De Voordelen van Facilitatievaardigheden

Ik krijg vaak de vraag 'Wat doe je?' Om op een manier te antwoorden die voor hen logisch is, stel ik meestal de vraag terug: 'Wat doe jij?', zodat ik 'Facilitatie' kan relateren aan hun wereld. Dan pak ik iets uit hun organisatieleven waar een groep mensen worstelt om een probleem aan te pakken, en beschrijf ik mijn rol in die context. Nu kan ik jou dat niet vragen, dus in plaats daarvan ga ik een reeks scenario's beschrijven en die gebruiken om uit te leggen wat ik doe!

Een managementteam van een lokale overheid en een voorkeursaannemer proberen het contract tot leven te brengen (niet alleen een ondertekend document als referentiepunt hebben). De Facilitator werkt samen met beide teamleiders en helpt hen uitzoeken wat ze willen bereiken op de dag zelf. Vaak zijn de ambities vaag, en de Facilitator blijft vragen: 'Wat zal ik zien wanneer je zegt dat je "coöperatief wilt opereren"? Wat bedoel je wanneer je zegt: "Er zullen geen verrassingen zijn?"

Geleidelijk worden hun antwoorden gedetailleerder en betekenisvoller. Deze worden de 'Taken'. In dit stadium proberen we geen gedetailleerde antwoorden te krijgen, maar willen we een 'agenda' die betekenis heeft.

Op de werkelijke dag van de workshop bepalen de leiders de toon en geven uitdrukking aan waar ze op hopen, en de Facilitator zal een specifiek 'Proces' hebben ontworpen om elke Taak te bereiken. Met hulp van de leiders besluit de Facilitator over de samenstelling van de groepen om elke Taak aan te pakken en zal hebben bepaald welke hulpmiddelen en technieken zullen helpen om de Taak te bereiken.

Gedurende de 'workshop' – merk op dat het geen 'vergadering' is – past de Facilitator het proces aan (door verschillende hulpmiddelen/technieken aan te bieden) waar nodig, als de groep vastloopt bij het bereiken van een uitkomst. De Facilitator raakt nooit betrokken BIJ de Taak, maar richt zich in plaats daarvan op het ontwerpen en toepassen van het meest geschikte Proces.

De relatie tussen de Taakleiders en de Facilitator is cruciaal en de stijl van de Taakleider is ook cruciaal. Te interventionistisch en de groep voelt misschien dat het geen zin heeft om hun input aan te bieden, te delegatief en de groep voelt zich misschien verloren en niet in staat om de Taak te navigeren.

In de fabriek heerst er onenigheid, de ingenieurs denken dat het probleem 'X' is, de Supervisor is ervan overtuigd dat het 'Y' is, Kwaliteitscontrole geeft de materialen de schuld, Onderhoud denkt dat er onderhoudsproblemen zijn, verschillende Operators denken dat zij weten wat er mis is – maar niemand heeft het hun gevraagd! Ondertussen ligt de productie stil, is de output gedaald, en zijn klanten gefrustreerd. De Facilitator weet niets! Zij zijn geen experts in de productiemethoden of machines. Waar de Facilitator wel expert in is, is: het herkennen van 'Onzekerheid' – dat is wanneer het probleem niet eens duidelijk gedefinieerd kan worden en zij zijn daar niet bang voor en zoeken niet naar snelle oplossingen.

De Facilitator heeft een scala aan 'tools en technieken' die zij ook kunnen inzetten. 'Modellen' om een groep mensen te helpen een situatie aan te pakken. Modellen zijn vaak complex en vereisen dat de Facilitator de groep door een nauwgezet proces leidt waarbij het Model op het probleem wordt toegepast.

Een dergelijk Model is de bekende Six Sigma, er zijn er nog veel meer, en een Facilitator wordt expert in het weten hoe ze te gebruiken en nog belangrijker wanneer ze te gebruiken. Vaak kan het gebruik van elementen van Modellen voldoende zijn – bijvoorbeeld in de situatie waarin de Facilitator zich bevond was het gebruik van de Is-Is Not matrix (officiële naam Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) geschikt om iedereen uit hun 'hokje' te krijgen en breder te laten denken.

Het probleem (en de oplossing) bleek een combinatie te zijn van verschillende factoren waaronder: nieuwe materialen (die werden geïntroduceerd), onderhoud (dat de aard van de machines veranderde), weersomstandigheden die de productspecificatie beïnvloedden.

De Facilitator verdient respect door bereid te zijn het Proces te vertrouwen dat zij voor de gelegenheid hebben ontworpen en bereid te zijn zich aan te passen aan de omstandigheden van die dag.

Twee afdelingen binnen een organisatie (dit kan in de publieke sector zijn, het bedrijfsleven – overal) slagen er niet in om effectief samen te werken. De managers weten dat er iets mis is en toch voelen beide afdelingen niet dat het hun schuld is. De facilitator wil niet weten wie de schuld heeft, maar richt zich liever op de problemen en identificeert wat er anders gedaan kan worden om de afdelingen samen te brengen.

Vaak vereist dit soort situatie het gebruik van de Process Iceberg® omdat het probleem waarschijnlijk te maken heeft met een verkeerde afstemming van de strategische doelstellingen (en waarden) en de structuur en processen op hoog niveau die de doelstellingen niet ondersteunen. Er zullen waarschijnlijk 'systemen' zijn die overbodig of ongeschikt zijn geworden. Het is veel minder waarschijnlijk dat het de directe schuld is van individuele personen en zelfs als het mensen-gerelateerd is, is het waarschijnlijk een verkeerde afstemming van vaardigheden en kennis.

Door zowel de manager als vervolgens het personeel te helpen de discrepanties te begrijpen, kan de facilitator de afdelingen helpen een gemeenschappelijke focus te bereiken. Het kan een reeks workshops vereisen waarbij verschillende mensen op verschillende momenten betrokken zijn en de facilitator zal getraind en bekwaam zijn in het ontwerpen van zo'n programma.

Ik denk dat mijn definitie is: iemand die een groep mensen (van elke omvang, van twee tot honderden) helpt om met 'Onzekerheid' om te gaan door het creëren en ontwerpen van een (op maat gemaakt) Proces dat de groep in staat stelt een resultaat te bereiken dat hoop en richting geeft voor de toekomst.

• Facilitatie kan worden toegepast in een eenmalige context (het aanpakken van een specifiek probleem)
• In strategische veranderprogramma's waar de organisatie een koerswijziging doorvoert
• Cultuurverandering waar de organisatie anders moet handelen dan de manier waarop dingen momenteel worden gedaan
• In Projecten waar problemen vaak opkomen en de voortgang kunnen ontsporen.

Onze diepgaande gids over facilitatie duikt in de Process Iceberg, verkent de rol van een facilitator in meer detail, en legt uit hoe je een workshop faciliteert.

Het is belangrijk om Facilitering te zien als een middel om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Een Directeur die werd gevraagd waarom hij Facilitering had geïntroduceerd in zijn organisatie zei dat dit cruciaal was voor het behalen van de bedrijfsdoelen en dat daarom een selectie van managers, supervisors en medewerkers werden getraind in Facilitering. Zij vervulden een essentiële rol in het bedrijfsplan van de organisatie. Het was niemands 'dagelijkse baan', maar zij konden door elke afdeling of team worden opgeroepen om hen te helpen problemen op een neutrale manier aan te pakken. Het was onderdeel van het organisatie-ethos en de praktijk dat Facilitators vrijgemaakt moesten worden voor de rol indien nodig. Het had het extra voordeel dat managers iemand uit een andere afdeling konden gebruiken om een kwestie te faciliteren waarin zij mogelijk een belang hadden en daarom niet onpartijdig zouden zijn.

In één organisatie, zeer volwassen in hun denken, stelden zij medewerkers aan op tijdelijke contractbasis om mensen vrij te maken voor het faciliteren van het enorme veranderprogramma waarvan zij wisten dat het nodig was. Het gebruik van een faciliterende benadering voor verandering kan inclusieve participatie aantonen en diverse meningen benutten om innovatieve oplossingen te bevorderen – het is een zeer goed tegengif voor 'groepsdenken'.

Het toepassen van facilitatievaardigheden kan ook de efficiëntie van vergaderingen verbeteren. Een projectmanager die de tools en technieken gebruikt in projectevaluatievergaderingen en 'scrums' kan duidelijkheid, richting en draagvlak krijgen. Van facilitering is bekend dat het creatief probleemoplossen bevordert. We kennen al Six Sigma en meer recentelijk zijn Design Workshops bekend geworden voor het revolutioneren van de strategische focus van een bedrijf of organisatie.

Naast de 'harde' voordelen zijn er ook 'zachte' voordelen:

Een faciliterende aanpak zal de samenwerking tussen afdelingen, projecten, departementen en teams verbeteren. Het toepassen van facilitatievaardigheden zal de groepsinteractie verbeteren. Eén enkele techniek (Feedback) kan het begrip tussen mensen revolutionair veranderen en mensen letterlijk honderden verspilde uren besparen bij het proberen duidelijkheid te krijgen over het doel.

De traditionele rol van 'voorzitter' is niet geschikt voor de moderne dynamiek van het bedrijfsleven waar mensen veel verschillende specialismen vertegenwoordigen. De toepassing van de Tools en Technieken helpt bij het beheren van tijd en het brengen van duidelijkheid en doelgerichtheid.

De wereld wordt minder samenwerkingsgericht op alle gebieden: politiek en beleidsvorming wordt steeds meer didactisch, besluitvorming in het bedrijfsleven is vaak geconcentreerd bij één of twee personen, verandering wordt opgelegd in plaats van collaboratief ontwikkeld. Facilitatie kan een plaats hebben in het verankeren van de noodzaak om mensen te betrekken en te engageren. Het gebruik van de U – I – A = O + E helpt een niveau van betrokkenheid te waarborgen dat hoge opbrengsten oplevert bij het bewerkstelligen van verandering. Het biedt ook een mechanisme voor het delegeren van de implementatie van de strategie om ervoor te zorgen dat alle stemmen gehoord worden en ideeën worden uitgevoerd, vooral in grotere of meer diverse groepen.

Het gebruik van Facilitatie kan consensus opbouwen en de groep in staat stellen om conflicten te hanteren op een manier die minder persoonlijk en confronterend is, of aan de andere kant – betuttelend. Facilitators hoeven hun persoonlijkheid niet te gebruiken om meningsverschillen te navigeren; in plaats daarvan kan een scala aan Tools en Technieken (zoals SPO en SCA) een sfeer bevorderen waarin consensus kan worden bereikt.

Facilitators kiezen geen kant, maar helpen individuen om de problemen te herkennen en ermee om te gaan, in plaats van mensen vast te laten lopen in persoonlijkheidsconflicten.

Het is ook zo dat Facilitering training kan verbeteren. Mijn eigen kennismaking met de vaardigheden en technieken begon toen ik trainer was, en ik kon een betere manier zien om kennis en begrip over te dragen. Wanneer we de impact van facilitatievaardigheden in onderwijsomgevingen en bedrijfstrainingen zien, dan beginnen we de immense kracht ervan te begrijpen.

Op individueel niveau maken Facilitatievaardigheden mensen veel effectiever in hun eigen rollen of functies. Ik ben de tel kwijtgeraakt van het aantal mensen dat naar me toe is gekomen om te vertellen hoe juist de vaardigheden van Facilitering hun eigen carrières hebben versneld.

We hebben ons in deze blog gericht op het interne gebruik van Facilitators en zoals werd opgemerkt kan het gebruik van Facilitators over verschillende afdelingen heen grote voordelen hebben. Desondanks kunnen er gelegenheden zijn waarop het inschakelen van een externe facilitator een echt voordeel is. Hun onpartijdigheid is soms cruciaal om draagvlak voor een proces te krijgen en ze komen zonder bedrijfsbagage. Ze moeten echter als neutraal worden gezien - geen voorafgaande briefing over 'de moeilijke mensen die je zult tegenkomen' en 'let op x'! Bereid je voor dat ze de Mate van Onzekerheid van het Doel zullen uitdagen - ze komen met een afstandelijkheid die hen in staat stelt vermeende geaccepteerde normen uit te dagen. Ze zullen weerstand bieden tegen snelle oplossingen en ze zullen eerlijk en realistisch zijn over tijdschema's. Voor hen zal het aanpakken van een Doel dat Onzeker is drieënhalf keer langer duren dan je zou denken!

Het zou duidelijk moeten zijn uit alles hierboven dat de Facilitator en de Taakleider twee verschillende personen zijn. Normaal gesproken kan een directeur/manager/projectmanager/teamleider de dagelijkse zaken die opkomen competent beheren. Echter, in Complexiteit en Onzekerheid zou de eigenaar van het vraagstuk zich moeten richten op wat er geleverd moet worden, waarbij het ontwerp en beheer van het Proces wordt overgelaten aan de Facilitator.

Ten slotte moeten we erkennen dat veel mensen op afstand werken en online samenkomen. Als vergaderingen in het verleden berucht waren om hun ineffectiviteit, hoe veel moeilijker is het dan om succesvolle resultaten te behalen met online vergaderingen? Met de komst van online platforms die dezelfde soort Tools en Technieken integreren die gebruikt worden bij face-to-face evenementen, kunnen we echter veel meer succes behalen dan mogelijk zou lijken.

Facilitatievaardigheden en het gebruik van Facilitators kunnen zowel individuen als organisaties aanzienlijk ten goede komen door de manier waarop groepen functioneren en hun doelstellingen bereiken te verbeteren. Succes behalen is tegenwoordig zoveel moeilijker geworden omdat we worstelen met complexe vraagstukken die van invloed zijn op wat we proberen te realiseren. De specialismen van mensen, die essentieel zijn voor het bereiken van goede resultaten, betekenen dat conflicten, misverstanden en tegenstrijdige agenda's een negatieve impact kunnen hebben op wat we proberen te leveren. Facilitatie biedt een positieve managementbenadering waarvan alle organisaties zouden profiteren door deze toe te passen.

APMG biedt via Geaccrediteerde Trainingsorganisaties een manier om getraind te worden en een kwalificatie te behalen in Facilitatie die het bedrijfsvermogen van de organisatie zal versterken en individuen zal helpen effectiever te worden in hun rollen.