Was ist ein Project Business Case?

In der schnelllebigen Welt des Projektmanagements ist eine solide Grundlage für den Erfolg unerlässlich. Eine der wichtigsten Komponenten dieser Grundlage ist der Projekt-Business-Case. Aber was genau ist ein Projekt-Business-Case und warum ist er entscheidend für effektives Projektmanagement?

In diesem Blog werden wir die wichtigsten Bestandteile eines Projekt-Business-Cases, seine Bedeutung und die Erstellung besprechen und praktische Tipps geben, die Sie beim Verfassen Ihres ersten Business Cases unterstützen.

Obwohl sich dieser Artikel mit Projektgeschäftsfällen befasst, werden in allen Sektoren und Branchen riesige Summen in Projekte, Programme und Veränderungsinitiativen investiert, wobei Geschäftsfälle typischerweise als Katalysator für Veränderungen und Investitionen fungieren. Belege zeigen, dass Projekte und Programme (oder Vorhaben), die nicht gut abgegrenzt und geplant sind, scheitern werden. Daher sind die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sowohl für Projekte als auch für Programme relevant.

Der Geschäftsfall liefert:

• die Begründung für das Vorhaben
• die Ziele für das Vorhaben
• die Bewertung der Optionen für das Vorhaben
• die Grundlage für die Überwachung und Evaluierung des Vorhabens, und
• Rückmeldungen für künftige Verbesserungen.

'ROAMEF' ist das bekannte Akronym dafür.

Ein Geschäftsfall bietet eine solide Struktur, die Gewähr dafür bietet, dass die Initiative ordnungsgemäß abgegrenzt und geplant wurde und erfolgreich umgesetzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, da oft eine neue Initiative oder ein neues Projekt erhebliche Investitionen von Ressourcen, Zeit und Finanzmitteln für die Umsetzung erfordern wird, weshalb ein positives Ergebnis entscheidend ist.

Ein Projektbusiness Case ist ein formelles Dokument, das die Begründung für die Durchführung eines Projekts darlegt. Es dient als Entscheidungshilfe, die Stakeholdern Belege für die Durchführbarkeit eines Programms oder Projekts sowie dessen Ausrichtung an der Organisationsstrategie liefert. Der Business Case erklärt die Gründe für das Voranschreiten, die erwarteten Vorteile, die berücksichtigten Optionen und die finanziellen Auswirkungen.

Die britische Regierung hat das Five Case Model entwickelt, das dem öffentlichen Sektor Leitlinien bietet, um sicherzustellen, dass Projekte wirtschaftlich vorteilhaft sind und zu nachhaltigen Vorteilen und positiven Ergebnissen führen. Diese Leitlinien sind gleichermaßen relevant für den Privatsektor und 'Better Business Cases'-Schulungen, die auf dieser Methodik basieren, sind weltweit verfügbar.

Im Kern beantwortet der Business Case zentrale Fragen zur Gelegenheit oder dem Problem, das das vorgeschlagene Projekt angehen wird, und wie herausfordernd das Projekt sein wird. Das Five Case Model stellt spezifisch diese fünf Fragen:

Ein gut vorbereiteter Business Case bietet Klarheit und Orientierung und ermöglicht es den Stakeholdern, fundierte Entscheidungen zu treffen. Es ist nicht nur ein Dokument; es ist eine Erzählung, die die Bedeutung und Durchführbarkeit des Programms oder Projekts vermittelt.

Schauen wir uns die Bedeutung eines Projekt-Business-Cases an.

Nach der übergeordneten Bereichsabgrenzung und Planung für das Vorhaben mit wichtigen Stakeholdern ist der Business Case einfach das Evidenz-Repository, das typischerweise für Genehmigungszwecke erforderlich ist, um Folgendes zu etablieren:

1. Übereinstimmung mit Organisationszielen: Ein Business Case bietet strategische Passung und einen überzeugenden Fall für Intervention und Veränderung.
2. Fundierte Entscheidungsfindung: Der Business Case stellt Stakeholdern alle notwendigen Informationen zur Verfügung und ermöglicht es ihnen, die Option zu wählen, die den optimalen sozialen und Wohlfahrtswert für die Umsetzung des Vorhabens bietet.
3. Ressourcenallokation: Durch die Detaillierung der erwarteten Vorteile und Kosten hilft der Business Case Organisationen dabei, Ressourcen effektiv zu allokieren. Dies gibt Vertrauen, dass das Projekt von der Organisation mit den verfügbaren Ressourcen erfolgreich umgesetzt werden kann.
4. Risikomanagement: Ein ordnungsgemäß konstruierter Business Case beinhaltet eine Risikobewertung, die potenzielle Herausforderungen und deren Auswirkungen identifiziert. Dieser proaktive Ansatz hilft dabei, Risiken zu mindern, bevor sie eskalieren.
5. Stakeholder Engagement: Der Business Case ist ein wesentliches Instrument für Stakeholder Engagement. Durch die Kommunikation der Projektvorteile baut er Unterstützung und Engagement von den Beteiligten auf.
6. Leistungsmessung: Sobald das Projekt läuft, dient der Business Case als Referenzpunkt für die Messung der Leistung gegen die erwarteten Ergebnisse.
7. Effektives Veränderungsmanagement: Ein gut definierter Business Case kann dabei helfen, Veränderungen innerhalb einer Organisation zu managen, indem er den Bedarf für das Programm/Projekt und dessen erwartete Vorteile klar kommuniziert.

Das Verfassen eines Business Cases umfasst mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass er umfassend und überzeugend ist. Es erfordert sorgfältige Recherche und Überlegungen, bevor der Business Case geschrieben und präsentiert werden kann. Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte des Prozesses aufgeführt:

• Definieren Sie das Problem oder die Chance, die der Business Case behandeln wird, klar und deutlich.
• Sammeln Sie relevante Daten und Belege, um die Notwendigkeit für Maßnahmen zu unterstützen.

• Analysieren Sie die aktuelle Situation, einschließlich interner und externer Faktoren.
• Verwenden Sie Tools wie die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen), um den Kontext zu verstehen.

• Setzen Sie klare, messbare Ziele, die die vorgeschlagene Lösung erreichen soll.
• Stellen Sie sicher, dass diese Ziele zur strategischen Gesamtausrichtung der Organisation passen.

• Identifizieren Sie mehrere potenzielle Lösungen für das Problem oder die Gelegenheit.
• Bewerten Sie jede Option anhand von Kriterien wie Durchführbarkeit, Kosten, Nutzen und Risiken.

• Wählen Sie die beste Option aus und liefern Sie eine fundierte Begründung für Ihre Auswahl.
• Fügen Sie unterstützende Belege und Daten hinzu, um Ihre Empfehlung zu untermauern.

• Skizzieren Sie die erforderlichen Schritte zur Umsetzung der gewählten Lösung.
• Fügen Sie einen Zeitplan, die Ressourcenzuteilung und wichtige Meilensteine hinzu.

• Führen Sie eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durch.
• Schließen Sie prognostizierte Kosten, Einsparungen und Kapitalrendite (ROI) ein.

• Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die mit der vorgeschlagenen Lösung verbunden sind.
• Entwickeln Sie Strategien zur Minderung dieser Risiken.

• Fassen Sie die wichtigsten Punkte des Business Cases zusammen, einschließlich des Problems, der vorgeschlagenen Lösung, der Vorteile und der Finanzanalyse.
• Halten Sie es prägnant und überzeugend, um die Aufmerksamkeit der Entscheidungsträger zu gewinnen.

• Überprüfen Sie den gesamten Business Case auf Klarheit, Genauigkeit und Vollständigkeit.
• Holen Sie Feedback von Stakeholdern ein und nehmen Sie alle notwendigen Überarbeitungen vor.

• Bereiten Sie eine Präsentation vor, um den Business Case den Entscheidungsträgern zu vermitteln.
• Heben Sie die wichtigsten Punkte hervor und seien Sie bereit, Fragen zu beantworten.

Die Erstellung Ihres ersten Business Case kann eine überwältigende Aufgabe sein. Diese Tipps können jedoch dabei helfen, den Prozess zu straffen:

1. Kennen Sie Ihr Publikum: Passen Sie Ihren Business Case an die spezifischen Interessen und Anliegen Ihrer Stakeholder an. Das Verständnis ihrer Perspektive wird Ihnen helfen, ein überzeugenderes Argument zu präsentieren.
2. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und übermäßig komplexe Sprache. Ihr Ziel ist es, effektiv zu kommunizieren, daher ist Klarheit entscheidend.
3. Untermauern Sie Ihre Behauptungen mit Daten: Verwenden Sie Daten, Statistiken und Fallstudien, um Ihren Business Case zu belegen. Evidenzbasierte Argumente sind überzeugender.
4. Seien Sie realistisch: Während es wichtig ist, die Vorteile des Projekts hervorzuheben, seien Sie ehrlich bezüglich der Risiken und Herausforderungen. Stakeholder schätzen Transparenz.
5. Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig ein: Involvieren Sie wichtige Stakeholder früh in den Prozess, um ihre Beiträge zu sammeln und Unterstützung aufzubauen. Dieser kollaborative Ansatz kann zu einem stärkeren Business Case führen.
6. Überarbeiten und bearbeiten: Zögern Sie nicht, Ihren Business Case mehrfach zu überarbeiten. Holen Sie sich Feedback von Kollegen oder Mentoren ein, um Klarheit und Wirksamkeit zu verbessern.
7. Nutzen Sie Visualisierungen: Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und Tabellen, um Daten und Informationen visuell darzustellen. Visualisierungen können komplexe Informationen verständlicher machen.
8. Seien Sie spezifisch: Vermeiden Sie vage Aussagen. Geben Sie spezifische Details zu Kosten, Zeitplänen und erwarteten Ergebnissen an.
9. Berücksichtigen Sie Alternativen: Diskutieren Sie alternative Lösungen und warum diese nicht ausgewählt wurden. Dies zeigt eine gründliche Überlegung der Optionen.
10. Verwenden Sie eine Vorlage: Die Verwendung einer Business Case-Vorlage kann dabei helfen sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Komponenten abdecken. Vorlagen bieten Struktur und sparen Zeit.

Für weitere Unterstützung könnten Sie sich die folgenden Ressourcen ansehen:

• Branchenpublikationen wie die Green Book-Leitlinien der britischen Regierung zu Optionen und Investitionsbewertung. Es gibt auch einen kostenlosen Newsletter.
• Professionelle Mitgliedschaftsorganisationen bieten die Möglichkeit, sich mit anderen Fachleuten zu vernetzen.
• Schulungen und Zertifizierungen zu Business Cases sind über Online-Plattformen wie Coursera, Udemy, LinkedIn Learning und FutureLearn verfügbar. Ein professionelles Schulungs- und Zertifizierungsprogramm, basierend auf dem Green Book der britischen Regierung, ist ebenfalls verfügbar.

Der Business Case ist kein statisches Dokument; er ist ein lebendiges Repository, das das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus leitet. Hier wird beschrieben, wie und wann er genutzt wird:

1. Projektinitiierung: Der Business Case dient als Grundlage für die Projektinitiierung. Er liefert die Rechtfertigung für das weitere Vorgehen und skizziert den Rahmen für die Planung.
2. Prüfung und Genehmigung: Der Business Case wird den Entscheidungsträgern zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt. Ihr Feedback kann zu Überarbeitungen oder zusätzlichen Bewertungen führen.
3. Projektplanung: Während der Projektplanung informiert der Business Case über Ressourcenzuteilung, Zeitpläne und Risikomanagement-Strategien.
4. Leistungsüberwachung: Der Business Case bietet Benchmarks zur Messung des Projektfortschritts gegen erwartete Vorteile und Kosten. Regelmäßige Überprüfungen gewährleisten die Ausrichtung an den ursprünglichen Zielen.
5. Stakeholder-Kommunikation: Der Business Case dient als Referenzpunkt für die laufende Kommunikation mit Stakeholdern und hilft dabei, alle informiert und eingebunden zu halten.
6. Post-Projekt-Bewertung: Nach Projektabschluss wird der Business Case verwendet, um den Projekterfolg gegen die ursprünglichen Ziele und Vorgaben zu bewerten. Diese Bewertung informiert zukünftige Projekte und verbessert das organisationale Lernen.

Um die Bedeutung eines gut strukturierten Business Case zu veranschaulichen, betrachten wir eine kurze Fallstudie.

Ein mittelständisches Unternehmen identifizierte Ineffizienzen in seinen Kundenserviceprozessen aufgrund veralteter Technologie. Das Management-Team beschloss, einen Business Case für die Implementierung eines neuen CRM-Systems zu erstellen.

• Zusammenfassung: Die Zusammenfassung hob den Bedarf für verbesserten Kundenservice und das Potenzial für gesteigerte Verkäufe durch bessere Kundenbindung hervor.
• Problembeschreibung: Die Problembeschreibung umriss die Herausforderungen mit dem bestehenden System, einschließlich langsamer Reaktionszeiten und schlechten Datenmanagements.
• Lösungsvorschlag: Der Lösungsvorschlag war ein neues CRM-System, das sich in bestehende Tools integrieren und verbesserte Kundeneinblicke bieten würde.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Das Team schätzte die Kosten des neuen Systems gegen potenzielle Umsatzsteigerungen durch verbesserte Kundenzufriedenheit ab.
• Risikobewertung: Die Risikobewertung identifizierte potenzielle Implementierungsherausforderungen und schlug Schulungen für Mitarbeiter als Risikominderungsstrategie vor.
• Implementierungszeitplan: Ein grober Zeitplan für Beschaffung, Implementierung und Mitarbeiterschulungen eines neuen CRM-Systems zeigte, wie schnell die Vorteile sichtbar werden könnten.
• Fazit: Das Fazit bot eine prägnante Zusammenfassung des Problems mit der aktuellen Situation und einer Lösung und umriss die Risiken, Vorteile und erforderlichen Ressourcen.

Infolge des Business Cases erhielt das Management-Team die Genehmigung für das Projekt, was zu einer erfolgreichen CRM-Implementierung führte, die den Kundenservice erheblich verbesserte und die Verkäufe ankurbelte.

Ein Projekt-Business-Case ist ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement. Er bietet den notwendigen Rahmen zur Rechtfertigung eines Projekts, zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und zur Anleitung bei der Durchführung. Er stellt außerdem sicher, dass das Projekt durchführbar ist, bevor mit der Arbeit begonnen wird, und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit für den Projekterfolg. Durch das Verständnis seiner Komponenten und die Befolgung bewährter Praktiken können Sie einen überzeugenden Business Case erstellen, der bei den Stakeholdern Anklang findet.

Wenn Sie sich daran machen, Ihren ersten Business Case zu verfassen, denken Sie daran, die in diesem Blog beschriebenen Tipps zu nutzen und einen robusten Business Case zu erstellen, der nicht nur Ihr Programm oder Projekt rechtfertigt, sondern auch die Grundlage für dessen erfolgreiche Durchführung schafft.