Administrador PMO

Un Administrador de PMO es un puesto de nivel inicial clave dentro de una PMO, responsable de brindar apoyo administrativo integral a los equipos de proyecto. Esto incluye el mantenimiento de la documentación, el seguimiento del progreso y la coordinación de la comunicación entre las partes interesadas. Garantizan el buen funcionamiento de las actividades del proyecto configurando y gestionando herramientas, actualizando informes y manteniendo las mejores prácticas.

Las PMO –definidas como "cualquier individuo, equipo o departamento que apoya la entrega de portafolios, programas y proyectos dentro de una organización" (House of PMO)– contarán con un equipo dedicado, y uno de los roles que se encuentra con frecuencia dentro de la PMO es el de Administrador de PMO.

El rol de Administrador de PMO apoya los proyectos en áreas administrativas como el mantenimiento de la documentación, el seguimiento del progreso y la coordinación de la comunicación entre las distintas partes interesadas. Por lo general, también es responsable de apoyar la configuración y el uso continuo de herramientas y sistemas, actualizar paneles e informes, y garantizar que se sigan las mejores prácticas a lo largo del proyecto.

Un Administrador de PMO puede ser asignado a un solo proyecto o a varios, según la cantidad de apoyo necesario. En ocasiones puede ser la única persona que brinda soporte, o puede formar parte de un equipo más amplio de profesionales de PMO, dependiendo nuevamente del tamaño del proyecto y del nivel de apoyo requerido.

La mayoría de las organizaciones que utilizan proyectos y programas para gestionar el cambio hoy en día se valen de una PMO para ayudar a garantizar que los proyectos se entreguen con éxito.

Si un Administrador de PMO forma parte de un equipo de PMO más grande, también brindará apoyo al Director de PMO en diversas tareas administrativas para asegurar la entrega exitosa de las iniciativas dentro de la propia PMO.

El rol de Administrador de PMO se considera el nivel de entrada en una PMO y trabaja junto a otros roles, como el de Analista de PMO. Para obtener más información sobre este rol, consulta nuestro blog sobre qué hace un Analista de PMO.

El Administrador de PMO tiende a reportar al Director de PMO, pero también tendrá una línea de responsabilidad diaria con los directores de proyecto a los que apoya.

Por lo general, necesitas experiencia en un puesto de oficina, preferiblemente en tareas administrativas como administración de empresas, asistente personal o apoyo a equipos. Para los principiantes sin ningún conocimiento de gestión de proyectos ni experiencia previa en el sector, puede ser útil obtener una certificación en este campo para demostrar tus conocimientos y habilidades. Essentials for PMO Administrators ofrece una introducción a la Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios (P3M) en el contexto de una PMO, y es un excelente punto de partida para todos aquellos que aspiran a trabajar como administradores de PMO o de proyectos.

Convertirse en Administrador de PMO requiere una combinación de experiencia, habilidades y formación.

• Investiga el rol de Administrador de PMO y aprende más sobre las funciones, responsabilidades y expectativas del puesto.
• Considera formarte de manera oficial en gestión de proyectos y PMO; el Essentials for PMO Administrators ha sido creado específicamente para quienes desean incorporarse a una PMO.
• Identifica qué habilidades transferibles se necesitan en un puesto de Administrador de PMO y cómo puedes reforzarlas.
• Averigua si ya existen oportunidades dentro de tu organización actual para dar el salto a la gestión de proyectos.

Obtener formación puede ayudar a ganar confianza en la comprensión de cómo funcionan los proyectos y qué se espera de los administradores de PMO en su primer puesto. También ayudará a identificar qué habilidades transferibles ya posees y que se utilizarán en tu rol de administración de PMO.

Essentials for PMO Administrators Training and Certification es un curso de tres días diseñado para principiantes, con el objetivo de ofrecer una introducción a la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios (P3M), en el contexto de una Oficina de Gestión de Proyectos. Este curso profundiza en los cuatro roles clave dentro de una PMO y descubre qué se necesita para tener éxito en un rol de apoyo.

Descubre más sobre la Formación y Certificación para administradores de PMO.

Tras adquirir experiencia como administrador de PMO, es posible que tengas la oportunidad de avanzar al siguiente nivel dentro de la PMO, que es el rol de analista de PMO.

Existen otras vías que explorar, como el rol de Director de Proyectos adjunto o profundizar en roles especializados dentro de la PMO, como por ejemplo, centrarse en finanzas, riesgos o planificación.