Não é suficiente possuir apenas as habilidades técnicas para realizar o trabalho. Os projetos agora são mais complexos do que nunca, fazendo interface com cada vez mais sistemas, departamentos e públicos diferentes, o que significa mais interação, mais colaboração e mais comunicação.
Muitas pessoas não possuem as habilidades interpessoais necessárias para fazer uma equipe de projeto funcionar – e quando a comunicação falha, o projeto também falha.
A falha de comunicação é frequentemente a culpada
As habilidades de comunicação precisam ser avaliadas ao formar equipes de projeto, para garantir um equilíbrio de competências em toda a equipe. Embora a capacidade técnica seja fundamental para o sucesso de um projeto de entrega, a maioria dos projetos malsucedidos não falhou devido à incompetência técnica.
Eles falharam devido à falha de comunicação. A falta de compreensão do requisito real, prazos perdidos e aumento de escopo podem ser corrigidos com comunicação mais clara e melhor colaboração.
É fácil esquecer os fundamentos da comunicação quando temos tantas ferramentas ao nosso alcance, como Skype, email e mensagens instantâneas, mas elas estão realmente nos ajudando a nos comunicar de forma mais eficaz?
Estamos tomando uma decisão consciente quando usamos essas ferramentas para selecionar a mais adequada para a mensagem, o público e o momento? Muitos de nós recorremos à nossa ferramenta padrão de escolha sem considerar sua adequação.
Primeiros passos para melhorar a comunicação
Algumas sessões breves sobre estabelecimento de regras básicas de comunicação podem fazer maravilhas. As equipes devem concordar sobre quais mecanismos de comunicação usarão e então complementar isso com comunicação informal, com a qual toda a equipe deve estar comprometida.
As equipes de projeto precisam garantir que tempo e investimento adequados sejam alocados para isso.
Adoção de uma metodologia de melhores práticas reconhecida
Metodologias, como AgilePM do Agile Business Consortium, são um exemplo onde a comunicação é considerada tão importante que é um dos princípios fundamentais da estrutura.
Uma equipe Ágil típica pode ter pessoas de diferentes origens com diferentes áreas de especialização. Todos os membros da equipe devem tentar evitar o uso de linguagem especializada, usar termos comuns claros e simples, e manter um glossário, para reduzir mal-entendidos durante todo o projeto.
O gerente de projeto deve avaliar continuamente como isso está funcionando e estar pronto para fazer mudanças se necessário, ou introduzir um elemento de coaching e treinamento para indivíduos para aumentar a eficácia de sua comunicação.
A Certificação AgilePM e estrutura recomenda usar uma variedade de métodos de comunicação e delineia algumas diretrizes simples para usar cada um.
Ferramentas de comunicação
Presencial - Use para grupos individuais ou de pequeno a médio porte. Permite comunicação não-verbal, incorporando linguagem corporal, tom de voz e expressão.
Mal-entendidos podem ser tratados imediatamente.
Chamadas de vídeo - A próxima melhor opção quando as equipes não podem se encontrar pessoalmente por questões logísticas. Embora você retenha muito da comunicação não-verbal,
isso é limitado pela qualidade da chamada e pelo que você pode ver na tela.
Aqueles na chamada devem tentar criar uma atmosfera positiva e tornar cada sessão vibrante e dinâmica.
Ferramentas de mensagem instantânea - Adequadas para troca rápida e direta de palavras, mas não adequadas para comunicação mais aprofundada.
Email - Frequentemente a opção padrão para muitos, mas é usado de forma tão errada com tanta frequência.
O email é ótimo para confirmar ações anteriores, compartilhar atualizações de projeto e notícias com um público mais amplo que precisa ser mantido informado.
Usar corretamente os campos de assunto, Para e CC ajudará os destinatários a identificar rapidamente sua relevância para eles.
Espaços de Trabalho Compartilhados - Ferramentas online como intranets, Googledocs, DropBox etc são ótimas para trabalho colaborativo e compartilhamento de recursos. Frequentemente usadas em conjunto com outras ferramentas de comunicação.
Documentos - O canal mais formal e deve ser usado para recursos que precisam ser formalmente documentados e registrados. Produza pensando em seu público e verifique a relevância frequentemente.
A comunicação contínua inclui o uso de um Quadro da Equipe, Daily Stand-ups e comunicação ad hoc.
Independentemente de sua equipe estar trabalhando junta no mesmo escritório, ou em diferentes cidades, países ou fusos horários, a comunicação eficaz requer esforço e planejamento, e pode significar a diferença entre o sucesso ou fracasso do seu projeto.
