mais intenso e da grande dedicação de equipes inteiras, mas sim o resultado de uma comunicação eficiente. Para que a comunicação seja eficiente, é necessário o envolvimento adequado de todos os participantes na iniciativa de mudança. Sem envolvimento não haverá sucesso, mas também é difícil (senão impossível) alcançá-lo apenas a partir de uma posição de autoridade; dando instruções em vez de engajar de forma construtiva os membros da equipe e demais partes interessadas.

O envolvimento de todos os participantes é um princípio fundamental nas abordagens e iniciativas ágeis. Portanto, uma comunicação eficaz vai além de simplesmente fornecer informações abrangentes. É um sistema completo de gestão, que fortalece a motivação interna da equipe para participar das mudanças, em contraste com ter as mudanças impostas a ela.

O papel de um Agile Change Agent é trabalhar com as pessoas — em todos os níveis da iniciativa de mudança — ouvindo ativamente e promovendo uma cultura de feedback. Uma manifestação da construção de uma comunicação eficaz é a integração das iniciativas de mudança com objetivos de negócio bem compreendidos.

Principais ferramentas do Agile Change Agent nesta área: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communication Plan; Active Listening, Feedback.

Se as iniciativas de mudança são bem fundamentadas e os projetos fazem sentido na perspectiva de seus participantes, a probabilidade de gerenciar com sucesso a resistência à mudança aumenta. No entanto, é importante lembrar que essa resistência é, em certa medida, parte da natureza humana. Um Agile Change Agent compreende a resistência que surge naturalmente e é capaz de oferecer suporte àqueles que estão passando por mudanças.

Agentes de mudança bem-sucedidos precisam estar familiarizados com conceitos básicos de aprendizagem, pois a mudança organizacional pode continuamente forçar os participantes (clientes ou colegas) a se adaptar a novas situações e a aprender continuamente novas formas de fazer as coisas. Isso envolve sair da própria zona de conforto, dando origem a uma sensação periódica de queda na eficácia e nos níveis de confiança.

O papel do Agile Change Agent em preparar as pessoas para lidar com esses estados periódicos é inestimável. Em um ambiente que permite assumir riscos, aceitar a possibilidade de cometer erros e a disposição para usar a própria criatividade e inovação, o desempenho costuma ser muito maior. É exatamente essa atitude e esse clima de trabalho que permitem que algumas organizações se adaptem de forma mais eficaz em resposta à pressão das frequentes mudanças no ambiente.

Principais ferramentas do Agile Change Agent nesta área: Escuta Ativa; Feedback.

Se queremos que uma iniciativa de mudança altere seu curso de forma a manter continuamente o alinhamento com os objetivos de negócio, precisamos convidar as partes interessadas a colaborar na revisão contínua das premissas originais e confrontá-las com as necessidades em constante evolução da organização.

Essas partes interessadas vão desde aquelas que se beneficiam da mudança até as que estão ativamente trabalhando na solução, ou que simplesmente precisam mudar suas próprias formas de agir.  É prudente adotar uma abordagem ampla ao trabalhar com todas as áreas que serão afetadas pelos resultados da mudança. O convite para colaborar pode ser feito por meio do uso extensivo de feedbacks e da garantia de espaços para diálogo regular e contínuo.

O papel dos líderes também está mudando, passando de uma abordagem de cima para baixo para a criação de condições que empoderem equipes e indivíduos, ao mesmo tempo em que garantem que o suporte relevante e necessário esteja disponível. Para muitas organizações, isso exige uma reavaliação completa da abordagem de gestão, deixando de ser prescritiva para tornar-se uma de empoderamento que estimula a criatividade e a inovação. O Agente de Mudança Ágil é um papel que compreende perfeitamente essas condições e possui as competências de um facilitador e coach.

Principais ferramentas do Agente de Mudança Ágil nesta área: Priorização de Requisitos - MoSCoW; Questionário de Identificação de Benefícios; Mapa da Comunidade; Questionário de Motivação.

O papel fundamental de um Agente de Mudança Ágil é engajar efetivamente as partes interessadas em iniciativas de mudança. A qualidade desse engajamento frequentemente determina a eficácia da solução e/ou mudança que está sendo implementada.  É necessário um alto grau de sensibilidade, pois um grupo de partes interessadas pode ter requisitos e perspectivas diferentes. Por um lado, você não deve expandir esse grupo em excesso, mas, por outro, precisa garantir que todas as partes interessadas relevantes sejam efetivamente engajadas e que as estratégias mais adequadas sejam adotadas.

A seleção de uma estratégia de engajamento apropriada começa com a realização de uma análise das partes interessadas, a classificação dessas partes e, por fim, a proposição da abordagem mais adequada (e necessária) para comunicação e engajamento.

Ferramentas do Agente de Mudança Ágil nesta área: Avaliação Pessoal; Questionário de Resposta Emocional; Liderança Pessoal; Autocontrole; Comunicação Empática; Ambiente de Sustentação.

Curso e certificação Agile Change Agent.

Asseco Data Systems.