¿Qué es una Oficina de Gestión de Valor?
Las Oficinas de Gestión de Portafolio, Programa y Proyecto (PMOs) se presentan en diferentes formas, ofreciendo funciones y servicios según las necesidades empresariales únicas de la organización. La gestión efectiva de portafolios de programas, proyectos, productos y/o servicios típicamente no ocurre de forma aislada sin la participación de una Oficina de Gestión de Portafolio, Programa y/o Proyecto. Es decir, proporciona una función de apoyo a la toma de decisiones que ayuda al comité principal de inversiones en actividades de toma de decisiones que requieren juicio, determinación y una secuencia de acciones para optimizar el retorno de la inversión. Naturalmente, no existe un modelo de diseño de PMO que se adapte a todas las circunstancias organizacionales.
En 2015, Robert Kaplan discutió el concepto de Oficina de Gestión de Valor (VMO) señalando que las organizaciones hoy en día se esfuerzan por entregar beneficios a menor costo y como tal están experimentando las recompensas por lograr ambos. Simplemente, una VMO se trata de poner el conocimiento en acción mientras se miden los beneficios tangibles pronosticados que deberían ser la justificación y el motor de esa inversión. Una Oficina de Portafolio, Programa y/o Proyecto (PMO) puede proporcionar este servicio, pero el cambio de título significa para todos en la organización que la realización de beneficios, no la entrega de iniciativas, es lo que realmente importa. Como dice Thorp, J (2003), "actúa como un defensor del cambio en la mentalidad organizacional en la forma en que las personas piensan tanto sobre los beneficios como sobre el valor". Tiene mucho más sentido económico y operacional crear y aprovechar un cuadro centralizado de profesionales en gestión de beneficios que pedir a cada unidad empresarial o funcional, por sí sola, que adquiera tal experiencia, particularmente para optimizar el retorno de la inversión.
Como aconseja Nieto-Rodriguez, R (2021), una Oficina de Ejecución de Estrategia (o una VMO para el caso) debería ayudar a responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos estratégicos de nuestra organización? Dados estos objetivos, ¿cómo los vamos a lograr—a través de programas, proyectos, productos y servicios?
- ¿En qué propuestas de gasto deberíamos invertir para el interés a largo plazo de nuestra organización?
- ¿Cuál es el mejor uso de nuestras capacidades financieras y operacionales existentes y futuras?
- ¿Tenemos los recursos humanos adecuados para liderar estas propuestas de gasto?
- ¿Hay alguna iniciativa que podamos detener, suspender o retrasar si hay una caída económica repentina?
- ¿Es el momento adecuado? ¿Qué pasa si alguna de las iniciativas falla? ¿Tenemos un plan B? ¿Y estamos aprendiendo de los fracasos?
- ¿Qué valor y beneficios estamos capturando de cada proyecto?
El valor a menudo se percibe como subjetivo, con diferentes personas aplicando diferentes criterios para evaluar si están obteniendo valor de un producto o servicio en términos de resultados y beneficios. Es esta subjetividad la que hace tan esencial gestionar el valor deliberadamente, en lugar de dejarlo como un subproducto de cualquier otra actividad de gestión. Algo que no se reconoce a menudo es que la gestión de beneficios y valor son disciplinas mutuamente complementarias donde ambas se preocupan por entregar valor por el dinero. El mejor valor por el dinero se define como la mezcla óptima de costo (asequibilidad), riesgo (viabilidad) y beneficios (deseabilidad). Como tal, cada propuesta de gasto – y el portafolio en su conjunto – representa el uso óptimo de los fondos disponibles. Por lo tanto, la gestión de beneficios debería ser entregada de la manera más costo-efectiva posible. Es decir, el valor se determina por los beneficios entregados en proporción a los recursos utilizados para adquirirlos (Jenner, S and APMG International, 2014).
Fuentes
- Hodes, D, 2019, The Value Management Office (VMO), Ensemble Consulting Group, consultado el 10 de enero de 2022, https://ensembleconsultinggroup.com/the-value-management-office/
- Jenner, S and APMG International, 2014, Managing Benefits: Optimizing the Return from Investment, 2ª Edición. The Stationery Office, Norwich.
- Nieto-Rodriguez, A, 2021, Project Management Handbook: How to launch, Lead, and Sponsor Successful Projects, Harvard Business School Publishing Corporation, Massachusetts.
- Sinek, S, 2009, Start with Why: How great leaders inspire everyone to take action, Penguin Books, Londres.
- Thorp, J, 2012, The Information Paradox: Realizing the Business Benefits of Information Technology, 2ª Edición, McGraw-Hill Education, consultado el 10 de enero de 2022, https://www.fujitsu.com/us/about/resources/publications/information-paradox/
