Agile Change Agents zur Rettung!

Effektives Change Management und agiles Arbeiten erfordern den Aufbau eines breiten Netzwerks von Menschen, die Veränderungsprozesse initiieren und unterstützen können. Sie verstehen die Notwendigkeit des Wandels und verfügen über die erforderlichen Kompetenzen, um Menschen bei der Umsetzung neuer Lösungen wirksam zu unterstützen.

Diese Personen kommen aus verschiedenen Ebenen der Organisation und erfüllen im Alltag unterschiedliche Aufgaben. Dazu gehören Führungskräfte, Leiter von Organisationseinheiten, Fachexperten, Spezialisten, Projektteammitglieder, Berater ... Gemeinsam lassen sie sich als Agile Change Agents bezeichnen.

Wie jeder erfahrene Projekt- oder Change Manager weiß, ist die Umsetzung von Veränderungen selten – wenn überhaupt – einfach. Auf dem Weg dorthin gibt es in der Regel eine Reihe von Hürden; Herausforderungen, die es entscheidend ist, effektiv zu bewältigen, wenn ein Projekt oder eine Veränderungsinitiative letztlich erfolgreich sein soll.

In diesem Beitrag beleuchten wir, wie der Kurs „Agile Change Agent" einige typische Herausforderungen im Projekt- und Change Management angeht.

Heutzutage wird die Planung von Veränderungen zunehmend anspruchsvoller. Einerseits benötigt jedes Unternehmen eine strategische Planung organisatorischer Veränderungen, um das Chaos zu bewältigen und eine solide Projektvorbereitung, eine reibungslose Einbindung der Stakeholder sowie eine angemessene Kommunikationsstrategie zu ermöglichen. Andererseits wandeln sich Organisationen so schnell, dass oft nicht genügend Zeit bleibt, um langfristige Visionen zu entwickeln und Koalitionen zu deren Unterstützung aufzubauen.

Veränderungen müssen schnell umgesetzt werden. Kreativität ist gefragt, da bewährte Vorgehensweisen häufig nicht mehr greifen. In dieser Situation müssen Führungskräfte das Konzept der agilen Veränderungsplanung auf allen Ebenen vollständig verstehen: Programme, Projekte und einfachere Initiativen.

Der Agile Change Agent Workshop führt das Konzept einer Roadmap anstelle detaillierter Pläne ein. Die Roadmap stellt sicher, dass eine Veränderungsinitiative auf einem hohen Abstraktionsniveau organisiert wird, mit einem klaren Bewusstsein für ihr übergeordnetes Ziel. Gleichzeitig lässt sie viel Freiraum bei der Entwicklung der Lösung und ermöglicht Kursanpassungen. Die Phasen der Initiative sind daher aufeinanderfolgende Iterationen, die jeweils mit der Implementierung eines funktionsfähigen Lösungsteils enden, das die geplanten Vorteile liefert.

Die Roadmap kann auf einzelne Aufgaben, Projekte oder eine Reihe von Projekten angewendet werden. Sie ermöglicht auch die Integration verschiedener Methoden und bewährter Managementpraktiken wie PRINCE2, AgilePM, AgilePgM und MSP. In diesem Sinne bietet die Roadmap einen äußerst vielseitigen Ansatz, der für unterschiedliche Managementmethodologien offen ist und gleichzeitig eine agile, inkrementelle Planung ermöglicht.

Wichtige Agile Change Agent-Tools in diesem Bereich: Roadmap.

Es gibt mehrere wesentliche Voraussetzungen, damit eine Roadmap-Planung erfolgreich durchgeführt werden kann. Schnellere und effizientere Lieferungen sind weniger das Ergebnis intensiverer Arbeit und großem Engagement ganzer Teams, als vielmehr das Ergebnis effizienter Kommunikation. Damit Kommunikation effizient sein kann, ist eine angemessene Einbindung aller Beteiligten in die Veränderungsinitiative erforderlich. Ohne Einbindung wird es keinen Erfolg geben – doch sie lässt sich auch kaum (wenn überhaupt) erreichen, wenn man sie allein aus einer Autoritätsposition heraus anstrebt: durch das Erteilen von Anweisungen, anstatt konstruktiv mit Teammitgliedern und anderen Stakeholdern in den Dialog zu treten.

Die Einbindung aller Beteiligten ist ein grundlegendes Prinzip agiler Ansätze und Initiativen. Effektive Kommunikation bedeutet daher mehr als nur umfassende Information. Sie ist ein gesamtes Managementsystem, das die intrinsische Motivation im Team stärkt, aktiv an Veränderungen teilzunehmen – im Gegensatz dazu, Veränderungen einfach auferlegt zu bekommen.

Die Rolle eines Agile Change Agent besteht darin, mit Menschen zu arbeiten – auf allen Ebenen der Veränderungsinitiative –, indem aktiv zugehört und eine Feedbackkultur gefördert wird. Ein Ausdruck des Aufbaus effektiver Kommunikation ist die Verknüpfung von Veränderungsinitiativen mit klar verstandenen Geschäftszielen.

Wichtige Werkzeuge des Agile Change Agent in diesem Bereich: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communication Plan; Active Listening, Feedback.

Wenn Veränderungsinitiativen gut begründet sind und Projekte aus Sicht der Beteiligten sinnvoll erscheinen, steigt die Wahrscheinlichkeit, Widerstand gegen Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Es ist jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten, dass dieser Widerstand zu einem gewissen Grad in der menschlichen Natur liegt. Ein Agile Change Agent versteht den natürlich auftretenden Widerstand und ist in der Lage, Menschen, die Veränderungen erleben, zu unterstützen.

Erfolgreiche Veränderungsbegleiter müssen mit grundlegenden Lernkonzepten vertraut sein, da organisatorischer Wandel die Beteiligten (Kunden oder Kollegen) immer wieder dazu zwingt, sich an neue Situationen anzupassen und fortwährend neue Vorgehensweisen zu erlernen. Dies erfordert das Verlassen der eigenen Komfortzone und führt phasenweise zu einem spürbaren Rückgang von Wirksamkeit und Selbstvertrauen.

Die Rolle des Agile Change Agent dabei, Menschen auf den Umgang mit diesen periodisch auftretenden Zuständen vorzubereiten, ist von unschätzbarem Wert. In einem Umfeld, das Risikobereitschaft fördert, die Möglichkeit von Fehlern akzeptiert und die Bereitschaft unterstützt, eigene Kreativität und Innovation einzusetzen, ist die Leistung oft deutlich höher. Genau diese Haltung und dieses Arbeitsklima ermöglichen es manchen Organisationen, sich im Angesicht häufiger Veränderungen im Umfeld effektiver anzupassen.

Zentrale Werkzeuge des Agile Change Agent in diesem Bereich: Aktives Zuhören; Feedback.

Wenn wir möchten, dass eine Veränderungsinitiative ihren Kurs so anpasst, dass sie kontinuierlich mit den Unternehmenszielen im Einklang bleibt, müssen wir Stakeholder einladen, gemeinsam die ursprünglichen Annahmen zu überprüfen und sie mit den sich wandelnden Bedürfnissen der Organisation zu konfrontieren.

Diese Stakeholder reichen von denjenigen, die von der Veränderung profitieren, bis hin zu jenen, die aktiv an der Lösung arbeiten oder einfach ihre eigene Arbeitsweise ändern müssen. Es ist ratsam, einen umfassenden Ansatz zu verfolgen und alle Bereiche einzubeziehen, die von den Ergebnissen der Veränderung betroffen sein werden. Die Einladung zur Zusammenarbeit kann durch einen ausgeprägten Einsatz von Feedback sowie durch die Sicherstellung regelmäßiger und kontinuierlicher Dialogmöglichkeiten erfolgen.

Die Rolle der Führungskräfte verändert sich ebenfalls – weg vom Top-down-Ansatz hin zur Schaffung von Bedingungen für eigenverantwortliche Teams und Einzelpersonen, wobei gleichzeitig sichergestellt wird, dass relevante und notwendige Unterstützung verfügbar ist. Für viele Organisationen erfordert dies eine vollständige Neubewertung des Managementansatzes: von einem vorschreibenden Ansatz hin zu einem Ansatz der Eigenverantwortung, der Kreativität und Innovation fördert. Der Agile Change Agent ist eine Rolle, die diese Bedingungen bestens versteht und über die Kompetenzen eines Moderators und Coaches verfügt.

Wichtige Agile Change Agent-Tools in diesem Bereich: Priorisierung von Anforderungen – MoSCoW; Fragebogen zur Identifizierung von Vorteilen; Community Map; Motivationsfragebogen.

Die wesentliche Aufgabe eines Agile Change Agent besteht darin, Stakeholder effektiv in Veränderungsinitiativen einzubinden. Die Qualität dieser Einbindung bestimmt häufig die Wirksamkeit der umzusetzenden Lösung und/oder Veränderung.  Ein hohes Maß an Feingefühl ist dabei erforderlich, da eine Gruppe von Stakeholdern unterschiedliche Anforderungen und Perspektiven haben kann. Einerseits sollte man diese Gruppe nicht zu groß werden lassen, andererseits muss man sicherstellen, dass alle relevanten Stakeholder effektiv eingebunden werden und die geeignetsten Strategien angewendet werden.

Die Wahl einer geeigneten Einbindungsstrategie beginnt mit einer Stakeholder-Analyse, der Klassifizierung der Stakeholder und schließlich der Entwicklung des geeigneten (und notwendigen) Ansatzes für Kommunikation und Einbindung.

Agile Change Agent Tools in diesem Bereich: Personal Assessment; Emotional Response Questionnaire; Personal Leadership; Self-Control; Empathetic Communication; Sustaining Environment.

Agile Change Agent Kurs und Zertifizierung.

Asseco Data Systems.