¿Qué es la Gestión de Proyectos Ágil?

La Gestión Ágil de Proyectos es un enfoque flexible para gestionar proyectos que consiste en avanzar de forma incremental. Estos pequeños ciclos en los que se completan los proyectos ágiles se denominan sprints o iteraciones.

En lugar de seguir un camino lineal y predeterminado, este enfoque iterativo permite que los proyectos evolucionen a medida que avanzan y se adapten a los cambios de requisitos y a la retroalimentación recibida.

Una gran ventaja de este estilo de gestión de proyectos es que los beneficios suelen materializarse en etapas tempranas del proyecto, en lugar de aparecer únicamente al final, lo que explica en parte por qué se ha convertido en un método tan ampliamente adoptado.

La Gestión Ágil de Proyectos surgió en la industria del desarrollo de software a finales de los años 90 y principios de los 2000. A continuación, se ofrece un breve resumen de su evolución:

1. Antes de Agile, el Modelo en Cascada era el enfoque dominante en la gestión de proyectos. Este modelo sigue un proceso secuencial, en el que cada fase del proyecto se completa de forma lineal, con poco margen para cambios o retroalimentación.
2. En 1991 se publicó el libro Rapid Application Development y nació un enfoque del mismo nombre, RAD. Este enfoque buscaba entregar software de calidad con rapidez, haciendo hincapié en la creación rápida de prototipos, la retroalimentación iterativa y la participación del usuario final.
3. En 1994 se creó el Dynamic System Development Method (DSDM) —en el que se basan varias de las certificaciones de APMG— cuando los Gestores de Proyectos que utilizaban RAD buscaban una mayor gobernanza y disciplina al emplear un estilo iterativo de gestión de proyectos.
4. En 2001, un grupo de líderes de opinión del desarrollo de software se reunió y elaboró el Manifiesto Ágil. Mientras que el Marco DSDM ofrece un conjunto de principios y prácticas para la entrega de proyectos, el Manifiesto Ágil proporcionó una serie de valores orientadores más amplios.
5. Tras el Manifiesto Ágil, se desarrollaron varias metodologías y marcos de trabajo Agile adicionales, y la adopción de Agile ganó terreno rápidamente en la industria del desarrollo de software.

Hoy en día, las prácticas Agile ya no se limitan al desarrollo de software y se han popularizado en una gran variedad de sectores en los que las organizaciones necesitan ser flexibles y adaptables.

La Gestión Ágil de Proyectos frecuentemente permite obtener beneficios de forma temprana gracias a su naturaleza incremental. Se gana en flexibilidad al empoderar a los equipos de desarrollo para que adapten la solución a medida que el proyecto avanza.

Los proyectos ágiles son iterativos y cuentan con ciclos de retroalimentación periódicos, lo que contribuye a gestionar el riesgo, mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la mejora continua. El énfasis en la colaboración, la transparencia y una cultura de responsabilidad (mediante la asignación de roles y responsabilidades claros) han contribuido en gran medida a la popularidad de Agile.

El Manifiesto Ágil describe cuatro valores fundamentales:

1. Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

Son los equipos y las personas, no la última herramienta o un proceso perfecto, quienes llevan los proyectos al éxito. Un entorno ágil se centra en entregar lo que el negocio necesita a través de la colaboración.

 2. Software funcional sobre documentación exhaustiva

El Manifiesto Ágil se creó pensando en el software, pero ahora que el uso de Agile está muy extendido, este valor suele denominarse "soluciones funcionales sobre documentación exhaustiva". Si bien la documentación es importante en los métodos ágiles, el enfoque principal está en los resultados tangibles.

 3. Colaboración con el cliente sobre negociación de contratos

Los enfoques ágiles involucran a los clientes a lo largo de todo el proyecto. Sus comentarios orientan el desarrollo y garantizan que el producto final satisfaga precisamente sus necesidades.

4. Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan:

Los proyectos tradicionales en cascada ("waterfall") crean una hoja de ruta para el proyecto e intentan ceñirse a ese plan. Los proyectos ágiles reconocen que el cambio es una parte natural del proceso de desarrollo. Estos proyectos se adaptan a los requisitos cambiantes, las condiciones del mercado y los comentarios de los clientes, ajustando planes y prioridades para lograr los mejores resultados posibles.

Los principios de la Gestión Ágil de Proyectos varían según la fuente; por ejemplo, el Manifiesto Ágil también propone varios principios. Estos ocho principios provienen del marco DSDM:

1. Centrarse en la necesidad del negocio: cada decisión tomada durante un proyecto debe considerar el objetivo del proyecto de entregar lo que el negocio necesita.
2. Cumplir con los plazos: entregar una solución a tiempo suele ser un factor clave para medir el éxito.
3. Colaborar: la colaboración y el trabajo en equipo producirán un rendimiento que supera la suma de las partes.
4. Nunca comprometer la calidad: en DSDM, el nivel de calidad a entregar debe acordarse al inicio y todo el trabajo debe orientarse a alcanzar ese nivel de calidad.
5. Construir de forma incremental sobre bases sólidas: establecer bases sólidas para el proyecto comprendiendo el alcance del problema empresarial a resolver y la solución propuesta, antes de comprometerse con un desarrollo significativo.
6. Desarrollar de forma iterativa: el concepto de iteración está en el corazón de la Gestión Ágil de Proyectos. Adoptar el cambio como parte de este proceso permite al equipo del proyecto crear una solución empresarial eficaz.
7. Comunicarse de forma continua y clara: la falta de comunicación se cita con frecuencia como la principal causa de fracaso en los proyectos.
8. Demostrar control: es fundamental mantener el control del proyecto y de la solución que se está desarrollando, y ser capaz de demostrar que así es.

Estos ocho principios constituyen una base eficaz para cualquier proyecto ágil.

DSDM es un método de Gestión Ágil de Proyectos cuyos principios hemos destacado anteriormente. Abarca el ciclo de vida completo del proyecto, y su filosofía central es que "todo proyecto debe estar alineado con objetivos estratégicos claramente definidos y centrarse en la entrega temprana de beneficios reales para el negocio".

Existen también otras técnicas y enfoques que pueden utilizarse para gestionar un proyecto ágil; 3 de los más populares son Scrum, Kanban y Lean.

Scrum – es un marco de trabajo que se centra en el uso de una colaboración eficaz en equipo para desarrollar y entregar productos. Divide el trabajo en iteraciones cortas y delimitadas en el tiempo, denominadas sprints. Para más información, consulta nuestro blog sobre ¿Qué es Scrum?

Kanban - hace hincapié en la optimización del flujo de trabajo y en la visualización del trabajo (por ejemplo, mediante un tablero Kanban).

Lean – se centra en eliminar el trabajo que no aporta valor, especialmente al cliente.

En el vídeo, los líderes de opinión Melanie Franklin y Andrew Craddock mantienen una amplia conversación sobre metodologías Agile, Gestión del Cambio y el futuro de la entrega de proyectos.

Presentada por Richard Pharro, CEO de APMG International, esta enriquecedora charla profundiza en varios aspectos clave, como la evolución de la Gestión Ágil de Proyectos, la transformación cultural y la integración de la IA en proyectos Agile.

El debate ofrece perspectivas prácticas y consejos expertos sobre cómo alinear los enfoques Agile con los desafíos actuales.

Ambos enfoques son valiosos, y el método a utilizar puede determinarse en gran medida por el propio proyecto y la organización involucrada.

En los proyectos en cascada, el desarrollo es lineal; por ejemplo, el diseño se completa antes de que comience el desarrollo. La gestión ágil de proyectos es iterativa y, en la práctica, suele tener ciclos de trabajo en 'sprints' de dos a cuatro semanas, seguidos de una revisión del progreso antes de la siguiente fase de desarrollo.

Otra diferencia importante es que los enfoques en cascada definen y fijan el alcance y los requisitos en una etapa temprana del proyecto. Como el alcance y la calidad se fijan desde el inicio del proyecto, el tiempo y el coste suelen ajustarse para poder cumplir con los requisitos.

Sin embargo, los enfoques ágiles más populares, como muchos de los que se enseñan en APMG Agile Certifications, definen y fijan el tiempo y el coste disponibles para el proyecto. El alcance es lo que generalmente cambia para poder entregar el proyecto dentro de las restricciones de tiempo y coste.

Aunque la Gestión Ágil de Proyectos se ha vuelto enormemente popular en los últimos años, todavía existen algunos conceptos erróneos comunes asociados a ella. A continuación, analizamos dos mitos persistentes.

1. Los proyectos ágiles solo son adecuados para el desarrollo de software y TI.

Es comprensible cómo surgió este concepto erróneo; Agile nació en el mundo del desarrollo de software y TI. Sin embargo, la mayoría de los marcos de proyectos ágiles, como DSDM (en el que se basan varias certificaciones de APMG), están diseñados para ser independientes del sector. Los enfoques de Gestión Ágil de Proyectos ofrecen pautas sobre cómo lanzar o renovar productos y servicios, no instrucciones técnicas sobre cómo desarrollar software. Todo tipo de proyectos pueden beneficiarse de la flexibilidad y la estructura que proporcionan los marcos ágiles. Lo que nos lleva a otro mito persistente.

2. Los proyectos ágiles son un caos, sin planificación alguna.

Los proyectos ágiles cuentan con una estructura y una gobernanza claras. Flexibilidad no es sinónimo de caos. La Gestión Ágil de Proyectos requiere planificación y documentación; al igual que en los proyectos en cascada, deben establecerse objetivos y un propósito claro. Sin embargo, los métodos ágiles suelen implicar menos documentación al inicio de un proyecto que sus contrapartes tradicionales, ya que, como ocurre con muchos elementos de Agile, la documentación es incremental y se perfecciona de forma continua. La flexibilidad por la que son conocidos los proyectos ágiles surge en parte del fomento de la toma de decisiones rápida.

Las certificaciones Agile de APMG pueden ayudarte a aprender los principios y valores que sirven de base para los proyectos Agile, además de ofrecerte una guía práctica paso a paso sobre cómo gestionar este tipo de proyectos.

Los cursos de formación de APMG pueden ayudarte a desarrollar:

• Una comprensión de la filosofía y los principios Agile, el ciclo de vida de un proyecto Agile, y los roles y responsabilidades dentro de estos proyectos.
• Cómo aplicar diversas prácticas Agile a un proyecto; por ejemplo, talleres, la técnica MoSCoW para definir las prioridades del proyecto, el desarrollo iterativo y el modelado.
• Cómo facilitar y fomentar la colaboración
• Cómo evaluar el éxito de un proyecto Agile

Estas son solo algunas de las competencias clave que pueden desarrollarse y perfeccionarse en nuestros cursos Agile. Sin embargo, cada certificación se centra en habilidades distintas, y lo más adecuado para cada persona dependerá de su rol dentro del proyecto, del propio proyecto y de la organización.

Este seminario web de 30 minutos explica cómo las técnicas de planificación ágil pueden aplicarse a cualquier tipo de trabajo para crear una iniciativa que genere beneficios tempranos y frecuentes. Melanie Franklin, experta y formadora en Agile, explica la herramienta de planificación clave, una hoja de ruta y una técnica de planificación: la descomposición. Este vídeo es relevante para los gestores de proyectos, programas y cambios responsables de la elaboración de planes.

En este episodio del programa de preguntas y respuestas Level Up de APMG, los panelistas responden preguntas sobre cómo gestionar un proyecto Agile.

La primera pregunta abordada es qué es un proyecto Agile, y el episodio recorre los desafíos que han enfrentado los panelistas al gestionar proyectos, cómo se dividen las responsabilidades en los proyectos Agile e incluso cómo navegar por las prioridades cambiantes.

Para ayudarte a comprender parte de la jerga que escucharás en los proyectos Agile, hemos elaborado una breve lista con algunos de los términos más comunes y sus definiciones.

• Gestión de proyectos Agile - un enfoque para gestionar proyectos mediante pasos iterativos e incrementales.   
• Daily scrum – una reunión diaria del equipo, generalmente del equipo de desarrollo. En ella, el equipo planifica las próximas 24 horas de trabajo.
• DevOps – un enfoque que pone énfasis en la colaboración, la comunicación y la integración entre los equipos de desarrollo (Dev) y operaciones (Ops).
• Dynamic System Development Method (DSDM) - un método Agile que se centra en el ciclo de vida completo del proyecto.
• Kanban - hace hincapié en la optimización del flujo de trabajo y en la visualización del trabajo (por ejemplo, mediante un tablero Kanban).
• Lean – se ocupa de eliminar el trabajo que no aporta valor, especialmente al cliente.
• Ciclo de vida – todas las fases de un proyecto que transforman una idea en una solución.
• Rapid Application Development (RAD) - este método de desarrollo Agile busca entregar soluciones de calidad con rapidez, poniendo énfasis en la creación rápida de prototipos, la retroalimentación iterativa y la participación del usuario final.
• Requisitos – una lista de resultados, funcionalidades y características deseadas que la solución que el proyecto está creando debe ofrecer, para satisfacer las necesidades de clientes y partes interesadas.
• Producto Mínimo Viable (MVP) – es el entregable viable más pequeño que aporta valor a los usuarios o clientes. Representa una versión temprana del producto final que contiene las funcionalidades esenciales. Al centrarse en entregar un MVP, los equipos de desarrollo pueden recoger retroalimentación, validar suposiciones e iterar hacia una solución exitosa.
• MoSCoW - Un sistema utilizado para priorizar clasificando los requisitos como «debe tener», «debería tener», «podría tener» y «le gustaría tener».
• Scrum – es una forma ágil de desarrollar y entregar productos, centrada en el uso de una colaboración eficaz en equipo. Divide el trabajo en iteraciones cortas y delimitadas en el tiempo denominadas sprints.
• Scrum master – la persona responsable en un proyecto de promover y respaldar Scrum.
• Sprint(s) - una fase de desarrollo delimitada en el tiempo (de un mes o menos) dentro de un proyecto.
• Waterfall – A menudo denominada gestión de proyectos «tradicional», se utiliza para describir los enfoques de desarrollo lineal.