Wat is een Value Management Office?
Portfolio, Programma en Projectmanagement Kantoren (PMO's) komen in verschillende vormen voor en bieden functies en diensten afhankelijk van de unieke zakelijke behoeften van de organisatie. Effectief portfoliomanagement van programma's, projecten, producten en/of diensten gebeurt doorgaans niet geïsoleerd zonder de betrokkenheid van een Portfolio, Programma en/of Projectmanagement Kantoor. Dat wil zeggen, het biedt een beslissingsondersteunende functie die het hoofdinvesteringsbestuur helpt bij besluitvormingsactiviteiten die oordeel, vastberadenheid en een reeks acties vereisen om het rendement op investering te optimaliseren. Natuurlijk is er geen PMO-ontwerpmodel dat past bij alle organisatieomstandigheden.
In 2015 besprak Robert Kaplan het concept van Value Management Office (VMO) en merkte op dat organisaties vandaag de dag streven naar het leveren van voordelen tegen lagere kosten en daardoor de beloningen ervaren voor het bereiken van beide. Simpel gezegd, een VMO draait om het omzetten van kennis in actie terwijl de tastbare voorspelde voordelen worden gemeten die de grondslag en drijfveer voor die investering zouden moeten zijn. Een Portfolio, Programma en/of Project Kantoor (PMO) kan deze dienst leveren, maar de naamsverandering geeft aan iedereen in de organisatie te kennen dat voordelen realisatie, niet initiatief levering, is wat echt telt. Zoals Thorp, J (2003) zegt, het "fungeert als een voorvechter van verandering in de organisatiedenkwijze in de manier waarop mensen denken over zowel voordelen als waarde". Het is veel economischer en operationeel zinvoller om een gecentraliseerde kern van voordelen management professionals te creëren en te benutten dan om elke zakelijke of functionele eenheid afzonderlijk te vragen dergelijke expertise te verwerven, vooral om het rendement op investering te optimaliseren.
Zoals Nieto-Rodriguez, R (2021) adviseert zou een Strategy Execution Office (of een VMO wat dat betreft) moeten helpen de volgende vragen te beantwoorden:
- Wat zijn de strategische doelen van onze organisatie? Gegeven deze doelen, hoe gaan we deze bereiken—door programma's, projecten, producten en/diensten?
- In welke uitgavenvoorstellen moeten we investeren voor het langetermijnbelang van onze organisatie?
- Wat is het beste gebruik van onze bestaande en toekomstige financiële en operationele capaciteiten?
- Hebben we de juiste mensen middelen om deze uitgavenvoorstellen te leiden?
- Zijn er initiatieven die we kunnen stoppen, opschorten of uitstellen als er een plotselinge economische neergang is?
- Is de timing juist? Wat als een van de initiatieven mislukt? Hebben we een plan B? En leren we van mislukkingen?
- Welke waarde en voordelen realiseren we van elk project?
Waarde wordt vaak als subjectief ervaren, waarbij verschillende mensen verschillende criteria toepassen om te beoordelen of ze waarde realiseren uit een product of dienst in termen van resultaten en voordelen. Het is juist deze subjectiviteit die het zo essentieel maakt om waarde bewust te managen, in plaats van het als bijproduct van andere managementactiviteiten te laten. Iets wat niet vaak wordt erkend is dat voordelen en waardemanagement wederzijds ondersteunende disciplines zijn waarbij beide gericht zijn op het leveren van waar voor je geld. Beste waar voor je geld wordt gedefinieerd als de optimale mix van kosten (betaalbaarheid), risico (haalbaarheid) en voordelen (wenselijkheid). Als zodanig vertegenwoordigt elk uitgavenvoorstel – en de portfolio als geheel – het optimale gebruik van beschikbare middelen. Daarom zou het management van voordelen zo kosteneffectief mogelijk moeten worden geleverd. Dat wil zeggen, waarde wordt bepaald door de geleverde voordelen in verhouding tot de middelen die zijn gebruikt om ze te verkrijgen (Jenner, S en APMG International, 2014).
Bronnen
- Hodes, D, 2019, The Value Management Office (VMO), Ensemble Consulting Group, geraadpleegd op 10 januari 2022, https://ensembleconsultinggroup.com/the-value-management-office/
- Jenner, S en APMG International, 2014, Managing Benefits: Optimizing the Return from Investment, 2e editie. The Stationery Office, Norwich.
- Nieto-Rodriguez, A, 2021, Project Management Handbook: How to launch, Lead, and Sponsor Successful Projects, Harvard Business School Publishing Corporation, Massachusetts.
- Sinek, S, 2009, Start with Why: How great leaders inspire everyone to take action, Penguin Books, Londen.
- Thorp, J, 2012, The Information Paradox: Realizing the Business Benefits of Information Technology, 2e editie, McGraw-Hill Education, geraadpleegd op 10 januari 2022, https://www.fujitsu.com/us/about/resources/publications/information-paradox/
