Incorporare l'AIPGF nei Progetti di un'Università del Regno Unito

Adozione del Framework di Governance dell'IA

Nel giugno 2025, il team SPO ha ottenuto l'approvazione per l'adozione del Framework di Governance dei Progetti IA (AIPGF) come pietra angolare della loro strategia di governance dell'IA per i progetti che utilizzano strumenti di intelligenza artificiale. Il team ha partecipato a una formazione interna sull'AIPGF e il Direttore SPO è stato nominato Project Sponsor. Questa attività a livello SPO ha fatto nascere l'esigenza per l'università di istituire un Consiglio di Governance dell'IA, che ha tenuto la sua prima riunione nel luglio 2025.

Valutazione Indipendente

Il Direttore SPO ha incaricato il dipartimento di Audit Interno dell'università di valutare in modo indipendente la loro maturità di governance rispetto al Modello di Maturità delle Capacità AIPGF (AIPG-CMM). L'audit ha classificato l'università al Livello AIPG-CMM 1.8: Ad-hoc; prossimo all'inizializzazione.

Implementazione: Integrazione della Governance dell'IA nel loro Framework di Gestione dei Progetti, Prioritizzazione e Pianificazione

L'elenco delle raccomandazioni dell'Audit Interno è stato prioritizzato e sono stati assegnati i responsabili delle azioni. L'obiettivo era quello di affrontare i risultati in modo che un audit di follow-up classificasse i progetti assistiti dall'IA dell'università al Livello 2.5 (Inizializzato-Standardizzato) entro marzo 2026 e al Livello 3 (Standardizzato) entro la fine del semestre nel giugno 2026.

Integrazione del Framework di Governance dei Progetti

L'SPO ha istituito un gruppo di lavoro interfunzionale, riunendo rappresentanti di diversi dipartimenti per adattare il Framework di Governance dei Progetti AI e integrarlo all'interno del loro Framework di Progetti e Programmi (PPF). Il framework aggiornato è stato denominato PPF+AI e ha incluso modelli aggiuntivi di governance AI in conformità con le linee guida fornite dall'AIPGF. Per rafforzare un cambiamento culturale verso la governance AI, i Valori Fondamentali dell'AIPGF sono stati inclusi come footer su tutta la documentazione PPF+AI: Responsabilità, Sensibilità, Collaborazione, Curiosità, Miglioramento Continuo.

Formazione e Abilitazione

Il formatore esterno di gestione progetti dell'università è stato coinvolto per fornire una serie di workshop di governance AI "come fare" per i team che già sviluppano progetti assistiti da AI, e creare video di apprendimento concisi su come applicare lo spirito dell'AIPGF nel PPF+AI dell'università.

Progetto Pilota

Uno dei progetti imminenti era un piccolo progetto di sei settimane per implementare un chatbot studentesco personalizzato per i servizi bibliotecari. È stato deciso che sarebbe stato un pilota perfetto per testare il framework PPF+AI. Il progetto è iniziato all'inizio di settembre 2025. Il progetto ha utilizzato strumenti AI per assistere con l'amministrazione del progetto e la stesura dei deliverable del progetto, come la bozza della Carta del Progetto, la cura dei dati per il chatbot e la stesura dei piani di test di accettazione utente.

• L'SPO (o PMO) come Promotore: Il caso di studio evidenzia il ruolo importante dell'Ufficio Programmi Strategici (spesso chiamato Project Management Office) nel promuovere l'adozione dell'AIPGF, con il supporto dirigenziale dall'alto verso il basso.
• L'Importanza della Personalizzazione: Il caso di studio dimostra l'adattabilità del framework di governance dei progetti AI. L'SPO non ha imposto il framework di governance AI separatamente dal loro framework di governance progettuale esistente. Invece, hanno incorporato le linee guida del framework di governance dei progetti AI all'interno del loro framework maturo di gestione progetti.

• Il Potere di un Approccio Graduale: L'SPO aveva un obiettivo realistico di raggiungere il Livello AIPG-CMM 2.5 entro il prossimo audit programmato per marzo 2026. Questo dà tempo per la formazione, la certificazione e la costruzione della governance AI come parte della loro cultura progettuale attraverso il framework PPF+AI obbligatorio.