Agile Change Agents komen te hulp!

Effectief verandermanagement en Agile werken vereisen het opbouwen van een breed netwerk van mensen die veranderprocessen kunnen initiëren en ondersteunen. Zij begrijpen de noodzaak van verandering en beschikken over de competenties die nodig zijn om mensen effectief te begeleiden bij het implementeren van nieuwe oplossingen.

Deze personen zijn afkomstig uit verschillende lagen van de organisatie en voeren dagelijks uiteenlopende taken uit. Het gaat om leiders, hoofden van organisatie-eenheden, domeinexperts, specialisten, projectteamleden, consultants... Gezamenlijk kunnen zij Agile Change Agents worden genoemd.

Zoals elke goede project- of verandermanager weet, verloopt het doorvoeren van veranderingen zelden (zo niet nooit!) gemakkelijk. Onderweg zijn er doorgaans een aantal hindernissen; uitdagingen die cruciaal zijn om effectief aan te pakken als een project of veranderinitiatief uiteindelijk succesvol wil zijn.

In dit artikel bekijken we hoe de Agile Change Agent-cursus een aantal veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van project- en verandermanagement aanpakt.

Tegenwoordig wordt het plannen van verandering steeds uitdagender. Enerzijds is er in elke organisatie behoefte aan strategische planning van organisatieverandering, om de chaos te beheersen en een goede projectvoorbereiding, soepele betrokkenheid van stakeholders en een passende communicatiestrategie mogelijk te maken. Anderzijds veranderen organisaties zo snel dat er vaak onvoldoende tijd is om langetermijnvisies en coalities te ontwikkelen die deze visies ondersteunen.

Veranderingen moeten snel worden doorgevoerd. Creativiteit is een vereiste, omdat gangbare werkwijzen vaak niet langer volstaan. In deze situatie moeten leiders het concept van agile veranderplanning volledig begrijpen op alle niveaus: programma's, projecten en eenvoudigere initiatieven.

De Agile Change Agent-workshop introduceert het concept van een Roadmap als alternatief voor gedetailleerde plannen. De Roadmap zorgt ervoor dat een veranderinitiatief op een hoog abstractieniveau wordt georganiseerd, met bewustzijn van het overkoepelende doel. Tegelijkertijd biedt het veel vrijheid in de ontwikkeling van de oplossing en laat het ruimte voor bijsturing. De fasen van het initiatief zijn dan ook opeenvolgende iteraties, die telkens eindigen met de implementatie van het werkende deel van de oplossing dat de geplande voordelen oplevert.

De Roadmap kan worden toegepast op een enkele taak, een project of een reeks projecten. Het maakt ook de integratie mogelijk van verschillende methoden en best practices op het gebied van management, zoals PRINCE2, AgilePM, AgilePgM en MSP. In die zin biedt de Roadmap een uiterst veelzijdige aanpak, open voor verschillende managementmethodologieën, terwijl agile, incrementele planning mogelijk wordt gemaakt.

Belangrijkste Agile Change Agent-tools op dit gebied: Roadmap.

Er zijn verschillende essentiële voorwaarden voor een succesvolle Roadmap-planning. Snellere, efficiëntere opleveringen zijn niet zozeer het resultaat van intensiever werk en grote inzet van hele teams, maar vooral van efficiënte communicatie. Wil communicatie efficiënt zijn, dan is een passende betrokkenheid van alle deelnemers aan het veranderingsinititatief vereist. Zonder betrokkenheid zal er geen succes zijn, maar het is ook moeilijk (zo niet onmogelijk) als je dit alleen vanuit een autoriteitspositie probeert te bereiken — door instructies te geven in plaats van constructief samen te werken met teamleden en andere belanghebbenden.

De betrokkenheid van alle deelnemers is een fundamenteel principe bij agile benaderingen en initiatieven. Effectieve communicatie is dan ook meer dan alleen uitgebreide informatieverstrekking. Het is een heel systeem van management, waarbij de intrinsieke motivatie in het team wordt versterkt om deel te nemen aan veranderingen, in plaats van dat veranderingen hen worden opgelegd.

De rol van een Agile Change Agent is om met mensen te werken — op alle niveaus van het veranderingsinititatief — door actief te luisteren en een feedbackcultuur te bevorderen. Een uiting van het opbouwen van effectieve communicatie is het integreren van veranderingsinitiatieven met duidelijk begrepen bedrijfsdoelstellingen.

Belangrijkste Agile Change Agent-tools op dit gebied: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communication Plan; Active Listening, Feedback.

Als veranderinitiatieven goed onderbouwd zijn en projecten zinvol zijn vanuit het perspectief van de deelnemers, neemt de kans op het succesvol omgaan met weerstand tegen verandering toe. Het is echter belangrijk te onthouden dat deze weerstand tot op zekere hoogte een menselijke eigenschap is. Een Agile Change Agent begrijpt de van nature voorkomende weerstand en is in staat om steun te bieden aan degenen die een verandering doormaken.

Succesvolle veranderaars moeten vertrouwd zijn met basisconcepten van leren, omdat organisatorische verandering deelnemers (klanten of collega's) voortdurend kan dwingen zich aan te passen aan nieuwe situaties en steeds nieuwe manieren van werken te leren. Dit houdt in dat men uit de eigen comfortzone moet stappen, wat periodiek leidt tot een gevoel van afname in effectiviteit en zelfvertrouwen.

De rol van de Agile Change Agent bij het voorbereiden van mensen op het omgaan met deze periodieke toestanden is van onschatbare waarde. In een omgeving waarin risico's nemen wordt toegestaan, de mogelijkheid om fouten te maken wordt aanvaard en de bereidheid bestaat om de eigen creativiteit en innovatie in te zetten, ligt de prestatie vaak veel hoger. Het is juist deze houding en werksfeer die sommige organisaties in staat stelt zich effectiever aan te passen als reactie op de druk van frequente veranderingen in de omgeving.

Belangrijke Agile Change Agent-tools op dit gebied: Actief Luisteren; Feedback.

Als we willen dat een veranderinitatief van koers verandert op een manier die het mogelijk maakt om voortdurend aansluiting te houden bij de bedrijfsdoelstellingen, moeten we belanghebbenden uitnodigen om samen te werken aan het continu herzien van de oorspronkelijke aannames en deze te confronteren met de veranderende behoeften van de organisatie.

Deze belanghebbenden variëren van degenen die baat hebben bij de verandering tot degenen die actief werken aan de oplossing, of die simpelweg hun eigen werkwijze moeten aanpassen. Het is verstandig om een brede aanpak te hanteren bij het samenwerken met alle gebieden die door de uitkomsten van de verandering worden beïnvloed. De uitnodiging tot samenwerking kan worden gedaan door uitgebreid gebruik te maken van feedback en door mogelijkheden te bieden voor regelmatige en continue dialoog.

De rol van leiders verandert ook, van een top-downbenadering naar het creëren van omstandigheden voor zelfsturende teams en individuen, terwijl relevante en noodzakelijke ondersteuning beschikbaar blijft. Voor veel organisaties vereist dit een volledige heroverweging van de managementaanpak, van een prescriptieve aanpak naar een aanpak van empowerment die creativiteit en innovatie ondersteunt. De Agile Change Agent is een rol die deze omstandigheden perfect begrijpt en beschikt over de competenties van een facilitator en coach.

Belangrijkste Agile Change Agent-tools op dit gebied: Prioritization of Requirements - MoSCoW; Benefits Identifying Questionnaire; Community Map; Motivation Questionnaire.

De essentiële rol van een Agile Change Agent is het effectief betrekken van stakeholders bij veranderinitiatieven. De kwaliteit van deze betrokkenheid bepaalt vaak de effectiviteit van de oplossing en/of de te implementeren verandering.  Een hoge mate van sensitiviteit is vereist, omdat een groep stakeholders uiteenlopende behoeften en perspectieven kan hebben. Enerzijds moet u deze groep niet te veel uitbreiden, maar anderzijds moet u ervoor zorgen dat alle relevante stakeholders effectief worden betrokken en dat de meest passende strategieën worden gehanteerd.

Het selecteren van een passende betrokkenheidsstrategie begint met het uitvoeren van een stakeholderanalyse, het classificeren van stakeholders en ten slotte het voorstellen van de meest geschikte (en noodzakelijke) aanpak voor communicatie en betrokkenheid.

Agile Change Agent-tools op dit gebied: Personal Assessment; Emotional Response Questionnaire; Personal Leadership; Self-Control; Empathetic Communication; Sustaining Environment.

Agile Change Agent cursus en certificering.

Asseco Data Systems.