O que é um ciclo de vida de projeto?

Projetos diferem das tarefas rotineiras do dia a dia – por natureza, projetos são mais arriscados do que atividades estáveis e habituais, e frequentemente se beneficiam de uma abordagem personalizada para gerenciar o trabalho envolvido.

Um projeto normalmente tem um ciclo de vida que começa no seu início e se estende até o seu término. À medida que o projeto avança em seu ciclo de vida, o foco do trabalho muda: desde o passo inicial de investigar os motivadores e a necessidade do investimento, passando pela definição e pelo planejamento mais detalhado do trabalho necessário, até a entrega dos resultados e, por fim, o encerramento do projeto.

O ciclo de vida do projeto é uma forma de acompanhar o projeto do início ao fim. Dividir um projeto em diferentes etapas ajuda os gerentes de projeto e demais envolvidos a concentrar atenção no que é mais importante em cada momento. Por exemplo, no início do ciclo de vida, o projeto se concentra em garantir que a ideia de investimento seja sólida, esteja alinhada à estratégia geral e valha a pena ser investigada com mais profundidade. À medida que avança para uma definição e um planejamento mais detalhados, o foco muda para assegurar que o projeto esteja construído sobre bases sólidas e que tenha estabelecido uma governança e controles claros e eficazes. Quando os produtos do projeto estão sendo entregues, é importante garantir que os resultados corretos sejam criados com a qualidade adequada, que o progresso permaneça dentro do planejado e que riscos e problemas sejam resolvidos. E ao final do projeto, o foco está em concluir as pendências, garantir que os produtos entregues tenham sido transferidos para as áreas operacionais e refletir sobre lições aprendidas que possam ser repassadas para beneficiar projetos futuros.

Ciclo de vida linear

Um ciclo de vida de projeto linear (também conhecido como abordagem em "cascata") define e fixa o escopo e os requisitos no início do projeto e entrega seus produtos por meio de um conjunto de fases sequenciais. Como o escopo e a qualidade são fixados no início do projeto, o tempo e o custo geralmente são ajustados para atender aos requisitos dentro dessas restrições.

Ciclo de vida iterativo

Um ciclo de vida iterativo (também conhecido como abordagem "ágil") define e fixa o tempo e o custo disponíveis para o projeto. Os produtos são entregues de forma iterativa, e o escopo e a qualidade são ajustados para cumprir as restrições de tempo e custo.

Abordagem híbrida

Um ciclo de vida híbrido inclui elementos tanto da abordagem linear quanto da iterativa. Algumas fases do projeto (por exemplo, o design do produto) podem ser mais adequadas a uma abordagem incremental, especialmente nas etapas iniciais do projeto, enquanto outras (por exemplo, a entrega do produto) podem se beneficiar de uma abordagem linear sequencial.

Praxis é um framework gratuito e colaborativo para gestão de projetos, programas e portfólios. No centro do Praxis está um ciclo de vida de projetos que pode ser adaptado para diferentes tipos de iniciativas, sejam elas simples ou complexas, conduzidas de forma independente ou como parte de um programa mais amplo. Para facilitar a apresentação do ciclo de vida do Praxis, vamos partir do pressuposto de que estamos iniciando um projeto simples, no qual cada etapa segue consecutivamente à anterior.

Fase de identificação

O objetivo desta fase é explorar uma ideia inicial, desenvolvê-la em um esboço de alto nível do projeto e avaliar se o conceito preliminar tem potencial de ser viável e, portanto, merece uma investigação mais aprofundada. Todo projeto é desencadeado por um mandato — a ideia inicial — e a fase de identificação o recebe e o formaliza em uma justificativa de alto nível para o projeto, denominada brief. Essa fase também identifica as atividades necessárias para realizar o planejamento e a investigação mais detalhados na próxima fase, o que é documentado no plano de definição.

Em conjunto, o brief e o plano de definição servem de base para decidir se o projeto deve ou não avançar para a próxima fase do ciclo de vida, na qual o trabalho necessário para entregar o projeto será definido com maior detalhe. Ao final desta fase, há um gate — um ponto de decisão em que se determina se o projeto deve ou não prosseguir para a etapa seguinte.

Fase de definição

Esta fase concentra-se em estabelecer uma base sólida para o projeto. Seu objetivo é desenvolver uma visão mais detalhada do que o projeto precisa produzir, do trabalho envolvido na entrega e de como o projeto deve ser gerenciado, a fim de determinar se ele deve avançar para a fase de execução.

É nesta fase que o escopo do projeto é definido e o trabalho é planejado, cronogramado e orçado, e a justificativa do projeto (comparando custos, benefícios e riscos envolvidos) é documentada em um business case. Ao final desta fase, há outro ponto de decisão, no qual a documentação relevante é utilizada como base para autorizar a execução do projeto.

Fase de execução

É nesta fase que os planos são executados e os produtos entregues. Isso envolve autorizar a realização do trabalho e aceitar os produtos à medida que são concluídos, monitorar o progresso em relação aos planos e adotar ações corretivas quando necessário para manter o projeto no rumo certo, reportar e se comunicar com as partes interessadas, além de resolver ou escalar problemas à medida que surgem.

Encerramento

Ao final do projeto, é fundamental encerrar as atividades de forma controlada e garantir que todos os pontos pendentes sejam devidamente tratados. Esta fase envolve assegurar que todos os produtos foram entregues e aceitos pelas áreas operacionais responsáveis, que os itens em aberto foram encaminhados para resolução futura, que o projeto foi revisado em busca de lições aprendidas e melhorias a serem compartilhadas com outros projetos no futuro, e que os recursos — como pessoas e equipamentos — foram desmobilizados.

O ciclo de vida do projeto ajuda os gerentes de projeto a se concentrarem no que é importante em diferentes etapas da entrega. Se quiser saber mais, acesse o site do Praxis Framework onde há uma grande variedade de recursos gratuitos disponíveis.