Kluczowe umiejętności zarządzania zmianą

Na jakim etapie swojej kariery się znajdujesz? Dopiero zaczynasz w swojej pierwszej roli? Masz już kilka lat doświadczenia i dążysz do awansu lub swojego pierwszego stanowiska menedżerskiego? A może pogłębiasz wiedzę specjalistyczną w swojej dziedzinie?

Niezależnie od tego, gdzie jesteś, jedno jest pewne: kariery dzisiaj nie są już liniowe. Role rozwijają się szybko, a oczekiwania zmieniają się błyskawicznie, napędzane przez rzeczy, których nie możemy już przewidzieć ani często naprawdę zrozumieć. Globalny wpływ koronawirusa i pojawienie się AI to dwa główne przykłady. Wprowadza to nowy poziom niepewności i dwuznaczności do życia, jakie znamy.

Jeśli jesteś podobny do mnie, planowanie było użytecznym narzędziem do opanowywania niepokoju związanego z nieznanym. Ale to, czego nauczyłem się w ostatnich latach od pandemii, to że choć planowanie pozostaje ważne, samo planowanie już nie wystarczy. Zmiany przychodzą teraz szybciej i często z nieoczekiwanych kierunków. Wiele osób, z którymi rozmawiam, również czuje niepokój, a w niektórych przypadkach przytłoczenie tym, co mogą przynieść następne 3, 6 czy 12 miesięcy, nie mówiąc już o następnych 2 do 5 latach. Jak zacząć przygotowywać się do kariery w takich okolicznościach.

Dla mnie, moje doświadczenie we wspieraniu innych przez zmiany organizacyjne znacznie poprawiło mój własny komfort z niepewnością. Dlatego dzielę się kluczowymi zasadami, na których się opieram z Zarządzania Zmianą; dziedziny zbudowanej na pomaganiu ludziom w przechodzeniu przez zmiany.

Zarządzanie zmianą koncentruje się przede wszystkim na pomaganiu jednostkom w przygotowaniu się do zmian, które ich dotyczą, oraz w przejściu przez nie. Menedżer ds. zmian robi to poprzez identyfikację i rozwiązywanie ich obaw oraz zapewnienie narzędzi i wsparcia ułatwiających przejście. Choć rola ta wymaga opanowania wielu różnych umiejętności, biegłość w kilku kluczowych może sprawić, że każdy będzie miał znacznie lepsze doświadczenie w obliczu zmian, czego przykładem może być Twoja ścieżka kariery.

Podstawowym celem Zarządzania Zmianą jest pomoc ludziom w radzeniu sobie z uczuciem niepewności, które zmiana w nich wywołuje. Im bardziej komfortowo jednostki mogą się czuć ze swoimi uczuciami wobec niepewności i z zarządzaniem nią, tym bardziej będą zdolne do radzenia sobie ze zmianą. Czy to w projekcie zawodowym, zmianie kariery czy wydarzeniu życiowym.

Nie stałem się komfortowy z niepewnością z dnia na dzień. Wynikało to z ciągłego narażenia na chaotyczne projekty, które wiązały się z napiętymi terminami i minimalną ilością informacji. Żeby się w tym poprawić, musiałem skonfrontować się z własnymi uczuciami wobec niepewności i znaleźć sposoby na przejście przez to. To jest rzeczywistość naszej pracy i dlatego Change Managerzy są zazwyczaj całkiem komfortowi w niepewności.  

Wynikało to również z wyzwania, jakim było ciągłe dostosowywanie tego, jak praktykowałem zarządzanie zmianą w organizacji. Ponieważ zawód ten wciąż jest w początkowej fazie, wielu ludzi ma różne poglądy i oczekiwania co do tego, co z niego otrzymają. W rezultacie często znajdowałem się w sytuacji, w której musiałem się dostosować i być elastycznym w stosunku do tego, jak inni rozumieli tę pracę. Żeby nadać sens temu, co ja wiedziałem i co wiedzieli inni, i spróbować dojść do jakiegoś wspólnego zrozumienia.

Moja praca w zarządzaniu zmianą nauczyła mnie, jak zarządzać własnymi uczuciami niepewności i pomogła mi zbudować umiejętności dostosowywania się do zmian, skądkolwiek by nie pochodziły.

Wiele artykułów wymienia kluczowe umiejętności, takie jak myślenie strategiczne, komunikacja i przywództwo. Wszystkie zasadne. Ale niewiele mówi o pragmatyzmie, zarządzaniu oczekiwaniami, budowaniu relacji czy poczuciu humoru, a to właśnie te zachowania, jak zauważyłem, okazują się przydatne, gdy plany się sypią, a niepokój zaczyna się zakradać.

Z mojego doświadczenia jako Menedżera ds. Zmian wynika, że to właśnie rozwijanie tych czterech umiejętności pomogło mi prosperować w środowisku ciągłych zmian.

Pomyśl o zmianie, której się nie spodziewałeś. Opóźniony pociąg w drodze na ważne spotkanie? Przeprowadzka? Rozpoczęcie nowej pracy. Cokolwiek to jest, zmiana uruchomi w tobie myślenie o tym, co może się wydarzyć. W zależności od twoich życiowych doświadczeń, twoja reakcja na zmianę będzie się różnić. To, co będzie takie samo, to fakt, że każdy z nas będzie się martwić o nieznane, szczególnie w sytuacjach, gdzie wyniki są dla nas ważne.

Pragmatyzm pomaga nam nie rozwodzić się zbyt długo nad tym, co mogliśmy zrobić inaczej, aby uniknąć zmiany, z którą teraz musimy się zmierzyć.

Zarządzanie oczekiwaniami zapewnia, że pozostajemy zakorzenieni w rzeczywistości, nawet gdy łatwo jest nam wyobrazić sobie, że sprawy potoczą się tak, jak byśmy tego chcieli.

Budowanie relacji pomaga zapewnić, że mamy wokół siebie ludzi, na których możemy polegać, że będą przy nas w trudnych chwilach, pomogą nam ustalić właściwe oczekiwania i skupić się na byciu pragmatycznymi.

Poczucie humoru jest wyzwalaczem uwolnienia endorfin, hormonu będącego naturalnym przełącznikiem dobrego samopoczucia organizmu. Kiedy organizm produkuje endorfiny, pomaga to zmniejszyć produkcję kortyzolu – hormonu uwalnianego, gdy czujemy się zestresowani. Humor, choć musi być odpowiedni do kontekstu, to naprawdę dobry sposób na zmniejszenie niepokoju w stresujących sytuacjach, dając ci przestrzeń na pragmatyczne myślenie, ustalanie oczekiwań opartych na rzeczywistości i zwracanie się do przyjaciół po wsparcie, którego możesz potrzebować.

Prowadzenie jakiejkolwiek zmiany, czy to organizacyjnej, czy dotyczącej Twojej osobistej ścieżki kariery, to nie tylko tworzenie planów radzenia sobie z niepewnością. Chodzi o to, jak się prezentujesz i radzisz sobie z napięciem między tą pozorną pewnością a rzeczywistością nieznanego.

Niepewność jest obecnie stałym elementem kariery. Chociaż nie możemy jej wyeliminować, możemy rozwijać zachowania, które pomagają nam reagować bardziej skutecznie. Oto kilka wskazówek, jak budować zachowania potrzebne do dobrego prowadzenia zmian.

Rozwijanie tej umiejętności:

Pragmatyzm skupia się na rozwiązaniach. Odkłada na bok obawy dotyczące tego, co poszło nie tak lub dlaczego poszło nie tak, i koncentruje się na tym, co zrobić teraz. Jest racjonalny i spokojny. Kiedy stoisz w obliczu nieoczekiwanej zmiany, zatrzymaj się. Skup się na określeniu pożądanego rezultatu i pomyśl o działaniach, które przybliżą cię do celu.

Oto przykład:

Podczas niedawnego warsztat musiałem wyjechać z miasta. Zamiast zostać na noc wcześniej, zdecydowałem się pojechać pierwszym pociągiem. Niestety, poranny pociąg został odwołany i wpadłem w panikę, ponieważ nie zdążę na początek, żeby otworzyć sesję.

Ta opcja przepadła. Oczywiście żałowałem, że nie zostałem na noc wcześniej, ale żałowanie niczego by nie zmieniło. Zamiast tego musiałem napisać do kolegi i poprosić go o ustanowienie połączenia wideo na poranną sesję, a następnie przygotować się do zdalnego prowadzenia otwarcia. Następnie przearanżowałem resztę mojego czasu z zespołem, żeby móc przyjechać trochę później. Miałem szczęście, że moi koledzy wkroczyli do akcji i udzielili wsparcia, ale bez wątpienia moje pragmatyczne podejście i zmierzenie się z problemem wprost zapewniło również, że inni też nie wpadli w panikę. 

Rozwijanie tej umiejętności:

To w równej mierze kwestia zachowania, co i realizacji procesu. Kiedy komunikujemy się, ważne jest, abyśmy jasno określali, czego nie będziemy robić, tak samo jak to, co robimy. Wyznaczaj działania i rezultaty oraz wszelkie założenia, które przyjmujesz. To pomoże zachęcić innych do kwestionowania rzeczy, których mogliby się spodziewać. Element behawioralny polega na tym, żeby nie traktować tego jako jednorazowej aktywności. Wytrwałość jest kluczowa.

Oto przykład:

W niedawnym projekcie starszy kierownik projektu dość regularnie mylił się, czy ja (Menedżer Zmian), czy kolega (Business Analyst) powinniśmy być odpowiedzialni za dany fragment pracy. Pracując w ścisłej współpracy z moim kolegą z działu Analizy Biznesowej, na każdym spotkaniu projektowym jasno określaliśmy, kto z nas co robi i wzajemnie się wspieraliśmy, jeśli było to kwestionowane. Dbaliśmy również o to, żeby inni w projekcie mieli jasność i poprawialiśmy PM-a, jeśli zdarzyło im się usłyszeć błędne oczekiwanie. Chociaż zamieszanie nadal się zdarzało, praca została wykonana bez większych problemów.

Rozwijaj to:

Okazywanie ciekawości i zainteresowania tym, jak i dlaczego rzeczy działają w określony sposób, zawsze było kluczowe dla rozwoju moich bliskich relacji. Wykazuję takie samo zainteresowanie tym, jak ludzie się prezentują, co ich motywuje i co możemy mieć wspólnego, ale także tym, co nas różni. Wstrzymanie się z osądem pozwoli ci być ciekawym.

Oto przykład:

W mojej karierze jako niezależny konsultant ds. zmian spotkałem wielu wspaniałych praktyków. Problem polega na tym, że jeśli nasze prace się nie pokrywają, czasami można nie rozmawiać przez długi czas. Aby tego uniknąć, założyłem różne grupy WhatsApp i zorganizowałem kilka nieformalnych wydarzeń, które pozwoliły mi znaleźć czas na spotkania i odnawianie kontaktów.

Rozwijanie tej umiejętności:

Być może paradoksalnie, sposób, w jaki rozwinąłem umiejętność wnoszenia humoru do różnych sytuacji, polega na tym, żeby nie traktować wszystkiego zbyt poważnie. Chociaż bardzo poważnie traktuję pracę, którą wykonuję i chcę robić to dobrze, jednocześnie wiem, że nadmierna powaga może niszczyć radość i zwiększać presję, dlatego nauczyłem się równoważyć jakość z radością.

Oto przykład:

Kiedy prowadziłem zespół wolontariuszy, często zdarzało się, że ludzie przychodzili po długim dniu pracy, aby następnie przeprowadzić wydarzenie. Wiązało się to z dużą ilością spraw administracyjnych oraz koniecznością nawiązywania kontaktów i powitania uczestników, co często było męczące. Aby zmniejszyć obciążenie, grupa mogła znaleźć czas na spotkanie towarzyskie po wydarzeniu lub w innym dniu. Regularnie wymienialiśmy się rolami i wymyślaliśmy małe gry, które nas bawiły. Równoważenie zabawy z pracą było kluczowe dla utrzymania wysokiego morale i motywacji ludzi.

Gdziekolwiek zaprowadzi Cię Twoja ścieżka kariery, pamiętaj, że dla każdego, z kim rozmawiałem – rzadko kiedy jest to linia prosta. Buduj swoją sieć kontaktów, wypatruj nowych możliwości – nawet tych, do których uważasz, że nie jesteś gotowy. Podchodź do nich z otwartym umysłem i wykorzystuj pragmatycznie całą swoją wiedzę i zasoby, jak najlepiej potrafisz, aby sprostać postawionym przed Tobą zadaniom. Świat pracy będzie fundamentalnie zmieniał się kilkakrotnie – jestem tego pewien. Możesz być gotowy — czuć się komfortowo z niepewnością i być zdolnym do adaptacji. 

Jeśli zaczniesz budować te nawyki już teraz, nie tylko będziesz skuteczniej radzić sobie ze zmianami, ale znajdziesz więcej sensu, rozwoju i satysfakcji w swojej karierze, z mniejszym stresem niż ci, którzy próbują się im oprzeć.

Czy podczas czytania tego tekstu przyszło Ci do głowy, że kariera w zakresie zmian organizacyjnych może być właśnie dla Ciebie? Jeśli tak, przyjdź i porozmawiaj z nami w Change Reactions.

Zespół tam pracuje nad pomocą ludziom w przechodzeniu do karier w różnych dziedzinach zmian organizacyjnych, od Analizy Biznesowej po Zarządzanie Projektami, czy od Zarządzania Zmianą po Projektowanie Organizacyjne. Mamy sieć praktyków, którzy znajdują się na różnych etapach budowania swoich karier, z którymi możesz nawiązać kontakt.

Jeśli już wiesz, którą ścieżkę wolisz, to dlaczego nie sprawdzisz fantastycznej gamy certyfikatów APMG, które mogą pomóc Ci ugruntować podstawową wiedzę potrzebną do pełnienia tych ról. Nie tylko nauczysz się teorii, ale także zaczniesz budować tę sieć z innymi praktykami i znajdziesz potencjalne możliwości zastosowania tych umiejętności w praktyce.