Favoriser la réussite de projets avec le modèle des cinq cas : Une conversation avec Dr Joe Flanagan

Le Dr Joe Flanagan, expert chevronné en service public et en gestion de projets, est surtout connu comme le concepteur de la méthodologie du Five Case Model et l'auteur des guides HM Treasury sur l'élaboration des business cases pour les programmes et les projets. Fort de plus de 50 ans d'expérience dans le service public, les travaux de Joe ont contribué à façonner notre façon d'envisager le développement des business cases pour les programmes et les projets, tant au Royaume-Uni qu'à l'international. Ses travaux ont aidé les secteurs public et privé à prendre des décisions plus éclairées et rentables en matière d'investissement et de gestion de programmes et de projets.

Dans cet article, nous explorons la vision de Joe sur la pertinence durable du Five Case Model, les raisons pour lesquelles tant de projets n'atteignent pas les résultats escomptés, et ce que nous pouvons faire pour améliorer la gestion des programmes et des projets à l'avenir.

Une riche expérience au service du secteur public

La carrière de Joe s'étend sur plusieurs décennies, avec des rôles notables tels que Directeur commercial de l'informatique du NHS en Angleterre et au Pays de Galles, ainsi que sa participation au Programme national pour les technologies de l'information (NPfIT), et Directeur de la politique d'investissement et d'évaluation du NHS Wales, où il a accompagné les conseils de santé et le Gouvernement gallois dans le développement et l'évaluation de leurs projets.

Joe a débuté sa carrière au HM Treasury en 1972 et, au moment de sa retraite en 2017, avait collaboré avec de nombreux gouvernements et organismes étrangers, dont plus de 30 départements gouvernementaux britanniques sur d'innombrables projets.

Depuis sa retraite, Joe continue d'exercer une influence considérable, notamment dans son rôle de co-examinateur principal pour le programme d'accréditation et de formation Better Business Case.

Le modèle à cinq cas est désormais une méthodologie bien établie, utilisée pour évaluer la viabilité des propositions d'investissement, et Joe est convaincu qu'elle perdurera. Les cinq questions clés du modèle — couvrant le cadrage et la planification des dimensions stratégique, économique, commerciale, financière et managériale du dossier — offrent un cadre décisionnel solide qui garantit que les projets s'alignent sur les objectifs stratégiques, offrent un rapport qualité-prix optimal, sont abordables et peuvent être réalisés de manière commercialement viable et réaliste.

Joe explique : « Que nous l'appelions ou non le modèle à cinq cas, ce sont des questions fondamentales qui ne disparaîtront pas » : en substance, le modèle à cinq cas est là pour durer, car ces questions essentielles abordent les fondamentaux de tout projet réussi. Un problème majeur avec les dossiers d'affaires aujourd'hui est qu'ils sont souvent trop longs et trop chronophages à élaborer. Joe est convaincu que cela peut être évité si les personnes concernées suivent les étapes et actions clés décrites dans les lignes directrices, et interprètent et appliquent les conseils fournis de manière pragmatique et proportionnée.

Malgré le cadre solide que propose le modèle des cinq cas, de nombreuses organisations peinent encore à développer des analyses de rentabilité efficaces. Joe identifie une raison essentielle à cela : les personnes se lancent souvent dans des projets sans avoir pleinement réfléchi aux questions fondamentales que ce modèle est censé aborder. Trop souvent, les analyses de rentabilité sont rédigées a posteriori, une fois le projet déjà entamé, ce qui conduit à une planification sous-optimale.

Joe souligne que l'un des problèmes majeurs dans la conduite de projets, tant dans le secteur public que privé, est le manque de réflexion approfondie avant d'engager des ressources. « Dès lors que l'on réalise qu'un seul projet sur dix est livré dans les délais, conformément aux spécifications et dans le budget imparti, le problème devient évident », explique Joe : « la plupart des projets dépassent leur budget, livrent moins que prévu et prennent bien plus de temps qu'anticipé. »

C'est précisément le manque de réflexion structurée en amont du lancement des projets qui engendre des inefficacités et des dépassements de coûts ; et souvent, le résultat final est loin de correspondre aux attentes initiales.

L'une des observations les plus importantes de Joe est que les personnes constituent le facteur le plus déterminant pour garantir le succès des projets. Si les outils, les techniques et les méthodologies comme le Five Case Model sont essentiels, ils ne sont efficaces que si les bonnes personnes sont impliquées dans le processus. Mobiliser les bons intervenants et favoriser un environnement collaboratif lors d'ateliers clés peut faire toute la différence dans l'élaboration d'un dossier de justification solide.

Joe a poursuivi : « Les gens se focalisent trop souvent sur la "rédaction du dossier de justification", mais il s'agit avant tout de réflexion, pas d'écriture. Le processus consiste entièrement à définir le périmètre et à planifier une proposition d'intervention et de dépense ; le dossier de justification n'est que le réceptacle de la base de preuves. »

Pour faciliter les choses, Joe décrit deux ateliers essentiels : le premier se concentre sur la définition des raisons du changement et des objectifs d'investissement, tandis que le second explore différentes options et évalue les solutions. Il souligne : « Si vous impliquez les bonnes personnes, vous obtiendrez les bonnes réponses. »

Joe met en avant un cadre clé qu'il a introduit dans le Treasury Green Book : le filtre du cadre d'options, qui aide les équipes de projet à évaluer un large éventail d'options plutôt que de simplement choisir celle qui semble la plus facile ou la plus commode. En examinant méthodiquement toutes les possibilités, les équipes peuvent éviter le piège consistant à construire un dossier de justification a posteriori autour d'une solution déjà arrêtée.

Joe a expliqué que « le principal avantage du filtre du cadre d'options réside dans sa capacité à aider les principaux intervenants à réfléchir de manière rapide et approfondie, et à identifier et évaluer rapidement les options d'un projet lors d'un atelier ; il peut s'appliquer aux politiques, aux portefeuilles, aux programmes, ainsi qu'aux projets. »

Développant son propos antérieur, Joe a déclaré : « Trop d'achats publics dans le monde ne parviennent pas à atteindre une valeur optimale pour l'argent dépensé, car ils sélectionnent le "meilleur du pire" à partir d'une présélection mal conçue, plutôt que d'identifier dès le départ le large éventail d'options possibles dans une liste longue. »

En intégrant le filtre du cadre d'options dans des ateliers réunissant les bons intervenants et utilisateurs finaux, ce défi peut être relevé efficacement, ce qui permet d'améliorer la valeur publique tirée des dépenses existantes.

Développer des compétences en pensée critique est essentiel pour toute personne impliquée dans l'élaboration d'un dossier économique. Joe est convaincu que la clé pour cultiver ces compétences réside dans des ateliers structurés qui guident les participants à travers les différentes étapes de la planification. Il se souvient d'un atelier au cours duquel deux groupes — l'un axé sur l'informatique et l'autre sur la transformation des services — avaient initialement des divergences quant à l'objectif d'un projet. Grâce à une approche structurée, ils ont cependant réussi à aligner leur réflexion et à clarifier leurs objectifs d'investissement.

Joe est également un fervent défenseur de l'implication des utilisateurs finaux dans le processus. Faire participer les personnes qui bénéficieront en fin de compte du projet ou qui l'utiliseront peut conduire à des solutions plus efficaces, plus innovantes et plus rentables. Il partage un exemple marquant tiré d'un projet de développement routier, dans lequel des chauffeurs de poids lourds ont contribué à identifier une solution simple à un problème de circulation — la création d'aires de stationnement pour réduire les embouteillages — plutôt que d'opter pour l'élargissement coûteux de la route, tel qu'il avait été initialement proposé.

Selon Joe, la réussite d'un projet ne se limite pas au seul secteur privé ou public. Même l'élaboration des politiques peut bénéficier de la rigueur structurée que prône le Livre vert du HM Treasury. Joe a collaboré avec des gouvernements pour utiliser les outils et techniques du Livre vert dans le but de développer des stratégies politiques et programmatiques, une approche peu répandue dans le processus traditionnel d'élaboration des politiques.

Il est convaincu qu'une bonne politique devrait reposer sur une planification réfléchie plutôt que sur des décisions prises à la hâte. Les hommes politiques, dit-il, ont souvent tendance à concevoir des politiques de façon improvisée — comme l'idée d'un train à grande vitesse — pour ensuite se demander où le faire passer. Une meilleure approche consisterait à réfléchir aux objectifs de la politique en question et à s'assurer que tout investissement y soit aligné dès le départ.

Selon Joe, l'amélioration de la livraison des projets et des programmes se résume à deux éléments essentiels : mobiliser les bonnes personnes et appliquer une approche structurée et réfléchie au développement du dossier commercial. En posant les bonnes questions dès le départ, en engageant les parties prenantes dans des discussions constructives et en adoptant le modèle des cinq cas, nous pouvons prendre de meilleures décisions et éviter des erreurs coûteuses.

Le principal enseignement tiré des réflexions de Joe est clair : la réussite des projets et des programmes exige une réflexion approfondie, une collaboration et une planification rigoureuse. À mesure que nous avançons, il est essentiel d'appliquer ces principes et ces outils de manière plus cohérente, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, afin de garantir le meilleur retour sur investissement possible.

Si quelque chose ressort de cet échange, c'est que, si les cadres et les modèles tels que le modèle des cinq cas sont importants, ce sont les personnes qui s'y engagent — en pensant de manière critique, en collaborant efficacement et en prenant des décisions éclairées — qui, en définitive, déterminent la réussite d'un projet.

La formation et la certification Better Business Cases reposent sur le « Five Case Model » – l'approche de référence du gouvernement britannique pour élaborer des propositions de dépenses et faciliter une prise de décision efficace en matière de gestion.

Pour en savoir plus sur la manière d'élaborer des propositions qui définissent précisément le périmètre d'une initiative et permettent d'obtenir le soutien de la direction ainsi que les financements nécessaires, consultez notre page produit Better Business Cases.