Política e Procedimentos de Gestão de Mudanças Recomendados para Locais de Trabalho

Dado o título, peço uma indulgência aos leitores: a maioria das organizações possui alguma forma de política e procedimentos documentados. Uma diferença significativa entre as organizações está em como essa política e esses procedimentos são aplicados. Um fator frequentemente ignorado ou subestimado é a criação de uma cultura positiva para uma gestão eficaz de mudanças organizacionais. Isso exige uma discussão honesta e transparente sobre o impacto da cultura organizacional atual e a transição para a cultura necessária para consolidar os resultados de mudança desejados.   

Trabalhei e continuo trabalhando com organizações que buscam implementar a gestão de mudanças organizacionais. A maioria é relutante a ponto de ignorar "o elefante na sala". Ou seja, a cultura organizacional atual é um tema que todos sabem que precisa de discussão, consenso e convicção para mudar. No entanto, ele é frequentemente ignorado e, em vez disso, as pessoas ficam ocupadas "fazendo coisas". Esse aspecto da cultura organizacional pode permear toda a organização, em todos os níveis e funções. Toda a política e os procedimentos não podem mitigar — nem deveriam — uma cultura organizacional desalinhada com os resultados desejados pelo programa de mudança.

É quase impossível escrever uma política e procedimentos 100% à prova de falhas. O que se exige é o melhor esforço da organização em termos de política e procedimentos. Isso, complementado por uma cultura organizacional que promova a mentalidade e o comportamento necessários para aplicar não apenas a letra da política e do procedimento, mas também o espírito que eles pretendem transmitir. 

A importância de uma política e procedimentos com o melhor esforço possível, aliados à cultura organizacional adequada, não pode ser subestimada, nem deve ser minimizada em nome de "fazer as coisas acontecerem". Política e procedimentos sem a mentalidade e o comportamento adequados são um fator significativo — se não o mais importante — na entrega de uma mudança organizacional eficaz e eficiente.

A Gestão de Mudanças Organizacionais, o Gerenciamento de Projetos e a Infraestrutura de TI contam com um Body of Knowledge bem estabelecido e documentado que apoia cada disciplina. Por que razão as boas práticas documentadas nesses e em outros Bodies of Knowledge não são aplicadas com compreensão, rigor e convicção? Eu diria que a cultura organizacional tem um impacto significativo nisso. Veja um exemplo. Relatórios oportunos, precisos, consistentes e transparentes estão no cerne de qualquer mudança organizacional. Quase todas as organizações envolvidas em algum projeto de mudança afirmarão ter política e procedimentos em vigor para refletir o status dos relatórios. Essas mesmas organizações quase certamente estarão enfrentando o "relatório melancia". O que quero dizer com "relatório melancia" é que elas utilizam alguma variação de semáforos ou das cores vermelho, âmbar e verde (RAG, na sigla em inglês) para indicar o que foi planejado em relação ao que foi efetivamente entregue. O "relatório melancia" é aquele que aparece verde por fora, mas é vermelho por dentro. Quantas vezes existem política e procedimentos relacionados a relatórios que simplesmente não são aplicados? A não aplicação ou a aplicação equivocada pode ser diretamente atribuída à cultura organizacional e à falta de gestão de consequências.

Todas as organizações são diferentes — seja em propósito, tamanho, produtos ou serviços oferecidos. Todas são significativamente distintas porque cada membro de qualquer organização é um indivíduo único. Existem áreas-chave que podem ser aplicadas a toda organização, embora exijam customização para melhor se adequar aos recursos da organização e à mudança que está sendo implementada. Uma recomendação importante a qualquer gestor de mudanças é manter-se fiel às boas práticas reconhecidas como são. Só se desvie delas com um motivo muito bem fundamentado e documente a necessidade de mudança e o benefício esperado. Uma recomendação adicional é dedicar tempo, desde o início de qualquer programa de mudança, ao "carregamento frontal" (front-end loading). Isso significa ter o maior número possível de recursos necessários para maximizar as chances de sucesso já disponíveis desde o começo. Caso não seja possível ter tudo em vigor, um status robusto de riscos e questões é um artefato essencial para qualquer política e processo de mudança documentados. 

Todos esses elementos devem ser documentados e utilizados para complementar o processo de planejamento do projeto, desde o Plano de Registro (POR) até as diversas iterações do plano, até a entrega final e aprovação em relação ao Business Case de comissionamento.

• Business Case: existe um business case realista que sustente a entrega da mudança? O Business Case original é mantido como linha de base, com controle de versão documentado das atualizações conforme o progresso é feito? Isso pode ser necessário caso seja tomada a decisão de interromper o programa ou projeto devido a uma mudança de circunstâncias.  
• Existem definições de políticas, procedimentos, práticas e processos acordadas, respaldadas e documentadas, bem como orientações sobre como devem ser aplicadas?
• Existem abordagens acordadas, respaldadas e documentadas sobre quais boas práticas devem ser aplicadas e de que forma — por exemplo, qual método de gerenciamento de projetos será utilizado e se a Information Technology Infrastructure Library (ITIL) será adotada?
• O AGILE/SCRUM será utilizado e existe um entendimento comum sobre o que isso significa na prática, com base no Manifesto AGILE e no Guia SCRUM?

Antes de iniciar o processo de mudança, o quanto você está confiante de que o que é dito quando todos estão na mesma sala e fazendo compromissos é o mesmo que quando "é só a gente…." Políticas e procedimentos documentados são elementos essenciais para o sucesso da mudança. Eles precisam ser aplicados tanto no espírito quanto na letra de sua intenção. Dica final: Se não está documentado, não existe. Você está contando com a boa vontade e a memória coletiva. Ambas são coisas muito boas. Mas você, como gestor de mudanças responsável, confiaria nisso ou em um conjunto robusto de políticas e procedimentos de mudança organizacional, documentado e aplicado com consistência? Eu sei onde apostaria minha carreira.