Che cos'è un Value Management Office?

Gli Uffici di Gestione Portfolio, Programmi e Progetti (PMO) si presentano in diverse forme, offrendo funzioni e servizi in base alle esigenze aziendali specifiche dell'organizzazione. Una gestione efficace del portfolio di programmi, progetti, prodotti e/o servizi tipicamente non avviene in isolamento senza il coinvolgimento di un Ufficio di Gestione Portfolio, Programmi e/o Progetti. Vale a dire, fornisce una funzione di supporto decisionale che assiste il principale comitato di investimento nelle attività decisionali che richiedono giudizio, determinazione e una sequenza di azioni per ottimizzare il ritorno dall'investimento. Naturalmente, non esiste un modello di progettazione PMO che si adatti a tutte le circostanze organizzative.

Nel 2015, Robert Kaplan ha discusso il concetto di Value Management Office (VMO) osservando che le organizzazioni oggi si sforzano di fornire benefici a costi inferiori e stanno quindi sperimentando le ricompense per aver raggiunto entrambi gli obiettivi. Semplicemente, un VMO riguarda il mettere in pratica la conoscenza misurando i benefici previsti tangibili che dovrebbero essere la logica e il motore di quell'investimento. Un Ufficio Portfolio, Programmi e/o Progetti (PMO) può fornire questo servizio, ma il cambiamento di denominazione segnala a tutti nell'organizzazione che la realizzazione dei benefici, non la consegna delle iniziative, è ciò che conta davvero. Come dice Thorp, J (2003), "agisce come un sostenitore del cambiamento nella mentalità organizzativa nel modo in cui le persone pensano sia ai benefici che al valore". Ha molto più senso economico e operativo creare e sfruttare un gruppo centralizzato di professionisti della gestione dei benefici piuttosto che chiedere a ogni unità aziendale o funzionale, da sola, di acquisire tale competenza, in particolare per ottimizzare il ritorno sugli investimenti. 

Come consiglia Nieto-Rodriguez, R (2021), un Strategy Execution Office (o un VMO in questo caso) dovrebbe aiutare a rispondere alle seguenti domande: 

1. Quali sono gli obiettivi strategici della nostra organizzazione? Dati questi obiettivi, come li raggiungeremo—attraverso programmi, progetti, prodotti e servizi?
2. In quali proposte di spesa dovremmo investire per l'interesse a lungo termine della nostra organizzazione?
3. Qual è il miglior utilizzo delle nostre capacità finanziarie e operative attuali e future?
4. Abbiamo le giuste risorse umane per guidare queste proposte di spesa?
5. Ci sono iniziative che possiamo fermare, sospendere o ritardare se si verifica un'improvvisa recessione economica?
6. È il momento giusto? E se una delle iniziative fallisce? Abbiamo un piano B? E stiamo imparando dai fallimenti?
7. Quale valore e benefici stiamo ottenendo da ogni progetto?

Il valore è spesso percepito come soggettivo, con persone diverse che applicano criteri diversi per valutare se stanno realizzando valore da un prodotto o servizio in termini di risultati e benefici. È questa soggettività che rende così essenziale gestire il valore deliberatamente, invece di lasciarlo come sottoprodotto di qualsiasi altra attività gestionale. Qualcosa che non viene spesso riconosciuto è che la gestione dei benefici e del valore sono discipline che si supportano mutuamente dove entrambe sono interessate a fornire value for money. Il miglior value for money è definito come il mix ottimale di costo (accessibilità), rischio (raggiungibilità) e benefici (desiderabilità). Come tale, ogni proposta di spesa – e il portfolio nel suo insieme – rappresenta l'uso ottimale dei fondi disponibili. Pertanto la gestione dei benefici dovrebbe essere fornita nel modo più economicamente efficiente possibile. Vale a dire, il valore è determinato dai benefici forniti in proporzione alle risorse utilizzate per acquisirli (Jenner, S and APMG International, 2014).

1. Hodes, D, 2019, The Value Management Office (VMO), Ensemble Consulting Group, consultato il 10 gennaio 2022, https://ensembleconsultinggroup.com/the-value-management-office/
2. Jenner, S e APMG International, 2014, Managing Benefits: Optimizing the Return from Investment, 2ª Edizione. The Stationery Office, Norwich.
3. Nieto-Rodriguez, A, 2021, Project Management Handbook: How to launch, Lead, and Sponsor Successful Projects, Harvard Business School Publishing Corporation, Massachusetts.
4. Sinek, S, 2009, Start with Why: How great leaders inspire everyone to take action, Penguin Books, Londra.
5. Thorp, J, 2012, The Information Paradox: Realizing the Business Benefits of Information Technology, 2ª Edizione, McGraw-Hill Education, consultato il 10 gennaio 2022, https://www.fujitsu.com/us/about/resources/publications/information-paradox/