Que é um Escritório de Gestão de Valor?

Escritórios de Gestão de Portfólio, Programa e Projeto (PMOs) existem em diferentes formas, oferecendo funções e serviços dependendo das necessidades empresariais únicas da organização. A gestão eficaz de portfólio de programas, projetos, produtos e/ou serviços normalmente não acontece isoladamente sem o envolvimento de um Escritório de Gestão de Portfólio, Programa e/ou Projeto. Ou seja, ele fornece uma função de apoio à decisão que auxilia o conselho principal de investimento em atividades de tomada de decisão que requerem julgamento, determinação e uma sequência de ações para otimizar o retorno do investimento. Naturalmente, não existe um modelo de design de PMO que se adeque a todas as circunstâncias organizacionais.

Em 2015, Robert Kaplan discutiu o conceito de Escritório de Gestão de Valor (VMO) observando que as organizações hoje estão se esforçando para entregar benefícios a um custo menor e, como tal, estão experimentando as recompensas por conseguir ambos. Simplesmente, um VMO é sobre colocar conhecimento em ação enquanto mede os benefícios tangíveis previstos que devem ser a justificativa e o condutor desse investimento. Um Escritório de Portfólio, Programa e/ou Projeto (PMO) pode fornecer esse serviço, mas a mudança de título sinaliza a todos na organização que a realização de benefícios, não a entrega de iniciativas, é o que realmente importa. Como diz Thorp, J (2003), ele "atua como um defensor da mudança na mentalidade organizacional na forma como as pessoas pensam sobre benefícios e valor". Faz muito mais sentido econômico e operacional criar e aproveitar um quadro centralizado de profissionais de gestão de benefícios do que pedir a cada unidade de negócio ou funcional, por conta própria, para adquirir tal expertise, particularmente para otimizar o retorno sobre o investimento. 

Como Nieto-Rodriguez, R (2021) aconselha, um Escritório de Execução Estratégica (ou um VMO nesse caso) deve ajudar a responder as seguintes perguntas: 

1. Quais são os objetivos estratégicos da nossa organização? Dados esses objetivos, como vamos alcançá-los—através de programas, projetos, produtos e/serviços?
2. Em quais propostas de gastos devemos investir para o interesse de longo prazo da nossa organização?
3. Qual é o melhor uso das nossas capacidades financeiras e operacionais existentes e futuras?
4. Temos os recursos humanos certos para liderar essas propostas de gastos?
5. Há alguma iniciativa que podemos parar, suspender ou atrasar se houver uma repentina desaceleração econômica?
6. O momento está certo? E se alguma das iniciativas falhar? Temos um plano B? E estamos aprendendo com os fracassos?
7. Que valor e benefícios estamos capturando de cada projeto?

O valor é frequentemente percebido como subjetivo, com diferentes pessoas aplicando critérios diferentes para avaliar se estão realizando valor de um produto ou serviço em termos de resultados e benefícios. É essa subjetividade que torna tão essencial gerenciar o valor deliberadamente, ao invés de deixá-lo como um subproduto de qualquer outra atividade de gestão. Algo não frequentemente reconhecido é que a gestão de benefícios e valor são disciplinas mutuamente de apoio onde ambas estão preocupadas em entregar valor pelo dinheiro. O melhor valor pelo dinheiro é definido como a combinação ótima de custo (acessibilidade), risco (viabilidade) e benefícios (desejabilidade). Como tal, cada proposta de gasto – e o portfólio como um todo – representa o uso ótimo dos fundos disponíveis. Portanto a gestão de benefícios deve ser entregue da forma mais eficaz em termos de custo possível. Ou seja, o valor é determinado pelos benefícios entregues em proporção aos recursos usados para adquiri-los (Jenner, S e APMG International, 2014).

1. Hodes, D, 2019, The Value Management Office (VMO), Ensemble Consulting Group, acessado em 10 de janeiro de 2022, https://ensembleconsultinggroup.com/the-value-management-office/
2. Jenner, S and APMG International, 2014, Managing Benefits: Optimizing the Return from Investment, 2ª Edição. The Stationery Office, Norwich.
3. Nieto-Rodriguez, A, 2021, Project Management Handbook: How to launch, Lead, and Sponsor Successful Projects, Harvard Business School Publishing Corporation, Massachusetts.
4. Sinek, S, 2009, Start with Why: How great leaders inspire everyone to take action, Penguin Books, Londres.
5. Thorp, J, 2012, The Information Paradox: Realizing the Business Benefits of Information Technology, 2ª Edição, McGraw-Hill Education, acessado em 10 de janeiro de 2022, https://www.fujitsu.com/us/about/resources/publications/information-paradox/