Einbettung des AIPGF in die Projekte einer britischen Universität

Einführung des AI Governance Frameworks

Im Juni 2025 erhielt das SPO-Team die Genehmigung für die Einführung des AI Project Governance Framework (AIPGF) als Grundpfeiler ihrer AI Governance-Strategie für Projekte, die AI-Tools verwenden. Das Team nahm an einer internen Schulung zum AIPGF teil und der SPO-Direktor wurde als Projektsponsor ernannt. Diese Aktivität auf SPO-Ebene führte dazu, dass die Universität ein AI Governance Board einrichten musste, das seine erste Sitzung im Juli 2025 abhielt.

Unabhängige Bewertung

Der SPO-Direktor beauftragte die interne Revision der Universität, ihre Governance-Reife unabhängig anhand des AIPGF Capability Maturity Model (AIPG-CMM) zu bewerten. Die Prüfung stufte die Universität auf AIPG-CMM Level 1.8 ein: Ad-hoc; nahe der Initialisierung.

Umsetzung: Integration der AI Governance in ihr Projektmanagement-Framework für Priorisierung und Planung

Die Liste der Empfehlungen der internen Revision wurde priorisiert und Verantwortliche zugewiesen. Das Ziel war es, die Erkenntnisse so anzugehen, dass eine Folgeprüfung die AI-unterstützten Projekte der Universität bis März 2026 auf Level 2.5 (Initialisiert-Standardisiert) und bis Ende des Semesters im Juni 2026 auf Level 3 (Standardisiert) einstufen würde.

Integration des Projekt-Governance-Frameworks

Das SPO hat eine funktionsübergreifende Arbeitsgruppe eingerichtet, die Vertreter verschiedener Abteilungen zusammenbringt, um das KI-Projekt-Governance-Framework anzupassen und in ihr Projekt- und Programm-Framework (PPF) zu integrieren. Das aktualisierte Framework wurde PPF+KI genannt und umfasste zusätzliche KI-Governance-Vorlagen entsprechend den Leitlinien des AIPGF. Um einen kulturellen Wandel hin zu KI-Governance zu verstärken, wurden die AIPGF-Grundwerte als Fußzeile in alle PPF+KI-Dokumentationen aufgenommen: Verantwortlichkeit, Besonnenheit, Zusammenarbeit, Neugier, kontinuierliche Verbesserung.

Schulung und Befähigung

Der externe Projektmanagement-Trainer der Universität wurde beauftragt, eine Reihe von "How-to"-KI-Governance-Workshops für Teams zu leiten, die bereits KI-unterstützte Projekte durchführen, und kurze Lernvideos zu erstellen, die zeigen, wie der Geist des AIPGF im universitätseigenen PPF+KI angewendet wird.

Pilotprojekt

Eines der anstehenden Projekte war ein kleines sechswöchiges Projekt zur Implementierung eines maßgeschneiderten Studenten-Chatbots für Bibliotheksdienste. Es wurde entschieden, dass dies ein perfekter Pilot zum Testen des PPF+KI-Frameworks wäre. Das Projekt startete Anfang September 2025. Das Projekt nutzte KI-Tools zur Unterstützung der Projektverwaltung und Erstellung von Projektliefergegenständen, wie der Entwurf der Projektcharta, die Kuratierung von Daten für den Chatbot und die Erstellung von Benutzerakzeptanz-Testplänen.

• Das SPO (oder PMO) als Vorreiter: Die Fallstudie verdeutlicht die wichtige Rolle des Strategic Programmes Office (oft auch Project Management Office genannt) bei der Förderung der AIPGF-Einführung mit Top-Down-Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Die Bedeutung der Anpassung: Die Fallstudie zeigt die Anpassungsfähigkeit des KI-Projektgovernance-Frameworks auf. Das SPO hat das KI-Governance-Framework nicht separat zu ihrem bestehenden Projektgovernance-Framework eingeführt. Stattdessen haben sie die Leitlinien des KI-Projektgovernance-Frameworks in ihr ausgereiftes Projektmanagement-Framework integriert.

• Die Kraft eines phasenweisen Ansatzes: Das SPO hatte ein realistisches Ziel, bis zu ihrer nächsten für März 2026 geplanten Prüfung das AIPG-CMM Level 2.5 zu erreichen. Dies gibt Zeit für Schulungen, Zertifizierung und den Aufbau von KI-Governance als Teil ihrer Projektkultur durch das vorgeschriebene PPF+AI-Framework.