Osiąganie sukcesu projektu dzięki modelowi pięciu przypadków: Rozmowa z dr. Joe Flanaganem

Dr Joe Flanagan, doświadczony ekspert w dziedzinie służby publicznej i realizacji projektów, jest najbardziej znany jako twórca metodologii Five Case Model oraz autor przewodników HM Treasury dotyczących opracowywania biznesplanów dla programów i projektów. Mając ponad 50 lat doświadczenia w służbie publicznej, Joe swoją pracą pomógł ukształtować sposób myślenia o tworzeniu biznesplanów dla programów i projektów – zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i na arenie międzynarodowej. Jego praca pomogła sektorowi publicznemu i prywatnemu podejmować bardziej świadome i opłacalne decyzje w zakresie inwestycji oraz realizacji programów i projektów.

W tym artykule przyglądamy się przemyśleniom Joe'ego na temat trwałej aktualności Five Case Model, przyczyn, dla których tak wiele projektów nie spełnia oczekiwań, oraz temu, co możemy zrobić, aby usprawnić realizację programów i projektów w przyszłości.

Bogate doświadczenie w służbie publicznej

Kariera Joe'ego obejmuje kilka dekad, a wśród jego znaczących ról znalazły się stanowisko Dyrektora ds. Komercyjnych w NHS IT w Anglii i Walii, udział w Narodowym Programie Informatycznym (NPfIT) oraz funkcja Dyrektora ds. Polityki Inwestycyjnej i Oceny w NHS Wales, gdzie wspierał Rady ds. Zdrowia i Rząd Walii w opracowywaniu i ocenie realizowanych przez nie programów.

Joe rozpoczął karierę w HM Treasury w 1972 roku, a przed przejściem na emeryturę w 2017 roku współpracował z wieloma zagranicznymi rządami i agencjami, w tym z ponad 30 brytyjskimi departamentami rządowymi przy niezliczonej liczbie projektów.

Po przejściu na emeryturę Joe nadal wywiera znaczący wpływ na branżę, pełniąc między innymi funkcję Współgłównego Egzaminatora w ramach programu akredytacji i szkoleń Better Business Case.

Model Pięciu Przypadków to uznana metodologia służąca do oceny wykonalności propozycji inwestycyjnych, a Joe jest przekonany, że przetrwa próbę czasu. Pięć kluczowych pytań modelu – obejmujących zakres i planowanie strategicznych, ekonomicznych, komercyjnych, finansowych oraz zarządczych aspektów uzasadnienia biznesowego – tworzy solidne ramy decyzyjne, które zapewniają zgodność projektów z celami strategicznymi, optymalną wartość w stosunku do kosztów, przystępność finansową oraz realną i komercyjną wykonalność.

Joe wyjaśnia: „Niezależnie od tego, czy nazwiemy to Modelem Pięciu Przypadków, czy nie, to są fundamentalne pytania, które nigdzie nie znikną" – innymi słowy, Model Pięciu Przypadków pozostanie z nami na dłużej, ponieważ te podstawowe pytania dotykają sedna każdego udanego projektu. Istotnym problemem współczesnych uzasadnień biznesowych jest to, że są one często zbyt obszerne i czasochłonne w przygotowaniu. Joe uważa, że można tego uniknąć, jeśli ludzie będą stosować się do kluczowych kroków i działań opisanych w wytycznych oraz interpretować i wykorzystywać zawarte w nich wskazówki w sposób pragmatyczny i proporcjonalny.

Pomimo solidnych ram, jakie oferuje Model Pięciu Przypadków, wiele organizacji nadal zmaga się z opracowaniem skutecznych uzasadnień biznesowych. Joe wskazuje kluczową przyczynę tego problemu: ludzie często rzucają się w wir projektów, nie zastanawiając się głębiej nad podstawowymi pytaniami, które ten model adresuje. Zbyt często uzasadnienia biznesowe są pisane z perspektywy czasu – już po rozpoczęciu projektu – co prowadzi do nieptymalnego planowania.

Joe zwraca uwagę, że jednym z największych problemów w realizacji projektów, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, jest brak przemyślanego planowania przed zaangażowaniem zasobów. „Gdy zdamy sobie sprawę, że tylko jeden na dziesięć projektów zostaje zrealizowany zgodnie z harmonogramem, specyfikacją i budżetem, problem staje się oczywisty" – mówi Joe – „większość projektów przekracza budżet, dostarcza mniej niż oczekiwano i trwa znacznie dłużej, niż zakładano".

To właśnie brak ustrukturyzowanego myślenia przed rozpoczęciem projektów prowadzi do nieefektywności i przekroczenia kosztów; a efekt końcowy często odbiega dalece od pierwotnych założeń.

Jednym z najważniejszych spostrzeżeń Joe'ego jest to, że ludzie są najistotniejszym czynnikiem warunkującym sukces projektów. Chociaż narzędzia, techniki i metodologie, takie jak Model Pięciu Przypadków, są niezbędne, okazują się skuteczne tylko wtedy, gdy w procesie uczestniczą odpowiednie osoby. Zaangażowanie właściwych interesariuszy i budowanie środowiska opartego na współpracy podczas kluczowych warsztatów może mieć ogromne znaczenie dla opracowania solidnego uzasadnienia biznesowego.

Joe dodał: „Ludzie zbyt często skupiają się na »pisaniu uzasadnienia biznesowego«, podczas gdy chodzi tu o myślenie, a nie o pisanie. Cały proces polega na określaniu zakresu i planowaniu propozycji interwencji i wydatków; uzasadnienie biznesowe jest po prostu repozytorium dla bazy dowodowej".

Jako pomoc Joe opisuje dwa kluczowe warsztaty: pierwszy koncentruje się na zdefiniowaniu potrzeby zmiany i celów inwestycyjnych, natomiast drugi na zbadaniu różnych opcji i ocenie rozwiązań. Zaznacza przy tym: „Jeśli zaangażujesz odpowiednie osoby, uzyskasz właściwe odpowiedzi".

Joe zwraca uwagę na kluczowe narzędzie, które wprowadził do Treasury Green Book — filtr ram opcji — pomagający zespołom projektowym w ocenie szerokiego zakresu możliwości, zamiast po prostu wybierania tej, która wydaje się najłatwiejsza lub najwygodniejsza. Dzięki systematycznemu rozważaniu wszystkich możliwości zespoły mogą uniknąć pułapki dopasowywania uzasadnienia biznesowego do rozwiązania, które zostało już wcześniej przesądzone.

Joe wyjaśnił, że „Główną zaletą filtru ram opcji jest jego zdolność do pomagania kluczowym interesariuszom w myśleniu szybkim i wolnym oraz do szybkiego identyfikowania i oceniania opcji dla danego przedsięwzięcia podczas warsztatów; można go stosować do polityk, portfeli, programów, a także projektów".

Rozwijając swoją wcześniejszą myśl, Joe powiedział: „Zbyt wiele zamówień publicznych na całym świecie nie pozwala osiągnąć optymalnej wartości za pieniądze, ponieważ wybiera się »najlepsze z najgorszych« z ubogiej krótkiej listy, zamiast od początku identyfikować szeroką gamę możliwych opcji na długiej liście".

Włączając filtr ram opcji do warsztatów z udziałem odpowiednich interesariuszy i użytkowników końcowych, można skutecznie sprostać temu wyzwaniu, co prowadzi do zwiększenia wartości publicznej z istniejących wydatków.

Rozwijanie umiejętności krytycznego myślenia jest niezbędne dla każdego, kto zajmuje się opracowywaniem uzasadnień biznesowych. Joe uważa, że kluczem do kształtowania takich umiejętności są ustrukturyzowane warsztaty, które prowadzą uczestników przez kolejne etapy planowania. Wspomina warsztat, podczas którego dwie grupy — jedna skupiona na IT, a druga na transformacji usług — początkowo różniły się co do celu projektu. Dzięki ustrukturyzowanemu podejściu udało im się jednak wypracować wspólne stanowisko i doprecyzować cele inwestycyjne.

Joe jest również gorącym zwolennikiem angażowania użytkowników końcowych w ten proces. Włączenie osób, które ostatecznie skorzystają z projektu lub będą z niego korzystać, może prowadzić do bardziej efektywnych, innowacyjnych i opłacalnych rozwiązań. Przytacza on pewien zapadający w pamięć przykład z projektu budowy drogi, w którym kierowcy ciężarówek pomogli zidentyfikować proste rozwiązanie problemu z ruchem drogowym — stworzenie zatok postojowych w celu zmniejszenia zatłoczenia — zamiast początkowo proponowanej, kosztownej rozbudowy drogi.

Zdaniem Joe'a, skuteczna realizacja projektów nie ogranicza się wyłącznie do sektora prywatnego ani publicznego. Nawet tworzenie polityki może skorzystać na ustrukturyzowanym myśleniu, do którego zachęca HM Treasury Green Book. Joe współpracował z rządami, aby wykorzystywać narzędzia i techniki Green Book do opracowywania strategii politycznych i programowych – podejście rzadko spotykane w tradycyjnym procesie kształtowania polityki.

Uważa, że dobra polityka powinna opierać się na przemyślanym planowaniu, a nie na doraźnych decyzjach. Politycy, jak mówi, często tworzą polityki w biegu – na przykład wpadają na pomysł budowy szybkiej kolei, a dopiero potem zastanawiają się, gdzie ją poprowadzić. Lepsze podejście polegałoby na wcześniejszym przemyśleniu celów danej polityki i zapewnieniu, że wszelkie inwestycje są z tymi celami zgodne od samego początku.

Zdaniem Joego, poprawa realizacji projektów i programów sprowadza się do dwóch kluczowych kwestii: zaangażowania właściwych ludzi oraz zastosowania ustrukturyzowanego i przemyślanego podejścia do opracowywania uzasadnienia biznesowego. Zadając właściwe pytania na wstępie, angażując interesariuszy w merytoryczne dyskusje i korzystając z modelu pięciu przypadków, możemy podejmować lepsze decyzje i unikać kosztownych błędów.

Główny wniosek płynący z spostrzeżeń Joego jest jasny: udane projekty i programy wymagają starannego namysłu, współpracy i planowania. W miarę jak idziemy naprzód, kluczowe jest konsekwentniejsze stosowanie tych zasad i narzędzi zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, aby zapewnić jak największą wartość z naszych inwestycji.

Jeśli jedno wyróżnia się z tej rozmowy, to fakt, że choć frameworki i modele, takie jak model pięciu przypadków, są ważne, to właśnie ludzie, którzy z nich korzystają — myśląc krytycznie, efektywnie współpracując i podejmując świadome decyzje — ostatecznie decydują o sukcesie projektu.

Szkolenie i certyfikacja Better Business Cases opiera się na modelu „Five Case Model" – podejściu opartym na najlepszych praktykach rządu brytyjskiego w zakresie opracowywania wniosków dotyczących wydatków i podejmowania skutecznych decyzji biznesowych.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak opracowywać wnioski, które precyzyjnie określają zakres inicjatywy oraz zapewniają wsparcie kierownictwa i finansowanie, odwiedź naszą stronę produktu Better Business Cases.