Impulsando el Éxito de Proyectos con el Modelo de Cinco Casos: Una Conversación con el Dr. Joe Flanagan

El Dr. Joe Flanagan, un experto consolidado en servicio público y gestión de proyectos, es quizás más conocido como el creador de la metodología del Modelo de Cinco Casos y autor de las Guías del HM Treasury sobre el desarrollo de casos de negocio para programas y proyectos. Con más de 50 años de experiencia en el servicio público, el trabajo de Joe ha contribuido a dar forma a cómo entendemos el desarrollo de casos de negocio para programas y proyectos, tanto en el Reino Unido como a nivel internacional. Su labor ha ayudado tanto al sector público como al privado a tomar decisiones más informadas y rentables en materia de inversión y ejecución de programas y proyectos.

En este artículo, exploramos las reflexiones de Joe sobre la vigencia del Modelo de Cinco Casos; por qué tantos proyectos no logran cumplir las expectativas; y qué podemos hacer para mejorar la ejecución de programas y proyectos en el futuro.

Una Amplia Trayectoria en el Servicio Público

La carrera de Joe abarca varias décadas, con roles destacados como Director Comercial de Tecnología de la Información del NHS en Inglaterra y Gales, su participación en el Programa Nacional de Tecnología de la Información (NPfIT), y Director de Política de Inversión y Evaluación del NHS Wales, donde orientó a las Juntas de Salud y al Gobierno de Gales en el desarrollo y la evaluación de sus proyectos.

Joe comenzó su carrera en el HM Treasury en 1972 y, en el momento de su jubilación en 2017, había colaborado con numerosos gobiernos y organismos internacionales, incluyendo más de 30 departamentos del Gobierno del Reino Unido en innumerables proyectos.

Tras su jubilación, Joe continúa ejerciendo un impacto significativo, especialmente en su rol como Examinador Jefe Conjunto del Programa de Acreditación y Formación Better Business Case.

El Modelo de los Cinco Casos es ya una metodología bien consolidada que se utiliza para evaluar la viabilidad de las propuestas de inversión, y Joe confía en que perdurará. Las cinco preguntas clave del modelo —que abarcan el alcance y la planificación de las dimensiones estratégica, económica, comercial, financiera y de gestión del caso de negocio— proporcionan un marco sólido para la toma de decisiones que garantiza que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos, ofrezcan un valor óptimo por el dinero invertido, sean asequibles y puedan llevarse a cabo de forma comercialmente viable y realista.

Joe explica: «Independientemente de si lo llamamos o no el Modelo de los Cinco Casos, estas son preguntas fundamentales que no van a desaparecer»: en esencia, el Modelo de los Cinco Casos ha llegado para quedarse, porque estas preguntas esenciales abordan los fundamentos de cualquier proyecto exitoso. Un problema importante de los casos de negocio actuales es que suelen ser demasiado extensos y requieren mucho tiempo para su elaboración. Joe cree que esto puede evitarse si las personas siguen los pasos y acciones clave descritos en la guía, e interpretan y aplican los consejos ofrecidos de manera pragmática y proporcionada.

A pesar del sólido marco que ofrece el Modelo de los Cinco Casos, muchas organizaciones siguen teniendo dificultades para desarrollar casos de negocio eficaces. Joe identifica una razón clave para ello: con frecuencia, las personas se lanzan a los proyectos sin considerar a fondo las preguntas fundamentales que aborda el Modelo de los Cinco Casos. Demasiadas veces, los casos de negocio se redactan de forma retroactiva, una vez que el proyecto ya ha comenzado, lo que conduce a una planificación poco óptima.

Joe señala que uno de los mayores problemas en la ejecución de proyectos, tanto en el sector público como en el privado, es la falta de una planificación reflexiva antes de comprometer recursos. "Una vez que te das cuenta de que solo uno de cada diez proyectos se entrega a tiempo, según las especificaciones y dentro del presupuesto, el problema se vuelve evidente", afirma Joe: "la mayoría de los proyectos se exceden en el presupuesto, entregan menos de lo esperado y tardan mucho más de lo previsto en completarse".

Es la falta de pensamiento estructurado antes de iniciar los proyectos lo que genera ineficiencias y desviaciones presupuestarias; y, con frecuencia, el resultado final dista mucho de las expectativas originales.

Una de las reflexiones más importantes de Joe es que las personas son el factor más crucial para garantizar el éxito de los proyectos. Si bien las herramientas, las técnicas y las metodologías como el Five Case Model son esenciales, solo resultan eficaces si las personas adecuadas participan en el proceso. Involucrar a las partes interesadas correctas y fomentar un entorno colaborativo durante los talleres clave puede marcar una gran diferencia a la hora de desarrollar un sólido caso de negocio.

Joe continuó: "Con demasiada frecuencia, la gente se obsesiona con 'redactar el caso de negocio', pero se trata más de pensar que de escribir. El proceso consiste en definir el alcance y planificar una propuesta de intervención y gasto; el caso de negocio es simplemente el repositorio de la base de evidencias".

Para ayudar, Joe describe dos talleres fundamentales: el primero se centra en definir el argumento para el cambio y los objetivos de inversión, mientras que el segundo explora diferentes opciones y evalúa las soluciones. Señala: "Si involucras a las personas adecuadas, obtendrás las respuestas adecuadas".

Joe destaca un marco de referencia clave que introdujo en el Treasury Green Book: el filtro del marco de opciones, que ayuda a los equipos de proyecto a evaluar una amplia gama de opciones en lugar de simplemente elegir la que parece más fácil o conveniente. Al analizar todas las posibilidades de forma sistemática, los equipos pueden evitar caer en la trampa de construir un caso de negocio a posteriori para justificar una solución ya decidida.

Joe explicó que "La principal ventaja del filtro del marco de opciones es su capacidad para ayudar a las partes interesadas clave a pensar de manera rápida y reflexiva, e identificar y evaluar opciones para un proyecto durante un taller; puede aplicarse a políticas, carteras, programas y proyectos".

Profundizando en su planteamiento anterior, Joe afirmó: "Demasiadas licitaciones del sector público en todo el mundo no logran obtener el valor óptimo por el dinero invertido, porque seleccionan 'lo mejor de lo peor' a partir de una lista corta mal concebida, en lugar de identificar desde el principio la amplia gama de opciones posibles en una lista larga".

Al incorporar el filtro del marco de opciones en los talleres con las partes interesadas y los usuarios finales adecuados, este desafío puede abordarse de manera eficaz, lo que se traduce en una mejora del valor público derivado del gasto existente.

Desarrollar habilidades de pensamiento crítico es esencial para cualquier persona involucrada en la elaboración de casos de negocio. Joe cree que la clave para fomentar estas habilidades reside en talleres estructurados que guíen a los participantes a través de las distintas etapas de planificación. Recuerda un taller en el que dos grupos —uno centrado en TI y el otro en la transformación de servicios— inicialmente no se ponían de acuerdo sobre el propósito de un proyecto. Sin embargo, gracias a un enfoque estructurado, lograron alinear su pensamiento y clarificar sus objetivos de inversión.

Joe también es un firme defensor de involucrar a los usuarios finales en el proceso. Integrar a las personas que, en última instancia, se beneficiarán del proyecto o lo utilizarán puede conducir a soluciones más eficaces, innovadoras y rentables. Comparte un ejemplo memorable de un proyecto de desarrollo vial en el que conductores de camiones ayudaron a identificar una solución sencilla a un problema de tráfico —la creación de áreas de descanso para aliviar la congestión— en lugar de la costosa ampliación de la carretera que se había propuesto inicialmente.

En opinión de Joe, el éxito en la entrega de proyectos no se limita únicamente al sector privado o al público. Incluso el desarrollo de políticas puede beneficiarse del pensamiento estructurado que promueve el HM Treasury Green Book. Joe ha trabajado con Gobiernos para utilizar las herramientas y técnicas del Green Book en el desarrollo de políticas y estrategias de programas, un enfoque que no suele verse en el desarrollo de políticas tradicional.

Él cree que una buena política debe basarse en una planificación reflexiva, en lugar de decisiones improvisadas. Los políticos, afirma, suelen elaborar políticas sobre la marcha —como la idea de un tren de alta velocidad— para luego intentar determinar dónde ubicarlo. Un enfoque más adecuado implicaría reflexionar sobre los objetivos de la política y garantizar que cualquier inversión esté alineada con esos objetivos desde el principio.

En opinión de Joe, mejorar la ejecución de proyectos y programas se reduce a dos aspectos clave: involucrar a las personas adecuadas y aplicar un enfoque estructurado y reflexivo al desarrollo del caso de negocio. Al plantear las preguntas correctas desde el principio, involucrar a las partes interesadas en debates significativos y adoptar el Modelo de los Cinco Casos, podemos tomar mejores decisiones y evitar errores costosos.

La conclusión principal de las reflexiones de Joe es clara: el éxito de proyectos y programas requiere una reflexión cuidadosa, colaboración y planificación. A medida que avanzamos, es fundamental aplicar estos principios y herramientas de manera más coherente tanto en el sector público como en el privado, para garantizar que obtenemos el máximo valor de nuestras inversiones.

Si hay algo que destaca de esta conversación, es que, si bien los marcos y modelos como el Modelo de los Cinco Casos son importantes, son las personas que los utilizan —pensando de forma crítica, colaborando eficazmente y tomando decisiones informadas— quienes, en última instancia, determinan el éxito de un proyecto.

La formación y certificación en Better Business Cases se basa en el 'Modelo de los Cinco Casos', el enfoque de mejores prácticas del gobierno del Reino Unido para desarrollar propuestas de gasto y facilitar la toma de decisiones empresariales eficaces.

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