Qu'est-ce qu'un dossier d'affaires de projet ?

Dans le monde effréné de la gestion de projet, disposer d'une base solide est essentiel pour réussir. L'un des composants les plus critiques de cette base est le dossier d'affaires du projet. Mais qu'est-ce qu'un dossier d'affaires de projet exactement, et pourquoi est-il crucial pour une gestion de projet efficace ?

Dans ce blog, nous discuterons des composants clés d'un dossier d'affaires de projet, de son importance, de la façon d'en rédiger un et fournirons des conseils pratiques pour vous guider dans la rédaction de votre premier dossier d'affaires.

Bien que cet article traite des dossiers d'affaires de projets, d'énormes sommes d'argent sont investies dans des projets, programmes et initiatives de changement à travers tous les secteurs et industries, les dossiers d'affaires agissant généralement comme catalyseur du changement et de l'investissement. Les preuves indiquent que les projets et programmes (ou dispositifs) qui ne sont pas bien délimités et planifiés échoueront. Par conséquent, les informations contenues dans cet article sont pertinentes tant pour les projets que pour les programmes.

Le Dossier d'Affaires fournit :

• la justification du dispositif
• les objectifs du dispositif
• l'évaluation des options pour le dispositif
• la base pour le suivi et l'évaluation du dispositif, et
• les retours d'information pour l'amélioration future.

'ROAMEF' est l'acronyme bien connu pour cela.

Un dossier d'affaires fournit une structure solide qui donne l'assurance que l'initiative a été correctement délimitée, planifiée et peut être mise en œuvre avec succès. Ceci est particulièrement important car souvent une nouvelle initiative, ou projet, nécessitera un investissement significatif en ressources, temps et financement pour être réalisée, donc un résultat positif est crucial.

Un dossier d'affaires de projet est un document formel qui présente la justification pour entreprendre un projet. Il sert d'outil d'aide à la décision qui fournit des preuves aux parties prenantes concernant la viabilité d'un programme ou d'un projet et son alignement avec la stratégie organisationnelle. Le dossier d'affaires explique les raisons de procéder, les avantages qu'il est censé apporter, les options considérées et les implications financières.

Le gouvernement britannique a développé le Modèle à Cinq Cas qui fournit des orientations pour le secteur public afin de s'assurer que les projets offrent un bon rapport qualité-prix et mènent à des avantages solides et des résultats positifs. Ces orientations sont tout aussi pertinentes pour le secteur privé et la formation 'Meilleurs Dossiers d'Affaires', basée sur cette méthodologie, est disponible dans le monde entier.

À la base, le dossier d'affaires répond aux questions clés concernant l'opportunité ou le problème que le projet proposé va traiter et à quel point le projet sera difficile. Le Modèle à Cinq Cas pose spécifiquement ces cinq questions :

Une étude de cas d'affaires bien préparée fournit de la clarté et une orientation, permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées. Ce n'est pas seulement un document ; c'est un récit qui communique l'importance et la faisabilité du programme ou du projet.

Examinons l'importance d'un dossier d'affaires de projet.

Suite à la définition de la portée et à la planification de haut niveau du programme avec les parties prenantes clés, le dossier d'affaires est simplement le référentiel de base factuelle, généralement requis à des fins d'approbation, pour établir :

1. Alignement avec les Objectifs Organisationnels : Un dossier d'affaires fournit un ajustement stratégique et un argument convaincant pour l'intervention et le changement.
2. Prise de Décision Éclairée : Le dossier d'affaires fournit aux parties prenantes toutes les informations nécessaires, leur permettant de sélectionner l'option offrant la valeur sociale et de bien-être optimale pour la réalisation du programme.
3. Allocation des Ressources : En détaillant les bénéfices et coûts attendus, le dossier d'affaires aide les organisations à allouer les ressources efficacement. Cela donne confiance que le projet peut être livré avec succès par l'organisation avec les ressources disponibles.
4. Gestion des Risques : Un dossier d'affaires correctement construit inclut une évaluation des risques, identifiant les défis potentiels et leur impact. Cette approche proactive aide à atténuer les risques avant qu'ils ne s'intensifient.
5. Stakeholder Engagement : Le dossier d'affaires est un outil essentiel pour impliquer les parties prenantes. En communiquant les bénéfices du projet, il renforce le soutien et l'engagement de ceux impliqués.
6. Mesure de la Performance : Une fois le projet en cours, le dossier d'affaires sert de point de référence pour mesurer la performance par rapport aux résultats attendus.
7. Gestion Efficace du Changement : Un dossier d'affaires bien défini peut aider à gérer le changement au sein d'une organisation en communiquant clairement le besoin du programme/projet et ses bénéfices anticipés.

La rédaction d'un dossier de justification implique plusieurs étapes clés pour s'assurer qu'il soit complet et convaincant. Cela nécessite une recherche minutieuse et une réflexion approfondie avant que le dossier de justification puisse être rédigé et présenté. Voici les étapes clés du processus :

• Définissez clairement le problème ou l'opportunité que le dossier d'affaires traitera.
• Rassemblez des données et des preuves pertinentes pour appuyer le besoin d'action.

• Analyser la situation actuelle, y compris les facteurs internes et externes.
• Utiliser des outils comme l'analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) pour comprendre le contexte.

• Définir des objectifs clairs et mesurables que la solution proposée vise à atteindre.
• S'assurer que ces objectifs s'alignent avec l'orientation stratégique globale de l'organisation.

• Identifier plusieurs solutions potentielles au problème ou à l'opportunité.
• Évaluer chaque option en fonction de critères tels que la faisabilité, le coût, les avantages et les risques.

• Sélectionnez l'option la plus viable et fournissez une justification solide pour ce choix.
• Incluez des preuves et des données à l'appui de votre recommandation.

• Décrivez les étapes nécessaires pour mettre en œuvre la solution choisie.
• Incluez un calendrier, l'allocation des ressources et les jalons clés.

• Effectuer une analyse coûts-avantages détaillée.
• Inclure les coûts projetés, les économies et le retour sur investissement (ROI).

• Identifier les risques potentiels associés à la solution proposée.
• Développer des stratégies pour atténuer ces risques.

• Résumez les points clés du dossier commercial, y compris le problème, la solution proposée, les avantages et l'analyse financière.
• Restez concis et convaincant pour capter l'attention des décideurs.

• Examiner l'ensemble du dossier d'affaires pour s'assurer de sa clarté, de son exactitude et de son exhaustivité.
• Solliciter les commentaires des parties prenantes et apporter les révisions nécessaires.

• Préparez une présentation pour communiquer l'argumentaire commercial aux décideurs.
• Mettez en évidence les points clés et soyez prêt à répondre aux questions.

Élaborer votre premier dossier d'affaires peut être une tâche intimidante. Cependant, suivre ces conseils peut aider à rationaliser le processus :

1. Connaissez votre public : Adaptez votre dossier d'affaires aux intérêts et préoccupations spécifiques de vos parties prenantes. Comprendre leur perspective vous aidera à présenter un argument plus convaincant.
2. Utilisez un langage clair et concis : Évitez le jargon et un langage trop complexe. Votre objectif est de communiquer efficacement, donc la clarté est essentielle.
3. Soutenez vos affirmations avec des données : Utilisez des données, des statistiques et des études de cas pour étayer votre dossier d'affaires. Les arguments basés sur des preuves sont plus persuasifs.
4. Soyez réaliste : Bien qu'il soit essentiel de mettre en évidence les avantages du projet, soyez honnête concernant les risques et les défis. Les parties prenantes apprécient la transparence.
5. Impliquez les parties prenantes dès le début : Impliquez les principales parties prenantes tôt dans le processus pour recueillir leurs contributions et obtenir leur adhésion. Cette approche collaborative peut mener à un dossier d'affaires plus solide.
6. Révisez et modifiez : N'hésitez pas à réviser votre dossier d'affaires plusieurs fois. Sollicitez les commentaires de collègues ou de mentors pour améliorer la clarté et l'efficacité.
7. Utilisez des éléments visuels : Utilisez des graphiques, des diagrammes et des tableaux pour présenter visuellement les données et informations. Les éléments visuels peuvent rendre les informations complexes plus digestes.
8. Soyez spécifique : Évitez les déclarations vagues. Fournissez des détails spécifiques concernant les coûts, les échéanciers et les résultats attendus.
9. Considérez les alternatives : Discutez des solutions alternatives et pourquoi elles n'ont pas été retenues. Cela démontre un examen approfondi des options.
10. Suivez un modèle : Utiliser un modèle de dossier d'affaires peut aider à s'assurer que vous couvrez tous les composants nécessaires. Les modèles fournissent une structure et font gagner du temps.

Pour un soutien supplémentaire, vous pourriez consulter les ressources suivantes :

• Publications sectorielles comme les directives du Green Book du gouvernement britannique sur l'évaluation des options et des investissements. Il y a aussi une newsletter gratuite.
• Organisations professionnelles  offrent l'opportunité de réseauter avec d'autres professionnels.
• Formation et certification sur les dossiers d'affaires sont disponibles via des plateformes en ligne comme Coursera, Udemy, LinkedIn Learning et FutureLearn. Un programme de formation professionnelle et certification, basé sur le Green Book du gouvernement britannique, est également disponible.

Le dossier d'affaires n'est pas un document statique ; c'est un référentiel vivant qui guide le projet tout au long de son cycle de vie. Voici comment et quand il est utilisé :

1. Lancement du projet : Le dossier d'affaires sert de fondement au lancement du projet. Il fournit la justification pour aller de l'avant et définit le cadre de planification.
2. Examen et approbation : Le dossier d'affaires est présenté aux décideurs pour examen et approbation. Leurs commentaires peuvent conduire à des révisions ou à des évaluations supplémentaires.
3. Planification du projet : Pendant la planification du projet, le dossier d'affaires guide l'allocation des ressources, les échéanciers et les stratégies de gestion des risques.
4. Suivi de la performance : Le dossier d'affaires fournit des repères pour mesurer les progrès du projet par rapport aux bénéfices et coûts attendus. Des examens réguliers assurent l'alignement avec les objectifs initiaux.
5. Communication avec les parties prenantes : Le dossier d'affaires sert de point de référence pour la communication continue avec les parties prenantes, aidant à tenir tout le monde informé et engagé.
6. Évaluation post-projet : Après l'achèvement du projet, le dossier d'affaires est utilisé pour évaluer le succès du projet par rapport aux buts et objectifs initiaux. Cette évaluation guide les projets futurs et améliore l'apprentissage organisationnel.

Pour illustrer l'importance d'un dossier commercial bien structuré, explorons une brève étude de cas.

Une entreprise de taille moyenne a identifié des inefficacités dans ses processus de service client en raison d'une technologie obsolète. L'équipe de direction a décidé de créer un dossier commercial pour la mise en œuvre d'un nouveau système CRM.

• Résumé exécutif : Le résumé exécutif a mis en évidence la nécessité d'améliorer le service client et le potentiel d'augmentation des ventes grâce à un meilleur engagement client.
• Description du problème : La description du problème a exposé les défis rencontrés avec le système existant, notamment les temps de réponse lents et la mauvaise gestion des données.
• Solution proposée : La solution proposée était un nouveau système CRM qui s'intégrerait aux outils existants et fournirait des informations client améliorées.
• Analyse coût-bénéfice : L'équipe a estimé les coûts du nouveau système par rapport aux augmentations potentielles de revenus provenant de l'amélioration de la satisfaction client.
• Évaluation des risques : L'évaluation des risques a identifié les défis potentiels de mise en œuvre et proposé une formation pour le personnel comme stratégie d'atténuation.
• Calendrier de mise en œuvre : Un échéancier détaillé pour l'acquisition, la mise en œuvre et la formation du personnel d'un nouveau système CRM a montré à quelle vitesse les bénéfices pourraient être observés.
• Conclusion : La conclusion a fourni un résumé concis du problème avec la situation actuelle et une solution, décrivant les risques, les bénéfices et les ressources impliqués.

Grâce au dossier commercial, l'équipe de direction a obtenu l'approbation du projet, ce qui a conduit à une mise en œuvre réussie du CRM qui a considérablement amélioré le service client et stimulé les ventes.

Un dossier d'affaires de projet est un outil essentiel en gestion de projet. Il fournit le cadre nécessaire pour justifier un projet, éclairer la prise de décision et guider l'exécution. Il garantit également que le projet est viable avant le début de tout travail, augmentant ainsi les chances de réussite du projet. En comprenant ses composantes et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez créer un dossier d'affaires convaincant qui résonne avec les parties prenantes.

Alors que vous vous lancez dans la rédaction de votre premier dossier d'affaires, n'oubliez pas d'utiliser les conseils décrits dans ce blog et de créer un dossier d'affaires solide qui non seulement justifie votre programme ou projet, mais qui prépare également le terrain pour son exécution réussie.