Kluczowe umiejętności zarządzania zmianą

Gdzie jesteś w swojej ścieżce zawodowej? Dopiero zaczynasz w swojej pierwszej pracy? Masz kilka lat doświadczenia i dążysz do awansu lub pierwszego stanowiska kierowniczego? A może pogłębiasz wiedzę specjalistyczną w wybranej dziedzinie?

Bez względu na to, gdzie się znajdujesz, jedno jest pewne: kariery dziś nie są już liniowe. Role szybko ewoluują, a oczekiwania gwałtownie się zmieniają, napędzane przez czynniki, których nie jesteśmy już w stanie przewidzieć ani często naprawdę zrozumieć. Globalny wpływ koronawirusa i pojawienie się AI to dwa główne przykłady. To wnosi nowy poziom niepewności i dwuznaczności do życia, jakie znamy.

Jeśli jesteś podobny do mnie, planowanie było użytecznym narzędziem do opanowania niepokoju związanego z nieznanym. Ale to, czego nauczyłem się w ostatnich latach od pandemii, to że chociaż planowanie pozostaje ważne, samo planowanie już nie wystarcza. Zmiany przychodzą teraz szybciej i często z nieoczekiwanych kierunków. Wiele osób, z którymi rozmawiam, również czuje niepokój, a w niektórych przypadkach przytłoczenie tym, co może przynieść najbliższe 3, 6 lub 12 miesięcy, nie mówiąc już o następnych 2 do 5 latach. Jak zacząć przygotowywać się do kariery w takich okolicznościach.

Dla mnie moje doświadczenie we wspieraniu innych przez zmiany organizacyjne znacznie poprawiło mój własny komfort z niepewnością. Dlatego dzielę się kluczowymi zasadami, na których się opieram z Zarządzania Zmianą; dziedziny zbudowanej na pomaganiu ludziom w przechodzeniu przez zmiany.

Zarządzanie zmianą skupia się przede wszystkim na pomaganiu jednostkom w przygotowaniu się do zmian, które ich dotyczą, oraz w przechodzeniu przez nie. Menedżer ds. zmian robi to poprzez identyfikowanie i rozwiązywanie ich obaw oraz dostarczanie narzędzi i wsparcia, które ułatwiają przejście. Chociaż ta rola wymaga opanowania wielu różnych umiejętności, biegłość w kilku kluczowych może sprawić, że każdy będzie miał znacznie lepsze doświadczenie w obliczu zmian, czego przykładem może być ścieżka kariery zawodowej.

Podstawowym celem zarządzania zmianą jest pomoc ludziom w radzeniu sobie z uczuciem niepewności, które zmiana u nich wywołuje. Im bardziej komfortowo jednostki mogą czuć się ze swoimi uczuciami wobec niepewności i zarządzaniem nią, tym bardziej będą zdolne do radzenia sobie ze zmianą. Niezależnie od tego, czy chodzi o projekt w pracy, zmianę kariery czy wydarzenie życiowe.

Nie stałem się komfortowy z niepewnością z dnia na dzień. Wynikało to z ciągłego narażenia na chaotyczne projekty z napiętymi terminami i minimalnymi informacjami. Aby się w tym poprawić, musiałem zmierzyć się z własnymi uczuciami dotyczącymi niepewności i znaleźć sposoby, aby przez to przejść. To jest rzeczywistość naszej pracy i dlatego menedżerowie zmian zazwyczaj czują się całkiem komfortowo w niepewności.  

Wynikało to również z wyzwania, jakim było ciągłe dostosowywanie sposobu praktykowania zarządzania zmianą w organizacji. Ponieważ zawód ten jest jeszcze w początkowej fazie rozwoju, wiele osób ma różne poglądy i oczekiwania co do tego, co z niego otrzymają. W rezultacie często musiałem dostosowywać się i być elastyczny w stosunku do tego, co inni rozumieli pod pojęciem tej pracy. Aby nadać sens temu, co wiem i co wiedzieli inni, i spróbować dojść do jakiegoś wspólnego zrozumienia.

Moja praca w zarządzaniu zmianą nauczyła mnie, jak zarządzać własnymi uczuciami niepewności i pomogła mi zbudować umiejętności dostosowywania się do zmian, skądkolwiek by one nie pochodziły.

Wiele artykułów wymienia kluczowe umiejętności takie jak myślenie strategiczne, komunikacja i przywództwo. Wszystkie słuszne. Ale niewiele mówi o pragmatyzmie, zarządzaniu oczekiwaniami, budowaniu relacji czy poczuciu humoru, a jednak to właśnie te zachowania, jak zauważyłem, okazują się przydatne, gdy plany się sypią, a niepokój się zakrada.

Z mojego doświadczenia jako Menedżera ds. Zmian wynika, że to rozwój tych czterech umiejętności pomógł mi prosperować w czasie zmian.

Pomyśl o zmianie, której się nie spodziewałeś. Opóźniony pociąg w drodze na ważne spotkanie? Przeprowadzka? Rozpoczynanie nowej pracy. Cokolwiek to jest, zmiana skłoni cię do myślenia o tym, co może nastąpić. W zależności od twoich życiowych doświadczeń, twoja reakcja na zmianę będzie różna. To, co będzie takie samo, to fakt, że każdy z nas będzie się martwić o to, co nieznane, szczególnie w sytuacjach, gdzie wyniki są dla nas ważne.

Pragmatyzm pomaga nam nie rozwodzić się zbyt długo nad tym, co mogliśmy zrobić inaczej, aby uniknąć zmiany, z którą teraz musimy się zmierzyć.

Zarządzanie oczekiwaniami zapewnia, że pozostaniemy uziemieni w rzeczywistości, nawet gdy łatwo jest wyobrazić sobie, że rzeczy potoczyłyby się tak, jak byśmy chcieli.

Budowanie relacji pomaga zapewnić, że mamy wokół siebie ludzi, na których możemy polegać, że będą tam, gdy sytuacja jest trudna, pomogą nam ustalić odpowiednie oczekiwania i utrzymają nas w skupieniu na byciu pragmatycznymi.

Humor jest wyzwalaczem uwalniania endorfin, hormonu, który jest naturalnym przełącznikiem dobrego samopoczucia organizmu. Kiedy organizm produkuje endorfiny, pomaga to zmniejszyć produkcję kortyzolu – hormonu wyzwalanego, gdy czujemy się zestresowani. Humor, choć musi być odpowiedni do kontekstu, to naprawdę dobry sposób na zmniejszenie niepokoju w stresujących sytuacjach, dając ci przestrzeń do pragmatycznego myślenia, ustalania oczekiwań opartych na rzeczywistości i zwracania się do przyjaciół o wsparcie, którego możesz potrzebować.

Prowadzenie jakiejkolwiek zmiany, czy to organizacyjnej, czy dotyczącej Twojej osobistej ścieżki kariery, to nie tylko tworzenie planów radzenia sobie z niepewnością. Chodzi o to, jak się prezentujesz i radzisz sobie z napięciem między pozorną pewnością a rzeczywistością nieznanego.

Niepewność to teraz stała kariery. Choć nie możemy jej wyeliminować, możemy rozwijać zachowania, które pomagają nam reagować skuteczniej. Oto kilka wskazówek, jak budować zachowania potrzebne do dobrego prowadzenia zmian.

Rozwijanie tej cechy:

Pragmatyzm skupia się na rozwiązaniach. Odkłada na bok obawy dotyczące tego, co poszło nie tak lub dlaczego poszło nie tak, i koncentruje się na tym, co robić teraz. Jest racjonalny i spokojny. Kiedy stoisz w obliczu nieoczekiwanej zmiany, zatrzymaj się. Skup się na określeniu pożądanego rezultatu i pomyśl o działaniach, które zbliżą cię do celu.

Oto przykład:

Podczas niedawnych warsztatów musiałem wyjechać z miasta. Zamiast zostać na noc wcześniej, zdecydowałem się wsiąść do pierwszego pociągu. Niestety, poranny pociąg został odwołany i wpadłem w panikę, ponieważ nie zdążę na początek, żeby otworzyć sesję.

Ta opcja przepadła. Oczywiście żałowałem, że nie zostałem na noc wcześniej, ale żałowanie niczego by nie zmieniło. Zamiast tego musiałem napisać do kolegi i poprosić go, żeby skonfigurował połączenie wideo na poranną sesję, a potem przygotować się do zdalnego prowadzenia otwarcia. Następnie przearanżowałem resztę czasu z zespołem, żebym mógł przyjechać nieco później. Miałem szczęście, że moi koledzy wskoczyli z pomocą, ale bez wątpienia moje pragmatyczne podejście i stawianie czoła problemowi sprawiło również, że inni też nie wpadli w panikę. 

Rozwijanie tego:

To w równym stopniu dotyczy zachowania, co i realizacji procesu. Gdy komunikujemy się, ważne jest, abyśmy jasno określili, czego nie będziemy robić, tak samo jak to, co będziemy robić. Nakreśl działania i wyniki oraz wszelkie założenia, które przyjmujesz. Pomoże to zachęcić innych do kwestionowania rzeczy, których mogli się spodziewać. Element behawioralny polega na tym, aby nie traktować tego jako jednorazowego działania. Kluczowa jest wytrwałość.

Oto przykład:

W niedawnym projekcie doświadczony kierownik projektu dość regularnie mylił, czy ja (Menedżer ds. Zmian) czy kolega (Analityk Biznesowy) powinien być odpowiedzialny za dany element pracy. Współpracując ściśle z moim kolegą Analitykiem Biznesowym, jasno określaliśmy na każdym spotkaniu projektowym, kto z nas co robi, i wspieraliśmy się nawzajem, jeśli było to kwestionowane. Upewniliśmy się również, że inni w projekcie mają jasność, i korygowaliśmy kierownika projektu, jeśli zdarzyło im się usłyszeć nieprawidłowe oczekiwanie. Chociaż zamieszanie nadal się zdarzało, praca została wykonana bez większych problemów.

Rozwijaj to:

Okazywanie ciekawości i zainteresowania tym, jak i dlaczego rzeczy działają w określony sposób, zawsze było kluczowe dla sposobu, w jaki budowałem bliskie relacje. Wykazuję takie samo zainteresowanie tym, jak ludzie się prezentują, co ich motywuje i co możemy mieć wspólnego, ale także tym, co nas różni. Powstrzymywanie się od wydawania sądów pozwoli ci być ciekawym.

Oto przykład:

W mojej karierze jako niezależny konsultant ds. zmian spotkałem wielu wspaniałych praktyków. Problem polega na tym, że jeśli nasze prace się nie pokrywają, czasami możesz długo nie rozmawiać. Aby tego uniknąć, założyłem różne grupy na WhatsApp i zorganizowałem kilka nieformalnych wydarzeń, aby dać sobie czas na spotkania i ponowne nawiązanie kontaktu.

Rozwijanie tej umiejętności:

Być może paradoksalnie, sposób, w jaki rozwinąłem umiejętność wnoszenia humoru do różnych sytuacji, polega na tym, żeby nie traktować wszystkiego zbyt poważnie. Chociaż bardzo poważnie traktuję swoją pracę i chcę wykonywać ją dobrze, równocześnie wiem, że nadmierna powaga może niszczyć radość i zwiększać presję, dlatego nauczyłem się równoważyć jakość z przyjemnością.

Oto przykład:

Kiedy prowadziłem zespół wolontariuszy, często zauważałem, że ludzie przychodzili po długim dniu pracy, aby następnie organizować wydarzenia. Wiązało się to z dużą ilością pracy administracyjnej oraz potrzebą nawiązywania kontaktów i witania ludzi, co często było męczące. Aby zmniejszyć napięcie, grupa starała się znajdować czas na spotkania towarzyskie po wydarzeniach lub w inne dni. Regularnie wymieniliśmy się rolami i wymyślaliśmy małe gry, które nas bawiły. Równoważenie zabawy z pracą było kluczowe dla utrzymania wysokiego morale i motywacji ludzi.

Gdziekolwiek zaprowadzi Cię Twoja ścieżka kariery, wiedz, że dla każdego, z kim rozmawiałem – rzadko jest to linia prosta. Buduj swoją sieć kontaktów, wypatruj nowych możliwości – nawet tych, na które Twoim zdaniem nie jesteś gotowy. Podchodź do nich z otwartym umysłem i wykorzystuj pragmatycznie całą swoją wiedzę i zasoby najlepiej jak potrafisz, aby sprostać postawionym przed Tobą zadaniom. Świat pracy będzie się zasadniczo zmieniał kilka razy: jestem tego pewien. Możesz być gotowy — czuć się komfortowo z niepewnością i być w stanie się dostosować. 

Jeśli zaczniesz budować te nawyki już teraz, nie tylko będziesz skuteczniej radzić sobie ze zmianami, ale także znajdziesz więcej sensu, rozwoju i satysfakcji w swojej karierze, z mniejszym stresem niż ci, którzy próbują się temu przeciwstawiać.

Czy podczas czytania tego tekstu przyszło ci do głowy, że kariera w dziedzinie zmian organizacyjnych może być właśnie dla ciebie? Jeśli tak, przyjdź i porozmawiaj z nami w Change Reactions.

Zespół tam pracuje nad pomocą ludziom w przejściu do karier w różnych dziedzinach zmian organizacyjnych, od Analizy Biznesowej po Zarządzanie Projektami, czy od Zarządzania Zmianą po Projektowanie Organizacyjne. Mamy sieć praktyków, którzy znajdują się na różnych etapach budowania swoich karier, z której możesz skorzystać.

Jeśli już wiesz, którą ścieżkę preferujesz, to dlaczego nie sprawdzić fantastycznej gamy certyfikatów APMG, które mogą pomóc ci ugruntować podstawową wiedzę potrzebną do pełnienia tych ról. Nie tylko nauczysz się teorii, ale także zaczniesz budować tę sieć z innymi praktykami i znajdziesz potencjalne możliwości wykorzystania tych umiejętności w praktyce.