Nie wystarczy posiadać tylko umiejętności techniczne, aby wykonać pracę. Projekty są teraz bardziej złożone niż kiedykolwiek, współpracują z coraz większą liczbą różnych systemów, działów i odbiorców, co oznacza więcej interakcji, więcej współpracy i więcej komunikacji.
Zbyt wiele osób nie posiada niezbędnych umiejętności interpersonalnych, aby zespół projektowy działał – a gdy komunikacja zawodzi, projekt również kończy się niepowodzeniem.
Błędna komunikacja jest często winowajcą
Umiejętności komunikacyjne muszą być oceniane przy tworzeniu zespołów projektowych, aby zapewnić równowagę umiejętności w całym zespole. Chociaż kompetencje techniczne są kluczowe dla sukcesu projektu wdrożeniowego, większość nieudanych projektów nie zakończyła się niepowodzeniem z powodu niekompetencji technicznej.
Zakończyły się niepowodzeniem z powodu błędnej komunikacji. Brak zrozumienia rzeczywistych wymagań, niedotrzymane terminy i poszerzanie zakresu – wszystko to można naprawić dzięki jaśniejszej komunikacji i lepszej współpracy.
Łatwo zapomnieć o podstawach komunikacji, gdy mamy tak wiele narzędzi na wyciągnięcie ręki, takich jak Skype, email i wiadomości błyskawiczne, ale czy rzeczywiście pomagają nam one komunikować się bardziej skutecznie?
Czy podejmujemy świadomą decyzję, kiedy używamy tych narzędzi, aby wybrać najbardziej odpowiednie dla wiadomości, odbiorców i terminu? Wielu z nas wraca do swojego domyślnego narzędzia bez zastanowienia się nad jego trafnością.
Pierwsze kroki w kierunku lepszej komunikacji
Kilka krótkich sesji poświęconych ustaleniu podstawowych zasad komunikacji może działać cuda. Zespoły powinny uzgodnić, jakich mechanizmów komunikacji będą używać, a następnie uzupełnić to nieformalną komunikacją, której cały zespół musi być zaangażowany.
Zespoły projektowe muszą zapewnić odpowiedni czas i nakłady na ten cel.
Przyjęcie uznanej metodologii najlepszych praktyk
Metodologie, takie jak AgilePM od Agile Business Consortium, to przykład, gdzie komunikacja jest uważana za tak ważną, że stanowi jedną z podstawowych zasad frameworka.
Typowy zespół Agile może składać się z osób o różnym pochodzeniu i różnych obszarach wiedzy specjalistycznej. Wszyscy członkowie zespołu powinni starać się unikać używania specjalistycznego języka, trzymać się jasnych i prostych powszechnych terminów oraz prowadzić słownik, aby zmniejszyć nieporozumienia w całym projekcie.
Kierownik projektu musi stale oceniać, jak to działa i być gotowy do wprowadzenia zmian w razie potrzeby lub wprowadzenia elementu coachingu i szkoleń dla poszczególnych osób, aby zwiększyć skuteczność ich komunikacji.
Certyfikacja AgilePM i framework zaleca używanie różnorodnych metod komunikacji i przedstawia kilka prostych wytycznych dotyczących używania każdej z nich.
Narzędzia komunikacyjne
Twarzą w twarz - Używaj dla osób indywidualnych lub małych i średnich grup. Umożliwia komunikację niewerbalną, obejmującą język ciała, ton głosu i wyraz twarzy.
Nieporozumienia można natychmiast rozwiązać.
Rozmowy wideo - Następna najlepsza opcja, gdy zespoły nie mogą logistycznie spotkać się osobiście. Chociaż zachowujesz dużo komunikacji niewerbalnej,
jest ona ograniczona do jakości połączenia i tego, co widać na ekranie.
Uczestnicy rozmowy powinni starać się stworzyć pozytywną atmosferę i uczynić każdą sesję żywą i dynamiczną.
Narzędzia wiadomości błyskawicznych - Odpowiednie do szybkiej i prostej wymiany słów, ale nieodpowiednie do bardziej pogłębionej komunikacji.
Email - Często domyślna opcja dla wielu, ale jest tak często źle używana.
Email świetnie nadaje się do potwierdzania poprzednich działań, dzielenia się aktualizacjami projektu i wiadomościami z szerszą publicznością, którą trzeba informować.
Prawidłowe używanie pól temat, Do i DW pomoże odbiorcom szybko zidentyfikować ich znaczenie dla nich.
Współdzielone przestrzenie robocze - Narzędzia online takie jak intranety, Googledocs, DropBox itp. są świetne do pracy zespołowej i dzielenia się zasobami. Często używane w połączeniu z innymi narzędziami komunikacyjnymi.
Dokumenty - Najbardziej formalny kanał i powinien być używany do zasobów, które muszą być formalnie udokumentowane i zarejestrowane. Twórz z myślą o odbiorcy i często sprawdzaj trafność.
Bieżąca komunikacja obejmuje używanie Tablicy Zespołowej, Codziennych Stand-upów i komunikacji ad hoc.
Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje razem z tego samego biura, czy w różnych miastach, krajach lub strefach czasowych, skuteczna komunikacja wymaga wysiłku i planowania i może oznaczać różnicę między sukcesem a porażką Twojego projektu.
