Impulsionando o Sucesso de Projetos com o Modelo de Cinco Casos: Uma Conversa com Dr. Joe Flanagan

Dr Joe Flanagan, um experiente especialista em serviço público e entrega de projetos, é talvez mais conhecido como o criador da metodologia Five Case Model e autor dos Guias do HM Treasury sobre o desenvolvimento de business cases para programas e projetos. Com mais de 50 anos de experiência em serviço público, o trabalho de Joe ajudou a moldar a forma como pensamos sobre o desenvolvimento de business cases para programas e projetos, tanto no Reino Unido quanto internacionalmente. Seu trabalho auxiliou os setores público e privado a tomarem decisões mais embasadas e econômicas quando se trata de investimentos e da entrega de programas e projetos.

Neste artigo, exploramos as reflexões de Joe sobre a relevância duradoura do Five Case Model; por que tantos projetos não conseguem atender às expectativas; e o que podemos fazer para aprimorar a entrega de programas e projetos daqui para frente.

Uma Vasta Experiência em Serviço Público

A carreira de Joe abrange várias décadas, com funções de destaque, incluindo Diretor Comercial de TI do NHS na Inglaterra e no País de Gales e participação no Programa Nacional de TI (NPfIT), além de Diretor de Política de Investimentos e Avaliação do NHS Wales, onde orientou as Diretorias de Saúde e o Governo do País de Gales no desenvolvimento e na avaliação de seus projetos.

Joe iniciou sua carreira no HM Treasury em 1972 e, quando se aposentou em 2017, havia trabalhado com diversos governos e agências no exterior, incluindo mais de 30 departamentos do governo do Reino Unido em inúmeros projetos.

Após sua aposentadoria, Joe continua causando um impacto significativo, especialmente em seu papel como Examinador-Chefe Conjunto do Esquema de Acreditação e Treinamento dos Programas Better Business Case.

O Five Case Model é atualmente uma metodologia bem consolidada, utilizada para avaliar a viabilidade de propostas de investimento, e Joe tem plena confiança de que ela continuará relevante. As cinco perguntas fundamentais do modelo — que abrangem o escopo e o planejamento das dimensões estratégica, econômica, comercial, financeira e de gestão do business case — oferecem uma estrutura robusta para a tomada de decisões, garantindo que os projetos estejam alinhados aos objetivos estratégicos, proporcionem o melhor custo-benefício, sejam financeiramente viáveis e possam ser entregues de forma comercialmente sustentável e realista.

Joe explica: "Independentemente de chamarmos ou não de Five Case Model, essas são perguntas fundamentais que nunca vão deixar de existir." Em essência, o Five Case Model veio para ficar, pois essas questões centrais abordam os fundamentos de qualquer projeto bem-sucedido. Um problema significativo com os business cases hoje em dia é que eles costumam ser longos demais e demandar muito tempo para serem elaborados. Joe acredita que isso pode ser evitado se as pessoas seguirem as etapas e ações principais descritas nas diretrizes, interpretando e aplicando as orientações de forma pragmática e proporcional.

Apesar do sólido framework fornecido pelo Modelo dos Cinco Casos, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades para desenvolver casos de negócio eficazes. Joe identifica um motivo central para isso: as pessoas frequentemente se lançam em projetos sem considerar plenamente as questões essenciais que o Modelo dos Cinco Casos aborda. Com demasiada frequência, os casos de negócio são elaborados de forma retroativa, após o projeto já ter sido iniciado, o que resulta em um planejamento abaixo do ideal.

Joe destaca que um dos maiores problemas na entrega de projetos, tanto no setor público quanto no privado, é a falta de um planejamento criterioso antes de comprometer recursos. "Quando você percebe que apenas um em cada dez projetos é entregue dentro do prazo, das especificações e do orçamento, o problema fica evidente", afirma Joe: "a maioria dos projetos estoura o orçamento, entrega menos do que o esperado e leva muito mais tempo do que o previsto para ser concluída".

É a falta de um pensamento estruturado antes de iniciar os projetos que leva a ineficiências e estouros de custo; e, muitas vezes, o resultado final está muito aquém das expectativas originais.

Um dos insights mais significativos de Joe é que as pessoas são o fator mais crucial para garantir o sucesso dos projetos. Embora ferramentas, técnicas e metodologias como o Modelo dos Cinco Casos sejam essenciais, elas só são eficazes se as pessoas certas estiverem envolvidas no processo. Engajar as partes interessadas certas e fomentar um ambiente colaborativo durante os workshops principais pode fazer toda a diferença no desenvolvimento de um business case sólido.

Joe continuou: "As pessoas frequentemente se fixam em 'escrever o business case', mas trata-se de pensar, não de escrever. O processo é todo sobre definir o escopo e planejar uma proposta de intervenção e gastos; o business case é simplesmente o repositório da base de evidências."

Para ajudar, Joe descreve dois workshops críticos: o primeiro se concentra em definir o argumento para a mudança e os objetivos de investimento, enquanto o segundo explora diferentes opções e avalia as soluções. Ele observa: "Se você engajar as pessoas certas, obterá as respostas certas."

Joe destaca um framework essencial que ele introduziu no Treasury Green Book, o filtro de framework de opções, que ajuda as equipes de projeto a avaliar uma ampla gama de opções em vez de simplesmente escolher aquela que parece mais fácil ou conveniente. Ao analisar todas as possibilidades de forma sistemática, as equipes podem evitar a armadilha de moldar um business case em torno de uma solução já decidida.

Joe explicou que "A principal vantagem do filtro de framework de opções é sua capacidade de ajudar as principais partes interessadas a pensar de forma rápida e lenta, identificando e avaliando rapidamente as opções para um projeto durante um workshop; ele pode ser aplicado a políticas, portfólios, programas e projetos."

Aprofundando seu ponto anterior, Joe disse: "Muitas contratações do setor público ao redor do mundo não conseguem alcançar o valor ideal pelo dinheiro investido, porque selecionam o 'melhor dos piores' a partir de uma lista restrita mal concebida, em vez de identificar a ampla gama de opções possíveis em uma lista longa desde o início."

Ao incorporar o filtro de framework de opções em workshops com as partes interessadas e os usuários finais certos, esse desafio pode ser abordado de forma eficaz, resultando em maior valor público a partir dos gastos existentes.

Desenvolver habilidades de pensamento crítico é essencial para qualquer pessoa envolvida na elaboração de casos de negócios. Joe acredita que a chave para cultivar essas habilidades está em workshops estruturados que guiam os participantes pelas diversas etapas do planejamento. Ele se lembra de um workshop no qual dois grupos — um focado em TI e outro em transformação de serviços — inicialmente discordavam sobre o objetivo de um projeto. No entanto, por meio de uma abordagem estruturada, conseguiram alinhar seu raciocínio e esclarecer seus objetivos de investimento.

Joe também é um forte defensor do envolvimento dos usuários finais no processo. Engajar as pessoas que, em última análise, serão beneficiadas pelo projeto ou que o utilizarão pode levar a soluções mais eficazes, inovadoras e com melhor custo-benefício. Ele compartilha um exemplo marcante de um projeto de desenvolvimento viário, no qual motoristas de caminhão ajudaram a identificar uma solução simples para um problema de tráfego — a criação de acostamentos para aliviar o congestionamento — em vez da cara expansão da via inicialmente proposta.

Na visão de Joe, a entrega bem-sucedida de projetos não se limita apenas aos setores privado ou público. Até mesmo o desenvolvimento de políticas pode se beneficiar do pensamento estruturado que o HM Treasury Green Book incentiva. Joe trabalhou com governos para utilizar as ferramentas e técnicas do Green Book no desenvolvimento de estratégias de políticas e programas — uma abordagem raramente vista no desenvolvimento tradicional de políticas.

Ele acredita que boas políticas devem ser baseadas em um planejamento cuidadoso, e não em decisões tomadas de forma improvisada. Os políticos, segundo ele, frequentemente criam políticas de maneira espontânea — como a ideia de um trem de alta velocidade — e só depois tentam descobrir onde implantá-lo. Uma abordagem mais adequada envolveria refletir sobre os objetivos da política e garantir que qualquer investimento esteja alinhado a essas metas desde o início.

Na visão de Joe, melhorar a entrega de projetos e programas se resume a dois fatores essenciais: envolver as pessoas certas e aplicar uma abordagem estruturada e cuidadosa ao desenvolvimento do business case. Ao fazer as perguntas certas desde o início, engajar as partes interessadas em discussões significativas e adotar o Five Case Model, podemos tomar decisões melhores e evitar erros custosos.

A principal lição dos insights de Joe é clara: projetos e programas bem-sucedidos exigem reflexão cuidadosa, colaboração e planejamento. À medida que avançamos, é fundamental aplicar esses princípios e ferramentas de forma mais consistente tanto no setor público quanto no privado, para garantir que obtenhamos o melhor retorno sobre nossos investimentos.

Se há algo que se destaca nessa conversa, é que, embora frameworks e modelos como o Five Case Model sejam importantes, são as pessoas que interagem com eles — pensando de forma crítica, colaborando com eficácia e tomando decisões embasadas — que, em última análise, determinam o sucesso de um projeto.

O treinamento e a certificação em Better Business Cases são baseados no 'Five Case Model' – a abordagem de melhores práticas do governo do Reino Unido para o desenvolvimento de propostas de gastos e a tomada de decisões empresariais eficazes.

Para saber mais sobre como desenvolver propostas que definam com precisão o escopo de uma iniciativa e garantam o apoio da gestão e o financiamento necessário, visite nossa página do produto Better Business Cases.