Guidare il successo dei progetti con il modello Five Case: una conversazione con il dottor Joe Flanagan

Il dottor Joe Flanagan, esperto di lunga data in servizi pubblici e gestione di progetti, è forse meglio conosciuto come l'ideatore della metodologia Five Case Model e autore delle guide HM Treasury sullo sviluppo dei business case per programmi e progetti. Con oltre 50 anni di esperienza nel settore pubblico, il lavoro di Joe ha contribuito a definire il modo in cui pensiamo allo sviluppo dei business case per programmi e progetti, sia nel Regno Unito che a livello internazionale. Il suo lavoro ha aiutato i settori pubblico e privato a prendere decisioni più consapevoli ed economicamente vantaggiose in materia di investimenti e di gestione di programmi e progetti.

In questo articolo esploriamo le riflessioni di Joe sulla perdurante rilevanza del Five Case Model, sui motivi per cui così tanti progetti non riescono a soddisfare le aspettative e su cosa possiamo fare per migliorare la gestione di programmi e progetti in futuro.

Un bagaglio ricco di esperienza nel settore pubblico

La carriera di Joe abbraccia diversi decenni, con ruoli di rilievo tra cui quello di Direttore Commerciale per l'IT del NHS in Inghilterra e Galles e il coinvolgimento nel National Programme for IT (NPfIT), nonché di Direttore per la Politica degli Investimenti e la Valutazione per il NHS Wales, dove ha guidato le Health Board e il Governo gallese nello sviluppo e nella valutazione dei loro progetti.

Joe ha iniziato la sua carriera presso HM Treasury nel 1972 e, al momento del pensionamento nel 2017, aveva collaborato con numerosi governi e agenzie stranieri, nonché con oltre 30 dipartimenti del governo del Regno Unito su innumerevoli iniziative.

Dopo il pensionamento, Joe continua ad avere un impatto significativo, in particolare nel suo ruolo di Joint Chief Examiner per il Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.

Il Five Case Model è oggi una metodologia consolidata, ampiamente utilizzata per valutare la fattibilità delle proposte di investimento, e Joe è convinto che continuerà a resistere alla prova del tempo. Le cinque domande chiave del modello — che coprono la definizione dell'ambito e la pianificazione delle dimensioni strategica, economica, commerciale, finanziaria e gestionale del business case — offrono un solido framework decisionale che garantisce l'allineamento dei progetti agli obiettivi strategici, assicura il massimo rapporto qualità-prezzo, ne verifica la sostenibilità economica e ne conferma la fattibilità commerciale e pratica.

Joe spiega: «Indipendentemente dal fatto che lo chiamiamo o meno Five Case Model, si tratta di domande fondamentali destinate a restare»: in sostanza, il Five Case Model è qui per durare, poiché queste domande di fondo affrontano gli elementi essenziali di qualsiasi progetto di successo. Un problema significativo dei business case odierni è che spesso sono troppo lunghi e richiedono troppo tempo per essere elaborati. Joe ritiene che ciò possa essere evitato se le persone seguono i passaggi e le azioni chiave delineati nelle linee guida, interpretando e applicando i consigli forniti in modo pragmatico e proporzionato.

Nonostante il solido quadro di riferimento offerto dal Five Case Model, molte organizzazioni faticano ancora a sviluppare business case efficaci. Joe individua un motivo chiave: spesso le persone si lanciano nei progetti senza considerare a fondo le domande centrali che il Five Case Model si propone di affrontare. Troppo frequentemente, i business case vengono redatti a posteriori, quando il progetto è già avviato, con conseguenze negative sulla qualità della pianificazione.

Joe sottolinea che uno dei problemi più gravi nella realizzazione dei progetti, sia nel settore pubblico che in quello privato, è la mancanza di una pianificazione attenta prima di impegnare le risorse. "Una volta che ci si rende conto che solo un progetto su dieci viene completato nei tempi, nelle specifiche e nei costi previsti, il problema diventa evidente", afferma Joe: "la maggior parte dei progetti supera il budget, consegna meno del previsto e richiede molto più tempo del previsto per essere completata."

È proprio la mancanza di un pensiero strutturato prima di avviare i progetti a generare inefficienze e sforamenti dei costi; e spesso il risultato finale è ben lontano dalle aspettative originarie.

Uno degli insight più significativi di Joe è che le persone rappresentano il fattore più cruciale per garantire il successo dei progetti. Sebbene strumenti, tecniche e metodologie come il Five Case Model siano essenziali, risultano efficaci solo se le persone giuste sono coinvolte nel processo. Coinvolgere gli stakeholder giusti e favorire un ambiente collaborativo durante i workshop chiave può fare un'enorme differenza nello sviluppo di un solido business case.

Joe ha proseguito: "Troppo spesso le persone si fissano sul 'redigere il business case', ma si tratta di pensare piuttosto che di scrivere. Il processo riguarda tutto il lavoro di definizione dell'ambito e pianificazione di una proposta di intervento e di spesa; il business case è semplicemente il contenitore della base di evidenze."

Per chiarire il concetto, Joe descrive due workshop fondamentali: il primo si concentra sulla definizione della motivazione al cambiamento e degli obiettivi di investimento, mentre il secondo esplora le diverse opzioni e valuta le soluzioni. Sottolinea: "Se coinvolgi le persone giuste, otterrai le risposte giuste."

Joe mette in evidenza un framework chiave che ha introdotto nel Treasury Green Book, l'options framework filter, che aiuta i team di progetto a valutare un'ampia gamma di opzioni anziché scegliere semplicemente quella che sembra più semplice o più conveniente. Ragionando sistematicamente su tutte le possibilità, i team possono evitare la trappola di costruire un business case attorno a una soluzione già decisa in partenza.

Joe ha spiegato che "Il principale vantaggio dell'options framework filter è la sua capacità di aiutare gli stakeholder chiave a pensare in modo sia rapido che riflessivo, identificando e valutando rapidamente le opzioni per un progetto durante un workshop; può essere applicato a politiche, portafogli, programmi e progetti."

Approfondendo il punto precedente, Joe ha affermato: "Troppe gare d'appalto nel settore pubblico a livello mondiale non riescono a raggiungere un rapporto qualità-prezzo ottimale, perché selezionano il 'meglio del peggio' da una shortlist mal concepita, invece di identificare fin dall'inizio l'ampia gamma di opzioni possibili in una long list."

Integrando l'options framework filter nei workshop con gli stakeholder e gli utenti finali più appropriati, questa sfida può essere affrontata in modo efficace, migliorando il valore pubblico della spesa esistente.

Sviluppare capacità di pensiero critico è essenziale per chiunque sia coinvolto nello sviluppo di un business case. Joe ritiene che la chiave per favorire tali capacità risieda in workshop strutturati che guidino i partecipanti attraverso le varie fasi della pianificazione. Ricorda un workshop in cui due gruppi — uno focalizzato sull'IT e l'altro sulla trasformazione dei servizi — inizialmente non erano d'accordo sullo scopo di un progetto. Tuttavia, grazie a un approccio strutturato, riuscirono ad allineare il loro modo di pensare e a chiarire gli obiettivi dell'investimento.

Joe è anche un forte sostenitore del coinvolgimento degli utenti finali nel processo. Coinvolgere le persone che trarranno beneficio dal progetto o che lo utilizzeranno concretamente può portare a soluzioni più efficaci, innovative ed economicamente vantaggiose. Condivide un esempio memorabile tratto da un progetto di sviluppo stradale, in cui alcuni camionisti contribuirono a individuare una soluzione semplice a un problema di traffico — la creazione di piazzole di sosta per alleviare la congestione — al posto dell'inizialmente proposta, costosa espansione della strada.

Secondo Joe, il successo nella realizzazione dei progetti non si limita al solo settore privato o pubblico. Anche lo sviluppo delle politiche può trarre vantaggio dal pensiero strutturato che l'HM Treasury Green Book incoraggia. Joe ha collaborato con diversi Governi per utilizzare gli strumenti e le tecniche del Green Book nello sviluppo di politiche e strategie programmatiche, un approccio raramente adottato nel tradizionale processo di elaborazione delle politiche.

Egli ritiene che una buona politica debba fondarsi su una pianificazione attenta piuttosto che su decisioni improvvisate. I politici, afferma, spesso elaborano le proprie politiche al volo—come l'idea di un treno ad alta velocità—per poi cercare di capire dove realizzarlo. Un approccio più efficace comporterebbe invece una riflessione approfondita sugli obiettivi della politica, garantendo fin dall'inizio che qualsiasi investimento sia allineato a tali obiettivi.

Secondo Joe, migliorare la gestione di progetti e programmi si riduce a due elementi chiave: coinvolgere le persone giuste e applicare un approccio strutturato e ragionato allo sviluppo del business case. Ponendo le domande giuste fin dall'inizio, coinvolgendo gli stakeholder in discussioni significative e abbracciando il Five Case Model, possiamo prendere decisioni migliori ed evitare errori costosi.

Il messaggio principale che emerge dalle riflessioni di Joe è chiaro: il successo di progetti e programmi richiede pensiero critico, collaborazione e pianificazione accurata. Andando avanti, è fondamentale applicare questi principi e strumenti in modo più coerente sia nel settore pubblico che in quello privato, per garantire il massimo valore dai nostri investimenti.

Se c'è una cosa che emerge con forza da questa conversazione, è che sebbene framework e modelli come il Five Case Model siano importanti, sono le persone che li utilizzano—ragionando in modo critico, collaborando efficacemente e prendendo decisioni consapevoli—a determinare in ultima analisi il successo di un progetto.

La formazione e la certificazione Better Business Cases si basano sul "Five Case Model", l'approccio di best practice del governo britannico per sviluppare proposte di spesa e supportare decisioni aziendali efficaci.

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