Het is niet genoeg om alleen de technische vaardigheden te bezitten om de klus te klaren. Projecten zijn nu complexer dan ooit, ze hebben te maken met steeds meer verschillende systemen, afdelingen en doelgroepen, wat meer interactie, meer samenwerking en meer communicatie betekent.
Te veel mensen hebben niet de nodige sociale vaardigheden om een projectteam te laten functioneren – en wanneer communicatie faalt, faalt het project ook.
Miscommunicatie is vaak de boosdoener
Communicatievaardigheden moeten worden geëvalueerd bij het vormen van projectteams, om een evenwicht van vaardigheden binnen het team te waarborgen. Hoewel technische bekwaamheid cruciaal is voor het succes van een leveringsproject, zijn de meeste mislukte projecten niet gefaald door technische onbekwaamheid.
Ze zijn gefaald door miscommunicatie. Een gebrek aan begrip van de werkelijke vereiste, gemiste deadlines en scope creep kunnen allemaal worden rechtgezet met duidelijkere communicatie en betere samenwerking.
Het is gemakkelijk om de basis van communicatie te vergeten wanneer we zoveel tools binnen handbereik hebben, zoals Skype, e-mail en instant messaging, maar helpen deze ons werkelijk om effectiever te communiceren?
Maken we een bewuste keuze wanneer we deze tools gebruiken om de meest geschikte te selecteren voor de boodschap, de doelgroep en het tijdstip? Velen van ons vallen terug op onze standaard tool zonder de geschiktheid ervan te overwegen.
Eerste stappen naar verbeterde communicatie
Een paar korte sessies over het opstellen van enkele communicatieregels kunnen wonderen doen. Teams moeten afspreken welke communicatiemechanismen ze gaan gebruiken, en dit vervolgens aanvullen met informele communicatie, waar het hele team zich aan moet committeren.
Projectteams moeten ervoor zorgen dat adequate tijd en investering hiervoor wordt gealloceerd.
Het adopteren van een erkende best practice methodologie
Methodologieën, zoals AgilePM van het Agile Business Consortium, is een voorbeeld waar communicatie als zo belangrijk wordt beschouwd dat het een van de onderliggende principes van het framework is.
Een typisch Agile team kan mensen hebben van verschillende achtergronden met verschillende expertisegebieden. Alle teamleden moeten proberen het gebruik van specialistische taal te vermijden, vasthouden aan duidelijke en eenvoudige gemeenschappelijke termen, en een glossarium bijhouden, om misverstanden tijdens het project te verminderen.
De projectmanager moet voortdurend beoordelen hoe dit werkt en klaar staan om veranderingen aan te brengen indien nodig, of een element van coaching en training voor individuen introduceren om de effectiviteit van hun communicatie te verhogen.
De AgilePM Certification en framework beveelt het gebruik van verschillende communicatiemethoden aan en schetst enkele eenvoudige richtlijnen voor het gebruik van elk ervan.
Communicatietools
Face to face - Gebruik voor individuele of kleine tot middelgrote groepen. Maakt non-verbale communicatie mogelijk, inclusief lichaamstaal, toon van stem en uitdrukking.
Misverstanden kunnen onmiddellijk worden aangepakt.
Videobellen - De op een na beste optie wanneer teams logistiek gezien niet persoonlijk kunnen ontmoeten. Hoewel je veel van de non-verbale communicatie behoudt,
is dit beperkt tot de kwaliteit van het gesprek en wat je op het scherm kunt zien.
Degenen in het gesprek moeten proberen een positieve sfeer te creëren en elke sessie levendig en dynamisch te maken.
Instant messaging tools - Geschikt voor snelle en rechtstreekse uitwisseling van woorden, maar niet geschikt voor meer diepgaande communicatie.
E-mail - Vaak de standaardoptie voor velen, maar wordt zo verkeerd gebruikt zo vaak.
E-mail is geweldig voor het bevestigen van eerdere acties, het delen van projectupdates en nieuws met een breder publiek dat geïnformeerd moet blijven.
Het correct gebruiken van de onderwerp-, Aan- en CC-velden helpt ontvangers snel de relevantie ervan voor hen te identificeren.
Gedeelde Werkruimtes - Online tools zoals intranets, Googledocs, DropBox etc zijn geweldig voor collaboratief werken en het delen van assets. Vaak gebruikt in combinatie met andere communicatietools.
Documenten - Het meest formele kanaal en moet worden gebruikt voor assets die formeel gedocumenteerd en vastgelegd moeten worden. Produceer met je doelgroep in gedachten en controleer de relevantie vaak.
Doorlopende communicatie omvat het gebruik van een Team Board, Daily Stand-ups en ad hoc communicatie.
Ongeacht of je team samenwerkt vanuit hetzelfde kantoor, of in verschillende steden, landen of tijdzones, effectieve communicatie vereist inspanning en planning, en kan het verschil betekenen tussen het succes of falen van je project.
