Czym jest uzasadnienie biznesowe projektu?

W dynamicznym świecie zarządzania projektami posiadanie solidnych fundamentów jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Jednym z najważniejszych elementów tych fundamentów jest uzasadnienie biznesowe projektu. Ale czym dokładnie jest uzasadnienie biznesowe projektu i dlaczego jest kluczowe dla skutecznego zarządzania projektami?

W tym blogu omówimy kluczowe elementy uzasadnienia biznesowego projektu, jego znaczenie, sposób jego napisania oraz przedstawimy praktyczne wskazówki, które pomogą Ci w napisaniu Twojego pierwszego uzasadnienia biznesowego.

Chociaż ten artykuł mówi o uzasadnieniach biznesowych projektów, ogromne sumy pieniędzy są inwestowane w projekty, programy i inicjatywy zmian we wszystkich sektorach i branżach, przy czym uzasadnienia biznesowe zazwyczaj działają jako katalizator zmian i inwestycji. Dowody wskazują, że projekty i programy (lub przedsięwzięcia), które nie są dobrze określone w zakresie i zaplanowane, poniosą porażkę. Dlatego informacje zawarte w tym artykule są istotne zarówno dla projektów, jak i programów.

Uzasadnienie Biznesowe zapewnia:

• uzasadnienie dla przedsięwzięcia
• cele przedsięwzięcia
• ocenę opcji dla przedsięwzięcia
• podstawę dla monitorowania i ewaluacji przedsięwzięcia, oraz
• informację zwrotną dla przyszłych ulepszeń.

'ROAMEF' to dobrze znany akronim dla tego.

Uzasadnienie biznesowe zapewnia solidną strukturę, która daje pewność, że inicjatywa została właściwie określona w zakresie, zaplanowana i może być z powodzeniem zrealizowana. Jest to szczególnie ważne, ponieważ często nowa inicjatywa lub projekt będzie wymagać znacznej inwestycji zasobów, czasu i finansów do realizacji, więc pozytywny rezultat jest kluczowy.

Studium wykonalności projektu to formalny dokument przedstawiający uzasadnienie dla podjęcia projektu. Służy jako narzędzie wspomagające podejmowanie decyzji, które dostarcza interesariuszom dowodów dotyczących wykonalności programu lub projektu oraz jego zgodności ze strategią organizacyjną. Studium wykonalności wyjaśnia powody przemawiające za realizacją, korzyści jakie ma przynieść, rozważane opcje oraz implikacje finansowe.

Rząd Wielkiej Brytanii opracował Model Pięciu Przypadków, który dostarcza wskazówek dla sektora publicznego w celu zapewnienia, że projekty dostarczają wartość za pieniądze i prowadzą do solidnych korzyści oraz pozytywnych rezultatów. Te wskazówki są równie istotne dla sektora prywatnego, a szkolenie 'Better Business Cases', oparte na tej metodologii, jest dostępne na całym świecie.

W swojej istocie studium wykonalności odpowiada na kluczowe pytania dotyczące możliwości lub problemu, który ma rozwiązać proponowany projekt, oraz tego, jak wymagający będzie projekt. Model Pięciu Przypadków konkretnie stawia tych pięć pytań:

Dobrze przygotowany przypadek biznesowy zapewnia jasność i kierunek, umożliwiając interesariuszom podejmowanie świadomych decyzji. To nie tylko dokument; to narracja, która komunikuje znaczenie i wykonalność programu lub projektu.

Przyjrzyjmy się znaczeniu studium wykonalności projektu.

Po przeprowadzeniu wstępnego określenia zakresu i planowania programu z kluczowymi interesariuszami, studium wykonalności to po prostu repozytorium bazy dowodowej, zwykle wymagane do celów zatwierdzenia, aby ustalić:

1. Zgodność z celami organizacyjnymi: Studium wykonalności zapewnia strategiczne dopasowanie i przekonujące uzasadnienie dla interwencji i zmian.
2. Świadome podejmowanie decyzji: Studium wykonalności dostarcza interesariuszom wszystkich niezbędnych informacji, umożliwiając im wybór opcji oferującej optymalną wartość społeczną i użyteczną dla realizacji programu.
3. Alokacja zasobów: Poprzez szczegółowe określenie oczekiwanych korzyści i kosztów, studium wykonalności pomaga organizacjom w skutecznej alokacji zasobów. Daje to pewność, że projekt może być pomyślnie zrealizowany przez organizację przy dostępnych zasobach.
4. Zarządzanie ryzykiem: Właściwie skonstruowane studium wykonalności zawiera ocenę ryzyka, identyfikując potencjalne wyzwania i ich wpływ. To proaktywne podejście pomaga w łagodzeniu ryzyk, zanim się one nasilą.
5. Stakeholder Engagement: Studium wykonalności jest niezbędnym narzędziem do angażowania interesariuszy. Poprzez komunikowanie korzyści projektu buduje wsparcie i zaangażowanie zainteresowanych stron.
6. Pomiar wydajności: Po rozpoczęciu projektu studium wykonalności służy jako punkt odniesienia do mierzenia wydajności w porównaniu z oczekiwanymi wynikami.
7. Skuteczne zarządzanie zmianą: Dobrze zdefiniowane studium wykonalności może pomóc w zarządzaniu zmianą w organizacji poprzez jasne komunikowanie potrzeby programu/projektu i jego przewidywanych korzyści.

Napisanie studium przypadku biznesowego obejmuje kilka kluczowych kroków, aby zapewnić, że będzie ono kompleksowe i przekonujące. Wymaga ono starannych badań i przemyśleń, zanim studium przypadku biznesowego może zostać napisane i zaprezentowane. Poniżej przedstawiono kluczowe kroki w tym procesie:

• Jasno zdefiniuj problem lub możliwość, którą będzie rozwiązywać analiza biznesowa.
• Zbierz odpowiednie dane i dowody wspierające potrzebę podjęcia działań.

• Przeanalizuj obecną sytuację, w tym czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.
• Użyj narzędzi takich jak analiza SWOT (Mocne strony, Słabe strony, Szanse, Zagrożenia), aby zrozumieć kontekst.

• Ustaw jasne, mierzalne cele, które proponowane rozwiązanie ma osiągnąć.
• Upewnij się, że te cele są zgodne z ogólnym kierunkiem strategicznym organizacji.

• Zidentyfikuj wiele potencjalnych rozwiązań problemu lub możliwości.
• Oceń każdą opcję na podstawie kryteriów takich jak wykonalność, koszt, korzyści i ryzyka.

• Wybierz najbardziej realną opcję i przedstaw mocne uzasadnienie dla jej wyboru.
• Dołącz dane pomocnicze i dowody wspierające twoją rekomendację.

• Przedstaw kroki wymagane do wdrożenia wybranego rozwiązania.
• Uwzględnij harmonogram, alokację zasobów i kluczowe kamienie milowe.

• Przeprowadź szczegółową analizę kosztów i korzyści.
• Uwzględnij przewidywane koszty, oszczędności i zwrot z inwestycji (ROI).

• Zidentyfikuj potencjalne ryzyko związane z proponowanym rozwiązaniem.
• Opracuj strategie mające na celu zmniejszenie tego ryzyka.

• Podsumuj kluczowe punkty uzasadnienia biznesowego, w tym problem, proponowane rozwiązanie, korzyści i analizę finansową.
• Zachowaj zwięzłość i przekonujący charakter, aby przyciągnąć uwagę decydentów.

• Przejrzyj cały przypadek biznesowy pod kątem jasności, dokładności i kompletności.
• Zbierz opinie od interesariuszy i wprowadź niezbędne poprawki.

• Przygotuj prezentację, aby przedstawić uzasadnienie biznesowe osobom podejmującym decyzje.
• Podkreśl kluczowe punkty i bądź gotów do odpowiadania na pytania.

Tworzenie pierwszego przypadku biznesowego może być przytłaczającym zadaniem. Jednak zastosowanie się do tych wskazówek może pomóc usprawnić proces:

1. Poznaj swoją publiczność: Dostosuj swój przypadek biznesowy do konkretnych zainteresowań i obaw swoich interesariuszy. Zrozumienie ich perspektywy pomoże ci przedstawić bardziej przekonujący argument.
2. Używaj jasnego i zwięzłego języka: Unikaj żargonu i nadmiernie skomplikowanego języka. Twoim celem jest skuteczna komunikacja, więc jasność jest kluczowa.
3. Popieraj swoje twierdzenia danymi: Używaj danych, statystyk i studiów przypadków, aby wesprzeć swój przypadek biznesowy. Argumenty oparte na dowodach są bardziej przekonujące.
4. Bądź realistyczny: Choć istotne jest podkreślenie korzyści z projektu, bądź szczery co do ryzyka i wyzwań. Interesariusze cenią przejrzystość.
5. Angażuj interesariuszy wcześnie: Włącz kluczowych interesariuszy wcześnie w proces, aby zebrać ich uwagi i zbudować poparcie. To podejście oparte na współpracy może prowadzić do silniejszego przypadku biznesowego.
6. Poprawiaj i edytuj: Nie wahaj się wielokrotnie poprawiać swojego przypadku biznesowego. Poproś o opinię kolegów lub mentorów, aby zwiększyć jasność i skuteczność.
7. Używaj elementów wizualnych: Stosuj wykresy, grafy i tabele do wizualnego przedstawienia danych i informacji. Elementy wizualne mogą sprawić, że złożone informacje będą łatwiejsze do przyswojenia.
8. Bądź konkretny: Unikaj niejasnych stwierdzeń. Podawaj konkretne szczegóły dotyczące kosztów, harmonogramów i oczekiwanych rezultatów.
9. Rozważ alternatywy: Omów alternatywne rozwiązania i dlaczego nie zostały wybrane. To pokazuje dokładne rozważenie opcji.
10. Używaj szablonu: Korzystanie z szablonu przypadku biznesowego może pomóc zapewnić, że uwzględnisz wszystkie niezbędne komponenty. Szablony zapewniają strukturę i oszczędzają czas.

Aby uzyskać dalsze wsparcie, możesz zapoznać się z następującymi zasobami:

• Publikacje branżowe takie jak wytyczne rządu brytyjskiego Green Book dotyczące opcji i oceny inwestycji. Dostępny jest również bezpłatny biuletyn.
• Organizacje zrzeszające profesjonalistów zapewniają możliwość nawiązywania kontaktów z innymi specjalistami.
• Szkolenia i certyfikacja dotyczące przypadków biznesowych są dostępne przez platformy online jak Coursera, Udemy, LinkedIn Learning i FutureLearn. Dostępny jest również program profesjonalnych szkoleń i certyfikacji, oparty na brytyjskim rządowym Green Book.

Studium wykonalności nie jest dokumentem statycznym; to żywe repozytorium, które prowadzi projekt przez cały jego cykl życia. Oto jak i kiedy jest wykorzystywane:

1. Inicjowanie projektu: Studium wykonalności służy jako podstawa do inicjowania projektu. Dostarcza uzasadnienia dla kontynuacji i określa ramy dla planowania.
2. Przegląd i zatwierdzenie: Studium wykonalności jest przedstawiane decydentom do przeglądu i zatwierdzenia. Ich opinie mogą prowadzić do poprawek lub dodatkowych ocen.
3. Planowanie projektu: Podczas planowania projektu studium wykonalności wpływa na alokację zasobów, harmonogramy i strategie zarządzania ryzykiem.
4. Monitorowanie wydajności: Studium wykonalności dostarcza punktów odniesienia do mierzenia postępu projektu w stosunku do oczekiwanych korzyści i kosztów. Regularne przeglądy zapewniają zgodność z pierwotnymi celami.
5. Komunikacja z interesariuszami: Studium wykonalności służy jako punkt odniesienia dla bieżącej komunikacji z interesariuszami, pomagając utrzymać wszystkich w stanie poinformowania i zaangażowania.
6. Ocena poprojektowa: Po zakończeniu projektu studium wykonalności jest wykorzystywane do oceny sukcesu projektu w stosunku do początkowych celów i założeń. Ta ocena wpływa na przyszłe projekty i wzbogaca uczenie się organizacyjne.

Aby zilustrować znaczenie dobrze skonstruowanego uzasadnienia biznesowego, przeanalizujmy krótkie studium przypadku.

Średniej wielkości firma zidentyfikowała nieefektywności w swoich procesach obsługi klienta z powodu przestarzałej technologii. Zespół zarządzający postanowił stworzyć uzasadnienie biznesowe dla wdrożenia nowego systemu CRM.

• Streszczenie zarządcze: Streszczenie zarządcze podkreśliło potrzebę poprawy obsługi klienta oraz potencjał zwiększenia sprzedaży poprzez lepsze zaangażowanie klientów.
• Opis problemu: Opis problemu przedstawił wyzwania związane z istniejącym systemem, w tym wolne czasy reakcji i słabe zarządzanie danymi.
• Proponowane rozwiązanie: Proponowanym rozwiązaniem był nowy system CRM, który integrowałby się z istniejącymi narzędziami i zapewniał lepszy wgląd w potrzeby klientów.
• Analiza kosztów i korzyści: Zespół oszacował koszty nowego systemu w odniesieniu do potencjalnego wzrostu przychodów wynikającego z poprawy zadowolenia klientów.
• Ocena ryzyka: Ocena ryzyka zidentyfikowała potencjalne wyzwania związane z wdrożeniem i zaproponowała szkolenia dla personelu jako strategię minimalizacji ryzyka.
• Harmonogram wdrożenia: Zarys harmonogramu zakupu, wdrożenia i szkolenia personelu dotyczącego nowego systemu CRM pokazał, jak szybko można zobaczyć korzyści.
• Wnioski: Wnioski zawierały zwięzłe podsumowanie problemu z obecną sytuacją oraz rozwiązanie, przedstawiając ryzyko, korzyści i zasoby zaangażowane w projekt.

W wyniku uzasadnienia biznesowego zespół zarządzający uzyskał zatwierdzenie projektu, co doprowadziło do udanego wdrożenia systemu CRM, które znacząco poprawiło obsługę klienta i zwiększyło sprzedaż.

Studium przypadku biznesowego projektu jest niezbędnym narzędziem w zarządzaniu projektami. Zapewnia niezbędne ramy do uzasadnienia projektu, wspierania podejmowania decyzji i kierowania wykonaniem. Gwarantuje również, że projekt jest opłacalny przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, zwiększając prawdopodobieństwo sukcesu projektu. Rozumiejąc jego komponenty i przestrzegając najlepszych praktyk, możesz stworzyć przekonujące studium przypadku biznesowego, które przemówi do interesariuszy.

Rozpoczynając pisanie swojego pierwszego studium przypadku biznesowego, pamiętaj o wykorzystaniu wskazówek przedstawionych w tym blogu i stwórz solidne studium przypadku biznesowego, które nie tylko uzasadni Twój program lub projekt, ale także przygotuje grunt pod jego pomyślną realizację.