Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine vielschichtige Disziplin, die die Planung, Durchführung und den Abschluss von Projekten jeder Größe und Komplexität umfasst. Im Kern ist Projektmanagement die Kunst, ein Projekt von der Entstehung bis zum Endergebnis zu leiten und dabei sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt, den Budgetrahmen einhält und seine Ziele erreicht. Hinter dieser scheinbar einfachen Erklärung verbergen sich jedoch zahlreiche miteinander verknüpfte Elemente und Methoden, die – wenn sie effektiv beherrscht werden – den Unterschied zwischen einem erfolgreichen, reibungslos ablaufenden Projekt und einem von Rückschlägen geprägten ausmachen können.

Personen mit nachgewiesenen Projektmanagementkompetenzen sind sehr gefragt, da sie die Erfolgswahrscheinlichkeit ihrer Projekte erhöhen.

Angesichts der weitreichenden Bedeutung und des hohen Stellenwerts, der dem Projektmanagement beigemessen wird, haben wir die wichtigsten Aspekte der Projektprinzipien, Methoden und Best Practices aufgeschlüsselt, um seine zentrale Rolle in modernen Unternehmen und die Vielzahl an Beschäftigungsmöglichkeiten, die sich für diejenigen eröffnen, die Projektmanagement beherrschen, näher zu beleuchten.

Bevor wir die Frage „Was ist Projektmanagement?" beantworten, müssen wir zunächst verstehen, was ein Projekt ist und wie es sich vom routinemäßigen Geschäftsbetrieb unterscheidet.

In der Geschäftswelt kann ein Projekt als eine zeitlich begrenzte und einmalige Aufgabe oder Reihe von Aufgaben definiert werden, die spezifische Ziele, Vorgaben und Rahmenbedingungen aufweist und sich von routinemäßigen operativen Tätigkeiten unterscheidet. Im Gegensatz zu alltäglichen Aufgaben haben die meisten Projekte einen definierten Anfang und ein definiertes Ende, sind in der Regel durch Faktoren wie Zeit, Budget und Ressourcen begrenzt und umfassen häufig mehrere funktionsübergreifende Teams. Die Projektziele variieren stark, jedoch streben alle Projekte danach, Veränderungen herbeizuführen und einen positiven Einfluss auf ein Unternehmen zu haben.

Projektmanagement wird zu einem entscheidenden Faktor, wenn die Komplexität und der Umfang eines Projekts den Rahmen des täglichen Managements und der täglichen Überwachung übersteigen und ein spezialisiertes Set an Fähigkeiten und Methoden erfordern, um sicherzustellen, dass Ziele effizient erreicht, Risiken gemindert und Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Ein Projekt ist ein eigenständiges Vorhaben mit klar definierten Zielen – eine abgeschlossene Arbeitseinheit. Ein Programm hingegen ist ein zusammenhängendes Arbeitspaket, das aus mehreren Projekten besteht, die alle auf die Erreichung eines übergeordneten, strategischen Ziels ausgerichtet sind.

Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über die Unterschiede zwischen Projekten und Programmen zu erfahren.  

Da Projekte von Natur aus vielfältig sind und einzigartige Ergebnisse sowie Projektkomponenten aufweisen, sind auch die Stufen und Phasen des Projektlebenszyklus entsprechend unterschiedlich.

Obwohl einzelne Schritte, Fristen, Zeitpläne und der Umfang eines Projekts flexibel sind, bietet das Praxis Framework eine aufschlussreiche Zusammenfassung der allgemeinen Phasen eines Projektlebenszyklus:

1. Identifizierung
   Die erste Projektphase aller erfolgreichen Projekte ist die Identifizierungsphase. Sie umfasst die ursprüngliche Projektidee, den potenziellen Umfang und die Projektziele und ist der Zeitpunkt, an dem der erste Projektauftrag skizziert wird. In dieser Identifizierungsphase werden übergeordnete Unternehmensziele herangezogen, um Projektentscheidungen und Projektanforderungen zu untermauern und zu leiten.
2. Definition
   Die Definitionsphase eines Projektplans ist der Zeitpunkt, an dem die grundlegenden Ideen und der Projektumfang durch Terminplanung, Ressourcenzuweisung und Projektbudgetverwaltung gestärkt werden, der Projektumfang sowie Projektmanagement-Methoden verfeinert und das Risikomanagement eingeführt werden. Dies ist häufig ein fortlaufender Prozess, der zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden kann. Dennoch ist diese erste Planungsphase in der Regel der Zeitpunkt, an dem Projektmanager und die Unternehmensführung einem Projekt grünes Licht geben.
3. Durchführung
   Die nächste Phase im Projektlebenszyklus ist die Durchführungsphase. In dieser Phase werden die Projektziele erreicht, Produkte oder Dienstleistungen erstellt und geliefert sowie Aufgaben ausgeführt. Häufig treten in dieser Phase die meisten Probleme auf, die bewältigt werden müssen. Für den Projektmanager ist die Durchführungsphase oft die arbeitsreichste, da der Fortschritt anhand der Projektleistung und der Projektfristen überwacht und gemessen wird.       
4. Abschluss
   Nach dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts müssen viele Aktivitäten formal beendet oder abgewickelt werden. Ressourcen müssen neu zugeteilt werden, und Projektteams können Feedback und gewonnene Erkenntnisse einbringen. In dieser abschließenden Phase kann der Projekterfolg offiziell festgestellt werden.

Der Einstieg ist oft der schwierigste Teil eines jeden Projekts – dieses Video führt Sie durch diese Phase.

Alle Projekte beginnen mit einer Idee, und der Prozess, eine erste Projektidee in ein Ergebnis umzuwandeln, wird als Projektlebenszyklus bezeichnet, der oben skizziert ist. Der Projektlebenszyklus besteht aus klar definierten Phasen, und dieses Video führt Sie durch die erste Phase, die sogenannte Identifizierungsphase. Am Ende dieser Phase wird entschieden, ob ein Projekt weiterverfolgt wird oder nicht. Dieses Video erläutert die Identifizierungsphase genauer und hilft Ihnen, Ihr Projekt auf den richtigen Weg zu bringen.

Projektmanagement spielt eine zentrale Rolle als Kompass, der Organisationen durch die Komplexität der Zielerreichung und des Erfolgs führt.

Diese Disziplin bietet einen strukturierten und systematischen Ansatz für die Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten und stellt sicher, dass diese auf Kurs bleiben, das Budget einhalten und ihre Ziele erreichen. Die Umsetzung effektiver Projektmanagement-Methoden fördert Klarheit, Verantwortlichkeit, Produktivität und Effizienz – alles entscheidende Faktoren für Unternehmen, die die Erfolgschancen ihrer Projekte steigern möchten.

Projektmanagement bietet außerdem einen Rahmen, um große und komplexe Projekte in handhabbare Aufgaben zu unterteilen, was eine bessere Entscheidungsfindung, ein effektives Risikomanagement und eine termingerechte Lieferung ermöglicht. Da Unternehmen zunehmend auf funktionsübergreifende Teams und Zusammenarbeit setzen, werden Projektmanagement-Fachleute zu einer vereinenden Kraft, die unterschiedliche Fähigkeiten bündelt und eine klare Kommunikation fördert.

Einige Vorteile eines koordinierten und professionellen Projektmanagements umfassen:

• Verbesserte Organisation und Struktur für Projekte
• Effiziente Ressourcenallokation
• Effektives Risikomanagement
• Termingerechter Projektabschluss
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
• Höhere Verantwortlichkeit
• Gesteigerte Produktivität und Effizienz
• Gleichbleibende Projektqualität und -standards
• Bessere Entscheidungsprozesse
• Anpassungsfähigkeit an veränderte Bedingungen
• Kostenkontrolle und Budgetmanagement
• Messbare Projektergebnisse
• Ausrichtung an strategischen Unternehmenszielen
• Gesteigerte Kundenzufriedenheit
• Verbesserte Teammotivation und -moral
• Lernen und Wissensaustausch durch gewonnene Erkenntnisse
• Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung und Innovation.

Im Mittelpunkt des traditionellen Projektmanagements steht die Projektmanagerin bzw. der Projektmanager. Erfolgreiches Projektmanagement beruht darauf, dass die Projektleitung Projektmanagement-Methoden zum Wohl der Teammitglieder einsetzt, um Projekte von Anfang bis Ende zu steuern.

Eine Projektmanagerin bzw. ein Projektmanager spielt eine zentrale Rolle bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten innerhalb einer Organisation. Zu den vielfältigen Aufgaben gehören die Definition von Projektzielen, die Erstellung eines detaillierten Projektplans sowie die effektive Zuweisung von Ressourcen.

Projektmanager sind das Bindeglied für eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Stakeholdern und anderen beteiligten Parteien. Sie überwachen den Projektfortschritt sorgfältig, managen Risiken und treffen wichtige Entscheidungen, um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden sowie vorgegebene Ziele und Fristen eingehalten werden.

Im Wesentlichen ist eine Projektmanagerin bzw. ein Projektmanager eine Führungspersönlichkeit, die ihr Fachwissen in Projektmanagement-Methoden, formaler Unternehmensführung und Personalmanagement nutzt, um ein Projekt von der Initiierung bis zum erfolgreichen Abschluss zu begleiten und Ergebnisse zu liefern, die mit den übergeordneten strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen.

Zu den täglichen Aufgaben und Tätigkeiten einer Projektmanagerin bzw. eines Projektmanagers können unter anderem folgende gehören:

• Projektziele und Projektumfang definieren
• Projektplan und Zeitplan entwickeln
• Ressourcen zuweisen und Aufgaben verteilen
• Projektfortschritt und Meilensteine überwachen
• Projektrisiken und -probleme managen
• Teammeetings und Kommunikation koordinieren
• Mit Stakeholdern und Kunden zusammenarbeiten
• Entscheidungen treffen, um das Projekt auf Kurs zu halten
• Einhaltung von Zeitplänen und Budgets sicherstellen
• Qualitätskontroll- und Qualitätssicherungsmaßnahmen umsetzen
• Projektberichte erstellen und verteilen
• Änderungsanfragen und Anpassungen des Projektumfangs bearbeiten
• Die Motivation des Projektteams fördern und Konflikte lösen
• Projektreviews und -bewertungen durchführen
• Projektdokumentation pflegen
• Best Practices umsetzen

Entdecken Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten eines agilen Projektmanagers.

Die Rolle des Projektmanagers, ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens, kann erlernt und weiterentwickelt werden. Anhand von Publikumsfragen beleuchtet dieses Video, wie man Projektmanagement-Kenntnisse erwirbt und eine Karriere in diesem Bereich aufbaut. Es beginnt mit der Frage, ob grundsätzlich jeder Projektmanager werden kann und ob bestimmte berufliche Hintergründe bessere Projektmanager hervorbringen. Anschließend werden die Unterschiede zwischen den Rollen von Projektmanagern und Produktmanagern untersucht, die gefragtesten Fähigkeiten für einen erfolgreichen Projektmanager ermittelt, die Frage nach der Notwendigkeit technischer Kenntnisse erörtert sowie die verschiedenen Ressourcen vorgestellt, die zur Verbesserung der Projektmanagement-Kompetenzen zur Verfügung stehen.

Die Beherrschung der Projektmanagement-Kunst eröffnet Wege zu verbesserter Führung, Organisation und Effizienz. APMG bietet eine Reihe von Projektmanagement-Kursen an, die darauf ausgerichtet sind, Fachleute mit dem Wissen und den Fähigkeiten auszustatten, um in diesem dynamischen Bereich erfolgreich zu sein.

Agile PM

Dies ist die weltweit führende Zertifizierung für agiles Projektmanagement. Der Foundation-Level-Kurs behandelt viele der Grundlagen des agilen Projektmanagements und erläutert, wie agile Techniken und Werkzeuge eingesetzt werden – darunter MoSCoW-Priorisierung, iterative Entwicklung und Timeboxing.

Better Business Cases

Dieser Kurs konzentriert sich auf die Dokumentation der Projektinitiierung, um die Unterstützung und Finanzierung durch das obere Management zu verbessern. Er vermittelt ein besseres Verständnis dafür, wie ein Projekt gestartet wird und was zur Einleitung von Veränderungen erforderlich ist. Die Teilnehmenden lernen, wie Vorschläge Initiativen präzise eingrenzen können. Der Kurs eignet sich für viele verschiedene Projektmanagement-Ansätze und Projektmanagement-Typen.

Das Training und die Zertifizierung von Better Business Cases basieren auf dem „Five Case Model" – dem Best-Practice-Ansatz der britischen Regierung zur Entwicklung von Finanzierungsvorschlägen und zur Ermöglichung effektiver Geschäftsentscheidungen.

Change Management

Die APMG Change Management-Qualifikation untersucht, wie Veränderungen Einzelpersonen, Teams und Organisationen beeinflussen und von diesen beeinflusst werden. Sie hilft dabei, Kompetenzen zu entwickeln, um Veränderungen zu steuern und deren Auswirkungen auf eine Organisation zu gestalten. Das Training stattet die Teilnehmenden mit einer Vielzahl bewährter Methoden aus, um sicherzustellen, dass Veränderungen reibungslos und effektiv umgesetzt werden.

Project Planning & Control

Erfahren Sie, wie Sie Projekte unter Kontrolle behalten. Mit schrittweiser, skalierbarer Anleitung und praxisnahen Beispielen unterstützt dieser Kurs Projektmanager dabei, Termine und Budgets einzuhalten sowie Erwartungen zu erfüllen.

Praxis Framework

Das Framework und die Zertifizierungen eignen sich sowohl für den Einsatz in Projekten als auch in Programmen und bieten Organisationen eine einfache und wirtschaftliche Lösung.

Für Einzelpersonen bietet Praxis einen klaren Entwicklungsweg – vom Grundwissen bis zur Spitze des Berufsfeldes. Es gibt vier Ebenen von Training und Zertifizierung. Foundation, Practitioner und Professional werden von APMG-International vergeben. Diese eröffnen den Weg zur vierten Ebene, dem Chartered Status, der von der britischen Association for Project Management verliehen wird.

Das Praxis Framework betrachtet Training als lediglich eine Komponente des Entwicklungsweges und bietet daher Checklisten, die die Anwendung bewährter Praktiken erleichtern. Das Praxis Framework ist zudem kostenlos online verfügbar und unterstützt die kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung nach dem Training.

In einem zunehmend komplexen und schnelllebigen Geschäftsumfeld kann die Bedeutung des Projektmanagements nicht hoch genug eingeschätzt werden. Seine Vorteile gehen weit über ein strukturiertes Aufgabenmanagement hinaus – sie umfassen höhere Effizienz, bessere Entscheidungsfindung und die Fähigkeit, Veränderungen souverän zu bewältigen.

Ob Sie nun eine Karriere als Projektmanagement-Fachkraft anstreben oder einfach Ihre Arbeitsweise verbessern möchten – erwägen Sie, Projektmanagement-Prinzipien in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Um diesen lohnenden Weg zu beginnen, werfen Sie einen Blick auf das Angebot empfohlener und offiziell anerkannter Kurse bei APMG International. Ergreifen Sie die Initiative, investieren Sie in Ihre Fähigkeiten, erweitern Sie Ihren Horizont und schöpfen Sie das Potenzial des Projektmanagements in Ihrem Berufsleben voll aus.