PMO-Administrator

Ein PMO-Administrator ist eine wichtige Einstiegsposition innerhalb eines PMO und verantwortlich für die umfassende administrative Unterstützung von Projektteams. Dazu gehören die Pflege von Dokumentationen, die Fortschrittsverfolgung und die Koordination der Kommunikation zwischen den Stakeholdern. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Projektaktivitäten, indem sie Tools einrichten und verwalten, Berichte aktualisieren und Best Practices aufrechterhalten.

PMOs – definiert als „jede Einzelperson, jedes Team oder jede Abteilung, die die Durchführung von Portfolios, Programmen und Projekten innerhalb einer Organisation unterstützt" (House of PMO) – verfügen über ein dediziertes Team, und eine häufig anzutreffende Rolle innerhalb des PMO ist die des PMO-Administrators.

Die Rolle des PMO-Administrators unterstützt Projekte in administrativen Bereichen wie der Pflege von Dokumentationen, der Fortschrittsverfolgung und der Koordination der Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern. Darüber hinaus sind sie in der Regel dafür zuständig, die Einrichtung und laufende Nutzung von Tools und Systemen zu unterstützen, Dashboards und Berichte zu aktualisieren sowie sicherzustellen, dass Best Practices im gesamten Projektverlauf eingehalten werden.

Ein PMO-Administrator kann je nach Umfang des benötigten Supports einem einzelnen oder mehreren Projekten zugewiesen werden. Manchmal ist er die einzige Person, die Unterstützung leistet, oder er ist Teil eines größeren Teams von PMO-Fachleuten – auch dies hängt von der Projektgröße und dem erforderlichen Unterstützungsumfang ab.

Die meisten Organisationen, die heute Projekte und Programme zur Steuerung von Veränderungen einsetzen, nutzen ein PMO, um sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.

Ist ein PMO-Administrator Teil eines größeren PMO-Teams, unterstützt er auch den PMO Manager bei verschiedenen administrativen Aufgaben, um die erfolgreiche Umsetzung von Initiativen innerhalb des PMOs selbst zu gewährleisten.

Die Rolle des PMO-Administrators gilt als Einstiegsposition im PMO und wird Seite an Seite mit anderen Rollen wie dem PMO Analyst ausgeübt. Weitere Informationen zu dieser Rolle finden Sie in unserem Blog darüber, was ein PMO Analyst macht.

Der PMO-Administrator berichtet in der Regel an den PMO Manager, hat jedoch im Tagesgeschäft auch eine direkte Verantwortungslinie gegenüber den Projektmanagern, die er unterstützt.

Normalerweise benötigen Sie einen Hintergrund in einer bürobasierten Tätigkeit, idealerweise etwas Administratives wie Unternehmensführung, persönliche Assistenz oder Teamunterstützung. Für absolute Einsteiger ohne Kenntnisse im Projektmanagement oder vorherige Erfahrung in diesem Bereich kann es hilfreich sein, eine Zertifizierungsausbildung in diesem Bereich zu absolvieren, um Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten nachzuweisen. Essentials for PMO Administrators bietet eine Einführung in das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement (P3M) im Kontext eines PMO und ist ein hervorragender Ausgangspunkt für alle angehenden PMO- und Projektadministratoren.

Um PMO-Administrator zu werden, sind eine Kombination aus Erfahrung, Fähigkeiten und Ausbildung erforderlich.

• Recherchieren Sie die Rolle des PMO-Administrators und erfahren Sie mehr über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen an diese Stelle.
• Erwägen Sie eine formale Ausbildung im Projektmanagement und PMO – der Essentials for PMO Administrators wurde speziell für Personen entwickelt, die in den PMO-Bereich einsteigen möchten.
• Verstehen Sie, welche übertragbaren Fähigkeiten in einer PMO-Administrator-Rolle benötigt werden und wie diese gestärkt werden können.
• Finden Sie heraus, ob in Ihrer aktuellen Organisation bereits Möglichkeiten bestehen, in das Projektmanagement zu wechseln.

Eine Schulung kann dazu beitragen, das Verständnis dafür zu stärken, wie Projekte funktionieren und was von PMO-Administratoren in ihrer ersten Stelle erwartet wird. Außerdem hilft sie dabei, bereits vorhandene übertragbare Fähigkeiten zu erkennen, die in der PMO-Verwaltungsrolle eingesetzt werden können.

Essentials for PMO Administrators Training and Certification ist ein dreitägiger Kurs für Einsteiger, der eine Einführung in das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement (P3M) im Kontext eines Project Management Office bietet. Der Kurs beleuchtet die vier Schlüsselrollen innerhalb eines PMO und zeigt, was es braucht, um in einer Unterstützungsrolle erfolgreich zu sein.

Erfahren Sie mehr über die Schulung und Zertifizierung für PMO-Administratoren.

Nach dem Sammeln von Erfahrungen als PMO-Administrator haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, in die nächste Ebene im PMO aufzusteigen – die Rolle des PMO-Analysten.

Es gibt weitere Entwicklungsmöglichkeiten, wie etwa die Rolle des stellvertretenden Projektmanagers oder die Vertiefung in spezialisierte Aufgabenbereiche innerhalb des PMO, beispielsweise mit Schwerpunkt auf Finanzen, Risikomanagement oder Planung.