Projectsucces stimuleren met het Five Case Model: Een gesprek met Dr Joe Flanagan

Dr. Joe Flanagan, een doorgewinterde expert op het gebied van publieke dienstverlening en projectrealisatie, is wellicht het meest bekend als de architect van de Five Case Model-methodologie en als auteur van de HM Treasury-gidsen over de ontwikkeling van business cases voor programma's en projecten. Met meer dan 50 jaar ervaring in de publieke sector heeft Joe's werk mede vormgegeven aan de manier waarop we denken over het ontwikkelen van business cases voor programma's en projecten, zowel in het Verenigd Koninkrijk als internationaal. Zijn werk heeft zowel de publieke als de private sector geholpen om beter onderbouwde, kosteneffectieve beslissingen te nemen op het gebied van investeringen en de uitvoering van programma's en projecten.

In dit artikel gaan we in op Joe's visie op de blijvende relevantie van het Five Case Model, op de vraag waarom zoveel projecten niet aan de verwachtingen voldoen, en op wat we kunnen doen om de uitvoering van programma's en projecten in de toekomst te verbeteren.

Een schat aan ervaring in de publieke sector

Joe's loopbaan beslaat meerdere decennia, met opmerkelijke functies zoals Commercial Director voor NHS IT in Engeland en Wales en betrokkenheid bij het National Programme for IT (NPfIT), en Director of Investment Policy and Appraisal voor NHS Wales, waar hij Health Boards en de Welshe overheid begeleidde bij de ontwikkeling en beoordeling van hun plannen.

Joe begon zijn carrière bij HM Treasury in 1972 en had tegen de tijd dat hij in 2017 met pensioen ging samengewerkt met vele buitenlandse overheden en instanties, waaronder meer dan 30 Britse overheidsdepartementen aan talloze projecten.

Na zijn pensionering blijft Joe een significante bijdrage leveren, met name in zijn rol als Joint Chief Examiner voor het Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.

Het Five Case Model is inmiddels een gevestigde methode die wordt gebruikt om de haalbaarheid van investeringsvoorstellen te beoordelen, en Joe is ervan overtuigd dat het zijn waarde zal blijven bewijzen. De vijf kernvragen van het model – over de afbakening en planning van de strategische, economische, commerciële, financiële en beheersmatige dimensies van de businesscase – bieden een robuust kader voor besluitvorming dat ervoor zorgt dat plannen aansluiten op strategische doelstellingen, optimale waarde voor geld bieden, betaalbaar zijn en zowel commercieel als realistisch kunnen worden uitgevoerd.

Joe legt uit: "Ongeacht of we het het Five Case Model noemen of niet, dit zijn fundamentele vragen die niet zomaar verdwijnen": in wezen is het Five Case Model hier om te blijven, omdat deze kernvragen de grondbeginselen van elk succesvol project raken. Een belangrijk probleem met hedendaagse businesscases is dat ze vaak te omvangrijk zijn en te veel tijd kosten om op te stellen. Joe is ervan overtuigd dat dit te vermijden valt als mensen de belangrijkste stappen en acties volgen die in de richtlijnen zijn beschreven, en het gegeven advies pragmatisch en proportioneel interpreteren en toepassen.

Ondanks het solide kader dat het Five Case Model biedt, worstelen veel organisaties nog steeds met het ontwikkelen van effectieve businesscases. Joe wijst op een belangrijke oorzaak hiervan: mensen storten zich vaak halsoverkop in projecten zonder de kernvragen die het Five Case Model behandelt volledig te doordenken. Al te vaak worden businesscases achteraf geschreven, nadat een project al van start is gegaan, wat leidt tot suboptimale planning.

Joe benadrukt dat een van de grootste problemen bij projectuitvoering, zowel in de publieke als de private sector, een gebrek aan doordachte planning is voordat er middelen worden ingezet. "Zodra je je realiseert dat slechts één op de tien projecten op tijd, volgens specificatie en binnen budget wordt opgeleverd, wordt het probleem duidelijk," zegt Joe: "de meeste projecten overschrijden het budget, leveren minder op dan verwacht en duren veel langer dan voorzien."

Het is het gebrek aan gestructureerd denken vóór de start van projecten dat leidt tot inefficiënties en kostenoverschrijdingen; en vaak ligt het eindresultaat ver af van de oorspronkelijke verwachtingen.

Een van Joe's belangrijkste inzichten is dat mensen de meest cruciale factor zijn voor het succes van projecten. Hoewel tools, technieken en methodologieën zoals het Five Case Model essentieel zijn, zijn ze alleen effectief als de juiste mensen bij het proces betrokken zijn. De juiste belanghebbenden betrekken en een samenwerkingsgerichte omgeving creëren tijdens belangrijke workshops kan een wereld van verschil maken bij het ontwikkelen van een solide businesscase.

Joe vervolgde: "Mensen richten zich te vaak op 'het schrijven van de businesscase', maar het gaat om denken, niet om schrijven. Het proces draait volledig om het afbakenen en plannen van een voorstel voor interventie en uitgaven; de businesscase is simpelweg de opslagplaats voor de bewijsbasis."

Ter ondersteuning beschrijft Joe twee cruciale workshops: de eerste richt zich op het definiëren van de aanleiding voor verandering en de investeringsdoelstellingen, terwijl de tweede verschillende opties verkent en de oplossingen beoordeelt. Hij merkt op: "Als je de juiste mensen betrekt, krijg je de juiste antwoorden."

Joe benadrukt een belangrijk raamwerk dat hij heeft geïntroduceerd in het Treasury Green Book: het optieskaderfilter, dat projectteams helpt een breed scala aan opties te beoordelen in plaats van simpelweg de optie te kiezen die het gemakkelijkst of meest voor de hand liggend lijkt. Door alle mogelijkheden systematisch door te denken, kunnen teams de valkuil vermijden van het achteraf aanpassen van een businesscase rond een al genomen beslissing.

Joe legde uit dat "het primaire voordeel van het optieskaderfilter zijn vermogen is om belangrijke belanghebbenden te helpen zowel snel als weloverwogen te denken, en om tijdens een workshop snel opties voor een project te identificeren en te beoordelen; het kan worden toegepast op beleid, portfolio's, programma's én projecten."

Voortbordurend op zijn eerdere punt zei Joe: "Veel te veel overheidsopdrachten wereldwijd slagen er niet in optimale waarde voor geld te realiseren, omdat ze de 'beste van de slechtste' selecteren uit een slecht doordachte shortlist, in plaats van vanaf het begin een breed scala aan mogelijke opties in een longlist te identificeren."

Door het optieskaderfilter te integreren in workshops met de juiste belanghebbenden en eindgebruikers, kan deze uitdaging effectief worden aangepakt, wat leidt tot verbeterde publieke waarde uit bestaande uitgaven.

Het ontwikkelen van kritisch denkvermogen is essentieel voor iedereen die betrokken is bij het opstellen van een business case. Joe is ervan overtuigd dat de sleutel tot het bevorderen van dergelijke vaardigheden ligt in gestructureerde workshops die deelnemers begeleiden door de verschillende fasen van de planning. Hij herinnert zich een workshop waarbij twee groepen — een gericht op IT en de andere op servicetransformatie — het aanvankelijk oneens waren over het doel van een project. Via een gestructureerde aanpak slaagden ze er echter in om hun denkwijze op elkaar af te stemmen en hun investeringsdoelstellingen te verduidelijken.

Joe is ook een groot voorstander van het betrekken van eindgebruikers bij het proces. Het inschakelen van mensen die uiteindelijk baat hebben bij of gebruik zullen maken van het project kan leiden tot effectievere, innovatievere en kostenefficiëntere oplossingen. Hij deelt een opvallend voorbeeld uit een wegenbouwproject waarbij vrachtwagenchauffeurs hielpen een eenvoudige oplossing te vinden voor een verkeersproblem — het aanleggen van parkeerstroken om de congestie te verlichten — in plaats van de aanvankelijk voorgestelde, kostbare wegverbreding.

Volgens Joe is succesvolle projectrealisatie niet beperkt tot de private of publieke sector afzonderlijk. Zelfs beleidsontwikkeling kan profiteren van het gestructureerde denken dat het HM Treasury Green Book aanmoedigt. Joe heeft samengewerkt met overheden om Green Book-instrumenten en -technieken toe te passen bij het ontwikkelen van beleids- en programmastrategieën — een aanpak die in traditionele beleidsontwikkeling zelden voorkomt.

Hij is ervan overtuigd dat goed beleid gebaseerd moet zijn op doordachte planning in plaats van ad-hocbeslissingen. Politici, zo stelt hij, bedenken beleid vaak spontaan — zoals het idee voor een hogesnelheidstrein — en proberen daarna pas uit te zoeken waar die moet komen. Een betere aanpak zou inhouden dat men de doelstellingen van het beleid zorgvuldig doordenkt en ervoor zorgt dat elke investering vanaf het begin op die doelen is afgestemd.

Volgens Joe komt het verbeteren van de uitvoering van projecten en programma's neer op twee belangrijke zaken: de juiste mensen betrekken en een gestructureerde, doordachte aanpak hanteren bij de ontwikkeling van de businesscase. Door vooraf de juiste vragen te stellen, stakeholders te betrekken bij zinvolle gesprekken en het Five Case Model te omarmen, kunnen we betere beslissingen nemen en kostbare fouten vermijden.

De belangrijkste les uit Joe's inzichten is duidelijk: succesvolle projecten en programma's vereisen zorgvuldig nadenken, samenwerking en planning. Nu we verder gaan, is het essentieel om deze principes en instrumenten consequenter toe te passen in zowel de publieke als de private sector, zodat we de beste waarde uit onze investeringen halen.

Als er één ding is dat opvalt uit dit gesprek, dan is het wel dat hoewel kaders en modellen zoals het Five Case Model belangrijk zijn, het uiteindelijk de mensen zijn die ermee aan de slag gaan — kritisch denken, effectief samenwerken en weloverwogen beslissingen nemen — die het succes van een project bepalen.

De Better Business Cases-training en -certificering is gebaseerd op het 'Five Case Model' – de best-practice aanpak van de Britse overheid voor het ontwikkelen van bestedingsvoorstellen en het faciliteren van effectieve zakelijke besluitvorming.

Ga voor meer informatie over het ontwikkelen van voorstellen die een initiatief nauwkeurig afbakenen en managementondersteuning en financiering veiligstellen naar onze Better Business Cases-productpagina.